Как написать официальное письмо руководителю организации

Опубликовано: 14.05.2024

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

поздравительное письмо; ;
информационное письмо; и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
адрес (юридический и почтовый);
номер контактного телефона, номер факса и индекс;
на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
номер исходящего послания и дата его составления;
если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

гарантийными;
рекомендательными;
сопроводительными;
подтверждающими;
рекламационными;
инструкционными;
извещательными;
пригласительными и т.д.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

наименование организации-отправителя;
адрес организации;
контактный телефон (для связи);
должность и ФИО ее представителя;
суть послания;
подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Нормативная база

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до . »;
коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
сопроводительная, например, опись вложений;
поздравление;
требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
в обращении использовать имя и отчество руководителя;
указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
использование безличных обращений;
использование сленга;
личные вопросы;
ошибки в именах, названиях, реквизитах;
требовательный тон;
настойчивые рекламные лозунги;
грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
обращение к адресату — по центру;
преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

использовать достоверную информацию;
излагать информацию кратко и доступно;
использовать деловой стиль;
не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Образец, как писать официальное письмо:

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

тема;
приветствие;
краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Секреты бизнеса

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2021 году, и пойдет речь ниже.

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

емким;
грамотным;
сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Пример шаблона

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Примеры писем на Английском:

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

этикета;
делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Деловое письмо о сотрудничестве

Бланки в формате Word:

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

одна сторона производит продукцию;
вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Пример написания письма-просьбы

Готовые бланки:

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

отправка образцов товара;
получение допсведений о продукции;
согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

произвести оплату в установленные сроки;
отгрузить товар;
предоставить те или иные образцы продукции;
принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Гарантийное деловое письмо

Готовые бланки:

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

Смена графика работы;
о пролонгации договора;
о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

Письмо партнерам

Готовые бланки:

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

рассмотреть вопрос;
выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

запрашивается информация;
доносятся сведения до адресата;
излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

Письмо обращение

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

просьбу;
обращение;
требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

продажа некачественного товара;
отмена сделки купли-продажи товаров;
просьба о замене товара и не только.

Шаблон прикреплен ниже.

Письмо руководителю (образец оформления)

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Образец письма в компанию

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

обсуждение сроков оплаты товара;
просьба о зачете взаимных требований;
информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Образец письма контрагенту

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
одинарный интервал;
отсутствие выделений;
разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

разрешено использовать угловые и продольные бланки;
правый отступ строго 10 мм;
остальные отступы – 20 мм;
постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

правдивость;
емкость и краткость;
отсутствие грубых выражений;
подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
полные названия и термины (сокращения не допускаются);
отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

требующие ответа;
не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

обращения;
требования;
предложения и не только.

Во вторую включают:

инструкции;
приглашения;
рекомендации;
поздравления;
благодарность;
подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

коммерческая;
некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

запрос;
оферта;
претензия;
напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

предупреждение;
просьба;
информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

свободная форма с авторским текстом;
написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
обычное – уходит от одной стороны другой;
коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

факсовое сообщение;
электронная почта;
почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
ошибки в числительных;
двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

перемена местами структурных частей документа;
несоблюдение правил оформления;
использование в письме фамильярных обращений;
неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Более 10 лет занимаюсь online и offline бизнесом. Начинал с продаж гаджетов коллегам по работе, сейчас занимаюсь инвестициями в online проекты. Этот сайт про бизнес планы и идеи также моя инвестиция и мое хобби! Рад видеть вас на нем!

Читайте также: