При ознакомлении с приказом об оформлении на должность работник обратил внимание что в приказе есть

Опубликовано: 04.07.2024

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

о назначении на должность; ; ; ; ; и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер работника;
фамилию-имя-отчество работника;
должность;
дату ознакомления с приказом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

В особых условиях трудового договора записано следующее:

1. за опоздание на работу более 6 минут – увольнение,

2. возмещение материального ущерба, связанного с простоем конвейера в связи с опозданием, в полном размере.

Срок действия договора 1год. 2000 рабочих мест.

Правомерным ли будет увольнение с работы, возмещение материального ущерба в полном размере и заключение договора на 1год? Дайте правовое обоснование.

Заключение трудового договора продолжительностью на один год является не правомерным, т.к. срочный трудовой договор может заключаться с лицами, поступающими на работу в организации с численностью до 40 работников и т.к. данная ситуация не попадает ни под один раздел статьи №59 «Срочный трудовой договор». Увольнение за опоздание более 6 минут будет правомерным, (за совершение дисциплинарного проступка работодатель имеет право применить замечание, выговор, увольнение, статья 192 «Дисциплинарные взыскания»). Возмещение материального ущерба, связанного с простоем конвейера в связи с опозданием, в полном размере будем считать не правомерным, т.к. этот ущерб не является прямым действительным ущербом.

Организация предприятия планирует сократить одного из двух работников, при этом один из них мать одиночка воспитывает двоих детей (детям исполнилось 14 лет), вторая замужем, муж предприниматель, детей нет. Кто в соответствии с законом подлежит сокращению в первую очередь? Дайте правовое обоснование.

В соответствии со статьей №81 «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя» и со статьей №261 «Гарантии беременным женщинам и женщинам, имеющим детей, при расторжении трудового договора», работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с любым из работников. Т.к. детям матери одиночки исполнилось 14 лет, она не попадает под действие статьи №261.

Слесарь в устной форме договорился с мастером о поступлении на работу. Мастер указал на рабочее место и разрешил приступать к работе. На другой день был составлен акт о несчастном случае (оторвало палец). Можно ли рассматривать данное соглашение о заключении договора. Администрация возражает. Дайте обоснование.

ОТВЕТ

В соответствии со статьей №67 «Форма трудового договора», данное соглашение можно рассматривать правомерным. Слесарь приступил к работе с ведома представителя работодателя, срок оформления трудового договора в письменной форме не истек (3 дня). Слесарь в праве претендовать на оформление акта о несчастном случае на производстве и выплате пособия по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральным законом.

При ознакомлении с приказом о назначении на должность работник обратил внимание, что в приказе имеется приписка начальника отдела кадров о приеме на должность с испытатель-ным сроком. При поступлении на работу в трудовом договоре такого условия не было.

1. В каком порядке устанавливается условие о предвари-тельном испытании?

2. Какие сроки предусматриваются законом об испытательном сроке?

Дайте правовое обоснование.

Статья №70 «Испытания при приеме на работу».

При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

Срок испытания не может превышать трех месяцев. А для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразде-лений организаций – шесть месяцев, если иное не установлено федеральным законом. В срок испытания не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

Приписка начальника отдела кадров о приеме на должность с испытательным сроком не правомерна.

Технолог цеха обратился к директору предприятия о переводе его в местный автобусный парк, предъявив письмо директора парка с аналогичной просьбой. Просьба была удовлетворена. При заключении трудового договора с автобусным парком работник подписал соглашение об установлении месячного испытательного срока. Через три недели он был уволен с работы как не выдержавший испытательный срок. Работник обратился в суд о восстановлении на работе. Сформулируйте, каким должно быть решение суда.

Решение суда: иск работника о восстановлении на работе считать удовлетворенным. В соответствии со статьей №70 «Испытания при приеме на работу», испытание при приеме на работу не устанавливается для лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями. Т.к. установление месячного испытательного срока было не правомерным, директору автобусного парка восстановить работника на прежнюю занимаемую должность с выплатой заработной платы за период его отсутствия на работе.

В адрес предприятия морем прибыл груз. Из порта сообщили, что порт не в состоянии разгрузить судно из-за нехватки докеров и предложил предприятию предоставить бригаду грузчиков, а технику представит порт. Директор предприятия издал указ о назначении 50 человек на разгрузку. Выдал всем под расписку. Однако желающих не нашлось. Через два дня завод остановился из-за отсутствия комплектующих, которые были на судне. Имели ли право работники отказаться от работы в порту при данных обстоятельствах. Есть ли в действиях администрации правонаруше-ния.

В соответствии со статьей №74 «Временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости» администрация предприятия не имела право переводить работников на не обусловленную трудовым договором работу в другую организацию. Работники имели право отказаться от работы в порту при данных ситуациях.

Водитель Петров поступил на работу водителем в «Интурист». В заявлении указал, что может и имеет право и согласен работать на всех типах автомобилях. Первые шесть месяцев он работал на экскурсионном автобусе «Икарус». В связи с постановкой автобуса на ремонт , его перевели на грузовую автомашину. В связи с невозможностью ремонта автобус демонтировали. Петров потре-бовал перевода его на экскурсионный автобус и предупредил, что обратится в суд, если требование его не будет выполнено. Возможно ли в ситуации обвинить администрацию в неисполнении закона.

В данной ситуации администрацию предприятия обвинить в неисполнении закона невозможно. Согласно заявлению Петрова, что он может и имеет право работать на всех типах автомобилях, а также согласно статье №72 «Перевод на другую постоянную работу и перемещение», не является переводом на другую работу

Работник не подписывает приказ об увольнении, отказывается знакомиться с приказом о переводе на другую должность — знакомая ситуация? Поговорим, почему такое происходит и как действовать работодателю.

Подпись — право или обязанность

Документы имеют большое значение в отношениях работодателя и сотрудника: с помощью приказов и заявлений стороны фиксируют устные договоренности или информируют друг друга о намерениях.

Самые распространенные поводы для оформления приказа:

отпуск;
прием на работу и увольнение;
перевод на другую должность или работу;
назначение взыскания;
привлечение к сверхурочной работе и пр.

С каждым из приказов кадровая служба должна ознакомить сотрудника под подпись. При этом Трудовой кодекс не обязывает работника подписывать все приказы (ст. 21 ТК РФ). Ст. 379 ТК РФ напрямую говорит, что в некоторых случаях сотрудник вправе отказаться от выполнения работы.

Сотрудник «в домике»

Иногда сотрудник не готов принимать неприятные известия, и кадровикам приходится едва ли не бегать за ним, чтобы убедить поставить подпись. Не всегда работники понимают, что отсутствие подписи не изменит намерений работодателя.

В разных ситуациях мы можем занимать позицию Ребенка, Родителя или Взрослого. Часто, когда человек не знает, что делать, когда нет навыков взрослого поведения или ресурсов решить проблему, он использует стратегии, которые в детстве дали успешный результат. Позиция «я в домике», то есть игнорирование проблемы, — вариант такой стратегии. Человек, с одной стороны, понимает, что увольнение неизбежно, а с другой, включает внутреннего Ребенка, — комментирует ситуацию социальный педагог, психолог Татьяна Ходжаева.

Надо помнить, что отношения между работодателем и работником — это не только про соблюдение норм закона. Многое зависит от того, какие отношения выстраивают руководитель и кадровик с коллективом, с каким посылом знакомят с изменениями.

Не стоит занимать такую же детскую позицию: «А я сейчас начальнику пожалуюсь!». Ошибкой будет и разговор с позиции Родителя: «Как вам не стыдно? Вы обязаны подписать!». В переговорах займите позицию Взрослого: аргументируйте, опирайтесь на законодательные нормы, озвучивайте их собеседнику, — советует Татьяна Ходжаева.

Чтобы принять взвешенное решение, сотрудник должен понимать последствия своего отказа, знать, какие шаги предпримет работодатель, если не получит подписи под приказом. И об этом ему должны рассказать вы.

Вместо подписи — акт об отказе

В ситуации, когда после всех разъяснений сотрудник все же отказывается подписывать приказ, пригласите руководителя и двух свидетелей и еще раз предложите работнику ознакомиться с документом. Если снова отказ, вы должны составить акт (ст. 193 ТК РФ). Документ включает в себя:

реквизиты: дату, номер, ссылку на приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись, и состав комиссии с указанием должностей;
изложение фактов и шаги работодателя, например: «Комиссия подтверждает, что главный специалист службы снабжения Евгений Иванович Сидоров отказался подписывать приказ об увольнении»;
подписи членов комиссии и указание на количество экземпляров.

Предложите сотруднику подписать акт. Если тот отказывается и здесь ставить подпись, сделайте об этом запись и заверьте ее у свидетелей.

Обратите внимание: акт должен быть составлен в полном соответствии с законом. Если в документе будут искажены факты или не будет подписей свидетелей, это может стать поводом оспорить акт и сам приказ в суде. Сотрудник уже настроен на конфликт, и ваши ошибки будут ему только на руку.

Обязательно предупредите сотрудника, что отсутствие подписи не отменит действия самого приказа. Если работодатель решил уволить, то он сможет сделать это и без согласия работника. А отказ подписывать, например, приказ о направлении на медосмотр или в командировку может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины и повлечет меры административного воздействия.

Нет сотрудника — нет подписи

Бывает и так, что ситуация переросла в острый конфликт, когда работник и вовсе отказывается прийти в отдел кадров или даже на рабочее место. На этот случай в Трудовом кодексе нет четких указаний, но опытные кадровики советуют так же при свидетелях составить акт о попытке ознакомить работника с приказом. В акте указать все действия руководителя, сотрудников кадровой службы и самого сотрудника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Является ли нарушением законодательства, если дата ознакомления проставляется машинописным способом в приказах на отпуск, командировку, работу в выходные дни, в дополнительных соглашениях к трудовым договорам, в приказах на прием на работу, увольнение, перевод на другую работу?

В соответствии с частью третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Такая формулировка позволяет заключить, что обязанности работодателя знакомить работника со всеми существующими локальными нормативными актами не установлено. Работодатель обязан ознакомить работника лишь с теми документами, которые касаются его непосредственно. В ст. 68 ТК РФ в качестве такого документа прямо упомянуты правила внутреннего трудового распорядка. Очевидно, что к таким локальным нормативным актам относятся документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, с которыми работодатель обязан ознакомить работника под подпись в силу п. 8 ст. 86 ТК РФ, а также правила и инструкции по охране труда для работников, необходимость существования которых установлена частью второй ст. 212 ТК РФ. В остальном перечень документов, с которыми работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу, зависит от того, какие локальные акты приняты у конкретного работодателя и каково их содержание.
Трудовое законодательство не содержит требований о способе фиксации даты ознакомления работника с локальными нормативными актами, с приказами и распоряжениями работодателя, имеющими индивидуальный характер, с другими документами, касающимися трудовой деятельности работника. В законодательстве мы не обнаружили нормы, исключающей возможность проставлять дату ознакомления с внутренними документами организации не самим работником, а иным лицом. Не уточняется законодателем и способ фиксации даты заключения трудового договора. Статьей 67 ТК РФ предусмотрена только необходимость подписания сторонами двух экземпляров договоров. Закон не упоминает и о способе проставления на экземпляре работодателя даты получения работником своего экземпляра договора. От работника требуется только поставить собственноручно подпись при заключении трудового договора в письменной форме (дополнительного соглашения к трудовому договору).
Таким образом, то обстоятельство, что дата ознакомления работника с документом напечатана, а не написана самим работником от руки, само по себе не является нарушением действующего законодательства, если эта дата соответствует дате проставления работником своей подписи в подтверждение факта ознакомления с документом. По нашему мнению, работник, обнаруживший, что день ознакомления с документом и дата, проставленная в качестве такого дня, не совпадают, вправе не ставить свою подпись до устранения такого несоответствия.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

19 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:

бухгалтеры;
завхозы;
водители;
кладовщики и т.д.

Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.

Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.

Как передать материальные ценности

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы сотрудник, который увольняется, мог снять с себя ответственность, необходимо провести пересчет.

Для этого создается комиссия, и в присутствии всех заинтересованных лиц делают инвентаризацию по схеме, принятой в компании.

После того как будет подведен итог, комнату, где все хранится, закрывают на замок, накладывают печать. После финального трудового дня сотрудника, который покидает свое место, передают ценности новому работнику.

Кто принимает на себя материальную ответственность

При изменении МОЛ могут возникать разные ситуации, при этом закон не ограничивает действия организаций. Рассмотрим типичные случаи:

Есть другой коллега, который займет должность после ухода имеющегося.
Кандидата на замещение нет, и поиск займет неопределенное время. Чаще всего определяются с возможными претендентами в коллективе, нужно учитывать, что не с любым работником можно заключать договор об ответственности.

Нельзя закрепить ценности за лицом, еще не оформленным на эту должность.

В случае отсутствия кандидата, который будет постоянно занимать должность, работодатель временно назначает другого. С ним утверждают контракт и знакомят его с предстоящими обязанностями и полномочиями.

Проведение инвентаризации ценностей

Сверка при увольнении материально ответственного лица по собственному желанию всегда организуется с присутствием заинтересованных лиц. Порядок действий такой:

Создается приказ и комиссия.
Результаты фиксируются документально. Письменное заключение делается в 3 экземплярах. Два отдают МОЛ, а один – бухгалтеру.
При выявлении факта недостачи у виновного запрашивают пояснения.
Определяется сумма ущерба и взыскание.

Вам может быть интересно: Порядок возмещения работником материального ущерба

В ситуации, когда нет желающего принять материальные ценности на постоянную основу, проводят сверку на каждом этапе назначения временных сотрудников. Соответственно, и актов будет столько же. Последовательность действий:

Выбирается человек, который примет на себя обязанности увольняющегося, проводится пересчет с ведомостью.
Передается имущество.
Оформляется расторжение контракта.
Заключается договор с кандидатом.
Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего ответственного и заключается договор с вновь прибывшим. Передаются ценности.

Составление акта приема-передачи имущества

На основании этого документа приходят к выводу о том, что все ценности переданы и приняты. Акт должен содержать:

дату заполнения;
юридический адрес, название организации;
условия;
период хранения.

СОВЕТ! Рекомендуется отразить в акте таблицу с указанием стоимости имущества.

На документе ставят подписи руководитель предприятия, главный бухгалтер, непосредственный начальник, сотрудник, который принимает ТМЦ под контроль.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Инвентаризация

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

Оформление приказа о смене материально-ответственного лица

Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.

Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица

Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.

Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

Производится инвентаризация.
Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

дополнительном соглашении к договору;
должностной инструкции;
локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

работников административного органа;
сотрудников – бухгалтеров;
иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

Приказ о смене материально-ответственного лица.
Приказ о том, что проводится инвентаризация.
Инвентаризационные описи.
Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

Наименование учреждения.
Наименование документа.
Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
После руководителем вставляется слово «приказываю».
Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

приказа о смене материально-ответственного лица – word.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.
Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

название документа;
день заполнения бланка;
название фирмы, составившей данный документ;
наименование бланка;
ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.
акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Правила и сроки хранения

Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.

После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).

Читайте также: