Оплачивается ли командировка на 1 день 2021

Опубликовано: 17.09.2024

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

расстояния до места выполнения служебного поручения;
реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

на проезд;
по найму жилья;
суточные;
иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

Средний заработок: меньше или больше?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Каждому бухгалтеру рано или поздно приходится сталкиваться с потребностью оформлять командировку для работников предприятия, на котором он сам работает. Вроде бы все ясно – издается приказ руководителя по организации, где в тексте указываются полные Ф. И. О. сотрудника и период, на который последний уезжает. Но иногда случаются непривычные ситуации, к примеру, когда командировка длится всего один день. Не такое распространенное событие, но тоже имеет место.

Как поступить в этом случае? Как правильно оформить документацию, что говорит об этом действующее трудовое законодательство? Каковы тонкости оформления подобной поездки, и как она оплачивается?

Сроки командировки

Работник может направляться в другой населенный пункт для сотрудничества с другой организацией, чаще всего это временная работа, которую нужно сделать самому или проконтролировать процесс. Как таковых минимальных временных ограничений по сроку пребывания в командировке в Трудовом кодексе и других нормативных актах не заявлено. Рекомендаций, которых стоит придерживаться, юристы тоже не дают, поэтому командировка может длиться всего один-единственный день.

А вот относительно максимального периода все четко и понятно. В данном случае законодатель установил границы – в 2021 году командировка не должна превышать обозначенных 40 дней, куда входят как рабочие, так и выходные дни, если в выходные трудящийся тоже работал. Причем оплачивается выходной день в двойном окладе. Исключения составляют лишь те случаи, когда сотрудник сам выявляет желание взять по приезду дополнительный выходной день. Тогда оплата идет в обычном тарифе, с ориентиром на среднюю заработную плату этого работника.

Но что делать, если продолжительность рабочей поездки длится дольше 40 дней? В законе описывается следующий порядок оформления командировочных: одна командировка прекращает свое действие, а вторая возобновляется и вступает, когда издается новый приказ.

Теперь об отъезде по рабочим делам в один день – это тоже служебная командировка, какой бы короткой она ни была.

Однодневная поездка по работе тоже считается командировкой, поэтому в отношении нее действуют идентичные продолжительной поездке положения и правила. Как руководство, так и бухгалтер должны знать, что далеко не каждого сотрудника разрешено направлять в другой населенный пункт для выполнения рабочих задач. В отношении трудящихся, которые могут уехать, действует целый список ограничений.

Итак, работодатель не имеет право составлять приказ о командировке для таких физлиц:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников;
женщин, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет, разрешается отправлять в поездку, если получено их письменное согласие, прилагающееся к приказу;
если у ребенка до 3-х лет нет матери, но есть только отец, в отношении отца действует предыдущее правило;
нельзя оформить командировку на сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи или инвалидом, подтверждение тому – медицинское заключение или документ о присвоении инвалидности;
запрещено законодательством направлять в поездку по работе сотрудников, которые трудятся по ученическому соглашению.

Незнание закона не освобождает от ответственности, но теперь вы знаете, кого нельзя привлекать к командировкам, вне зависимости, длятся они один день или один месяц. В противном случае несоблюдение законодательства чревато для предприятия и лично для бухгалтера и руководства штрафными санкциями. В 2021 году должностным лицам и организации за подобные проступки придется поплатиться рублем:

Порядок оформления командировки

Несмотря на короткий срок рабочей поездки, командировка, длящаяся один день, тоже требует оформления надлежащим образом. Пошаговая инструкция по составлению документов выглядит так:

Раньше много вопросов вызывало оформление командировочного удостоверения. Насколько целесообразно выписывать документ, если работник отправляется в дорогу всего на один день? Чтобы не происходило путаницы, в 2016 году чиновники отменили выписывание удостоверения, теперь оформлять его нет надобности.

Еще один немаловажный нюанс при оплате командировочных – это предоставление работником авансового отчета. Документ насчитывает 3 листа:

В шапке указывается сокращенное наименование предприятия, кодировка по ОКУД и ОКПО. Ниже подсчитывается сумма потраченных денежных средств, на которые составлен отчет, проставляется дата заполнения бумаги. Обязательно утверждается должность руководителя организации и записывается Ф. И. О. подотчетного лица. На 1-м титульном листе бухгалтер вписывает сведения по остатку из предыдущих авансов и реально потраченную сумму, получившуюся путем суммирования средств по представленным чекам. Что касается бухучета, проводки затрагивают дебет 26 и кредит 71 счета.
Второй лист представляет собой расписку, где указана величина по отчету, также запись о проверке бухгалтером делает сам бухгалтер.
На 3-м и последующих страницах расписывается детализация затрат, обязательно фиксируются с чеков даты и нумерация документов по расходам, на какие нужды и в каком количестве были потрачены деньги. Ниже подотчетное лицо расписывается, тем самым подтверждая собственные траты и выданные ему суточные.
К авансовому платежу прикладываются чеки, билеты за проезд, оплата ужина в кафе, оплата гостиничного номера.

Как выплачиваются суточные

Если оформляется командировка в один день, то есть сотрудник может возвращаться домой ежедневно, и если это происходит постоянно, суточные не начисляются. Если поездка единоразовая и длится не менее 24 ч., она уже считается служебной командировкой, а значит, в 2021 году суточные в этом случае выплачиваются. Работодатель не только вносит средства за траты работника по работе, но также оплачивает проезд, возвращает деньги, потраченные на аренду жилья.

Бухгалтеров интересует вопрос: если командировка длится всего один день, нужно ли высчитывать из суточных НДФЛ? Здесь все не так однозначно. Судебная практика показывает, что ряд предприятий в 2017 году вынудили изымать НДФЛ, решив, что суточные – это своеобразный источник дополнительного дохода, а обязательства по налогам в рамках налогового законодательства трудящийся должен выполнять.

Однако известны и обратные решения, когда инспекция была не права, затребовав вычисления по НДФЛ. Если НДФЛ не взимается, то и страховые взносы делать тоже нет необходимости.

Что еще оплачивает работодатель при командировке в один день

Обязанность работодателя – по приезду сотрудника из рабочей поездки возместить расходы, которые понес трудящийся. Среди часто встречающихся выделяются:

затраты на проезд;
расходы по аренде частной жилой площади или гостиничного номера в отеле;
суточные;
другие траты, которые вынужден был понести работник в ходе командировки, вне зависимости, давал на это добро руководитель предприятия или нет.

Если НДФЛ все же исчисляется, при подсчете конечной суммы обязательно включаются деньги, потраченные на составление и представление визовых документов, паспортов, удостоверений личности, ваучеров, приглашений и других подобных видов документации. Сюда также входят сборы, предоставляющие право въезда, прохода или транзита любого типа транспортных средств, за использование территории, где размещены морские каналы и другие важные проходные сооружения, без которых достичь нужного населенного пункта не представляется возможным.

Отчетность и чеки подаются сотрудником в бухгалтерию в первые 3 дня после возвращения из рабочей поездки. Затягивание процедуры оформления командировочных чревато штрафами, которые налагаются в 2021 году на предприятие.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?

Разберемся в терминах:

Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

оформление виз и загранпаспорта
консульские и аэропортовые сборы
оплата въезда или транзита для автотранспорта
оформление страхового медицинского полиса
другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

за все будние дни в командировке
за выходные и государственные праздники
за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2021 году

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Командировочные поездки, оформляемые на один день, предполагают возможность возвращения работника домой сразу после выполнения задания. В связи с этим алгоритм оформления таких поездок и их оплаты несколько отличается от обычных командировок.

Как оформить однодневную командировку

Статья 16 Трудового кодекса РФ определяет термин «командировка» как поездку сотрудника предприятия до места выполнения задания, которое, как правило, находится в другом населенном пункте. Положение о командировочных отправлениях №749 не ограничивает минимальные и максимальные периоды их продолжительности в календарных днях. Из этого понятно, что однодневная командировка тоже является такой поездкой и, следовательно, она должна оформляться в предусмотренном законом порядке.

лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
женщины, находящиеся в положении;
сотрудник, который оформлен по месту работы на основании заключенного ученического договора;
женщины, имеющие одного или более детей в возрасте до трех лет;
работники, которые являются родителями-одиночками;
сотрудники, постоянно осуществляющие уход за недееспособным или нетрудоспособным близким родственником;
граждане, которым присвоена группа инвалидности.

ВАЖНО! Для того чтобы получить возможность отправления граждан, перечисленных выше, в однодневную служебную поездку, работодателю в обязательном порядке потребуется получить от них согласие.

Необходимость ежедневного возвращения домой после выполнения поставленной задачи при командировках определяется руководителем организации или другим сотрудником, обладающим полномочиями на принятие таких решений. Каждый случай подлежит рассмотрению в индивидуальном порядке. На итоговый вердикт влияют такие параметры, как:

отдаленность населенного пункта, в котором будет выполняться поставленная задача;
возможность транспортного сообщения с местом прохождения командировки;
технические особенности поставленной задачи;
наличие или отсутствие необходимости предоставления сотруднику отдыха в конкретной поездке.

Если после выполнения поставленной задачи гражданин примет решение остаться и не возвращаться домой, то он должен согласовать его с работодателем. В случае одобрения компания в дальнейшем возместит ему денежные средства, потраченные на съем жилья и питание. Однако в такой ситуации поездка перестанет классифицироваться как однодневная, соответственно, изменится порядок начисления суммы командировочных за нее.

Алгоритм оформления

Гражданину выдается служебная записка, в содержании которой указывается подробное описание предстоящей задачи. Непосредственно в день оформления составляется приказ, на основании которого в дальнейшем рассчитывается размер суточных, компенсационных выплат за понесенные расходы личных денежных средств, а также определяется сумма командировочной заработной платы, которую нужно будет выплачивать работнику.

Необходимые документы

На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.

В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:

дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
длительность командировки;
реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
алгоритм оплаты;
подробное описание поставленной задачи.

ВНИМАНИЕ! Оформление однодневной командировки не подразумевает обязательное использование формы служебного задания: выбор остается за сотрудниками, оформляющими поездку.

Порядок оплаты однодневной командировки

Алгоритм оплаты служебной поездки не зависит от ее длительности. Расчет суммы основывается на показателях среднедневной заработной платы гражданина за расчетный период в двенадцать календарных месяцев.

Помимо этого, при однодневных заданиях работодатель также должен компенсировать личные расходы гражданина:

стоимость проезда (или стоимость топлива);
питание и т.д.

Размер компенсационных выплат и алгоритм их начисления (выдача авансов или же оплата постфактум) может определяться условиями трудового соглашения гражданина, коллективным договором или локальным нормативным актом предприятия.

ВНИМАНИЕ! Размер выплаченных сумм, которые компенсируют расходы, может быть дифференцирован (сумма может изменяться в зависимости от занимаемой гражданином должности).

Особенности выплаты суточных

Суточные при однодневных командировках начисляются особым образом: согласно терминологии, прописанной в ст. 168 ТК, данными выплатами считаются денежные начисления, не требующие предоставления отчетности об их трате. То есть гражданин может потратить полученные им суточные за один день командировки любым способом.

Выплата суточных при однодневных командировках в пределах территории нашего государства на законодательном уровне не регламентирована. Руководитель компании обладает правом принятия самостоятельного решения по оплате расходов сотрудника. За заграничные командировки на 1 день суточные начисляются в пятидесятипроцентном размере от той суммы, в которой они бы выплачивались, если бы длительность поездки была больше.

Если сотрудник может подтвердить трату своих суточных в течение поездки, то с данных выплат подоходный налог не удерживается. В случае отсутствия чеков, квитанций и других документов размер освобождаемой от налогообложения суммы будет составлять 700 и 2500 рублей при поездках по территории России и за границу соответственно. Данное правило регулируется содержанием письма Министерства финансов №03-04-07/6189.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата командировочных в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
оплата за проживание в гостинице;
суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается направление работника за пределы предприятия по поручению работодателя для решения производственных вопросов и выполнения служебных заданий. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

Служебной командировкой нельзя считать:

служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель;
служебные поездки лиц, постоянная работа которых носит разъездной характер (курьеры, экспедиторы) или осуществляется в пути (так работают проводники, машинисты поездов). Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой;
поездку сотрудников, трудящихся на предприятии на условиях ГПХ.

ФЗ No 212-ФЗ называет базой для начисления страх.взносов полные суммы заработков и прочих денежных поощрений, относящихся к объекту обложения взносами, которые были получены сотрудниками организаций в рамках налогового периода (календарного года). Этот же закон предусматривает и исключения из правила, однако командировочные денежные растраты к ним не имеют отношения.

Соответственно, страховые сборы будут начислены на полные суммы всех понесенных в период служебных поездок расходов, никаким образом не обоснованных командированным служащим. Если не было предоставлено бумаг, доказывающих основания понесенных затрат, расходы считаются неоправданными. Законом установлено, что такие расходы должны облагаться страховыми взносами в пределах регламентированных законодательством норм, однако упоминания о таких нормах не содержится ни в одном законодательном акте. Исходя из этого, неподтвержденные документально командировочные расходы облагаются страховыми взносами целиком.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Суточные командировочные в РБ 2021

Требуется, но только в том случае, если ее срок превышает 30 дней. Если же сотрудник отправляется в командировку в регион радиоактивного заражения, срок его пребывания там не должен быть более 1 года.

Командированным может являться только штатный работник, с которым заключен трудовой договор. Что касается служебных поездок сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, то все вопросы, касающиеся возможности отправки в командировку, сроков пребывания, порядка компенсации расходов и пр. решаются в соответствии с положениями данного договора.

Размер зависит от страны назначения. При поездках в Россию суточные составят 30 долларов, а затраты по наймы жилья компенсируют в размере до 120 долларов (для Москвы и Санкт-Петербурга – до 140 долларов). Для командировок в Австрию норма суточных – 60 евро, расходы по найму жилья будут компенсированы в сумме 130 евро, в Данию – соответственно 55 и 175 евро, в Германию – 50 и 140 евро.

Перед поездкой следует заранее поинтересоваться, какие нормы командировочных расходов действуют для конкретной страны, и в какой валюте они установлены.

Командированному за границу сотруднику наниматель может компенсировать расходы по аренде автомобиля, а также на такси (для совершения трансферов с вокзала, аэропорта и пр.) – при наличии подтверждающих документов.

Компенсация расходов водителям-международникам

Для водителей, осуществляющих международные автоперевозки, суточные и расходы на проживание без предоставления оправдательных документов компенсируются в следующем размере:

Читайте также: