Как добавить в битрикс вакансии
Опубликовано: 03.05.2024
Открываем горизонтальную вкладку «ЕЩЕ», «Процессы», выбрать процесс «Объявление вакансии подбор кандидата».
Система откроет новую форму с полями для создания заявки. Из готового списка выбираем вакантную должность и далее по схеме.
2. Через бизнес-процессы.
Открываем вкладку «Процессы в ленте», «Объявление вакансии подбор кандидата» и дальше работаем с новой карточкой.
Для удобства ссылку на эту страницу можно добавить в левое главное меню (активируем звездочку в конце названия бизнес-процесса перед началом строки фильтра).
После открытия процесса открывается страница активных объявлений о вакансиях, которые находятся в процессе подбора.
Форма карточки вакансии открытой с помощью вкладки процессы в ленте, имеет более компактную и удобную форму для работы, чем форма, которую открывают в ленте.
Наименование полей и их содержание в обоих формах совпадают.
Выбираем должность открываемой вакансии из реестра штатной ведомости компании. Если должность новая и отсутствует в списке, то открываем ссылку и регистрируем ее, потом подставляем в карточку вакансии.
Форма карточки новой должности содержит поля:
a. Название должности
c. Должностную инструкцию
d. Показатели деятельности
e. Профиль должности
f. Тесты для кандидатов
2. Шаг. Указать источник поиска кандидата – открытый источник или хантинг. Если источник открытый, то бизнес-процесс пойдет по направлению размещения информации об открытии вакансии в СМИ, если хантинг, то без СМИ.
3. Шаг. Указать причину открытия вакансии: в замен уволенного сотрудника или в следствии создания новой должности …
4. Шаг. Указать руководителя отдела для которого подбирается новый сотрудник (выбор из списка в структуре компании или по Ф.И.О. руководителя).
5. Шаг. Указать размер планируемой заработной платы.
6. Шаг. Отмечаем поле имеется ли должностная инструкция по данной вакансии.
7. Шаг. Вложить если это регламентируется правилами компании в поле файлы с заявкой и документами обоснованием открытия заявки (файлы формата Word, эксель или PDF). При необходимости вложения документов могут быть проведены позже.
8. Шаг. Отметить поле – «Будет ли предложено кандидату тестовое задание на период ознакомления или испытательного срока».
9. Шаг. Назначить ответственного за подбор вакансии из числа сотрудников отдела кадров компании. Назначение ответственным осуществляется руководителем отдела кадров или присваивается автоматически системой при сохранении карточки вакансии. В этом случае ответственным назначается сотрудник открывший вакансию.
10. Шаг. Служебное поле –"Директор по персоналу" заполняется системой автоматически и берет информацию из действующего штатного расписания компании.
После сохранения карточки вакансии система активизирует работу робота.
Робот отправляет сообщение ответственному сотруднику отдела кадров о том, что ему поручено подобрать кандидата на новую вакансию, в нашем примере – это ИT директор.
Все задачи подбора кадров осуществляются в рамках группы «Кадры». На общем облачном диске этой группы роботом автоматически создаются папки с номерами и названиями вакансий в которых аккумулируются и хранятся файлы и документы по проектам. В дочерних папках будут хранится резюме, поступившие от всех кандидатов и резюме кандидатов, отобранных для собеседований. В системной папке хранятся ссылки на интерактивную схему бизнес-процесса, блок схему и текстовое описание процедуру подбора (техническое задание).
Обычно облачный корпоративный диск для удобства работы синхронизируется с компьютерами сотрудников отдела кадров.
В папке заявки хранится файл – шаблон заявки на подбор кандидата, которую согласно регламенту компании, должен заполнить «ИНИЦИАТОР» руководитель отдела, открывшего вакансию.
Заполнена и сохранена форма заявки.
Роботы отправили уведомление ответственному и создали на диске группы все необходимые папки для хранения материалов.
В главном меню портала в разделе Бизнес-процессы загорелась сигнальная цифра, о том, что у сотрудника появилось новое невыполненное задание.
На экране видно, что в соответствии с правилами компании, ответственному поручена новая бизнес-задача, заполнить форму заявки.
Активизируем клавишу задачи приступить, получаем доступ к содержимому задачи, бланку заявки на вакансию и короткую ссылку к шаблону формы, которую, необходимо заполнить и прикрепить к заявке на вакансию.
Ответственный выполняет поставленную ему задачу, заполняет форму и вкладывает ее в соответствующее поле заявки, если нужно пишет комментарии и активирует клавишу «ЗАПОЛНИЛ».
Возможен вариант делегирования этого поручения начальником отдела кадров своему подчиненному. Тогда ответственным за данное поручение будет назначен другой сотрудник.
Так как, мы рассматриваем пример вакансии с вновь созданной должностью которая, на момент заявки отсутствовала в штатном расписании, то система направила уведомление и новую бизнес-задачу руководителю компании (генеральному директору).
Директор изучает обоснование, требования и параметры вакансии и принимает решение. Если директор отказывает, то все заинтересованные лица получат об этом уведомление, комментарии и система автоматически закроет заявку. Если руководитель выражает свое согласие и одобряет предложение Инициатора, то бизнес-процесс подбора кандидата продолжается по выбранному сценарию.
Согласно сценарию, дальше сотрудник отдела кадров получает новую бизнес-задачу разместить объявление об открытии новой вакансии в СМИ. После публикации сотрудник закрывает задачу.
Далее начинается процедура сбора и обработки резюме от кандидатов, откликнувшихся на объявление. Сотрудник ОК, переносит информацию папки на общем диске, получает задачу отобрать из общего пакета обращений 5-15 подходящих резюме, знакомит с ними ИНИЦИАТОРА поиска и закрывает задачу.
ИНИЦИАТОР завершает отбор и закрывает задачу.
Сотрудник ОК получает новую задачу организовать собеседование в офисе компании. Когда процедура согласования даты и времени проведения встречи осуществлена сотрудник ОК закрывает выполненную задачу.
Следующая задача для сотрудника ОК, это проведение запланированного собеседования кандидатов и ИНТИЦИАТОРА и ознакомление с итогами.
ИНИЦИАТОР получает бизнес-задачу оценить подходящую кандидатуру или дать заключение о необходимости продолжения поиска.
Свое решение ИНИЦИАТОР фиксирует в разделе комментарии.
Если по результатам собеседования удается подобрать достойную кандидатуру, то материалы на нее передаются в службу безопасности для проведения обязательных мероприятий по проверке кандидата на соответствие требованиям. Сотрудник отдела безопасности получает соответствующее уведомление и перед ним ставится бизнес-задача. Сотрудник безопасности выбирается системой автоматически из иерархической структуры компании. Если сотрудник безопасности отсутствует в списке, то система назначит задачу руководителю отдела безопасности или руководителю высшего звена.
Если сотрудник безопасности делает положительное заключение, то процедура оформления продолжается, начинается стадия оформления на работу, а статус заявки меняется на «ВАКАНСИЯ ЗАКРЫТА».
Если заключение сотрудника службы безопасности отрицательное, то подбор вакансии продолжается, и процедура возвращается на стадию публикации в СМИ.
В карточке вакансии в истории фиксируются все события, изменения статусов, переходы ответственности, комментарии сотрудников, время постановки и завершения задач.
При необходимости возможна корректировка текстов сообщений и задач описанного бизнес-процесса. Корректировку проводит сотрудник с правами администратора портала.
Для корректировки необходимо отрыть меню настроек, открыть шаблон бизнес-процесса на статусах и в редакторе провести правки.
Например, откроем статус «Новая вакансия», выберем активити задача –заполнить анкету для поиска кандидата. При открытии активити появляется доступ к описанию формы, содержимого, ссылкам и тексту задачи. Аналогично изменения можно внести в любую задачу, которая используется в нашем процессе.
Настройки доступов для сотрудников компании к бизнес-процессу «Заявки на подбор кандидатов» так же осуществляются в меню настройки. Возможность работы с заявками настраивается для каждого сотрудника индивидуально или предоставляется всем сотрудникам конкретного отдела компании.
Модуль позволяет организовать более удобную работу с вакансиями на сайте.
Есть деление на категории, архив вакансий и выгрузка в формате YVL
Будет полезен кадровым агентствам и любым компаниям с количеством вакансий более одной.
| 4.5.1 (25.06.2019) | Исправлен вывод свойств |
| 4.5.0 (25.06.2019) | Внесены доработки по новому шаблону |
| 4.4.3 (25.03.2019) | Исправлены ланги |
| 4.4.2 (21.03.2019) | Исправлен шаблон для внешних вакансий |
| 4.4.1 (14.03.2019) | Изменены кнопки веб-форм, добавлен новый шаблон |
| 4.4.0 (12.03.2019) | Изменены кнопки веб-форм, добавлен новый шаблон |
| 4.3.0 (28.02.2019) | Изменены кнопки веб-форм |
| 4.2.0 (27.02.2019) | Добавлены новые шаблоны для компонента, поля инфоблока и вебформа |
| 4.1.0 (05.12.2018) | Простой фильтр в списке вакансий |
| 4.0.0 (23.01.2018) | Изменен шаблон, а также добавлена веб-форма Рекомендовать кандидата |
1. Установить модуль. В процессе установки, отвечать на вопросы мастера.
ВАЖНО: если вы не создаете ИБ "вакансии", а подключаете существующий, в нем обязательно наличие следующих полей:
- Зарплата (salary)
- Занятость (employment)
- График работы (shedule)
В настройке компонента укажите:
Тип инфоблока: "Вакансии"
Инфоблок: Вакансии
3. Рекомендации по использованию:
выгрузка может происходить по нажатию кнопки "начать выгрузку" в административной части сайта (Админ часть - Сервисы - Вакансии)
либо - при включенном флажке "нужно ли повторять выгрузку после изменения/удаления/добавления вакансии" - выгрузка происходит автоматически при добавлении/удалении/изменении вакансии из админ. части.
Если необходимо, чтобы данный механизм работал при редактировании из публичной части - тогда в тексте соответствующей страницы нужно подключить модуль следующим образом:
CModule::IncludeModule("mcart.vacancy")
Если страниц, где может происходить редактирование, несколько, целесообразно подключить модуль в header.php шаблона сайта.
Также выгрузка может запускаться по расписанию.
Последняя версия модуля включает в себя компонент Вакансии
Для вывода вакансий - разместить его на нужной странице, выбрать в параметрах инфоблок с вакансиями.
Обратите внимание! Наши решения разработаны для сайтов/порталов с кодировкой UTF-8.
Поддержка осуществляется по почте: support@mcart.ru
Либо на сайте через форму "Оставить заявку": http://www.mcart.ru/support/
(рабочие дни с 10 до 19 по Москве)
+7(812) 309-78-93 Санкт-Петербург
+7(499) 703-44-96 Москва
+442039361455 Лондон
19042709971 США
Для оптимизации работы HR-специалистов есть профильные решения: Potok, FriendWork Recruiter, Хантфлоу. Но внедрение ещё одной системы не порадует ни айтишников, ни директора. Решение — использовать для работы с персоналом «Битрикс24». Ведь часто он уже внедрён в организации как внутренний портал, для ведения клиентов в CRM или управления задачами.
Если в компании работает до 100 человек, даже стандартные функции «Битрикс24», без доработок, закроют основные HR-потребности.
Распространяем информации о вакансии в разных каналах
Работа с кандидатами, особенно при постоянно открытых вакансиях, похожа на ведение сделки с клиентом. Важно правильно сделать «оффер», расширять воронку, двигать кандидата по стадиям, подогревать интерес к компании и вакансии.
Решение – использовать возможности CRM для управления наймом и адаптацией.
Начнём с оформления вакансии и расширения воронки.
В дополнение к размещению на популярных ресурсах, рекомендуем для каждой «постоянной» вакансии сделать посадочную страницу. Это позволит:
Дать любую информацию — нет ограничения на объём или содержание.
Рекламировать вакансию в соцсетях, используя контекстную или баннерную рекламу.
Разместить форму, заявка с которой автоматически появится в CRM-системе.
Мы подготовили универсальный шаблон — смотрите и скачивайте.
Универсальный шаблон посадочной страницы для найма сотрудника (собрано в «Битрикс24»)
Такой лендинг собирается на конструкторе Битрикс24 за два часа. Если вакансий много – сделайте копию и поменяйте текст и картинки.
Чтобы отслеживать конверсию, используйте форму Битрикс24 и сбор статистики по посещениям от Яндекса или Google. Вы поймёте, сколько кандидатов, которые просмотрели вакансию, решили оставить заявку.
Работаем с заявкой в Битрикс24
После передачи заявки в Битрикс24 нужно вести кандидата по этапам воронки, попутно подогревая интерес к вакансии и компании: пригласить в группу в соцсетях, написать письмо о приеме вакансии на рассмотрение.
Используйте для этого сделки Битрикс24. Чтобы не смешивать продажи и найм, стоит создать отдельное направление сделок и настроить стадии под ваш процесс. Мы рекомендуем:
Каждая стадия — разные ответственные и автоматизация.
Смотрите, как теперь удобно контролировать, сколько кандидатов и на каких стадиях:
Фильтруйте кандидатов по вакансии, на которую они откликнулись или по дополнительным параметрам. Например, по уровню желаемой зарплаты.
Автоматизируем работы с кандидатом
С помощью сделки Битрикс24 вы получаете доступ к автоматизации:
Отправки письма и SMS кандидатам
Постановки задачи для коллег
Например, мы в компании ИНТЕРВОЛГА используем:
Автоматическое письмо о получении отклика кандидата
Автоматические задачи для HR-специалиста и коллег
Создание встречи с кандидатом и заинтересованным сотрудником с нашей стороны
Отправку job-offer после собеседования
Для примера приведём вариант job-offer’а нашей компании:
, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:
Вы прошли отбор на позицию <название позиции, на которую выходит кандидат>.
Приглашаем вас присоединиться к нашей команде.
Ваши будущие задачи:
Выход на работу
Вас встретит и всё покажет
Вот ссылка на документ с общими правилами .
Не забудьте взять с собой
Условия вашей позиции
Заработная плата во время испытательного срока , после испытательного — .
Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы:
Поздравляю с хорошим стартом!
Используйте автоматизацию работы с кандидатами — это экономит время и уменьшает вероятность «забыть» о хорошем кандидате.
Делаем отчёты и думаем про KPI
Отчёты нужны и для сотрудника HR-команды, и для руководителя. Сотруднику они помогут показать объём работы и достижение показателей.
Руководителя отчёты интересуют с точки зрения улучшения показателей и введения KPI. Базовым отчётом рекомендуем делать воронку продаж. Она показывает конверсию на каждом шаге и позволяет понять, где «теряются» потенциальные сотрудники.
Так выглядит воронка, когда работа налажена плохо:
Видно, что до собеседования мало кто доходит.
А вот так выглядит “здоровая” воронка продаж:
Совет: выберите в фильтре конкретную вакансию и отслеживать ситуацию по ней.
Оформляем сотрудника на работу
Вывод человека на работу это понятный, но хлопотный процесс.
Чтобы никто ничего не забыл, можно автоматически делать задачу, когда наш кандидат переходит в статус «Принят». Контролировать исполнение задачи удобно по чек-листу.
Нам достаточно одной задачи и чек-листа, но можно и разделить их на отдельные задачи. В описании и пунктах чек-листа даются ссылки на нужные шаблоны документов. Оформление сотрудника на работу по чек-листу становится понятным делом и занимает 1,5 часа.
Скажем честно — для увольнения сотрудника тоже используется такая шаблонная задача с чек-листом. Своеобразный аналог «обходного листа».
Помогаем с адаптацией
Когда сотрудник оформлен и вышел на работу начинается следующий этап — адаптация и обучение.
Начните с базы знаний для нового сотрудника. Сделайте отдельную группу Битрикс24, где в закреплённом сообщении собраны ссылки на нужные документы и регламенты. При приглашении сотрудника в Битрикс24, добавьте его в эту группу.
Наблюдение: во многих компаниях есть культура «развития сотрудника». Это особенно распространено в IT — есть Career Development Plan и специальный процесс «целенаправленного роста квалификации». В таких компаниях после адаптации процесс не заканчивается. HR-служба и наставники отслеживают контрольные точки, планируют assessment-процедуры и знают про каждого «какой следующий шаг».
Совет: используйте канбан-доску группы и задачи Битрикс24 для демонстрации прогресса сотрудника. Задача в таком случае перемещается из стадии в стадию по мере «роста» сотрудника. Это добавит прозрачности и элемент соревновательности в обучение сотрудников.
Мнения практиков
К сожалению, не так много компаний в 21 веке понимают, что главный ресурс — это время. Компания, которая не автоматизирует процессы рекрутинга, столкнётся с множеством проблем в обозримом будущем. Отсутствие кадрового резерва, не систематическая работа с кандидатами, потеря откликов, отсутствие статистики – малая часть из них. Прямо и косвенные это отразится и на прибыли и на статусе компании на рынке. Мало кому приятно слышать негативные отзывы о рекрутерах, а они рано или поздно появятся и скажутся на воронке подбора персонала.
Данное решение позволит избежать ошибок на старте и систематизировать работу. У руководителей будет статистика и возможность управления, у исполнителей интуитивно понятная, удобная система работы с персоналом.
Борисова Яна Владимировна
Заместитель Генерального директора ЭСК Энергомост
Победитель бизнес премии Сколково в области Коучинга в работе с персоналом.
Международный HR с собственным бизнесом в ЮВА.
ИНТЕРВОЛГА активно применяет Битрикс24 в организации внутренних процессов. Наш HR-специалист фактически является заказчиком и драйвером автоматизации. Вот ее мнение о применении Битрикс24 в работе:
Ведение кандидата от отклика до адаптации в компании должно происходить на одном ресурсе. Мы выбрали для этого знакомый Битрикс24. Это полезный инструмент для всех сотрудников, в том числе и для hr-ов. Когда не хочется переходить на другие сервисы, настраивать синхронизации, все процессы можно выполнять в едином пространстве Битрикс24.
При использовании мобильной версии Б24 и интеграции с сайтами по поиску сотрудников, отклики прилетают в реальном времени. Удобно для быстрой обработки заявок. Также в дальнейшем история по кандидату хранится на одном ресурсе, и доступна не только сотрудникам hr-отдела, но и руководителям.
Правильно настроенные HR-процессы на базе Битрикс24 помогли повысить эффективность работы с кандидатами и избавиться от бумажной волокиты.
Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.
Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.
Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:
- маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
- постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
- есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.
Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.
Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж , это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.
В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны.
Почему вам это нужно
Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.
Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.
HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.
Кандидатов становится много, хаос усиливается:
- кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик),
- кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней,
- кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом,
- дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками,
- захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.
Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании.
С чего начать автоматизацию HR-процессов
Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.
Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.
Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:
- делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
- настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
- настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
- вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
- массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
- следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
- создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом.
- сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
- обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы,
- и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)
Автоматизация найма в Битрикс24
Для начала разберемся с сущностями системы.
Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.
Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.
Конечно, вы можете обсудим с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.
Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.
Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов
Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.
Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.
Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.
Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:
Переход на «Битрикс24» можно сравнить с переездом в другой офис: вам нужно все собрать, перевезти и распаковать на новом месте, ничего при этом не потеряв. У любой компании есть своя система работы с документами, привычные технологии общения и навыки реализации бизнес-процессов, клиентская база и т.д. – все это потребуется перенести в «Битрикс24». О том, как осуществить «переезд» без особых усилий, вы узнаете, прочитав эту статью.
Первые шаги: регистрация и настройка портала
Итак, для начала нужно зарегистрироваться на портале «Битрикс24» . По умолчанию всем клиентам предоставлен бесплатный тариф «Проект», но если вы хотите использовать все возможности сервиса, подключите тарифы «Команда» или «Компания» в разделе «Лицензия». Если перед покупкой вы хотите протестировать портал, подключите его демо-версию и пользуйтесь всеми возможностями, которые есть в верхнем тарифе, бесплатно - в течение месяца.
Следующий шаг – регистрация пользователей и отражение структуры компании на портале (раздел «Компания» - вкладка «Структура компании»). Очень важно четко отразить структуру так, как она есть – это поможет правильно распределить права и обязанности всех пользователей. Для начала достаточно указать руководителя компании и перечислить все подразделения. Добавить подразделение просто – достаточно кликнуть по кнопке в верхней части страницы раздела. Каждому новому подразделению нужно дать название и занести туда сотрудников, а также назначить руководителя. Сотрудников можно «перетаскивать» из одного подразделения в другое с помощью «мыши».
После того, как вы создали структуру компании, нужно настроить сам портал. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки портала» и указать название компании, которое будет отображать в логотипе (в шапке в левом верхнем углу), электронную почту, формат времени и даты, рабочий график (есть только в платном тарифе и в демо-версии). Здесь же можно отключить возможность писать в «Живой ленте» для всех сотрудников, оставив ее лишь некоторым пользователям. Еще одна настройка, на которую нужно обратить внимание – отключение сервисов, которые не будут использоваться в компании. Наконец, в этом же разделе , при необходимости, устанавливается ограничение для входа на портал по IP-адресу.
Загружаем документы для работы
Теперь нужно загрузить документы, с которыми будут работать ваши сотрудники. Если документов немного, можно загрузить их с помощью инструмента «Битрикс24.Диск» (раздел «Мой Диск»). Загрузить файлы можно также в разделе «Компания» - вкладка «Общий диск»: здесь удобно хранить образцы заявлений, договоров, записи телефонных разговоров и т.п. Но если документов много, проще установить фоновое приложение «Битрикс24» и подключить его к своему порталу. Тогда сервис сам синхронизирует файлы на вашем компьютере (не все, а только те, которые помещены в указанную вами папку) с теми, что хранятся на портале - и вы сможете работать с любыми документами, не загружая их.
Списки контактов, с которыми вы работаете, загружаются в разделе «CRM». Их можно импортировать из своего почтового клиента, из файла формата «.csv», а также из таблицы «Excel». Наконец, контакты можно загрузить из других CRM, используя партнерские приложения (их можно выбрать в разделе «Приложения»). Если контактов немного, проще занести их вручную с помощью кнопки «Добавить контакт» в разделе «CRM».
Скорее всего, у сотрудников вашей компании запланированы встречи и другие события. Если до этого вы вели общий календарь компании, можно перенести данные из него в инструмент «Календарь». Сделать это можно, кликнув по значку с шестеренкой в верхней части раздела «Календарь». Новые события можно заносить непосредственно в разделе с помощью инструмента «Планировщик задач», выбирая не только дату и время события, но и его участников. В «Планировщике задач» можно выбрать время, когда все участники события будут свободны, запросить от них подтверждение участия и настроить напоминание о событии.
Тонкости работы с «Битрикс24»
Чтобы в «Структуре компании» перенести сотрудника из одного отдела в другой, нужно нажать Shift и перетащить сотрудника «мышью»;
Администратор портала видит всю информацию, кроме приватной переписки пользователей;
Есть ограничения на объем загружаемых данных по тарифам: для тарифа «Проект» – 5 Гб, для тарифа «Команда» - 100 Гб;
Пространство для хранения данных можно арендовать (информация о стоимости в разделе «Лицензия»);
Доступ к разделу «CRM» можно ограничить (вкладка «Настройки» - «Права доступа»);
«Коробочная» версия «Битрикс24» - разновидность сервиса для компаний, которые не могут позволить себе хранить данные на удаленных серверах;
Удалить сотрудника из списка можно, выбрав пункт «Уволить» в контекстном меню (чтобы вызвать его, достаточно кликнуть правой кнопкой по карточке сотрудника);
Устанавливаем связь с миром: инструменты «Телефония» и «Почта»
После того, как вы сделали основные настройки, добавили пользователей и распределили их роли, самое время освоить инструмент «Битрикс24.Телефония». Для этого нужно зайти в раздел «Телефония», открыть вкладку «Настройки» и выбрать один из трех вариантов:
Привязать свой телефонный номер к порталу, чтобы с него можно было звонить из браузера;
Арендовать городской или федеральный номер. К нему можно будет приставлять добавочные номера для сотрудников, настраивать переадресацию на другие номера, в т.ч. мобильные, проверять номер по базе CRM во время звонка (когда вы звоните клиенту, зарегистрированному в базе, «Битрикс24» будет открывать его карточку);
Если у вас уже есть АТС, можно подключить ее к «Битрикс24» , и пользоваться всеми возможностями, которые дает инструмент «Телефония».
Чтобы настроить электронную почту компании, зайдите в раздел «Почта». На почтовом сервере компании нет ограничений по количеству места, зато есть антивирус и антиспам. Если у вашей компании еще нет адреса электронной почты, то можно зарегистрировать его здесь, используя домен @bitrix24.ru. Можно выбрать свое название домена, и зарегистрировать в «Битрикс24» почтовый ящик с ним. А если вы используете внешний почтовый сервис и не хотите от него отказываться, то просто интегрируйте его с «Битрикс24» .
Тонкости работы с «Битрикс24»
Сотрудники компании «1С-Битрикс» не имеют доступа к данным компаний, использующих сервис «Битрикс24»
На портал можно зайти с любого компьютера и мобильного устройства (при наличии Интернета);
Мобильные приложения «Битрикс24» разрабатываются для iOS и Android;
Настраиваем бизнес-процессы
Теперь пора автоматизировать в «Битрикс24» привычные действия для сотрудников компании – осуществление звонков, обработку лидов, постановку задач и т.д.
Чтобы автоматизировать бизнес-процесс для всех сотрудников компании, можно создать список (раздел «Компания» - вкладка «Списки»). Список можно настроить произвольно, настроив любое количество полей и дав им свои названия. После настройки нужно выбрать действия, которые нужно произвести: двухэтапное утверждение, экспертная оценка.
Для примера настроим бизнес-процессы в CRM по обработке лидов: на странице раздела нужно открыть вкладку «Настройка бизнес-процессов» и выбрать пункт «Обработка лидов» (можно также свой бизнес-процесс). После этого можно сформировать свой сценарий обработки каждого типа лидов: например, лиды с сайта компании обрабатывает один менеджер, лиды с телефонных звонков – другой и т.п. Можно указывать неограниченное количество условий, настраивая шаблон бизнес-процесса, как вам хочется.
Приглашаем сотрудников на портал
Все готово для работы – пора пригласить сотрудников на портал (кнопка «Добавить» в верхней части страницы, под логотипом, – «Пригласить сотрудников»). В появившемся окне нужно указать адреса электронной почты ваших сотрудников. В этом окне также есть вкладка «Добавить» - с ее помощью можно добавить сотрудников сразу в выбранные вами отделы, заполнив за каждого сотрудника основную информацию – имя, фамилию, адрес электронной почты, пароль и т.д.
Тонкости работы с «Битрикс24»
Резервную копию своего портала можно получить по запросу в компании «1С-Битрикс». Резервную копию «коробочной» версии пользователи могут делать сами;
Полностью удалить профайл пользователя с портала нельзя;
Удалить группу можно на ее странице (кнопка «Действия);
В «коробочной» версии тоже можно устанавливать партнерские приложения;
Для получения помощи по настройке «Битрикс24» можно обратиться к компании Эм Си Арт – золотому сертифицированному партнеру «1С-Битрикс»;
Интегрируем «Битрикс24» в работу компании
Осталась самая главная задача – вовлечь своих сотрудников в использование «Битрикс24» в повседневной работе. Первое, что они видят, когда заходят на портал – «Живая лента» компании. Поэтому администратор портала должен позаботиться о том, чтобы там была интересная и актуальная для новых пользователей информация. Чтение постов в «Живой ленте», как и в любой социальной сети, помогает им освоиться и понять, какие правила действуют на портале. Можно сразу начать с обсуждения рабочих вопросов и попросить самых активных сотрудников прокомментировать их.
Теперь можно приступить к созданию задач. Лучше начинать с простых: укажите поручение, ответственного исполнителя и крайний срок выполнения задачи. Позже можно начинать вести учет времени, создавать свои шаблоны задач и т.п. Найти справочную информацию по задачам (как и по любому другом разделу) можно, кликнув по знаку вопроса, расположенному в верхнем правом углу страницы.
Для обсуждения и решения задач сотрудникам пригодится бизнес-чат. Его отличие от внешних мессенджеров в том, что все сотрудники уже есть в списке контактов, и вам не надо никого добавлять и регистрировать. А вот внешним пользователям бизнес-чат недоступен – поэтому сотрудники спокойно могут общаться, не опасаясь утечки информации.
Сотрудникам следует рекомендовать синхронизировать свои рабочие папки с инструментом «Битрикс24.Диск» в их аккаунтах. Тогда можно будет редактировать общие документы и делиться ими, что особенно удобно при подготовке презентаций и других публичных мероприятий.
Всем, кто освоил работу на портале, можно смело предлагать мобильную версию «Битрикс24» . В ней пользователям доступны те же инструменты, что в браузерной версии – «Живая лента», «Задачи», «Календарь» и т.д. Если пользователю пришло новое сообщение на портале – на телефон придет уведомление об этом.
Следующим этапом является внедрение CRM. Начать его следует с занесения и обработки лидов, а также активной работы с существующими контактами компании. По статистике, процесс полного вовлечения сотрудников в «Битрикс24» занимает три месяца: по прошествии этого времени можно заметить первые положительные результаты.
Тонкости работы с «Битрикс24»
Администратор может удалить любую группу, зайдя на ее страницу и выбрав соответствующий пункт в меню «Действия»;
Уволенные сотрудники не входят в число 12 пользователей, которые могут работать в бесплатной версии портала;
Видеозвонками в «Бизнес-чате» одновременно могут пользоваться четыре сотрудника;
Облачную версию портала можно перенести в «коробочную» (и наоборот), обратившись в техподдержку;
Экстранет (возможность приглашать внешних пользователей) доступен только в коммерческих тарифах. Для того, чтобы пригласить внешнего пользователя, нужно сначала создать рабочую группу. Он будет видеть переписку только в этой группе;
Читайте также: