Анкета увольняющегося сотрудника для чего нужна

Опубликовано: 19.09.2024

В ходе деятельности в организации происходит постоянное движение рабочей силы по различным причинам. Анкета при увольнении имеет важное значение для: выяснения причин увольнения и дальнейшего улучшения условий труда работников.

Анкета при увольнении не является обязательным документом, который должен быть заполнен. Анкета, заполняемая при увольнении сотрудником не имеет нормативных оснований и не может быть обязательным документом к заполнению. Даже если информация о заполнении данной анкеты прописана в коллективном договоре, необходимость ее заполнения не должна быть навязана, а может быть рекомендована.

Введение анкетирования увольняющихся является новым для российских компаний. Выясним, как сформировать анкету для дальнейшего анализа причин увольнения.

Роль анкеты при увольнении для организации

В ситуации, когда работник отказывается заполнить анкету, рекомендуется провести беседу с увольняющимся работником о том, что она важна для улучшения условий работы для сотрудников, продолжающих работать чтобы квалифицированные специалисты не уходили в конкурирующую фирму. Рекомендуется провести анкетирование в устной форме, что может дать больше информации, чем формализованная анкета.

Полученная информация не должна являться простой формальностью, полученные результаты необходимо обработать для снижения текучести кадров, улучшения социально-психологического климата в коллективе, при этом, увольняясь, работник может честно изложить свои пожелания, предложить интересные возможности для реализации каких-либо улучшений.

При условии, если работник увольняется по инициативе работодателя, анкета к заполнению не предлагается.

Что дает анкета уволенного работодателю

В качестве одного из этапов процедуры расторжения трудовых отношений во многих компаниях применяют завершающее интервью с увольняемым. Как правило, его проводит индивидуально менеджер по персоналу, а для высшего менеджмента эта функция возложена на генерального директора. Для его более быстрого и качественного проведения применяют специальный опросный лист – анкету. В ней структурированы вопросы, позволяющие получить информацию об удовлетворенности сотрудника заработной платой, рабочим местом, режимом труда и отдыха, карьерными перспективами, моральным климатом в коллективе.

В результате анкета при увольнении сотрудника позволяет фирме определить:

почему уходит работник;
что могло бы заставить его передумать и остаться;
какие факторы повлияли на его решение покинуть фирму;
какое мнение у него сложилось о компании;
что можно было бы улучшить, а главное – в какой конкретно области управления персоналом;
каково качество работы менеджеров по персоналу.

Сотрудник, уходящий из компании, уже не скован боязнью потерять источник дохода, политическими и тактическими карьерными мотивами, страхом перед руководителем. В связи с этим в анкете он может дать честные ответы, выражающие его индивидуальные оценочные суждения. Хотя можно возразить, что мнение 1 человека не важно и не меняет ситуацию. Однако если схожих мнений будет много, они начинают носить уже объективный характер и отражать взгляд со стороны на реальную ситуацию в компании.

Кроме того, впоследствии сотрудник наверняка будет излагать свое мнение о компании окружающим. И если это единичные случаи, репутация компании вряд ли серьезно пострадает. Но если негативные отзывы носят массовый характер – репутационные потери организации могут стать довольно существенными. В итоге, организация может столкнуться с ситуацией, когда в нее начнет приходить только персонал с невысокой квалификацией и низкой ответственностью.

На основе полученных после анкетирования данных менеджмент может:

корректировать свою работу;
улучшить общее качество управления;
повысить лояльность персонала;
улучшить репутацию организации на рынке труда.

От удовлетворенности работников зависит их производительность, а следовательно – и процветание компании в будущем.

Порядок формирования анкеты при увольнении

Все анкеты являются целевыми, поэтому важно отобрать те вопросы, которые наиболее важны для работодателя. Также анкета увольняющегося не должна быть очень перегруженной – необходимо определить количество вопросов, т.к. бывший работник не заинтересован заполнять дополнительные документы.

Анкеты в большинстве случаев состоят из:

Вопросы анкеты работника

Анкета при приеме на работу не является обязательным документом, она разрабатывается кадровиками, утверждается руководством организации и может содержать большое количество вопросов на разные темы (см. образец).

Образец анкеты при приёме на работу.

Например, о профессиональных умениях, хобби, предпочтениях и стремлениях человека. Спрашивать гражданина о религии, политике, личном отношении к другому человеку и тому подобное нельзя, это является нарушением его законных прав и законодательства Российской Федерации. В какого бога верить, за кого голосовать на выборах, любит он свою жену или нет – это сугубо личное дело человека, никак не относящееся к его профессиональной деятельности.

В анкету могут быть включены вопросы:

общие ознакомительные;
об образовании и предыдущей трудовой деятельности;
о том, чего он хочет добиться;
о личностных качествах;
об увлечениях.

Первый этап подбора персонала – знакомство с человеком, то есть нужно узнать его имя, адрес проживания, номера телефонов, адрес электронной почты, прочие контактные данные, дату и место рождения, женат (замужем) или нет, есть ли дети, состав семьи и так далее.

На втором этапе нужно узнать, где и на кого учился человек, каков уровень его образования: средне-специальное, высшее (возможно, два и более), есть ли ученые степени. Не помешает включить вопрос о дополнительном образовании. Возможно, человек в совершенстве знает какой-либо иностранный язык, обучался различным компьютерным программам, проходил прочие профессиональные курсы обучения. Должны быть включены вопросы о предыдущих местах трудоустройства, занимаемых должностях и выполняемых обязанностях. Желательно, чтобы кандидат точно указал, что он делал на своем рабочем месте.

На третьем этапе нужно понять, на какую должность претендует соискатель, кем видит себя в будущем и чего он хочет получить от работодателя. Для одного человека важна достойная заработная плата и стабильность, а для другого – возможность самостоятельно принимать решения.

На четвертом этапе человек должен написать о том, какими положительными качествами, помогающими ему в работе, он обладает. Не помешает включить вопрос и о его отрицательных качествах.

На последнем этапе можно спросить об увлечениях человека: как он проводит свое свободное время, чем любит заниматься, где предпочитает отдыхать и так далее.

Пример анкеты для увольняющегося сотрудника

Анкета предполагает проведение анализа причин увольнения сотрудников и рабочих с предприятия. Полученные данные будут направлены на улучшение условий работы персонала на предприятии.

Анкетирование является анонимным, поэтому общие сведения заполняются по вашему усмотрению.

Пожалуйста, подчеркните ответ, который больше подходит к вашей ситуации.

Сообщите некоторые сведения о себе:

– Ваш возраст _ Ваш пол: муж. / жен.

– Образование: высшее, н/высшее, среднее профессиональное, среднее

– Стаж работы в организации _

– Занимаемая должность _

1. Какова причина Вашего ухода?

– Не видите возможности продвижения по службе

– Невозможность в полной мере реализовать свои знания, опыт и навыки, отсутствие перспектив на работе

– Несоответствие профессиональных знаний участку работы

– Удаленность от дома

2. Чем Вы планируете заняться после увольнения?

– Я не планирую работать

– Предложений нет, но предполагаю, что смогу найти работу

3. Что препятствовало Вашей работе на Вашей должности?

– Не нравится профессия

– Мне не достает образования / квалификации

– Не достаточный уровень квалификации коллег

4. Что, на Ваш взгляд, можно отнести к положительным сторонам организации?

– Надежность и перспективность организации

– Высокий уровень профессионализма сотрудников

– Хорошие взаимоотношения в коллективе

5. Как бы Вы оценили психологический климат в вашем коллективе?

– Отношения в коллективе дружеские.

– Коллектив работает слажено.

– Работники конфликтуют между собой

6. В каком случае Вы готовы пересмотреть свое решение об увольнении?________________________________________________________

7. Ваши рекомендации и пожелания (если есть)__________________

Зачем заполнять анкету уходящему работнику

Сотрудник может и отказаться от анкеты и/или участия в интервью. И это никак не влияет на его возможность уволиться. Но таким образом он лишается возможности донести свою точку зрения до руководства компании. Чтобы что-то поменять, нужно как-то заявить о своем недовольстве. Только тогда работников услышат и вероятно что-то поменяют. Кроме того, у сотрудника есть право не отвечать на наиболее сложные, по его мнению, вопросы. Поэтому трудящемуся лучше все же не отказываться от оформления этого необязательного документа.

Для работника при увольнении заполнение анкеты – это возможность изложить:

какова реальная причина увольнения сотрудника;
какие недочеты в организации своей работы он видел;
деликатно донести до руководства недостатки своего непосредственного начальника;
изложить возможные пути улучшения ситуации.

Ведь больше такой возможности у него не будет, так как последующие беседы с друзьями и знакомыми ситуацию не улучшат и не изменят. Поэтому необходимо, стараясь отбросить эмоции, четко изложить факты, которые повлияли на решение уйти и те проблемы, которые есть в организации.

Не нужно выдумывать, какую причину назвать при увольнении в опросе. Лучше написать как есть, или если по мнению работника это может навредить, пропустить данный пункт. Хотя работнику и придется высказываться честно уже при увольнении, для компании его ответы немаловажны.

Дальнейшие действия работодателя при получении заполненной анкеты

Получение обратной связи от бывшего работника – важная составляющая при выявлении причин увольнения при том, что анкетирование относится ко всем увольняющимся. Можно провести устный опрос, но при условии, что в компании не увольняются сотрудники каждый день, ответы забываются, поэтому, чтобы сформировать реальную картину, можно собрать несколько анкет для анализа.

Зачем проводят выходной опрос увольняющегося работника?

Анкетирование увольняемых работников проводится с целью анализа полученной информации и принятия соответствующих кадровых решений.

Назначение опроса:

HR- специалисты утверждают, что письменный или устный опрос увольняемого работника сглаживает «острые» углы при конфликтном уходе. Сотрудник понимает, что его претензии «услышат», высказывает истинное мнение о работодателе, «выпускает пар». Если доводы объективны, это позволит нанимателю улучшить деятельность предприятия, а работнику вернуться на прежнее место.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Если в коллективном договоре организации прописано, что при увольнении работник должен заполнить анкету. Что делать, если увольняющийся отказывается?

Ответ: Анкета носит рекомендательный характер, поэтому нельзя принуждать увольняющегося заполнить ее, тем более нельзя угрожать задержкой выплат и выдачей трудовой книжки. Можно провести опрос устный опрос.

Вопрос №2: Можно ли работникам предоставить возможность не отвечать на некоторые вопросы?

Ответ: Можно. Только если работник вам доверяет, т.к. некоторые ответы могут быть отмечены другим человеком. Посмотрите, не стоит ли переформулировать вопросы, не носят ли они личный или провокационный характер.

Как правильно заполнять?

Документ для заполнения не должен быть перегружен вопросами, его целью выступает определить истинные причины ухода сотрудника. Если работодатель желает получить более расширенную информацию, рекомендуется дополнительно провести небольшой устный опрос человека кадровиком.

Введение с обозначением цели заполнения бумаги, просьба быть искренним.
Обозначение должности гражданина и структурного подразделения. Ф. И. О. указывать не требуется. Можно дополнительно добавить пункт об анонимности опроса.
Основная часть содержит вопросы о соответствии работы ожиданиям человека, о времени принятия решения об уходе, причинах (их можно указать несколько), об оценке коллектива и психологической обстановки. Сотрудника также спрашивают, что он считает необходимым изменить в организации и что его устраивало.
Отдельно вынесен пункт, где работник на свое усмотрение может оставить пожелания и рекомендации бывшему нанимателю.
Завершается заполнение документа указанием даты оформления и выражением благодарности сотруднику за содействие.

Работник может не отвечать на некоторые вопросы, если считает их неуместными, провокационными или не желает выражать свое мнение.

Если сотрудник не нашел подходящего ответа, он вправе дописать свой вариант на бланке или сообщить его кадровому работнику в устной форме. Также допускается в документе оставлять свои комментарии к пунктам.

Кадровому работнику рекомендуется активно взаимодействовать с работником — разъяснить цель заполнения, при необходимости помочь с оформлением, уточнить ответы, предложить пути решения конфликта во избежание ухода человека (если организация в нем заинтересована) и так далее.

Оценка овчинки и выделки

Любой руководитель, прежде чем указать на дверь, должен задать себе вопрос: можно ли избежать расставания? Нужно сначала оценить причины, которые подвигли принять роковое решение, и попробовать найти минимально затратные способы их решения, позволяющие избежать увольнения.

За какие нарушения трудовой дисциплины можно применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения?

Работника можно уволить за несоответствие занимаемой должности, если недостаточность его квалификации подтверждена результатами аттестации. Увольнение допускается при соблюдении определенных условий. Посмотреть условия

Роль анкеты при увольнении для организации

При условии, если работник увольняется по инициативе работодателя, анкета к заполнению не предлагается.

Причины увольнения, которые устроят работодателя

Однако не всё так плохо. Сам факт увольнения не является чем-то криминальным. Даже самые высококвалифицированные специалисты время от времени меняют место работы. Главное — правильно сформулировать причины увольнения
с работы для резюме. Так, чтобы они устроили потенциального работодателя и не дали повода заподозрить в вас конфликтного человека или плохого специалиста. Перечислим лучшие варианты формулировок для различных ситуаций.

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по собственному желанию — слишком общая формулировка. Она не говорит ни о чём. Иногда подобная запись в трудовой книжке служит лишь маскировкой увольнения по статье. Поэтому обязательно нужно дать краткое, разумное и чёткое разъяснение. И желательно писать и говорить правду. Рекрутер всегда может позвонить на предыдущее место вашей работы, поэтому с высокой степенью вероятности обман всплывёт и лишит вас малейших перспектив трудоустройства в данную компанию.
Формулировку «из-за низкой зарплаты» лучше заменить на «отсутствие у фирмы финансовых ресурсов на материальное поощрение сотрудников». Ещё лучше, если на предыдущем месте работы произошло массовое снижение зарплат. В обоих случаях вы показываете, что дела у компании пошли не лучшим образом. Увольнение произошло из-за объективного обстоятельства, не зависящего от ваших компетенций.

Не стоит говорить о непорядочности начальства. Лучше сформулировать «компания не выполняла обязательства перед сотрудниками». Могут быть и другие причины увольнения по собственному желанию. Оптимальная стратегия — акцентирование внимания на действиях компании, но не директора или коллег! Постарайтесь показать, что причина увольнения — никак не зависевшее от вас обстоятельство.

Увольнение в связи с переездом

Увольнение в связи с переездом не нуждается в объяснениях, если месторасположение сменила сама компания. В этом случае мотивы сотрудника изначально понятны. В остальных — обязательно возникнут дополнительные вопросы. Работодатель может поинтересоваться, как часто вы переезжаете, почему сменили место жительства и не планируете ли сделать это в ближайшее время. Нельзя давать повода думать, что вы можете сорваться с места в любой момент и придётся искать нового сотрудника.
Шаблон резюме

Увольнение по сокращению

Если вас сократили по причине, не зависящей от вашего профессионализма, обязательно её укажите. Например, «сокращение штата произошло из-за реорганизации , «ликвидирована должность из-за сокращения штата». Лучше, если увольнение объясняется внешним фактором, который не зависит от ваших компетенций.
Шаблон резюме

Увольнение по причине невыполнения работодателем своих обязанностей

Вполне уважительная причина смены места работы. Главное, подать её без личных оценок и обвинений конкретных лиц (директора, начальника отдела, других менеджеров и сотрудников). Ещё лучше, если можете кратко и убедительно доказать факт невыполнения. Например, выплата зарплаты в меньшем размере, не прописанные в трудовом соглашении требования и так далее.
Шаблон резюме

Увольнение по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон — довольно нейтральная и мало что говорящая причина, регламентируемая статьёй 78 Трудового кодекса РФ. Поэтому будьте готовы кратко, честно и убедительно разъяснить, почему именно вы ушли с предыдущего места работы. «Увольнение по соглашению сторон» — это не причина, а следствие. При разъяснениях учтите рекомендации из раздела нашей статьи «Увольнение по собственному желанию». Во многом эта причина совпадает с «по соглашению сторон».
Шаблон резюме

Порядок формирования анкеты при увольнении

Анкеты в большинстве случаев состоят из:

Пример анкеты для увольняющегося сотрудника

Анкетирование является анонимным, поэтому общие сведения заполняются по вашему усмотрению.

Пожалуйста, подчеркните ответ, который больше подходит к вашей ситуации.

Сообщите некоторые сведения о себе:

– Ваш возраст _ Ваш пол: муж. / жен.

– Образование: высшее, н/высшее, среднее профессиональное, среднее

– Стаж работы в организации _

– Занимаемая должность _

1. Какова причина Вашего ухода?

– Не видите возможности продвижения по службе

– Невозможность в полной мере реализовать свои знания, опыт и навыки, отсутствие перспектив на работе

– Несоответствие профессиональных знаний участку работы

– Удаленность от дома

2. Чем Вы планируете заняться после увольнения?

– Я не планирую работать

– Предложений нет, но предполагаю, что смогу найти работу

3. Что препятствовало Вашей работе на Вашей должности?

– Не нравится профессия

– Мне не достает образования / квалификации

– Не достаточный уровень квалификации коллег

4. Что, на Ваш взгляд, можно отнести к положительным сторонам организации?

– Надежность и перспективность организации

– Высокий уровень профессионализма сотрудников

– Хорошие взаимоотношения в коллективе

5. Как бы Вы оценили психологический климат в вашем коллективе?

– Отношения в коллективе дружеские.

– Коллектив работает слажено.

– Работники конфликтуют между собой

6. В каком случае Вы готовы пересмотреть свое решение об увольнении?________________________________________________________

7. Ваши рекомендации и пожелания (если есть)__________________

Причины увольнения, которые называют чаще всего

Чтобы подчеркнуть важность момента, достаточно посмотреть на результаты опроса российских работодателей. Так, 92% респондентов спрашивают кандидатов о причинах увольнения с предыдущих мест работы. 6% ответили, что это зависит от должности, на которую претендует соискатель. И лишь 2% отметили, что нет смысла спрашивать, поскольку вряд ли кандидат расскажет правду.
Самые распространённые причины увольнения в резюме:

«По собственному желанию». Ни о чём неговорящая формулировка, которая наверняка вызовет дополнительные вопросы. «Собственное желание» может включать в себя множество причин, начиная с конфликтов с коллегами или начальством и заканчивая нежеланием отдела кадров оформлять увольнение по статье ТК РФ.
«Из-за сложившихся обстоятельств». Та же проблема — неинформативно. Под сложившимися обстоятельствами может подразумеваться что угодно.
«Низкая зарплата». В ряде случаев уместная причина, однако, с подобным аргументом стоит обращаться предельно осторожно. Начальству может нравиться амбициозность и целеустремлённость сотрудников, но мало кому нужен специалист, готовый в любой момент сбежать к конкурентам ради пары лишних тысяч в месяц.
«Проблемы в трудовом коллективе» и «расхождение во взглядах с руководством» также нуждаются в дополнительных разъяснениях. Работодатель наверняка захочет их получить, чтобы случайно не взять источник конфликтных ситуаций к себе на работу.

Все эти причины нуждаются в дальнейших уточнениях. Около 2,5% соискателей даже на прямо заданный вопрос отвечают «не хочу говорить об этом». И закономерно получают отказ от работодателя.

Дальнейшие действия работодателя при получении заполненной анкеты

Причины, которые нельзя указывать

Рассмотрим причины, которые не стоит указывать ни в коем случае, даже если именно из-за них вы меняете место работы:

«Чрезмерные нагрузки». Можно упоминать лишь в том случае, если убедительно докажете, что ноша действительно была неподъёмной.
«Конфликты с коллегами». Никто не жаждет заполучить сотрудника, который не может найти общий язык с коллективом.
«Конфликты с руководством». То же самое. В лучшем случае произойдёт полный разбор конфликтной ситуации, до мельчайших подробностей. В худшем — вам сразу укажут на дверь. Особенно если конфликтные ситуации стали причиной смена не одного места работы, а двух, трёх и более.
«Из-за сокращения, из-за окончания испытательного срока, из-за кризиса». Все три объяснения выдают в вас плохого специалиста, даже если это далеко не так. Работодатель изначально предполагает, что вас скинули, как балласт, при первой же возможности. И не факт, что будет возможность объясниться.
«Зарплата в конвертах». Не стоит рассказывать, что компания, в которой вы работали ранее, уклоняется от уплаты налогов. Работодатель сразу же начнёт думать, что вы сможете рассказать, когда будете уходить уже из его . Мало кому нужен сотрудник, готовый в любой момент беспричинно сорваться с места и перейти к конкурентам.
«Ненормированный рабочий день, плохие условия труда». Компании нужны работники, готовые вкалывать. В идеале — по 24 часа в сутки. Подобная причина увольнения в резюме заставит потенциального начальника предположить, что он имеет дело с лентяем, боящемся малейших трудностей. Сможете ли вы убедить его в обратном — вопрос.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №2: Можно ли работникам предоставить возможность не отвечать на некоторые вопросы?

Как правильно указать причину увольнения

На вопрос, что писать в причине увольнения в резюме, эксперты в сфере HR рекомендуют:

По возможности лучше не писать ничего, но быть готовыми ответить на дополнительные вопросы рекрутера. Стоит указывать причину лишь в двух случаях: если это выгодно для вас, и если таковы требования работодателя.
Если писать, то ограничиться записью в трудовой без упоминания спорных моментов. Лучше потом на собеседовании представить свою версию событий.
Говорить правду, но постараться преподнести её в выгодном для себя свете.

Итак, мы разобрались, что писать «низкая заработная плата», «большие нагрузки» или «отсутствие повышения» не стоит. Осталось рассмотреть варианты, которые устроили бы потенциального работодателя. Вот несколько аргументов, подходящих для резюме и собеседования:

Многие компании проводят с увольняющимися сотрудниками прощальные интервью, или как их принято называть в HR-среде — экзит-интервью. Но где-то это действительно полезный инструмент, а где-то — чисто формальная процедура, которая ничего не дает. Как использовать ее для дела? Мы поговорили с HR-специалистами, как организовать правильное экзит-интервью. И кому и зачем оно нужно.

Есть как минимум пять полезных целей, для которых компании важна информация из прощального интервью.

1. Через причины увольнения понять HR-проблемы. Самая очевидная цель — выяснить истинные причины увольнения по собственному желанию.

Регулярный анализ этих причин позволит сделать ряд важных выводов о проблемах рекрутинга, систем мотивации, организации труда в компании, узнать о скрытых конфликтах внутри коллектива и поработать над решением этих проблем.

Конечно, есть и другие, объективные инструменты для исследования своих HR-процессов и инструментов. Например, с помощью Банка данных заработных плат можно сравнить зарплаты, льготы и компенсации в вашей компании с условиями в компаниях, которые ищут таких же сотрудников в тех же регионах и профобластях. С помощью HR-аналитики «Люди в цифрах» можно узнать, вакансии каких компаний привлекают ваших сотрудников, чтобы потом предметнее разобраться, что у конкурентов лучше, чем у вас. А сервис «HR-бенчмаркинг» позволяет сравнить сразу несколько ваших HR-метрик с рыночными. Но есть проблемы, которые можно узнать только от своих уходящих сотрудников. И лучше сделать это до того, как эти сведения появятся в публичных отзывах.

Например, Юлия Конецкая, основатель и партнер компании Resume Force и сертифицированный аналитик в области поведения человека (CPBA), однажды с помощью прощальных интервью установила, что старожилы в одном из подразделений западной компании, в которой внешне была неплохо развита корпоративная культура, систематически «выдавливали» из компании новичков, не передавая им важную для работы информацию и устраивая настоящую травлю. При этом сами старожилы постоянно жаловались HR-службе на тяжелые условия труда, а текучесть объясняли тем, что никто, кроме них, не в состоянии выдержать такую напряженную работу.

2. Выявить неочевидные нарушения. Несколько управленцев, с которыми мы побеседовали во время подготовки этой статьи, признались, что из прощальных интервью узнавали о фактах хищений, откатах в процессе закупок, тендеров и о других серьезных нарушениях корпоративных политик компании. Впоследствии внутренние расследования подтверждали эти факты. С одной стороны, если человек уходит из-за конфликта с кем-то из коллег, он может из мести оговорить его, так что к таким сведениям нужно относиться с осторожностью. С другой стороны, увольнение может освободить человека от причин, которые раньше вынуждали его молчать об известных ему нарушениях, поэтому проверять такие сигналы все-таки стоит.

3. Предотвратить необдуманное увольнение «на эмоциях». Бывает, человек погорячился и написал заявление из-за гнева или обиды на какую-то вполне решаемую ситуацию. Тогда правильно поставленные вопросы помогут ему трезво обдумать необходимость ухода. Если одновременно он видит неравнодушное отношение, готовность выслушать, то может изменить решение и без уговоров — порой достаточно просто напомнить, что он вправе это сделать.

Сейчас не то время, когда можно «разбрасываться» профессионалами по принципу «хочет уйти — пусть уходит». Во-первых, есть проблема нехватки специалистов, которые обладают достаточным набором навыков и нужной квалификацией. Это подтверждают как опрос Службы исследований HeadHunter, так и международное исследование Hays и Oxford Economics, согласно которому показатель несоответствия потребностей бизнеса и умений работников достиг самого высокого уровня с 2012 года. Проще говоря, найти квалифицированного сотрудника трудно. Скорее всего, удержание уходящего сотрудника обойдется дешевле поиска и адаптации нового.

4. Защитить репутацию компании. Если сотрудник уходит из-за конфликта или с накопленной обидой на руководителя либо компанию в целом, с чувством, что его здесь недооценили, он может после увольнения распространять негативные отзывы о работодателе. Чтобы этого не произошло, порой достаточно дать ему возможность «выпустить пар» на выходе, внимательно выслушать и дать обратную связь в уважительной форме, помочь взглянуть на ситуацию с другой стороны. По крайней мере, зная негативные настроения уходящего сотрудника, можно вместе с PR-службой подготовиться к возможному информационному удару по репутации компании. Кто предупрежден — вооружен.

5. Оставить открытой дверь для возвращения. «С глаз долой — из сердца вон» и «Нельзя дважды войти в одну реку» — это слабые HR-подходы. Лучше брать пример с компаний, которые всерьез работают над своим HR-брендом. Одно из направлений такой работы — сохранять и поддерживать добрые отношения с бывшими сотрудниками.

У человека могут быть разные причины для увольнения — вполне вероятно, что на данный момент он достиг в вашей компании потолка, а где-то в другом месте ему открываются новые возможности. Но, во-первых, хорошие возможности для него однажды могут открыться и у вас, а вам проще будет пригласить человека, уже знакомого с внутренней кухней, в чьей компетенции вы уверены, чем тратить время и средства на подбор новичка. Во-вторых, даже если этого не произойдет, при добрых отношениях можно рассчитывать на то, что бывший сотрудник порекомендует прежнего работодателя кому-то из новых коллег, ищущих работу, а прежнему работодателю — кого-то из своих знакомых хороших специалистов.

Кроме того, момент расставания — хорошая возможность получить искреннее мнение сотрудников о компании. Не факт, что это мнение напрямую связано с причинами увольнения, но то, что оно в любом случае будет вам полезно для работы как над имиджем работодателя, так и над внутренними процессами, — факт.

Получить обратную связь от уходящего сотрудника — полдела. Важно проанализировать информацию, которую он дал, не откладывая в долгий ящик. Ради анализа всё и делается, иначе нет смысла.

Конечно, при большой загруженности HR-службы анализ анкет увольняющихся сотрудников всегда кажется менее приоритетной задачей по сравнению с другими, более срочными вопросами. Но весь смысл в том, что анализировать информацию надо сразу. Во-первых, некоторые сведения могут требовать срочной реакции, иначе дальше будет поздно (в частности, негатив, который грозит публичным скандалом). Во-вторых, только регулярный анализ прощальных интервью позволит выявить проблемы систематического характера, о которых упоминают разные увольняющиеся.

Тут нет единого рецепта, у каждого формата есть свои плюсы и минусы. Устные интервью — дополнительная нагрузка на того, кто будет его проводить. Организовать заполнение письменных анкет или онлайн-опросника, конечно, проще. Да и анализировать, систематизировать данные из них потом удобнее, чем делать аналитику по устным беседам.

С другой стороны, человек вправе отказаться заполнять «лишнюю бумажку» (прощальное интервью — дело сугубо добровольное), а вот разговор «по душам» он, возможно, поддержит, особенно если у него «накипело».

В компании есть корпоративный принцип «Уважение каждого сотрудника как личности». Руководствуясь им, мы ищем индивидуальный подход к каждому. Анкеты не дают такой возможности, поэтому у нас нет обязательных формулировок для вопросов, нет четкого стиля проведения, а есть темы, которые необходимо прояснить. Со стороны это дружеская беседа двух коллег, цель которой — понять, почему один из них начал искать новое место. Мы узнаем, что он ценил в компании, что хотел бы улучшить в ней и при каких условиях готов вернуться.

Такой формат, по словам Алины, воспринимается без негатива: покидающие компанию сотрудники подробно и честно рассказывают обо всем, в том числе про условия, которые их привлекли у другого работодателя. Информация из интервью анализируется, выводы позволяют усилить предложение работодателя на рынке, развить HR-бренд. Алина отмечает, что подобная беседа чаще заканчивается на позитивной ноте, так как сотрудник был услышан, получил поддержку и осознал, что его будут рады когда-нибудь снова увидеть в своей команде.

Пожалуй, идеальный вариант — совместить письменную анкету с беседой. При этом лучше протестировать разные варианты, чтобы найти тот формат, который подходит конкретно под ваши условия. Генеральный директор компании ONLY, специализирующейся на автоматизации HR-процессов, Кирилл Владимиров поделился результатами интересного бенчмаркингового исследования более 30 компаний розничной торговли, фармацевтики и производства — у них в течение года измеряли удовлетворенность увольняющихся сотрудников. За год анкеты заполнило более 10 тысяч человек.

Первое, что мы поняли, — процедура не может быть анонимной, потому что иначе непонятно, с кем работать, если в анкете обнаружится негатив. Еще стало ясно, что у сотрудников, покидающих компанию, нет мотивации заполнять длинную анкету. Пока анкетирование не сделали практически обязательной процедурой (заполнение анкеты отметили в обходном листе, который сотрудник получает перед увольнением), анкеты заполняли не более 15% сотрудников. На телефонное анкетирование со стандартными вопросами подавляющее большинство (74%) тоже шло неохотно, а вот говорить в свободной форме люди были готовы.

В итоге пришли к такому формату: очень короткая анкета плюс разговор, когда это необходимо. Формат анкеты меняли несколько раз, и лучше всего себя показала технология измерения лояльности потребителей NPS (Net Promoter Score), принятая в маркетинге. Респондент просто отмечает по шкале от 0 до 10, насколько он готов рекомендовать компанию как место для работы своим знакомым, близким и друзьям, ищущим работу. Уровень заполняемости анкет после этого вырос на 34%. Ответ в зоне от 0 до 6 — индикатор того, что что-то не в порядке. «В таком случае мы работали как любой клиентский сервис — звонили этому человеку и выясняли в разговоре, что не так», — объясняет Кирилл Владимиров.

Здесь тоже всё не так однозначно: стоит взвесить за и против и попробовать разные варианты, чтобы выбрать тот, который подходит под ваши условия.

В описанном выше примере лучше всего сработал вариант, когда сотруднику выдавали анкету вместе с обходным листом, как только он написал заявление об увольнении.

Ирина Лампе, советник по управлению людьми компании People Management Counselor, наоборот, рекомендует проводить прощальное интервью после того, как пройдены все формальные процедуры, подписаны все документы об увольнении, сделаны все последние расчеты, то есть все обязанности работодателя в связи с увольнением выполнены. По мнению Ирины, не будучи связанным уже ничем, человек с большей вероятностью пойдет на откровенность. А если все-таки откажется, то через какое-то время можно попробовать пообщаться еще раз — по телефону.

В реабилитационном центре «Благополучие. Монино» отдают предпочтение устным беседам, без стандартизированных анкет. И делают это в два этапа. Первая беседа происходит, когда сотрудник заявил о своем желании уволиться. Задача — понять, чего именно он хочет: действительно уйти или таким способом повлиять на ситуацию, которая его беспокоит?

Проводить такую беседу желательно в неформальной обстановке, без вызовов в кабинет или переговорную комнату, а как бы между делом, в обеденный перерыв, по дороге домой.Параллельно находим коллег из близкого окружения этого сотрудника, чтобы их тоже расспросить о возможных причинах увольнения, о событиях, которые этому предшествовали.

Если решение об увольнении принято импульсивно или под воздействием, например семейных обстоятельств, и можно изменить те факторы, которые его спровоцировали, как-то поддержать человека, предложить ему выход из сложной ситуации, то уместны мероприятия по удержанию.

Второй этап прощального интервью в центре проходит в день увольнения, когда сотрудник приходит в кадровую службу подписать все документы. Эта часть беседы нацелена на сбор мнения уходящего сотрудника о центре, его плюсах и минусах, о том, что, возможно, стоило бы усовершенствовать в работе. «В конце разговора мы непременно благодарим человека, вспоминаем его заслуги, сколь бы малыми они ни были, и стараемся дать понять, что он был ценен для нас. Так у него остается положительное впечатление о работодателе», — говорит Светлана.

«Кто же еще, если не HR-менеджеры?» — возможно, удивитесь вы и будете не правы.

Например, основатель проекта и автор книги «Нет офиса — нет проблем» Евгения Тудалецкая всегда лично проводит прощальное интервью, независимо от того, какую должность занимал уходящий сотрудник.

«Для увольняющегося это хорошая возможность напрямую выразить мне свое недовольство или, наоборот, благодарность, а для меня это полезная возможность увидеть работу моей компании изнутри, с разных сторон глазами моих сотрудников».

В проекте работают в основном удаленно, поэтому интервью проводится в виде онлайн-беседы по скайпу. Разумеется, если уходящий сотрудник согласен. Если он не настроен общаться лично, то HR-менеджер отправляет ему стандартный опросник в письменной форме.

Главный принцип: выходное интервью не должен вести непосредственный руководитель увольняющегося, потому что первый может быть необъективен, а причины ухода второго, вполне возможно, напрямую связаны с поведением руководителя. С этим подходом согласны Евгений Михайленко, директор Ассоциации экспертов системного менеджмента, и Юлия Конецкая, основатель и партнер компании Resume Force.

«Выходное интервью не должно иметь стрессового характера, в нем нужно избегать спорных моментов, критики, дебатов. Оно направлено сугубо на получение информации», — объясняет Евгений. А провести беседу в нейтральном ключе может только тот, у кого нет причин для субъективного отношения к сотруднику.

«Если такой разговор с сотрудником будет проводить его руководитель без привлечения HR-менеджера, то компания не узнает о возможных злоупотреблениях в подразделении», — считает Юлия.

Директор по персоналу Новоладожского судостроительного завода Надежда Мюганен рассказала, что считает правильным запрашивать обратную связь не только у самого увольняющегося, но и у его руководителей и наставников. Для них принят свой вариант опросника, после заполнения которого еще проводится уточняющая беседа. «Также, уже неофициально, а в порядке обычной беседы, стараемся узнать отношение к конкретному увольнению и уходящему сотруднику других коллег, с которыми он чаще всего имел дело, — делится опытом Надежда. — И только после получения трехсторонней обратной связи мы делаем выводы и предлагаем рекомендации».

Если вы проводите письменное анкетирование, важно не перегружать опросник. Спросить хочется о многом, это понятно, но вам придется выделить только самое важное, иначе вы рискуете остаться без обратной связи — длинные анкеты отпугивают.

Можно использовать одну стандартную анкету «на все случаи жизни», но лучше подготовить две или даже три. Одну — для сотрудников, которые увольняются, отработав в компании меньше полугода, вторую — для тех, кто отработал «стандартный» срок до пяти лет, третью — для покидающих компанию старожилов.

В первой анкете имеет смысл подробнее поинтересоваться несоответствием ожиданий и реальности, а также расспросить о том, как проходили собеседования. Вы сможете выявить ошибки подбора и найма, а также узнать о серьезных расхождениях между тем, как позиционируется HR-бренд компании, и мнением, которое складывается о компании во время работы в ней.

Второй вариант — универсальный, причины ухода тут могут быть абсолютно любыми.

А с помощью третьей анкеты стоит глубже поискать возможные обиды, конфликты, а также признаки выгорания уходящего сотрудника. Внезапный уход человека, который много лет посвятил компании, отлично в ней прижился, прекрасно знаком с ее процессами, — тревожный симптом. В лице самых преданных когда-то сотрудников, которым пришлось уйти из-за большой обиды, чувства недооцененности, компания может обрести настоящих врагов, располагающих подробной информацией о ней. С другой стороны, если истинная причина в большой усталости и выгорании, то в ваших силах сохранить ценного для компании сотрудника, найдя подходящий вариант, например перевод на новые функции, длительный отпуск в порядке исключения.

В любом случае решение сотрудника уволиться — это повод искать ему замену. Или замену тому, кем вы собираетесь его заменить из внутреннего кадрового резерва. Лучше начинать сразу, даже если есть надежда, что человек передумает и останется. Чем более дефицитная у него специальность, тем труднее найти подходящего кандидата за стандартные две недели до увольнения.

Информацию, которую вы узнали из анкеты или беседы с уходящим сотрудником, стоит использовать, чтобы устранить те недостатки, которые он назвал причиной увольнения, и составить достаточно привлекательную по рыночным меркам вакансию.

Делать ли контроффер, если сотрудник соблазнился на более привлекательные условия у конкурентов?

Есть как минимум пять полезных целей, для которых компании важна информация из прощального интервью.

1. Через причины увольнения понять HR-проблемы.
Самая очевидная цель — выяснить истинные причины увольнения по собственному желанию.

3. Предотвратить необдуманное увольнение «на эмоциях».
Бывает, человек погорячился и написал заявление из-за гнева или обиды на какую-то вполне решаемую ситуацию. Тогда правильно поставленные вопросы помогут ему трезво обдумать необходимость ухода. Если одновременно он видит неравнодушное отношение, готовность выслушать, то может изменить решение и без уговоров — порой достаточно просто напомнить, что он вправе это сделать.

Сейчас не то время, когда можно «разбрасываться» профессионалами по принципу «хочет уйти — пусть уходит». Во-первых, есть проблема нехватки специалистов, которые обладают достаточным набором навыков и нужной квалификацией. Это подтверждают как опрос Службы исследований hh.ru, так и международное исследование Hays и Oxford Economics, согласно которому показатель несоответствия потребностей бизнеса и умений работников достиг самого высокого уровня с 2012 года. Проще говоря, найти квалифицированного сотрудника трудно. Скорее всего, удержание уходящего сотрудника обойдется дешевле поиска и адаптации нового.

4. Защитить репутацию компании.
Если сотрудник уходит из-за конфликта или с накопленной обидой на руководителя либо компанию в целом, с чувством, что его здесь недооценили, он может после увольнения распространять негативные отзывы о работодателе. Чтобы этого не произошло, порой достаточно дать ему возможность «выпустить пар» на выходе, внимательно выслушать и дать обратную связь в уважительной форме, помочь взглянуть на ситуацию с другой стороны. По крайней мере, зная негативные настроения уходящего сотрудника, можно вместе с PR-службой подготовиться к возможному информационному удару по репутации компании. Кто предупрежден — вооружен.

5. Оставить открытой дверь для возвращения.
«С глаз долой — из сердца вон» и «Нельзя дважды войти в одну реку» — это слабые HR-подходы. Лучше брать пример с компаний, которые всерьез работают над своим HR-брендом. Одно из направлений такой работы — сохранять и поддерживать добрые отношения с бывшими сотрудниками.

Анализ данных из интервью

Устно или письменно?

«Такой формат воспринимается без негатива: покидающие компанию сотрудники подробно и честно рассказывают обо всем, в том числе про условия, которые их привлекли у другого работодателя. Информация из интервью анализируется, по результатам беседы выявляются сильные стороны компании (ребята часто отмечают коллектив и четко выстроенные процессы внутри компании). Выводы позволяют усилить предложение работодателя на рынке, развить HR-бренд». — говорит Алина. Она отмечает, что подобная беседа чаще заканчивается на позитивной ноте, так как сотрудник был услышан, получил поддержку и осознал, что его будут рады когда-нибудь снова увидеть в своей команде.

💡 Пожалуй, идеальный вариант — совместить письменную анкету с беседой. При этом лучше протестировать разные варианты, чтобы найти тот формат, который подходит конкретно под ваши условия.

В какой момент давать анкету и разговаривать?

Кто должен проводить устное интервью

«Кто же еще, если не HR-менеджеры?» — возможно, удивитесь вы и будете не правы.

Например, основатель проекта и автор одноименной книги «Нет офиса — нет проблем» Евгения Тудалецкая всегда лично проводит прощальное интервью, независимо от того, какую должность занимал уходящий сотрудник.

Полнота картины

Содержание опросников

Второй вариант — универсальный, причины ухода тут могут быть абсолютно любыми.

Пример краткой анкеты

Информация проанализирована: что дальше

Вместо вакансии «Стандарт» использовать вакансию «Премиум». Этот тип вакансии позволяет собрать много откликов в первую же неделю размещения. Но разбирать поступившие отклики тоже придется быстро: по данным hh.ru, соискатели ждут ответа от работодателя не больше недели. В условиях большой конкуренции быстрее получит хорошего кандидата тот, кто первым отреагирует на его отклик.
Подключить сервис таргетированной рекламы Clickme, чтобы «ловить» подходящих специалистов в социальных сетях и когда они пользуются поиском «Яндекс» или Google, даже если ищут там совсем не работу.
Искать подходящих кандидатов по базе резюме. Там есть в том числе те, кто не ищет работу активно и вряд ли будет регулярно просматривать вакансии, но готов рассмотреть интересные предложения от работодателей.
Разместить заявку на HRspace, чтобы подбором срочно занялись профессиональные рекрутеры на фрилансе.

А информацию, которую вы узнали из анкеты или беседы с уходящим сотрудником, стоит использовать, чтобы устранить те недостатки, которые он назвал причиной увольнения, и составить достаточно привлекательную по рыночным меркам вакансию.

Что же касается попытки удержания уходящего работника — прочитайте нашу статью о том, когда стоит и, наоборот, не стоит делать контроффер ценному сотруднику.

Роль анкеты при увольнении для организации

При условии, если работник увольняется по инициативе работодателя, анкета к заполнению не предлагается.

Порядок формирования анкеты при увольнении

Анкеты в большинстве случаев состоят из:

Пример анкеты для увольняющегося сотрудника

Анкета увольняющегося сотрудника

Анкетирование является анонимным, поэтому общие сведения заполняются по вашему усмотрению.

Пожалуйста, подчеркните ответ, который больше подходит к вашей ситуации.

Сообщите некоторые сведения о себе:

– Ваш возраст _ Ваш пол: муж. / жен.

– Образование: высшее, н/высшее, среднее профессиональное, среднее

– Стаж работы в организации _

– Занимаемая должность _

1. Какова причина Вашего ухода?

– Не видите возможности продвижения по службе

– Невозможность в полной мере реализовать свои знания, опыт и навыки, отсутствие перспектив на работе

– Несоответствие профессиональных знаний участку работы

– Удаленность от дома

2. Чем Вы планируете заняться после увольнения?

– Я не планирую работать

– Предложений нет, но предполагаю, что смогу найти работу

3. Что препятствовало Вашей работе на Вашей должности?

– Не нравится профессия

– Мне не достает образования / квалификации

– Не достаточный уровень квалификации коллег

4. Что, на Ваш взгляд, можно отнести к положительным сторонам организации?

– Надежность и перспективность организации

– Высокий уровень профессионализма сотрудников

– Хорошие взаимоотношения в коллективе

5. Как бы Вы оценили психологический климат в вашем коллективе?

– Отношения в коллективе дружеские.

– Коллектив работает слажено.

– Работники конфликтуют между собой

6. В каком случае Вы готовы пересмотреть свое решение об увольнении?________________________________________________________

7. Ваши рекомендации и пожелания (если есть)__________________

Дальнейшие действия работодателя при получении заполненной анкеты

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №2: Можно ли работникам предоставить возможность не отвечать на некоторые вопросы?

Читайте также: