В чем заключается работа делопроизводителя в прокуратуре

Опубликовано: 02.05.2024

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми актами.

Приказом Генерального прокурора введена в действие Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).

Инструкцией на единой основе установлена система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокура­турах субъектов РФ, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы; на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утвержденным соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Руководитель службы делопроизводства вышестоящей прокуратуры осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники служб делопроизводства.

Прокуроры, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, надзорными и наблюдательными производствами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы,

    1. если это затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;
    2. если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 № 3-П).

    Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

    В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена и функционирует прикладная система - АИК «Надзор».

    АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

    База данных содержит информацию:

      • о всех входящих, исходящих и внутренних документах,
      • о всех корреспондентах (гражданах, организациях),
      • о движении подлинников и копий документов,
      • об исполнении документов и поручений,
      • о направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.

      Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

      В органах прокуратуры применяются и иные формы документооборота. Одни из них предназначаются для специализиро­ванных прокуратур, другие носят временный характер.

      Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

      Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

      Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

      Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
      Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

      • совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;
      • подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;
      • оптимизация системы документооборота в прокуратуре;
      • контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;
      • участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;
      • повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

      Основные функции канцелярии прокуратуры:

      • документационное обеспечение деятельности прокуратуры;
      • своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению; контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
      • регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лица документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение;
      • исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;
      • методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; печать и размножение служебных документов.

      Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно « Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генерального прокурора РФ
      от 05 июня 2008 г. № 107). Положения инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в инструкции определены следующим образом:

      • доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения;
      • заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу;
      • памятка – краткая инструкция по какому-либо вопросу;
      • представление – акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок;
      • протест – акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом;
      • сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т. п.);
      • специальное донесение – документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

      Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.

      Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.

      Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.

      Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

      Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
      Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

      Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.

      Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

      Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.

      Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.

      Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

      Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:

      • предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
      • требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
      • жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней; требующие проверки – до пятнадцати дней;
      • жалобы на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
      • отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
      • письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
      • по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информация дается в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представляется депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
      • решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – исполняются согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.

      Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.

      Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
      Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

      Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

      Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.

      Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
      Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

      Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
      Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.

      Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

      Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

      Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
      Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.

      Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
      Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.

      Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.

      Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки

      При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.

      Рис. 4 Ссылочная карточка

      Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).

      На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.

      Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.

      Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов

      к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.

      Номер
      надзорно-
      го (наблю-
      дательно-
      го, кон-
      трольного)
      производ-
      ства

      Ф.И.О. осуж-
      денного (по-
      терпевшего,
      подозрева-емого, обвиняемого)

      Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели

      Дата и рас-
      писка
      делопроизводи
      теля
      в получении

      Дата и
      расписка опер. работника в получении

      Дата и
      расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника

      Наше кадровое агентство поможет найти делопроизводителя в Санкт-Петербурге, Москве и других городах России и стран СНГ.

      1. Общие положения

      1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

      1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:

      1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

      1.3. Делопроизводитель должен знать:

      1) структуру организации, руководство структурных подразделений;

      2) современные информационные технологии работы с документами;

      3) порядок работы с документами;

      4) схемы документооборота;

      5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

      6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

      7) типовые сроки исполнения документов;

      8) принципы работы со сроковой картотекой;

      9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;

      10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

      11) правила документационного обеспечения деятельности организации;

      12) виды документов, их назначение;

      13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

      14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

      15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

      16) системы электронного документооборота;

      17) правила и сроки отправки исходящих документов;

      18) требования охраны труда;

      19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

      20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

      21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

      22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

      23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

      24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

      25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

      26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

      27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

      28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

      29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

      30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

      31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

      32) правила передачи дел в архив организации;

      33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

      1.4. Делопроизводитель должен уметь:

      1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

      2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

      3) пользоваться справочно-правовыми системами;

      4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

      5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

      6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

      7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

      8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

      9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

      10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

      11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

      12) систематизировать документы внутри дела;

      13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

      14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

      15) оформлять документы экспертной комиссии;

      16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

      17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;

      18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

      19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

      20) ……… (другие навыки и умения)

      1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

      1) ……… (наименование учредительного документа)

      2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

      3) настоящей должностной инструкцией;

      4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

      1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

      1.7. ……… (другие общие положения)

      2. Трудовые функции

      2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:

      1) организация работы с документами;

      2) организация текущего хранения документов;

      3) организация обработки дел для последующего хранения.

      2.2. ……… (другие функции)

      3. Должностные обязанности

      3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

      3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:

      1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

      2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

      3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;

      4) производит регистрацию входящих документов;

      5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

      6) выполняет ведение базы данных документов организации;

      7) выполняет ведение информационно-справочной работы;

      8) производит обработку и отправку исходящих документов;

      9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

      10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;

      3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

      1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;

      2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

      3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

      4) производит формирование дел;

      5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

      3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

      1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

      2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

      3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

      4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

      5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;

      6) осуществляет передачу дел в архив организации;

      3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

      3.1.5. ……… (другие обязанности)

      3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

      4. Права

      Делопроизводитель имеет право:

      4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

      4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

      4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

      4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

      4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

      4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

      4.7. ……… (другие права)

      5. Ответственность

      5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

      - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

      - за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

      - за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

      5.2. ……… (другие положения об ответственности)

      6. Заключительные положения

      6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

      6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

      Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)


      Прокуратура Приморского края проводит конкурс на включение в кадровый резерв на замещение должности:

      главного специалиста отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры края.

      Квалификационные требования к должности главного специалиста отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры края.

      высшее образование по направлению подготовки (специальности): «Документоведение и архивоведение», «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Управление персоналом», «Экономика» и другие, либо иное направление подготовки (специальность), соответствующего функциям и конкретным задачам области профессиональной служебной деятельности (соответствующее функциям и конкретным задачам отдела; без предъявления требований к стажу.

      Базовые знания, которыми должен обладать главный специалист отдела:

      - знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

      - знаниями основ: Конституции Российской Федерации; Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»; Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»; других федеральных законов, в том числе регулирующих особенности прохождения гражданской службы;

      - по направлениям профессиональной служебной деятельности знанием текста с правильным применением на практике: федеральных законов и указов Президента Российской Федерации; постановлений Правительства Российской Федерации; организационно-распорядительных документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации и прокуратуры Приморского края; Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих органов прокуратуры, утверждённого приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 25.03.2011 № 79

      - знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий, которые включают в себя:

      а) знание основ информационной безопасности и защиты информации;

      б) знание основных положений законодательства о персональных данных;

      в) знание общих принципов функционирования системы электронного документооборота;

      г) знание основных положений законодательства об электронной подписи;

      д) знания и умения по применению персонального компьютера.

      Базовые, профессиональные и функциональные знания и умения:

      - умение мыслить системно (стратегически);

      - умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

      - содержание организационно-правового обеспечения деятельности органов прокуратуры применительно к прокуратурам субъектов РФ;

      - порядок работы с информацией «для служебного пользования», обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации;

      - возможности и особенности применения информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, в том числе в межведомственном документообороте;

      - общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности;

      - базовое программное обеспечение, информационно-аналитические системы;

      - правила делового этикета;

      - правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты

      Основные права главного специалиста регулируются статьёй 14 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Кроме того, он имеет право:

      - знакомиться с приказами, указаниями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратуры Приморского края, относящимися к предмету его деятельности;

      - получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

      - вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам организации труда, совершенствованию своей деятельности;

      - повышать квалификацию и проходить переподготовку в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

      Главный специалист за нарушение законодательства Российской Федерации, неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, разглашение сведений, содержащих государственную и иную охраняемую федеральным законодательством тайну, а также в случае исполнения неправомерного поручения несёт дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

      Должностные обязанности согласно должностному регламенту: ведение делопроизводство в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утверждённой приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450; подготовка статистических и справочных материалов по вопросам, относящимся к компетенции государственного служащего; организация архивной работы, участие в составе комиссий в проведении экспертизы ценностей документов, составление протоколы совещаний, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок; участие в формировании актуальной базы данных АИК «Надзор»; осуществление регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов в АИК «Надзор», а также ввод сведений в регистрационную карточку; оформление документов в номенклатурные дела, надзорные (наблюдательные) производства, а также учет движения всех производств; осуществление контроля за правильностью оформления документов; ведение карточек учета движения надзорных производств, осуществление копировально-множительных работ; обеспечение сохранности всех служебных документов; организация оперативного хранения документов, подготовка документов для передачи в архив, а также подготовку к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с составлением соответствующих описей и актов и др.

      Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего:

      При оценке деятельности учитываются следующие количественные показатели: число подготовленных, рассмотренных и зарегистрированных служебных документов, сформированных и подшитых надзорных производств и номенклатурных дел; общее число обработанных единиц хранения архивных документов и т.д.

      Качественные показатели: профессиональная компетентность, подготовка документов в соответствии с установленными требованиями; полное и логичное изложение материала; юридически грамотное составление документа; отсутствие стилистических и грамматических ошибок; соблюдение установленных сроков составления документов; отсутствие жалоб и т.д.

      Документы принимаются конкурсной комиссией прокуратуры Приморского края по адресу: ул. Фонтанная, д. 51, г. Владивосток, 690000, каб. 28. Справочная информация по тел. 240-31-37.

      Начало приёма документов 27.07.2020 в 9 часов 00 минут, окончание – 17.08.2020 в 18 часов 00 минут.

      Предполагаемая дата проведения второго этапа конкурса – 09.09.2020 в здании прокуратуры Приморского края: ул. Фонтанная, 51, г. Владивосток.

      Для участия в конкурсе представляются следующие документы:

      - заполненная и подписанная анкета по форме, утверждённой распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 № 667-р, с фотографией;

      - автобиография (подробно отразить: биографические данные гражданина, его перемещения по работе (службе), семейное положение, где учится, если получает другое образование; сведения о близких родственниках, их ФИО (в том числе изменённые фамилия, имя, отчество), полностью дата и место рождения, образование, место работы и должность супруга, отца, матери, братьев, сестёр, детей, привлекался ли кто-либо из них к уголовной ответственности, за что и др.);

      - паспорт общегражданский и его копия;

      - копия трудовой книжки;

      - копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, а также о присвоении учёной степени, учёного звания (при наличии);

      - документы воинского учёта для военнообязанных (военный билет) и лиц, подлежащих призыву на военную службу (приписное свидетельство), в случае непрохождения военной службы — соответствующие документы из военкомата;

      - справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемая кандидатом при приёме на федеральную государственную гражданскую службу, а также на супругу (супруга) и несовершеннолетних детей в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 23.06.2014 № 460;

      - страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; полис обязательного медицинского страхования и их копии;

      - копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

      - медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или её прохождению, по форме № 001 -ГС/у, установленной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 12 2009 № 984н, справки из психоневрологического и наркологического диспансеров;

      - характеристика с последнего места работы, службы, учёбы;

      - справки о наличии (об отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям и о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию, выданные в установленном порядке и по форме;

      - сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно­телекоммуникационной сети «Интернет», на которых гражданин, претендующий на замещение должности гражданской службы, размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать;

      - согласие на обработку персональных данных.

      Сообщение о результатах конкурса направляется кандидатам в 7-ми дневный срок.

      Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности гражданской службы.

      При проведении конкурса конкурсная комиссия оценивает кандидатов на основании представленных ими документов об образовании, прохождении гражданской или иной государственной службы, осуществлении другой трудовой деятельности, тестирования и индивидуального собеседования по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по должности гражданской службы, на которую кандидат претендует.

      Победитель определяется по результатам проведения конкурса открытым голосованием, простым большинством голосов членов конкурсной комиссии, присутствовавших на заседании комиссии.

      Результаты конкурса могут быть обжалованы в судебном порядке.

      Гражданским служащим предоставляются основные государственные гарантии, указанные в ст. 52 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а при определённых условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - дополнительные государственные гарантии в соответствии со ст. 53 названного закона, компенсации и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации за профессиональную служебную деятельность, в том числе в связи со службой в местностях с особыми климатическими условиями.

      Читайте также: