Как выписать дубликат электронного больничного листа инструкция

Опубликовано: 01.05.2024

Продолжение больничного листа дубликат как оформить первичный

Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности

Дубликат больничного листа при утере работодателем Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:

халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
форс-мажорные обстоятельства.

Внимание В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Как оформить дубликат больничного?

ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2013);— указание дат освобождения от работы римскими цифрами вместо арабских (определение ВАС РФ от 13.02.12 № ВАС-764/12);— проставление медицинским работником прочерков в пустых строках графы «Освобождение от работы» либо указание в этой графе лишних сведений (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.14 № А27-8345/2013);— отсутствие подписи лечащего врача при оформлении одного из нескольких продлений листка нетрудоспособности (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2013);— несовпадение наименования лечебного учреждения, указанного на больничном листе, с его названием на оттиске печати, например отсутствие кавычек или использование сокращений (постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.04.12 № Ф03-904/2012).

Как получить дубликат больничного листа

Можно ли оплатить больничное пособие по дубликату больничного листка

Однако чаще всего суды отказывают фонду во взыскании (постановления ФАС Уральского от 10.04.14 № Ф09-1864/14, Северо-Кавказского от 31.01.14 № А20-887/2013, Поволжского от 06.08.13 № А55-29171/2012 и Дальневосточного от 13.03.13 № Ф03-697/2013 округов). Судьи при этом отмечают, что отношения по расходованию средств на обязательное социальное страхование возникают между ФСС РФ и работодателем, а не между фондом и лечебным учреждением, выдавшим листок нетрудоспособности.
Кроме того, суды указывают на отсутствие прямой причинно-следственной связи между ошибками, допущенными работником медучреждения при выдаче больничного листа, и возникновением у ФСС РФ дополнительных расходов на возмещение суммы пособия, выплаченного по такому документу.

Как оформляется дубликат больничного листка?

Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле «Продолжение листка нетрудоспособности» указывается номер первого больничного.

При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее. Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.

Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата.
Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок.

Заполнение дубликат электронного больничного

Продолжение больничного листа заполнение

В каких случаях выдается дублирующий бланк Необходимость в выдаче дубликата больничного листа возникает по двум причинам:

утеря: может произойти по вине как работника, так и работодателя;
некорректное оформление.

При этом потерять бланк могут как сами временно бывшие нетрудоспособными граждане, так и работодатель. При отсутствии бланка больничного бухгалтерия не может начислить деньги, а сотрудник, соответственно, потребовать оплаты.

И в первом, и во втором случае гражданин имеет основания для получения дубликата. Оформление, причины для выдачи и правила заполнения бланков регламентируются нормативными актами Министерства здравоохранения. Дубликат больничного листа имеет аналогичную с оригиналом силу, потому выдается в ограниченных случаях, так как лишь два вышеперечисленных обстоятельства считаются весомой причиной их выдачи.

Можно ли оформить дубликат больничного листа

Также имеются некоторые различия в заполнении:

писать можно как от руки, так и применяя штампы;
в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
длительность заболевания указывается в одну строку;
помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.

Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.

Впрочем, не исключено, что проверяющие из фонда все-таки посчитают подобные ошибки существенными и поэтому откажут организации в зачете расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности. Чтобы этого не случилось, при наличии в больничном листе каких-либо погрешностей компании целесообразно уточнить в региональном отделении ФСС РФ, в котором она зарегистрирована, не возникнет ли у контролеров претензий к такому документу (подробнее см.

КОММЕНТАРИЙ РНК При наличии сомнений в правильности оформления листка нетрудоспособности обращайтесь в свое отделение ФСС РФ Из-за частых отказов ФСС РФ в зачете суммы выплаченных пособий по нетрудоспособности бухгалтеры предпочитают перестраховаться. Поэтому в случае возникновения даже малейших опасений в правильности заполнения больничного листа они отправляют работника в лечебное учреждение, чтобы там исправили допущенные недочеты.

Если физлицом предъявлены для оплаты дубликаты первичного листка нетрудоспособности и его продолжения, необходимо обратить внимание на следующее: Дубликат первичного больничного листа должен содержать следующую информацию:

по строке «Иное» — код «31», который означает, что работник продолжает болеть (п. 61 Порядка);
строка «Приступить к работе» остается незаполненной;
по строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) N» указывается номер продолжения листка нетрудоспособности (п. 62 Порядка).

В дубликате продолжения больничного листа по строке «продолжение листка N» должен быть проставлен номер первичного листка (дубликата первичного листка). Такие пояснения представлены в письме ФСС России от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887. Отметим, что на практике не исключены случаи утери либо порчи работником только продолжения больничного листа.

Как получить дубликат больничного листа

В процессе исполнения обязанностей по занимаемой должности каждый работник может прервать свой труд по причине нетрудоспособности. Это может быть связано с заболеванием самого человека или его ребенка. Прервать свою профессиональную деятельность можно и в случае необходимости ухода за другим родственником или членом семьи, который нуждается в уходе, при условии, что лечение проходит в амбулаторных, а не в стационарных условиях, то есть по месту фактического проживания.

Оправдательным документом в этом случае является листок нетрудоспособности. Он выдается медицинским учреждением, куда обращался человек и предоставляется руководителю по месту работы. Утрата такого документа может повлечь за собой определенные проблемы. На практике такое происходит как по вине работника, так и компании.

Утрата листка нетрудоспособности

Отсутствие справки может быть обусловлено различными причинами. Чаще всего это связано с утерей или порчей.

Как в первом, так и во втором случае виновной стороной может выступать не только труженик или его начальник, но и специалист, на которого возложена обязанность по обеспечению сохранности документов такого рода.

Утерять листок нетрудоспособности может сам человек, руководитель либо работник компании, которому документ передавался. Чаще всего это связано с невнимательностью виновного. Справка может быть утеряна по дороге домой или на работу, а также при перемещении документации. В этом случае виновной стороной является сам сотрудник, компания или ответственный специалист.

В ситуации утери документа проводится проверка и устанавливаются причины случившегося. Сам работник может обратиться по такому факту к руководителю, не дожидаясь выявления нарушения.

Порча отличается от утери. В этом случае листок нетрудоспособности в наличии имеется. Однако ввиду технических искажений документ не может быть использован по назначению. Испортить листок может и работник, и ответственное должностное лицо. В большинстве случаев это происходит от попадания на документ влаги или возгорания по причине близости источника огня или тепла. Ошибка при заполнении листка, равно как и исправления, внесенные не уполномоченным на это лицом или самим пациентом, тоже испортят справку. Следует отметить, что порча может произойти в силу обстоятельств непреодолимой силы.

Если негодность документа, по причине которой ФСС не принимает листок, выявлена самим руководителем, то надо связаться с фондом и выяснить характер неточностей.

Последствия утраты документа

Независимо от того, утерян больничный или приведен в негодность, использовать по назначению такой документ нельзя. Это повлечет за собой определенные проблемы.

Прежде всего, работник не сможет получить денежную компенсацию за период болезни. Также могут возникнуть проблемы с включением такого периода в общий трудовой стаж.

Для кадровых и финансовых специалистов тоже наступят негативные последствия. Они будут связаны с проведением проверок деятельности компании надзорными и контролирующими инстанциями, а также вышестоящими органами управления. В случае утраты больничного не будет возможности представить оправдательный документ, на основании которого начислялись денежные средства и вносились сведения в табель учета рабочего времени.

Следует отметить, что действующим законодательством не предусмотрена ответственность пациента в случае утери листка по вине последнего. В отношении же ответственного специалиста могут быть применены меры воздействия различного характера, поскольку в данном случае имеет место халатность.

Выдача дубликата

Чтобы избежать проблем в последующем, можно получить копию больничного. В этом случае заинтересованному человеку или организации необходимо обратиться в поликлинику, выдавшую первоначальную справку. Сама процедура реализуется исходя из того факта, по чьей вине произошла утрата документа.

Если справка утеряна или испорчена по вине самого работника, то последний имеет право обратиться в медицинское учреждение лично. Для этого необходимо составить письменное заявление и передать его в соответствующую инстанцию. Решение о выдаче дубликата принимает медицинская комиссия. Члены такой группы устанавливают номер первоначального документа и все данные, указанные в нем. Собранная информация направляется лечащему врачу, который выписывает дубликат.

Когда больничный утрачен не по вине работника, запрос другого экземпляра может быть осуществлен следующим способом.
[3]

Прежде всего, будет собрана комиссия, которая проведет проверку и установит причину утраты документа. Если это произошло по вине ответственного должностного лица, то виновный обязан будет возместить все расходы, связанные с таким проступком, а работник получит компенсацию. Когда причиной утраты стали обстоятельства непреодолимой силы, то изготовление дубликата происходит на основании подтверждающей документации.

Впоследствии к выданной копии оформляется справка. Такой документ составляется в целях ведения строгой отчетности.

Необходимые документы

Чтобы получить новый листок нетрудоспособности, заинтересованный должен представить нужные сведения и данные.

В случае вины работника, последнему к своему обращению нужно приложить справку, выданную организацией о том, что больничный предоставлен не был. Если причиной стали обстоятельства непреодолимой силы, то человек представит документ, подтверждающий это.

К таким данным можно отнести:

Справку из правоохранительной инстанции о хищении документа.
Сведения из коммунальной службы.
Справка о произошедшем стихийном бедствии из органов по чрезвычайным ситуациям.

Также оправдательным документом может быть заключение о результатах проверки по факту аварии. При обращении человек должен представить документ, удостоверяющий личность, то есть паспорт.

Правила оформления

Оформление дубликата взамен утраченного документа происходит по тем же правилам, которые предусмотрены для оригинала.

• Какой порядок выдачи электронного больничного.
• Номер электронного больничного.
• Как работодателю подготовиться к работе с электронными больничными.
• Как работодателю получить электронный больничный.
• Как работодателю заполнить электронный больничный.
• Как заполнить электронный больничный, если пособие рассчитывается из МРОТ.
• Подпись и хранение электронного больничного.
• Оплата электронного больничного.

Ирина Пугачёва,

Главный бухгалтер группы компаний «Ваш Консультант»

Электронные больничные используют все чаще и чаще. Поликлиника по выбору сотрудника выдает или бумажный, или электронный больничный лист.

Компании могут работать с электронными больничными, используя собственное программное обеспечение, бесплатную программу ФСС РФ или личный кабинет страхователя.

Есть ли особенности в заполнении больничного в электронном виде, где взять номер электронного больничного и как его оплатить, рассмотрим в статье.

Какой порядок выдачи электронного больничного

Больничный может быть выписан только в каком-то одном виде - либо в бумажном, либо в электронном. Электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия работника (ч. 3.2 ст. 59 Закона об охране здоровья, п. 1 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

В качестве продолжения электронного больничного допускается выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде и, наоборот, сформировать электронный больничный как продолжение листка нетрудоспособности на бумажном носителе (п. 14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Электронная форма больничного не позволит работникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.

Кроме того, система электронных больничных исключает представление работниками поддельных документов. Дело в том, что ФСС РФ проверяет подлинность электронных больничных. Работодатель, запрашивая больничный у фонда, получает для оплаты проверенный документ (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять, это послужит основанием для замены на бумажный вариант (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)", Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).

Электронные больничные формируются в ЕИИС "Соцстрах" (п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного).

Номер электронного больничного

После того как медорганизация закроет электронный больничный, она выдаст работнику талон с номером листка нетрудоспособности. Данный номер он должен сообщить работодателю. Сделать это можно любым удобным работнику способом, например представить талон в бухгалтерию или отдел кадров организации, сообщить номер по телефону или посредством Интернета (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Ведомство также пояснило, что информацию об электронных больничных, о сумме пособия работники смогут отслеживать сами, например, через личный кабинет на сайте https://lk.fss.ru/recipient/. Для входа используются логин и пароль, необходимые для входа на портал госуслуг (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Как работодателю подготовиться к работе с электронными больничными

Чтобы принимать электронные больничные, работодателю нужно:

1) получить усиленные квалифицированные электронные подписи. По общему правилу они потребуются главному бухгалтеру (иному лицу, уполномоченному вести бухучет) и руководителю (п. 16 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного, п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности);

2) установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации (криптопровайдер);

3) выбрать способ передачи информации в ЕИИС "Соцстрах".

Таких способов три (пп. "а" п. 10 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного):

работать через личный кабинет страхователя на сайте https://cabinets.fss.ru/. Для этого нужно зарегистрироваться на портале Госуслуг и использовать эту учетную запись для доступа к личному кабинету;
установить программу АРМ "Подготовка расчетов для ФСС". Ее можно скачать на сайте фонда;
использовать бухгалтерские программы, в которых есть возможность работы с электронными больничными.

С региональным отделением ФСС РФ можно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.

Как работодателю получить электронный больничный

Электронный больничный нужно запросить в ЕИИС "Соцстрах" по номеру, который представил работник, и по его СНИЛС.

После его получения можно приступать к заполнению (п. 72 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Что означает статус электронного больничного 030?

Статус электронного больничного 030 означает, что он закрыт медицинской организацией и работодатель может работать с документом - произвести по нему расчет и выплату пособия.

Как работодателю заполнить электронный больничный

В разделе "ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ" графы не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н (п. 73 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Например, это строки (поля): "Средний заработок для исчисления пособия", "Страховой стаж", "Итого начислено", "Дата начала работы WW_WW_WWWW".

Все даты выбираются из всплывающих календарей.

Суммы проставляются в рублях и копейках через знак "." (точка).

Как заполнить электронный больничный, если пособие рассчитывается из МРОТ

В поле "Средний заработок для исчисления пособия" укажите 24-кратный МРОТ (в местности с районным коэффициентом - 24-кратный МРОТ, увеличенный на этот коэффициент), а в поле "Средний дневной заработок" - результат деления 24-кратного МРОТ на 730.

В остальном заполняйте больничный лист как обычно.

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС "Соцстрах". Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Оплата электронного больничного

Порядок расчета и оплаты электронного больничного ничем не отличается от оплаты больничного в бумажном виде.

Например, если электронный больничный выдан в связи с болезнью или бытовой травмой, первые три дня временной нетрудоспособности работника оплачиваете вы, а остальной период начиная с четвертого дня работнику напрямую оплачивает ФСС РФ. Для выплаты пособия Фондом вы не позднее пяти календарных дней со дня, когда от работника получены необходимые документы (сведения), должны представить их в территориальный орган ФСС РФ. Расчет пособия делайте так же, как вы делали бы его, получив от работника бумажный больничный, выданный по той же причине (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, ст. 6 Федерального закона от 29.12.2020 N 478-ФЗ, п. п. 3, 8 Положения о выплатах пособий по ВНиМ в 2021 г. (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 N 2375)).

Заявление о выплате пособия по электронному больничному работнику подавать не надо, поскольку это не предусмотрено нормативно-правовыми актами. Вместе с тем рекомендуем обратиться за разъяснениями по данному вопросу в территориальный орган ФСС РФ.

Срок оплаты электронного больничного ничем не отличается от срока оплаты бумажного больничного.

Например, назначить свою часть пособия по временной нетрудоспособности, если электронный больничный выдан работнику в связи с болезнью или бытовой травмой, вы должны в течение 10 календарных дней со дня обращения к вам работника с необходимыми документами (сведениями), а выплатить ее - в ближайший после назначения пособий день, в который перечисляется зарплата. ФСС РФ свою часть пособия в данной ситуации выплачивает в течение 10 календарных дней со дня получения от работодателя документов (сведений) либо реестра сведений, которые необходимы для назначения и выплаты соответствующего вида пособия (ч. 1 ст. 15 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, ст. 6 Федерального закона от 29.12.2020 N 478-ФЗ, п. 11 Положения о выплатах пособий по ВНиМ в 2021 г. (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 N 2375)).

Минздрав опубликовал новый порядок оформления и выдачи листков нетрудоспособности. Прошлая редакция предназначалась для бумажного формата, электронный приходилось формировать по тем же правилам. Теперь для электронных больничных ввели свои правила. Порядок начнёт действовать с 14 декабря. Расскажем об изменениях, которые важно знать бухгалтеру.

Новый порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности утверждён Приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Прояснили порядок продления больничных, оформления больничного для работника, который занят в нескольких организациях, а также рассказали об исправлении ошибок.

Бумажный и электронный больничные могут продолжать друг друга

Раньше наши пользователи часто спрашивали, можно ли в продолжение бумажного больничного выдавать электронный и наоборот. Теперь Минздрав ответил однозначно — бумажный листок нетрудоспособности (БЛН) и электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) могут продолжать друг друга (п. 14 Порядка). Поэтому необязательно продлевать листок нетрудоспособности в том виде, в котором он был открыт.

Оформление больничного, если работник занят в нескольких организациях

Количество выдаваемых листков нетрудоспособности зависит от того, у скольких страхователей работник занят на момент наступления нетрудоспособности. Если страхователей несколько, важно учитывать, где сотрудник работал два предыдущих года.

ЭЛН оформляется в одном экземпляре, а всем работодателям сообщается его номер. Если медорганизация выдаёт БЛН, то выписывает его для каждого страхователя. Все варианты описаны в п. 6-8 Порядка.

Где был занят два предыдущих года	Бумажный ЛН	Электронный ЛН
У тех же страхователей	Несколько листов нетрудоспособности по каждому месту работы	Один листок для представления номера по каждому месту работы
У других страхователей (другого страхователя)	Один листок для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина
Как у этих, так и у других страхователей	Несколько листов для представления по каждому месту работы или один лист, как в предыдущем варианте	Один листок для представления номера по каждому месту работы или по одному месту работы по выбору застрахованного

Из электронного листка, который формирует медицинская организация, могут исключить ряд реквизитов: страхователь, признак основной или совместитель, номер листа нетрудоспособности по основному месту работы. Бумажный листок в этом случае не изменится.

Пример

Хворов А. Б. работает в ООО «Лютик» (основное место работы) и в ООО «Ромашка» (совместитель). В двух предыдущих годах работал там же.

При заполнении БЛН Хворову выпишут два листа нетрудоспособности — для ООО «Лютик» по основному месту работы и для ООО «Ромашка». В листке для «Ромашки» должны будут указать, что Хворов совместитель, и заполнить номер листа нетрудоспособности по основному месту работы.

При формировании ЭЛН выдадут один лист нетрудоспособности, в котором больница не заполняет название организации и признак совместительства. Хворов сообщает номер ЭЛН обоим работодателям. Затем по номеру листа и СНИЛСа организация получает ЭЛН, заполняет данные расчёта и свои реквизиты и отправляет заполненный ЭЛН в ФСС.

Новый ЭЛН упростил порядок учёта дней по заболевшим членам семьи

Раньше и в бумажном, и в электронном больничном листке, выданном для ухода за больным членом семьи, можно было указать только двух человек. На бланке предусматривалось только два поля для сведений о заболевших. Если больных оказывалось трое и больше, приходилось формировать еще один лист нетрудоспособности.

Для БЛН изменений нет: при заболевании двух детей одновременно выдается один бумажный листок по уходу за ними. Если заболело больше двух детей за раз, выдают второй бумажный листок.

ЭЛН по уходу за больным членом семьи формируется в единственном экземпляре, даже если заболевших больше двух (п. 44 Порядка). По каждому больному указывают периоды ухода за ним, условия оказания медпомощи, ФИО, дату рождения, код причины нетрудоспособности, родственную (семейную) связь, СНИЛС. Также из медицинской информационной системы медорганизации, в которой формируется листок нетрудоспособности, в автоматическом режиме указывается код по МКБ (п. 45 Порядка).

Это нововведение поможет уменьшить количество листков нетрудоспособности и вести более точный учёт дней по каждому заболевшему ребенку с помощью электронных больничных.

Пример

У сотрудника заболели двое детей: трёх и шести лет. Для каждого ребёнка ограничено количество дней, оплачиваемых в текущем календарном году, — по каждому случаю заболевания оплачивается весь период нетрудоспособности, но не более 60 дней в течение календарного года.

Допустим, сначала заболел младший ребенок с 1 по 10 число, затем старший — с 7 по 16 число. Периоды их болезни пересекаются, поэтому формируется один общий лист нетрудоспособности с 1 по 16.

Если сформирован БЛН, сложно выделить периоды болезни и количество оплаченных дней больничного для каждого ребенка. Нет однозначного подхода по учёту оплаченных дней — одни инспекции рекомендуют учитывать для каждого ребёнка по 16 дней, оплаченных в календарном году, другие — просить справки из поликлиники, а некоторые предлагают ориентироваться «на слова работника».

Информация в ЭЛН по каждому заболевшему ребёнку позволит точно определить, сколько дней использовано в этом году и сколько дней надо оплатить.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Электронные больничные листы существуют с 2017 года и имеют такую же законную силу, как обычный бумажный листок нетрудоспособности. В настоящее время они получают все большее распространение, поскольку имеют целый ряд преимуществ. Разберёмся подробнее.

Электронный больничный

ФЗ-255 от 29/12/06 статьей 13 утверждает порядок установления и выплаты пособий по болезни, связанных с рождением и уходом за малышами.
Об электронном больничном в ней сказано следующее:

выдается только с письменного согласия гражданина;
размещается в специальной информационной системе;
должен подписываться ЭЦП.

К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник же получает только кодовый номер листа, а не сам документ на руки, как в бумажном варианте.

На практике принят следующий порядок работы с электронным БЛ:

врач открывает больничый, оформляет документ;
по окончании лечения (наблюдения), в иных соответствующих случаях документ закрывается им;
гражданину сообщается уникальный номер документа;
номер передается нанимателю;
фирма делает запрос о наличии больничного листа в ФСС;
в документ вносятся со стороны работодателя необходимые сведения;
ФСС оплачивает больничный лист.

Оплата происходит, как и по бумажному больничному листу, прямыми выплатами из ФСС (в регионах действует пилотный проект) либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).

Электронный документ по форме ничем не отличается от бумажного варианта, имеет те же поля для заполнения данными.

Объединяет всех участников электронного документообмена система ЕИИС «Соцстрах». К ней можно подключиться двумя путями:

скачать бесплатное ПО и зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования;
установить собственное ПО от проверенного поставщика (например СБИС) и работать с Фондом через него.

Для работы с электронным больничным работодателю можно использовать логин и пароль сайта госуслуг, через который в свою очередь открывается доступ в личный кабинет фирмы. Интерфейс кабинета позволяет не только заполнять и отправлять в дальнейшую обработку больничные листы, но и отслеживать их прохождение в фонд, вовремя исправлять обозначенные системой ошибки, отслеживать статус БЛ.

Важно! У работодателя нет обязанности внедрять электронные больничные листы. Если медучреждение предлагает гражданину получить такой документ, необходимо уточнить у работодателя техническую возможность работы с ним. Если работодателю предоставлены данные об электронном больничном со стороны работника, а возможности обработать его нет, необходимо обратиться в мед. организацию с просьбой о замене на бумажный вариант (письмо ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11/08/17).

Электронные больничные выдают как государственные, так и частные клиники.

Оформить и получить

Как видим, от работника, на которого больничный оформляется электронно, многого закон не требует. Он должен уточнить возможность обработки документа кадровой службой фирмы, дать письменное согласие на это, получить из поликлиники или больницы номер и сообщить его по месту работы.

В дальнейшем прохождение документа, начисление сумм по нему работник может отслеживать как получатель услуг по адресу http://lk.fss.ru/recipient/. Необходим вход в личный кабинет на сайте госуслуг.

Использование электронного больничного листа выгодно не только фирме, но и работнику. Не секрет, что этот важный документ достаточно часто теряется, подвергается порче, если оформлен на бумажном носителе. В данном случае даже сам термин «получение электронного больничного листа» для работника можно считать условным, поскольку на руки тот его не получает, а пособие гарантированно будет ему начислено.

Вместе с тем, поскольку повсеместного распространения такая форма документа пока не получила, у застрахованных возникают вопросы, связанные с электронным БЛ. Обратим внимание на наиболее характерные из них:

Работнику предлагают оформить БЛ электронно, но сотрудник фирмы не уверен, что специальное учетное ПО, которое использует фирма, соответствует требованиям законодательства. Ответ: все ведущие разработчики бухгалтерского и кадрового ПО дорабатывают свои продукты в соответствии с требованиями ФЗ-255 и ФСС. Как уже говорилось выше, можно воспользоваться бесплатным ПО от ФСС.
Если первичный документ был выписан на бумаге, может ли его продолжение быть в электронном виде? Ответ: препятствий такому оформлению закон не содержит, поскольку обе формы документа юридически равнозначны.
Могут ли при работе по совместительству больничные выписываться в двух формах, например, по основному месту работы электронно, а по совместительству — на бумаге? Ответ: да, могут.
В какой форме медицинское заведение обязано информировать работника о номере листа? В какой форме предавать сведения на работу? Ответ: специальной формы, справок, документов закон не предусматривает. Это может быть и устная форма, и сообщение, переданное на телефон, почту.
При проверке в личном кабинете пациент медучреждения обнаружил ошибку в названии фирмы, где он работает. Будет ли начислено пособие? Ответ: при незначительных ошибках, описках фирма идентифицируется Фондом по рег. номеру, документ не переоформляется. Грубая ошибка, полная замена наименования требуют, как правило, переоформления листа, в систему вводится его дубликат.
Администрация сообщила, что больничный лист примет в электронной форме, а доктор отказывается его оформлять и выписывает обычный бумажный эквивалент. Ответ: необходимо обратиться к руководству медучреждения, если очевидно, что отказ был безосновательным.

Госуслуги и дистанционное оформление

О возможности отследить больничный через сайт госуслуг мы говорили выше. Нужно сказать и о еще одной возможности, которая предоставляется гражданам в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой. Она касается застрахованных граждан, прибывших из стран, где обнаружена коронавирусная инфекция, и членов их семей, вынужденных соблюдать карантин.

Можно зайти на сайт http://lk.fss.ru/ (закладка «Кабинет получателя услуг»), а оттуда, ознакомившись с прилагаемой инструкцией, перейти в личный кабинет на госуслугах и подать соответствующее заявление. Если у гражданина нет такого кабинета, можно сделать то же самое с учетной записи другого лица, при его согласии. К электронному заявлению прилагаются документы, доказывающие, что гражданин был за границей (страница паспорта или проездной документ), доказательства проживания с гражданином, прибывшим из-за границы. Кроме того, необходимо указать реквизиты, на которые будет перечислено пособие.

Потребуются скан-копии таких страниц паспорта:

с фото и иными данными на ней;
содержащая отметки о пересечении границы.

Больше гражданам предпринимать ничего не нужно, в том числе и передавать номер листка работодателю. Все взаимодействие с ним возьмет на себя ФСС, а затем перечислит деньги по реквизитам. Такой порядок публикуют чиновники на сайте ФСС. При этом портал госуслуг уточняет, что если из личного кабинета подается заявление за другого человека, необходим скрин его согласия, а сам документ может представлять собой простую письменную форму.

Есть возможность подать такое заявление и через медработника, оформив вызов на дом. Это тем более необходимо сделать, если есть признаки заболевания. В этом случае «карантинный» БЛ закрывается и открывается новый – по болезни. Если болезни нет, больничный закроют автоматически через две недели после пересечения границы.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

Все мы знаем, как нужно бережно относиться к больничному листу на бумаге. Его нельзя ни в коем случае ни порвать, ни испачкать и даже ни сложить пополам. А ведь он и в сумку женскую не всегда помещается. Документ очень капризный. Но в нем гарантия денежной компенсации за право привести свое здоровье в порядок дома или в лечебнице. Вот поэтому так и приходится с ним обращаться.

А не проще ли в нашу электронную эру попросить врача выписать электронный больничный? Ведь он такой же законный, как и бумажный. Но пока, правда, не везде выдается — многие поликлиники, больницы и предприятия еще не успели подготовиться к этому. Дело в том, что для оформления электронного листка и медицинские учреждения, и работодатели обязаны заключить договор с Фондом социального страхования (ФСС), установить подходящие сервисы и обзавестись электронными подписями. Электронный больничный лист работает только тогда, когда к его оформлению готовы обе стороны, обязанные заполнять документ в своей части. Такая взаимная устремленность к электронному взаимодействию необходима, но не достаточна. Для выдачи электронного больничного требуется еще и желание пациента в письменной форме.

Если выздоровевший гражданин заявляет о том, что он хочет больничный лист в электронном виде, доктор открывает такой документ и вводит в него всю необходимую информацию. Кстати оформление электронного больничного протекает значительно комфортнее, чем бумажного. Ведь в процессе допускается исправлять ошибки. А то обстоятельство, что выписывающийся пациент на руки ничего не получает, тоже имеет свои плюсы — документ никогда не мнется и не теряется.

Как подготовиться к оформлению электронного больничного

Чтобы можно было заполнять электронные листы нетрудоспособности работников компания или индивидуальный предприниматель должны подписать соглашение с отделением ФСС в том регионе, где у них бизнес на учете, и приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП), если ее еще нет. Далее нужно зарегистрироваться на Госуслугах (система ФСС обязательно ее запросит). Для этого сначала рекомендуется зарегистрировать руководителя организации как физическое лицо и подтвердить его личность.

Для подтверждения можно прибегнуть к различным способам:

— обратиться в Центр обслуживания с паспортом и СНИЛС;

— получить код подтверждения личности по почте;

— подтвердить персональные данные удаленно, заверив их усиленной квалифицированной электронной подписью.

Такую ЭП можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре Такском. Затем через подтвержденную запись директора создать на Госулугах учетную запись организации или индивидуального предпринимателя. А после этого зарегистрироваться в личном кабинете страхователя на официальном сайте ФСС.

Обращаем внимание! Для того чтобы заполнять электронные больничные сотрудников работодатель должен установить специальную программу «Подготовка расчетов для ФСС». Ее можно скачать на сайте ведомства. Но также найти ЭЛН, заполнить его и передать в ФСС можно при помощи сервиса компании Такском. Программный продукт по сдаче отчетности в госорганы «Онлайн-спринтер» легко справляется, в том числе и с этим.

Как сообщить кадровику об электронном больничном

Выздоровевший работник должен обязательно запомнить или даже лучше записать номер своего электронного больничного, если, конечно, по каким-то причинам он не получил талон от врача вместе с номером. Именно по нему кадровик может найти больничный. Причем работник вправе сдать номер документа как на талоне, так и в сообщении по телефону или интернету.

Специалист кадровой службы, в свою очередь, должен обработать электронный листок в личном кабинете страхователя или в своей учетной программе и передать бухгалтеру. Сведения, отмечаемые в электронном больничном, как правило, не отличаются от тех, которые вносят в бумажный лист. Их перечень закрепляется внутренним локальным актом. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН), устанавливается руководством компании.

Где хранится электронный больничный лист

Для идентификации электронного больничного потребуются такие данные, как фамилия имя отчество работника; его СНИЛС и номер ЭЛН. Специалист кадровой службы должен ввести их в личном кабинете страхователя. Попасть в этот кабинет он может через сайт ФСС, либо ЕСИА (Единая система аутентификации и идентификации), либо портал ЕИИС «Соцстрах». Как это сделать пошагово, читайте в материале.

При этом электронные больничные рекомендуется распечатывать — их может запросить налоговая инспекция во время проверки по страховым взносам. Но поскольку взносы на пособия по нетрудоспособности не начисляются, подписывать распечатанные на бумаге ЭЛН не требуется. Также ИФНС могут интересовать приложения к больничным листам с расчетами пособий.

Кто участвует в оплате электронного больничного

Оплачивается электронный лист нетрудоспособности точно так же как и бумажный. Компания компенсирует пособие за первые три дня болезни, ФСС — за все остальные. ФСС оплачивает ЭЛН с первого дня только в определенных случаях: если у работника было профзаболевание или несчастный случай на производстве; он протезировался в специализированном стационаре; долечивался в российском санатории после стационара и по его направлению; брал больничный по уходу за членом семьи; находился на карантине с посещающим детский сад ребенком в возрасте до семи лет или с другим недееспособным членом семьи.

Назначается пособие в течение 10 календарных дней с даты появления электронного листа в личном кабинете страхователя. Выплачивается в ближайшую зарплату.

Работник принес электронный больничный лист, а компания не готова его принять: что делать

Случается и такое — сотрудник понятия не имел о том, что компания не подключена к системе электронного взаимодействия с ФСС, но очень хотел больничный в электронном виде и оформил его. Ничего страшного в этом случае нет. Просто нужно попросить его сходить в медучреждение еще и за бумажным дубликатом, поскольку он выдается только по просьбе пациента.

В такой ситуации медучреждение, аннулируя электронный больничный лист, выдает пациенту бумажный дубликат. В этом документе помечается «дубликат», указываются номер и дата его выдачи, ставится одной строкой период нетрудоспособности. При этом запись об ЭЛН не удаляется. Но датой выдачи больничного листа считается дата оформления бумажного дубликата.

Несмотря на то, что оформить электронный больничный вправе каждый работник, отслеживать свои листки нетрудоспособности могут только те, кто зарегистрировался на Госуслугах. Для того чтобы работнику контролировать начисления по больничному пособию, ему нужно создать на портале подтвержденную учетную запись по тому же алгоритму, что и учетную запись директора.

В электронном больничном бухгалтер видит вместо диагноза коды

Узнавать у работника, чем он болел вовсе не нужно. Для того чтобы правильно рассчитать пособие достаточно кода причины нетрудоспособности, указанного в электронном больничном листе. Например, код 01 означает заболевание. Он используется для большинства болезней и говорит о том, что выздоровевшему работнику положена полная выплата пособия в зависимости от стажа. Код 02 указывает на травму, в связи с которой работник не может ходить на работу. Он только исключает травмы, полученные на производстве. Для этого служит код 04. Карантин — 03, отпуск по беременности родам — 05 и так далее. Всего кодов — 12. Перечень кодов утвержден приказом Минздравсоцразвития России № 624н от 29.06.2011. Коды вместо диагноза имеют свое преимущество. Ими проще оперировать и вовсе не нужно расшифровывать, как правило, непонятный почерк врача.

Читайте также: