Если в отпуск уходит главный бухгалтер

Опубликовано: 16.05.2024

Главному бухгалтеру организации, как и любому работнику, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Соответственно, главбух может отсутствовать на работе длительное время. Кто вправе подписывать за него документы в этот период? Можно ли передать все полномочия руководителю? Допускается ли отзыв главбуха из отпуска? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Для начала отметим, что отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для обычных работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, как известно, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно. Это требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). «Приостановить» ведение бухучета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Также в процессе деятельности организации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан, в том числе, главным бухгалтером. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если у главбуха есть заместитель

Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.

Если у главбуха нет заместителя

Если в штатном расписании компании не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые их них.

Совмещение

На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).

Сотрудником, который совмещает свою работу и работу главбуха, может стать, например, «простой» бухгалтер или финансовый директор. За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении указываются:

  • работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
  • срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
  • размер доплаты.

Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть такая формулировка: «Возложить на Петрову Н.И. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2015 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Бастрыкиной И.С.».

Временный перевод

Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. Однако на время длительного отсутствия главбуха (например, отпуска по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).

Отметим, что временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей. То есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

Что касается документов, которыми оформляется временный перевод, то их, как и в предыдущем случае, два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.

Срочный трудовой договор

На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти все нормы Трудового кодекса, регламентирующие прием на работу нового сотрудника и его последующее увольнение. То есть, на наш взгляд, этот вариант тоже стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Обратите внимание: в общем случае законодательство РФ не предъявляет специальных требований к лицам, которые ведут бухгалтерский учет. Однако в некоторые компании принять на должность главного бухгалтера можно только человека, имеющего высшее образование и специальный стаж работы. В частности, это касается ОАО (за исключением банков, для главбухов которых существуют отдельные критерии) и страховых организаций (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете). В данной норме уточняется, что специальные требования предъявляются также к «иным должностным лицам, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета». Это значит, что поручить ведение бухучета в указанных выше организациях (пусть даже временно), можно только лицам, отвечающим указанным критериям.

Подписание счетов-фактур за главного бухгалтера

Теперь поговорим подробнее об обязанностях и полномочиях, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ о бухучете про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано. Несмотря на это, подпись главного бухгалтера, по-прежнему, остается обязательным реквизитом многих документов.

Так, например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. Вместе с тем, в данной норме уточняется, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Это значит, что на время отпуска главбуха право подписания счетов-фактур от его имени можно передать другим уполномоченным лицам. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера (см. «В каком случае директор может подписать счет-фактуру за главбуха»). Если руководитель будет исполнять обязанности главбуха (в том числе подписывать от имени главбуха счета-фактуры), то за это, как мы уже сказали, ему полагается доплата.

Напомним, что счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц
(абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Это значит, что в компаниях, которые перешли на электронный документооборот, в случае отсутствия главбуха не придется возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха, и не потребуется начислять такому лицу доплату. Можно будет продолжить использовать электронную подпись руководителя.

В каком случае потребуется доверенность

В Едином госрестре юрлиц имеется запись о лице, которое вправе действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Как правило, таким лицом является руководитель. Ему не нужна доверенность на то, чтобы представлять документы в различные государственные органы или получать их.

Иному лицу, которое в период отпуска главбуха будет сдавать или получать документы из госорганов, понадобится доверенность на совершение таких действий. Одного лишь приказа об исполнении обязанностей главбуха будет недостаточно, поскольку такой приказ — это внутренний документ компании.

Налоговые проверки и представление документов

В период отпуска главного бухгалтера возможна выездная налоговая проверка организации. Она проводится на основании решения руководителя налоговой инспекции, и переносить ее из-за отпуска главбуха не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однако налоговики могут продлить выездную проверку, если по причине отсутствия главбуха компания не сможет представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

Также организация может просить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, как известно, налоговики вправе истребовать документы и сведения о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что в организацию может поступить, например, требование представить документы о конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В статье 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.

Зачастую руководитель боится надолго расставаться с главбухом и даже в отпуске требует от него быть максимально доступным. Расскажем, как подготовиться к отпуску главного бухгалтера, чтобы минимизировать риски, связанные с его отсутствием.

В небольших компаниях, где главный бухгалтер является единственным сотрудником финансовой службы, подготовка к его отпуску должна быть более тщательной. Все важные дела на время отсутствия придется принять генеральному директору, его заместителю или другому доверенному лицу. То есть тем, у кого опыта работы в бухгалтерии гораздо меньше. Выбор доверенного лица делает сам генеральный директор. Например, бухгалтерская отчетность относится к публичной информации и не является закрытой, но доступ к ней лучше предоставлять только тем сотрудникам, которым доверяют директор и главбух.
Прежде всего генеральному директору следует обсудить с главным бухгалтером планы компании на время его отпуска. Если в этот период предстоят важные встречи и проекты, необходимо заранее оценить задачи, которые нельзя будет решить без бухгалтера. Нужно понять, насколько важно во всех этих проектах его участие. Для этого будет полезно провести совещание с бухгалтером и руководителями компании.

Помимо запланированных задач могут возникать и незапланированные. Чтобы компания была готова к их решению, главный бухгалтер должен сообщить своим заместителям или генеральному директору, где находится основная информация, которая может потребоваться в дни его отсутствия. Если фирма находится в стадии получения кредита или займа, ей может понадобиться какой-либо отчет за определенный период. Для получения расшифровок бухгалтерской отчетности необходимо заранее показать руководителю (или иному доверенному лицу), каким образом сформировать эти данные. А лучше всего договориться об отсрочке предоставления информации и дождаться возвращения главного бухгалтера.

До ухода в отпуск бухгалтеру следует сделать экспресс-инвентаризацию расчетов с поставщиками и произвести все регулярные и срочные платежи. Например, заранее оплатить аренду помещения, сотовую и фиксированную связь для сотрудников, доставку воды или продуктов в офис, бытовые принадлежности и канцтовары.

Еще один важный момент - право подписи на документах. Финансовые документы, проводимые через банк, подписывают только лица, указанные в банковской карточке. Первая подпись - это, как правило, подпись генерального директора. Право второй подписи может быть дано сразу нескольким лицам - на случай, если кто-то из сотрудников будет в отпуске, командировке или на больничном. Но если в банковской карточке не указан сотрудник, который собирается поставить свою подпись, процесс переоформления займет значительное время. Обычно список лиц, вносимых в карточку, предусматривают сразу при создании фирмы. Если же речь идет о подписании платежей в интернет-банках, то для идентификации необходим только физический ключ (флеш-карта) с подписью того, кому она принадлежит. Поэтому на практике с разрешения руководства компании он временно может быть передан другим сотрудникам. Но официально ключ может использовать только его владелец.

Если возникнет такая необходимость, можно официально отозвать главного бухгалтера из отпуска. Но при этом потребуется получить его письменное согласие*(1). По закону неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение рабочего года или присоединена к отпуску за следующий год. А вот отказ выходить на работу до окончания отпуска вне зависимости от причины нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины*(2).
Получается, при возникновении сложных ситуаций главного бухгалтера можно вызывать из отпуска, если он будет в зоне доступа и в городе, где находится офис компании. Если же он уехал за границу, то скорее всего шансов связаться с ним, а тем более вызвать в офис, будет немного.
На практике ситуация выглядит следующим образом. Если сотрудники компании в курсе того, что бухгалтер остался в зоне досягаемости, то при возникновении простейших вопросов с ним связываются для консультаций или просят выйти на работу. Если же сотрудники знают, что бухгалтер вне зоны доступа, или по каким-то причинам не могут с ним связаться, почти все вопросы решают без него. Как показывает опыт большинства компаний, решают вполне успешно. Поэтому основная проблема состоит не в отсутствии бухгалтера на рабочем месте, а в возникающих в связи с этим страхах у руководства компании и других сотрудников.

В некоторых фирмах главные бухгалтеры сами просят коллег при необходимости связываться с ними во время отпуска. Кому-то, наоборот, важно отключиться от работы в отпуске, чтобы полноценно отдохнуть. Если руководитель компании ценит своего бухгалтера, он должен понимать, что не стоит отрывать его от отдыха по мелочам.

Выполнение обязанностей другим работником на период отпуска главного бухгалтера необходимо предусмотреть и с точки зрения кадровой службы. Сотруднику может быть поручено выполнение дополнительной работы по другой профессии или должности только с его письменного согласия и за дополнительную оплату*(3). Размер доплаты устанавливают по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания или объема дополнительной работы*(4). При этом ни минимальных, ни максимальных размеров доплаты Трудовой кодекс не устанавливает. Но доплата для заместителей главного бухгалтера может и не устанавливаться, если выполнение обязанностей на период его отсутствия предусмотрено их должностными обязанностями (должностной инструкцией или условиями трудового договора).

_________________________
*(1) ст. 125 ТК РФ
*(2) п. 37 пост. Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2
*(3) ст. 60.2 ТК РФ
*(4) ч. 2 ст. 151 ТК РФ

Автор: Елена Нечаева, руководитель группы департамента бухгалтерской практики
Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2012 г.

Пора, пора в отпуск… Из жизни главбуха…

Нам стало интересно, как же на практике главные бухгалтеры готовятся к своему заслуженному отпуску. И мы провели блиц-опрос:

Наталья КРАСИЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «CLASS SHINE»:

– Время для отпуска подбираю так, чтобы по бухгалтерии на предприятии было минимум работы, а ее выполнение не затрудняло бы человека, который будет меня заменять. Я думаю, что самое хорошее время – перед сдачей годовых отчетов. Но я сама беру отпуск весной или в начале лета. После сдачи годовых отчетов обязательно беру 3–4 дня отдыха, чтобы прийти в себя и с новыми силами приступить к работе. Кстати, чаще всего за меня остается сам директор.

Отчеты всегда сдаю только сама, поэтому стараюсь, чтобы отпуск не приходился на отчетные периоды. А вот заполнение и выдачу счетов-фактур на время можно спокойно переложить на плечи заместителя. Я заранее заготавливаю бланки и провожу инструктаж по их заполнению. Объясняю, что счет-фактуру необходимо заполнить сразу же, как придет смс-уведомление о том, что пришли деньги от покупателя, и как можно скорее передать ее клиенту.

Обычно удается отдохнуть без проблем, хотя бывает, конечно, всякое… Например, в этом году из налоговой пришли с мониторингом в самый неподходящий момент: я – в отпуске, а шеф – с клиентами за городом. Пришлось все бросить и ехать на работу, показывать документы проверяющим.

Юлия ГАЛЬЦЕВА, главный специалист по бухгалтерскому учету процессингового центра:

– Для отдыха обычно выбираю относительно спокойные периоды начала или конца лета. Интересно было бы отдохнуть в январе хоть разок… Но это – высший пилотаж для представителей профессии.

Если бухгалтер – не главный, а вообще единственный, отпуск – тоже не проблема. Достаточно обучить подходящего сотрудника отправлять платежи в банк и печатать доверенности. А подписаться дважды, за себя и бухгалтера, имеет право директор.

Даже обидно немного, но в отсутствие меня на работе жизнь вовсе не прекращается, идет себе вполне успешно. Максимум – можешь найти большую кучу необработанных документов на столе в день возвращения, а так – все нормально обычно бывает! Главное – надо куда-нибудь подальше уехать из города на период отпуска. Или – притвориться хотя бы, что уехал.

Елена КОВТУН, главный бухгалтер предприятий оптово-розничной торговли г. Намангана:

– К сожалению, не помню, когда у меня в последний раз получалось уйти в полноценный отпуск. Работаю сразу в нескольких организациях, и практически невозможно подстроить работу каждого из них так, чтобы в период отпуска можно было не выходить на работу. Многие бухгалтеры сейчас так работают…

Когда очень нужно, я беру отгулы. В остальное же время стараюсь распределить объем работы во всех своих организациях так, чтобы не перегружать себя. Пока что у меня это получается, и работа всегда в радость.

Азиза НУРИТДИНОВА, главный бухгалтер строительной организации г. Ташкент:

– У нас на предприятии это уже отработанный механизм и без меня работа не останавливается, конечно. Срочные платежи, которые требуют наличия моей подписи, всегда можно сделать дистанционно, через систему Банк-клиент.

Вместо себя оставляю помощницу, какие-то оперативные задачи она всегда делает: составить и распечатать письмо, платежку, счет-фактуру, акт сверки сделать и т.д.

Наиля АЗИМЕТОВА, главный бухгалтер крупного производственного предприятия, г. Ташкент:

– Ухожу в отпуск спокойно – в рамках Трудового кодекса РУз и своего трудового контракта – на 15 дней, как и положено.

На время отпуска делаем приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на моего заместителя и возлагаем на него право подписи на первичных документах: накладных, производственных требованиях, счетах-фактурах, актах сверок, доверенностях и т.д.

Также определяем время, например, раз в неделю с 18.00 до 19.00, удобное для общения, обращения ко мне с какими-либо вопросами или в случае возникновения каких-либо «форс-мажорных» обстоятельств.

Для меня важно, чтобы отпуск не совпал с периодом налоговой, финансовой, статистической отчетности, выплатой зарплаты, начислением и выплатой дивидендов учредителям и т.п. К примеру, это могут быть даты с 9 по 25 или 29 число в мае, июне, августе. В остальные месяцы, как правило, вы попадаете в отчетные периоды либо для налоговых органов, либо внутри своего предприятия.

Но и опять-таки все зависит от вашей команды. Если команда готовая, управляемая, ответственная уходить в отпуск несложно. А если – нет, то вы рискуете и весь отпуск будете чувствовать себя некомфортно, потому что постоянно будете думать, как бы кто чего-то там не напортачил.

Поэтому очень важно в целом организовать работу бухгалтерии так, чтобы каждый ее сотрудник знал, что ему делать в определенной ситуации. Например, пришел к вам клиент, все знают, кто конкретно должен выписать счет-фактуру, проверить оплату/предоплату, зарегистрировать, подписать и т.д.

Светлана ХОРШИНА, главный бухгалтер предприятия оптовой торговли г. Ташкент:

– Если заранее не продумать все и не подготовиться, то, конечно, уйти будет сложно. И – вернуться тоже, обнаружив у себя кучу нерешенных вопросов и задач.

Я всегда продумываю, кто может адекватно заменить меня во время отпуска. Готовлю этого человека заранее. Также, заранее обговариваю, какие вопросы он может решить самостоятельно, а по каким обязательно нужно связываться со мной. Вот прямо конкретно перечисляю список возможных вопросов, которые не должны решаться в мое отсутствие.

Потом мы готовим приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи на сотрудника отдела бухгалтерского учета на время пребывания главного бухгалтера в отпуске. Предоставляем в банк дополнительную карточку с образцами подписи. И все, можно спокойно отдыхать…

Чтобы отдыхать спокойно, предлагаем воспользоваться следующим Планом подготовки к отпуску.

I этап – с момента вступления в должность главного бухгалтера

1. Включите правила замещения должностей в локальный акт предприятия (коллективный договор, правила внутреннего распорядка и т.п.).

2. На среднем или крупном предприятии – по согласованию с руководством подготовьте себе заместителя, распишите должностные инструкции рядового состава бухгалтерии с учетом фактора замещения. Каждый должен знать, как таблицу умножения, за какие участки работы он лично отвечает в отсутствие главбуха.

3. На малом предприятии – совместно с руководителем определите сотрудника, который поможет решать вопросы бухучета в ваше отсутствие. Это можно сделать в порядке:

  • вре­мен­но­го сов­ме­ще­ния;
  • внут­рен­не­го сов­ме­сти­тель­ства;
  • вре­мен­но­го пе­ре­во­да.

Заранее научите своего «заместителя»:

  • формировать платежное поручение и отправлять его в системе
    «Internet-banking», составлять в бухгалтерской программе акт сверки, формировать счет-фактуру, доверенность, распечатать и зарегистрировать необходимые документы;
  • каждое утро заходить в персональный кабинет налогоплательщика, чтобы проверить, не направлено ли в вашу организацию требование или письмо от ГНИ, а также проверять корпоративную почту на наличие писем от ваших контрагентов;
  • быть ответственным и быть с вами на связи через электронную почту, другие электронные каналы связи, например, Телеграм, ватсап в определенное – удобное для вас время, не мешая вашему отпуску.

Оформите на этого сотрудника приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи первичной документации (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, доверенности, акты сверок и т.д.) с определенным сроком, приходящимся на ваш отпуск. Дополнительное соглашение к трудовому договору с заменяющим вас лицом заключать не надо.

На основании приказа и акта приема-передачи передайте вашему «заместителю» ЭЦП, печати, штампы и пр.

II этап – в период формирования графика отпусков

Продумайте заранее график отпусков с учетом следующих факторов:

1) отпуск главбуха не должен совпасть с отпусками руководителя предприятия и заместителя главбуха;

2) если отпуск главбуха делится на части, одна из них не может быть короче 12 рабочих дней ( ст. 146 ТК);

3) спланируйте ваш отпуск так, чтобы он не пришелся на период налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности (календарь бухгалтера с отчетными датами см. buxgalter.uz ).

Наиболее благоприятные периоды для вашего отпуска мы отметили в нашем календаре . Выберите, что подходит вам с точки зрения специфики вашего предприятия.

Самые оптимальные даты – с 10 по 26 число месяца. Произвести расчеты, выплатить заработную плату, сдать все отчеты (налоговую, финансовую, статистическую отчетности), уплатить все налоги и необходимые платежи, соответственно, нужно до 10 числа. Для этого заранее зарезервируйте определенную сумму денежных средств на расчетном счету.

III этап – за 2–3 недели до отпуска

1. Оплатите все налоги и обязательные платежи заранее с небольшим авансом.
2. Внесите оплату за аренду помещения за очередной месяц заранее, чтобы у арендодателя не было возможности предъявить к вам какие-либо претензии.
3. Заранее проинвентаризируйте дебиторов и кредиторов, чтобы избежать нежелательных трений и судебных разбирательств в период вашего отсутствия.
4. Рассчитайте заранее все отпускные и налоги по ним (НДФЛ и ЕСП) исходя из графика отпусков сотрудников, которые выйдут в отпуск одновременно с вами.
5. Составьте на время вашего отсутствия план действий и отметьте «красные» даты по определенным задачам для вашего заместителя и рядового состава бухгалтерии (оплаты, отчеты, расчеты, проверка и т.п.). Проверьте его в действии еще до вашего ухода в отпуск.
6. Если у вас учет ведется на стационарном компьютере, организуйте к нему удаленный доступ. Это выручит вас, если заместитель не справится с чем-то в программе или в отчетах. Чтобы установить необходимое программное обеспечение и освоить работу через удаленное соединение, обратитесь к специалисту.
7. На всякий случай возьмите с собой информацию (например, флеш-версию «Norma»), которая может вам понадобиться при оперативной подготовке ответа на требование, внезапно направленного ГНИ во время вашего отпуска. Вы также можете воспользоваться:

  • бесплатной базой законодательства nrm.uz ;
  • ответами на требования и письма ГНИ, опубликованными на сайте buxgalter.uz. , если вдруг они окажутся схожими с вашей ситуацией.


Бухгалтеры – это обычные сотрудники, которые болеют, рожают детей и уходят в отпуск. Но бухучет должен вестись непрерывно (пункт 3 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете»). А бухгалтер непрерывно трудиться не может. Страхи директора Сергея Семеновича вполне объяснимы: а кто будет оформлять сделки и подписывать документы? А что делать, если вдруг позвонят или придут из налоговой? Чтобы не было таких «а вдруг», предлагаем заранее позаботиться о том, кому бы перепоручить работу главбуха в его отсутствие.

  • Во-первых, это может быть сам генеральный директор (Закон о бухучете это разрешает). Но наш Сергей Семенович вряд ли на это решится. Давайте поищем другие варианты.
  • Во-вторых, во время отсутствия главбуха на всех документах за него может расписываться его заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если в штате компании нет должности заместителя главбуха, то рассмотрим несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска:

  • Совмещение. Заменить главбуха может любой компетентный работник, который справится с обязанностями главного бухгалтера (рядовой бухгалтер или финдиректор). С таким работником составляется письменное согласие, в котором прописывают должность, срок, размер доплаты. Для замены на период ежегодного отпуска главбуха этот вариант наилучший.
  • Временный перевод. При уходе главбуха в длительный отпуск (например, по уходу за ребёнком), целесообразно перевести на его должность другого сотрудника. Зарплату нужно поставить такую же, как и у главбуха.
  • Срочный трудовой договор. На время длительного отпуска главбуха можно нанять работника «со стороны» (аутсорсинг). Он будет вести бухучёт и отвечать за финансовые дела компании.

Кто подпишет счета-фактуры за главбуха?

Подпись главного бухгалтера является обязательным реквизитом многих документов.

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Но есть уточнение, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации». Это означает, что на время отпуска право подписания счетов-фактур от имени главбуха можно передать другим лицам, например, директору фирмы.

Электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц. Однако в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (пункт 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Таким образом, в организациях на электронном документообороте при отсутствии главбуха не нужно возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха. В таком случае продолжайте использовать электронную подпись директора.

Кто будет общаться с налоговой и госорганами?

В ЕГРЮЛ можно сделать запись о лице, которое вправе действовать от имени компании без доверенности. Если у вас это руководитель, то в период отпуска главбуха он спокойно может сдавать или получать документы из госорганов без доверенности. Другому лицу же для таких действий понадобится доверенность.

Во время отпуска главбуха назначена выездная налоговая проверка? Ее уже не перенесут, но есть шанс продлить. Причиной продления может быть невозможность представить требуемые документы из-за отсутствия главбуха (подпункт 5 пункта 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 №САЭ-3-06/892@). По этой же причине можно попросить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки.

ВАЖНО!

Если компания обязана отчитываться через интернет, то вы должны принимать документы от ИФНС, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (пункт 5.1 статья 23 НК РФ). Электронную квитанцию о приеме нужно выслать инспекторам через оператора ЭДО не позднее 6 дней со дня отправки документов налоговой. В этой ситуации на время отпуска главбуха определите лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов.

Какую памятку главбуху оставить подчиненным на время отпуска?

Чтобы уже в отпуске главбуха никто не беспокоил по пустякам, можно составить памятку своим коллегам. Там пропишите их ответственности и обязанности в период своего отсутствия. Образец такой памятки можно скачать здесь и переделать под свою организацию.

Если вы все же захотите в отпуске поработать удаленно, то, к примеру, с помощью электронной подписи и определенных онлайн-сервисов вы сможете сдавать отчетность хоть с другого полушария. К тому же налоговая ориентируется на дату отправки отчетности, независимо дошла она до инспекции вовремя или "застряла в проводах".

Теперь наш Сергей Семенович может быть спокоен. Ведь он знает, что делать, если главбух Светлана Анатольевна решит взять отпуск или надолго уйти в декрет.

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

  1. Совмещение.
  2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Читайте также: