Увольнение в связи со смертью работника какой датой оформляется приказ

Опубликовано: 14.05.2024

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Днем увольнения работника следует считать 28 октября, при этом приказ о прекращении трудового договора должен быть издан текущей датой.

Обоснование вывода:
Согласно п. 6 части первой ст. 83 ТК РФ смерть работника является одним из не зависящих от воли сторон обстоятельств, по которым прекращается трудовой договор. Факт смерти работника удостоверяется органами записи актов гражданского состояния соответствующим свидетельством (либо решением суда о признании лица умершим), которое и служит документальным основанием прекращения трудовых отношений.
Как отмечено в письме Роструда от 05.09.2006 N 1552-6, только при наличии указанных документов работодатель вправе прекратить трудовой договор с работником. Момент прекращения трудового договора будет определяться датой смерти работника, указанной в свидетельстве о смерти.
На основании свидетельства работодатель издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора по форме N Т-8 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Указанную в свидетельстве о смерти (решении суда) дату необходимо указать в трудовой книжке работника при оформлении записи о прекращении трудового договора. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ (п. 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225; п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). В данном случае в трудовую книжку должна быть внесена следующая запись: "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
Обратите внимание, что дата издания приказа о прекращении трудового договора в рассматриваемой ситуации не будет совпадать с датой прекращения трудового договора, поскольку приказ о прекращении трудового договора должен быть издан в любом случае текущей датой (не ранее даты выдачи свидетельства о смерти).
Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" одним из страховых случаев называет смерть застрахованного лица или несовершеннолетнего члена его семьи. При наступлении такого страхового случая выплачивается социальное пособие на погребение. Условия, размеры и порядок выплаты этого пособия определены в ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле" (далее - Закон N 8-ФЗ).
В силу ст. 10 Закона N 8-ФЗ в случае смерти работника выплата социального пособия на погребение производится состоящим с ним в трудовых отношениях на день смерти работодателем. Право на получение этого пособия имеют супруги, близкие родственники, иные родственники, законные представители умершего или иные лица, взявшие на себя обязанность осуществить погребение умершего, в случае, если погребение осуществлялось за счет их средств.
Выплата социального пособия на погребение осуществляется в размере, равном стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению, указанному в п. 1 ст. 9 Закона N 8-ФЗ, но не превышающем 4000 рублей, с последующей индексацией один раз в год (п. 1 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).
Исходя из коэффициентов индексации, устанавливаемых Правительством РФ, с 1 февраля 2020 года предельный размер социального пособия на погребение составляет 6124,86 руб.
Выплата социального пособия на погребение производится работодателем умершего в день обращения (п. 2 ст. 10 Закона N 8-ФЗ). Пособие выплачивается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня смерти (п. 3 ст. 10 Закона N 8-ФЗ, п. 10 Временного порядка).
Как следует из п. 2 ст. 10 Закона N 8-ФЗ и п. 9 Временного порядка, для выплаты пособия родственники умершего сотрудника должны представить в организацию:
- заявление о назначении пособия;
- справку о смерти, выданную органом ЗАГСа по форме N 11, утвержденной приказом Минюста России от 01.10.2018 N 200.
Согласно ст. 141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.
Как следует из этой нормы, заработная плата, не полученная работником ко дню смерти, должна быть выдана любому члену его семьи или иждивенцу, обратившемуся к работодателю с соответствующей просьбой. При этом Трудовой кодекс РФ не регламентирует, кого следует в целях применения его норм относить к членам семьи. Поэтому, на наш взгляд, для решения вопроса об отнесении того или иного лица к числу членов семьи следует обратиться к семейному законодательству. Согласно ст. 2 Семейного кодекса Российской Федерации (СК РФ) под членами семьи понимаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные).
В соответствии со ст. 141 ТК РФ выдача заработной платы умершего работника производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.
Для членов семьи такими документами являются:
- свидетельство о смерти работника;
- письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий родство или иные семейные отношения с умершим (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации).
Для лиц, находившихся на иждивении умершего работника на день его смерти и не являющихся членами его семьи, представляется необходимым предъявление документа, подтверждающего такой факт (это может быть решение суда об установлении факта нахождения на иждивении).
Специального срока для предъявления требований о выплате зарплаты умершего ст. 141 ТК РФ не устанавливает, поэтому в части срока применяются правила п. 2 ст. 1183 ГК РФ. То есть заработная плата, не полученная работником ко дню смерти, должна быть выдана любому члену его семьи или иждивенцу, обратившемуся к работодателю с соответствующей просьбой в течение четырех месяцев со дня открытия наследства).
Выдача заработной платы умершего работника должна осуществляться в порядке, указанном в заявлении обратившегося за ее получением лица.
Также отметим, что законодательство не регламентирует, кому должна быть выдана заработная плата умершего работника в случае обращения нескольких лиц, имеющих право на ее получение. Поскольку работодатель не наделен полномочиями определять приоритет обратившихся к нему лиц, полагаем, что он должен выдать зарплату первому обратившемуся к нему лицу, имеющему соответствующее право (смотрите также разъяснение представителя Роструда в журнале "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 10, октябрь 2011 г.). После выплаты денежных средств одному из указанных в Трудовом кодексе РФ лиц обязанность работодателя, предусмотренная ст. 141 ТК РФ, считается выполненной.
Если же родственники обратились к работодателю одновременно, то работодатель не обязан выбирать конкретного члена семьи или иждивенца, который должен получить заработную плату и другие суммы умершего работника. В такой ситуации вопрос о разделении причитающихся умершему работнику сумм должен быть решен по соглашению сторон или в судебном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

13 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В жизни может случиться всякое, часто судьба подстерегает человека в самый неожиданный момент. Бывает так, что сотрудник однажды не появляется на работе или не выходит с больничного, и лишь потом выясняется, что его отдых будет теперь вечным. Как поступить работодателю, чтобы законно прекратить трудовые отношения? Как распорядиться заработанными умершим сотрудником деньгами? Кому отдать трудовую книжку, и какую запись в ней сделать?

Смерть не зависит ни от чьей воли

Правовые основания увольнения из-за кончины – это п.6.ч.1. ст.83, «прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». Смерть или исчезновение сотрудника с последующим признанием его мертвым или без вести пропавшим, естественно, относятся к таким причинам.

Вопрос: В трудовом договоре с работником ООО установлено, что в случае смерти работника ООО возмещает его близким родственникам расходы на похороны. Работник умер. Обязано ли ООО возместить его дочери расходы на похороны, если трудовой договор прекратил свое действие в связи со смертью работника?
Посмотреть ответ

Документальным доказательством прискорбного факта будет государственный документ – свидетельство о смерти, выдаваемое родственникам в отделе ЗАГСа. Медицинское свидетельство, выданное врачом, в этом случае не годится: его выдают только для регистрации смерти в ЗАГСе. Ближайшие родичи покойного должны принести работодателю копию этого свидетельства.

К СВЕДЕНИЮ! Если человек длительное время, более полугода, не дает о себе знать ни на работе, ни дома, с согласия родственников работодатель может инициировать установление его гражданского состояния. После обращения в суд и решения, набравшего юридическую силу, пропавший человек признается умершим или пропавшим без вести. Решение суда и станет документальным обоснованием увольнения (п.1. ст.45 Гражданского кодекса).

Документальное сопровождение «вечного» увольнения

Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов.

Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?

Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.

Алгоритм для работодателя

Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.

Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.

Далее порядок действий стандартен и четко определен трудовым законодательством и кадровой практикой.

Как согласовать даты

Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:

расчет полагающейся заработной платы;
вычисление неиспользованных отпускных дней;
компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.

При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).

Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.

Документа о смерти нет? Нужно найти

Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?

Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:

по месту фактического проживания покойного;
по месту последней прописки;
ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
в районе захоронения.

Что полагается родственникам

По какой бы причине ни был уволен работник, в том числе и из-за кончины, ему полагаются определенные выплаты:

зарплата за отработанное время, которая еще не была выплачена;
компенсация за «неотгулянный» отпуск;
материальная помощь семье умершего – жест доброй воли со стороны работодателя. Эта выплата не является обязательной, но на практике предприятие обычно поддерживает родственников в память о хорошем сотруднике.

Для получения этих денег ближайшие родственники (супруг или супруга, дети, в том числе и приемные, родители, опекуны или усыновители) должны собрать для работодателя следующие документы:

заявление с просьбой о выдаче выплат;
документальное удостоверение родства с почившим;
копию свидетельства о смерти родственника;
свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

У родственников есть 4 месяца, чтобы получить законные выплаты непосредственно от работодателя (п.2. ст.1183 Гражданского кодекса РФ). Если они не пришли за деньгами с соответствующими документами, выплаты должны быть перечислены на счет душеприказчика – любого государственного нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Они войдут в общую денежную массу наследства покойника.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не сможет игнорировать эти выплаты, либо сведения о депозитном счете и утаить их: проверке следует предъявить либо роспись родственников в платежной ведомости, либо сведения о депозитном счете государственного юриста.

Если ближайшие родственники обращаются за выплатами независимо друг от друга, например, заявления подали и жена, и мать умершего работника, работодатель не уполномочен решать, кому из них выдать положенные деньги. Родственникам будет предложено договориться между собой, либо обратиться в суд.

Правоотношения работников и работодателей в большинстве случаев прекращаются по инициативе одной из сторон или по взаимному согласию. Однако встречаются обстоятельства, при которых трудовой договор приходится расторгать по не зависящим от сторон причинам. Смерть сотрудника является одной из таких причин (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В данной статье постараемся разобраться со всеми сложностями которые возникают в подобной ситуации.

Порядок оформления прекращение трудового договора

Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника. При этом со слов родственников или иных лиц без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя.

Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ издается по унифицированной форме № Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. Запись в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» необходимо заполнить в точном соответствии с формулировкой ТК РФ. Необходимо поставить ссылку на соответствующую статью, часть, пункт. В данной строке нужно указать: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ».

В строке «Документ, номер и дата» указывается документ, на основании которого прекращается трудовой договор с работником. Также нужно указать дату и номер этого документа (например, Свидетельство о смерти серия 0-00 № 1111111 от «20» ноября 2020 г.).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти , указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день).

Датой прекращения трудового договора является день смерти, причем независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. Таким образом, дата прекращения трудовых отношений может предшествовать дате издания приказа . А дата издания приказа о прекращении трудового договора будет совпадать с датой представления работодателю свидетельства о смерти.

Внести запись в личную карточку и трудовую книжку, выдать ТК родственникам работника.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Составить записку-расчет при прекращении трудового договора.

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Осуществить окончательный расчет с родственниками умершего работника.

Окончательный расчет по заработной плате, включая доплаты и премии, компенсацию за неиспользованный отпуск, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи, коими являются супруги, родители, дети (ст. 2 Семейного кодекса РФ) или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

На основании больничного листка работодатель обязан назначить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Родным умершего также нужно выплатить начисленные, но не полученные ко дню смерти работника детские пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет.

Выплаты производятся членам семьи, совместно проживающим с умершим , — вдове (вдовцу), родителям (усыновителям), детям (усыновленным) ст. 2 СК РФ. Поэтому у них нужно дополнительно потребовать документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги).

Нетрудоспособным иждивенцам выплаты производятся независимо от совместного проживания с умершим.

Чтобы получить пособия член семьи покойного должен обратиться к работодателю в течении 4 месяцев с момента смерти близкого человека (пункт 2 статьи 1183 ГК РФ). В этом случае пособие вместе с заработной платой должны выплатить родственнику. Если же в течение 4х месяцев за оплатой больничного никто не обратился, то данная сумма включается в состав наследства (пункт 3 статьи 1183 ГК РФ). А значит, решение вопроса о том, кому достанутся эти деньги откладывается, как минимум, ещё на два месяца.

Выплаты, которые выплачивает работодатель родственникам умершего сотрудника

причитающуюся заработную плату;
компенсацию за неиспользованные отпуска (при их наличии) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, оплата больничного) (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Все эти суммы согласно ст. 141 ТК РФ работодатель обязан выплатить родственникам умершего сотрудника не позднее недельного срока со дня обращения и предоставления работодателю следующих документов :

свидетельства о смерти работника;
письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм;
паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя;
документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.
документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги)

Работодатель может оказать поддержку членам семьи:

выдать материальную помощь;
помочь с организацией похорон;
содействовать трудоустройству супруга или другого родственника умершего и т. п.

Выплата пособия на погребение

При погребении за счет средств родственника умершего или иного гражданина, взявшего на себя похоронные хлопоты, ему выплачивается социальное пособие на погребение. Пособие положено, если выше указанные граждане обратились за ним не позднее 6 месяцев с даты смерти и выплачивается в день обращения за ним на основании пакета документов: заявления (в произвольной форме) и справки о смерти от органа ЗАГС. Важно! Должен быть предоставлен оригинал.

Требовать от физлица какие-либо иные документы неправомерно.

Для выплаты пособия не потребуется рассчитывать средний заработок. Пособие назначается в фиксированной сумме , которая ежегодно индексируется. С 01.02.2020 размер пособия на погребение с учетом индексации составляет 6124,86 руб. В регионах, где применяется районный коэффициент, сумма увеличивается на размер коэффициента.

Пособие на погребение физлицу осуществляются за счет бюджетных средств. Это означает, что работодатель на указанные затраты уменьшает исчисленные взносы на социальное страхование (при зачетном методе) или получает возмещение (при прямых выплатах).

Сведения по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ на умершего сотрудника

Согласно п. 1.2 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, форма СЗВ-ТД заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

В соответствии с пп. 2.5.7 Порядка предусматривается, что в графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений, — наименование документа, дата и номер документа.

Таким образом, кадровое мероприятие в виде увольнения в связи со смертью сотрудника необходимо отразить в отчете СЗВ-ТД, который нужно будет предоставить не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения кадрового мероприятия (датой издания приказа об увольнении — дата предоставления документов свидетельствующих о смерти, а не датой увольнения — дата смерти сотрудника) (п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).

Из выше изложенного следует заполнить отчет таким образом:

графа 2 — дата смерти
графа 3 — увольнение
графа 4 — должность, профессия, .
графа 6 — Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
графа 7 — приказ
графа 8 — дата приказа , это, как правило, дата предоставления документов, подтверждающих смерть работника
графа 9 — номер приказа.

Смерть сотрудника это большое горе для его близких и потеря для трудового коллектива. В силах работодателя поддержать в этот трудный момент родственников, тем более для этого есть возможность использовать инструменты государственной поддержки. Бухгалтеру важно в такой момент не растеряться, помочь родственникам, например, предоставив список необходимых документов, проконсультировать по поводу получения пособия.

Что говорит об этом Трудовой кодекс?

Трудовым кодексом РФ, в частности, ст. №83, четко регламентирована процедура, по которой происходит увольнение в связи со смертью сотрудника.
Прежде всего, необходимо понимать, что уволить умершего человека невозможно по объективным причинам. Поэтому грамотное отражение увольнения будет звучать как «прекращение трудового соглашения по причине не зависящих от воли сторон обстоятельств», но никак не «уволен в связи со смертью». Такую формулировку рекомендовано использовать согласно уже упомянутой ст. №83, п. 6.

Какие документы необходимы?

Для оформления приказа об увольнении в данном случае нельзя обойтись без документа, который подтверждает смерть работника. Это свидетельство о смерти. Этот документ, как правило, изготавливает и выдает ЗАГС по утвержденной Правительством РФ форме. В этом документе должны содержаться:

Важно понимать, что на основании устных или письменных заявлений от родственников работника приказ не может быть оформлен. В том числе не принимаются во внимание такие же расписки от представителей медицинских или полицейских служб. Это означает, что дата приказа не может быть более ранней, чем дата получения документа о смерти.

Что делать, если каких-то документов нет?

Если свидетельство отсутствует или умерший не имел родственников, которые могли бы получить документ, в качестве основания для приказа может быть использовано решение суда, в котором данный работник объявляется пропавшим без вести или погибшим. При этом, когда бы ни был получен документ, подтверждающий смерть сотрудника, приказ оформляется на ту дату, когда этот документ поступил на предприятие. Чтобы избежать путаницы, в тексте приказа указывается информация о последнем рабочем дне сотрудника. Фактически таким рабочим днем для умершего работника считается тот, в который он появлялся на рабочем месте в последний раз.

Оформление приказа происходит согласно определенному порядку действий со стороны отдела кадров, а основанием для его издания служит копия свидетельства о смерти или судебного решения.
Таким образом, сначала руководителем отдела, где работал умерший сотрудник, должна быть оформлена докладная записка на имя директора предприятия. В ней указываются персональные данные умершего, в том числе его должность, а еще упоминается причина увольнения, которая подтверждается копией свидетельства. На основании этого издается приказ в соответствии со стандартной формой Т-8, образец заполнения которой можно посмотреть ниже.

Регистрируется этот приказ обычно в журнале учета личного состава предприятия. Подпись об ознакомлении, как уже говорилось, в данном случае не требуется.
Для сотрудников кадрового отдела возникает необходимость оформить записку-расчет по прекращению трудового соглашения, а еще сделать нужную запись в личную карточку умершего работника.
Помимо этого понадобится сделать соответствующую запись в трудовой книжке человека, который упомянут в приказе.

Для чего нужен такой документ?

Данный документ, конечно, не пригодится владельцу, но он может быть полезным для его родственников при обращении в социальные службы, да и законодательно работодатель обязан провести оформление правильно. А потому в третьей графе перечисляется вся подтвержденная информация о смерти работника, включая обязательную ссылку на п. 6 ст. №83 Трудового кодекса РФ. В графе №2 указывается дата смерти, которая упомянута в свидетельстве о смерти, или дата вступления в действие судебного решения. Все записи, сделанные в трудовой книжке, удостоверяются печатью предприятия.

После того как все записи сделаны, трудовая книжка может быть отдана родственнику умершего работника под подпись о получении. Кроме того, если получено письменное заявление от родственника, книжка может быть выслана через почтовые службы в виде ценного письма с детальным перечислением вложенных в него документов. При этом уведомление о получении письма на руки является одним из обязательных условий пересылки. Для этой процедуры родственники умершего обязаны предоставить не только письменное заявление о передаче трудовой книжки, но и свидетельство о смерти, а еще документы, подтверждающие личность и факт родственных отношений с бывшим сотрудником. Такими документами могут служить свидетельство о рождении или свидетельство о браке со стороны родственника.

Поскольку оригиналы всех этих документов остаются у лица, получающего трудовую книжку, работник отдела кадров снимает копии, заверяя их печатями, и прикрепляет в личную карту сотрудника. А подтверждается передача указанием фамилии и подписью в Книге учета движения трудовых книжек. Если же документ передается через почтовые сообщения, то указываются реквизиты квитанции с почты.

Все выплаты делаются только в адрес ближайших родственников: супруга, детей, родителей. Только в случае, если таких нет, право на получение выплат может перейти к другим наследникам. Соответственно, чтобы получить денежные выплаты, родственники обязаны предоставить в бухгалтерию копии документов, подтверждающие их личность и родство с бывшим работником. Если в течение 4 месяцев заявки на получение выплат не поступало, то вся денежная сумма включается в общий список наследства.
Все расчеты по выплате денежных сумм ведутся в специальной записке, утвержденной Госкомстатом, она называется формой Т-61.

Несколько отличается процедура выплаты социального пособия на погребение.

На сегодняшний день все чаще руководители крупных предприятий оказывают дополнительную материальную помощь родственникам умершего работника. Однако это исключительно добровольное начинание, которое никак не регламентируется официальными законодательными актами. Иногда этот пункт может быть отражен в коллективном договоре, но в любом случае данное решение принимается руководителем.

Практика применения трудового законодательства свидетельствует, что одна из самых непростых кадровых процедур - прекращение трудовых отношений в случае смерти работника. Поскольку происходит подобное нечасто, работодатель, столкнувшись с такой ситуацией, теряется в догадках и не знает, как правильно оформить все необходимые документы, кому отдавать заработную плату и трудовую книжку умершего сотрудника, каким образом внести запись в книгу учета движения трудовых книжек. Разберемся, как действовать в этой ситуации, и избежать ошибок, которые чаще всего допускаются в случае смерти работника, не связанной с несчастным случаем на производстве. // 08.06.2012

Не прерываем, а прекращаем

Трудовой договор в случае смерти одного из работников прекращается, но увольнения с работы при этом не происходит. Основанием для приказа о прекращении трудового договора является свидетельство о смерти, выданное государственным органом регистрации актов гражданского состояния (далее - РАГС) как подтверждение факта смерти лица. Следует подчеркнуть, что основанием для приказа не может быть медицинское свидетельство о смерти (форма №106/о), как многие ошибочно полагают. Такое свидетельство выдается медицинскими учреждениями для регистрации смерти в органах РАГС (п. 1.1 Инструкции о заполнении и выдаче врачебного свидетельства о смерти от 08.08.2006 №545). Для оформления приказа о прекращении трудового договора нужна копия свидетельства о смерти, засвидетельствованная печатью предприятия или отдела кадров.

Работодатель должен помнить, что даже если работник умер на рабочем месте и врачи "скорой" констатировали смерть в присутствии свидетелей, приказ о прекращении трудового договора нужно издавать только при наличии свидетельства о смерти, выданного в установленном порядке отделением РАГС или исполнительным органом сельского, местного или городского совета.

Определяемся с датой

Реквизиты приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника такие же, как и при увольнении работников на других основаниях. Впрочем, здесь есть некоторые особенности, на которые стоит обратить внимание.

Дата приказа о прекращении трудового договора может не совпадать с датой смерти и даже с датой выдачи свидетельства о смерти. Приказ составляется, когда свидетельство о смерти будет передано на предприятие, где работал умерший. Зачастую приказ о прекращении трудового договора издается не сразу после смерти работника, а через некоторое время. К примеру, если работник умер вследствие длительной болезни или долгое время не появлялся на работе и с ним не получалось установить связь, а родственники вовремя не сообщили работодателю о смерти работника.

Датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника независимо от даты издания приказа и от того, работал ли в этот день умерший или нет (был в отпуске, болел, брал отгул). В соответствии с п. 2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников №58 от 29.07.1993 (далее - Инструкция №58), днем увольнения считается последний день работы. Если работник умер в тот день, когда по графику у него был выходной, или во время пребывания в отпуске, во время болезни, датой прекращения трудового договора тоже следует считать дату смерти, а не фактический последний день работы. Иначе выйдет, что трудовой договор прекращен раньше, чем появилась причина для этого.

Табелируем до последнего

В приказе о прекращении трудового договора необходимо указать количество дней неиспользованного ежегодного отпуска и отпуска работникам, имеющим маленьких детей. Согласно ч. 6 ст. 24 Закона Украины "Об отпусках" от 15.11.1996 №504/96, в случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованный им ежегодный отпуск, а также дополнительный отпуск работникам, имеющим маленьких детей, выплачивается наследникам.

После регистрации приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью приобщается к делу с приказами по личному составу. При передаче копии приказа в бухгалтерию необходимо получить подпись ответственного работника бухгалтерии в графе "Куда направлены копии (выдержки)" журнала регистрации приказов по личному составу. При этом обязательно следует указать дату передачи копии приказа. Лицо, ответственное за ведение табеля учета использования рабочего времени умершего работника, должно оформить итоговый табель и передать его в бухгалтерию. Даже если известно, что работник умер, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, соответствующие причине отсутствия работника на работе. И только после издания приказа о прекращении трудовых отношений с умершим можно прекращать ежедневное табелирование работника и составить итоговый табель. Последним рабочим днем умершего работника в табеле должна быть дата смерти, указанная в приказе как дата прекращения трудовых отношений.

Если в день смерти работник отработал полный рабочий день по графику, в табеле проставляется количество часов, которое отвечает продолжительности полного рабочего дня. Если перед смертью работник отсутствовал на работе по неизвестным причинам, и это отсутствие не было подтверждено никакими документами, в табеле за все дни надо поставить отметки об отсутствии по неизвестным причинам. Копию приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью необходимо приобщить к личному делу работника и закончить личное дело в текущем делопроизводстве.

Нет свидетельства? Ищем!

Как правило, свидетельство о смерти предприятию предоставляют члены семьи умершего работника. Но нередки случаи, когда у работника нет родственников или когда смерть наступила вне населенного пункта, где находится предприятие, а близкие умершего не имеют ни возможности, ни желания предоставлять свидетельство о смерти или выслылать нотариально засвидетельствованную копию. В таком случае предприятие должно самостоятельно обратиться в орган, в котором было зарегистрирована смерть работника. Главная цель этого обращения - получить официальное подтверждение факта регистрации смерти. Согласно п. 2 раздела 2 Приказа Министерства юстиции Украины "Об утверждении Правил регистрации актов гражданского состояния в Украине" №52/5 от 18.10.2000 (далее - Правила №52/5), смерть регистрируется в органах РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, выявления трупа или по месту захоронения. Если на предприятии неизвестно, где именно зарегистрирована смерть работника, необходимо обратиться с запросом ко всем органам, где могла происходить регистрация. В этом случае приказ о прекращении трудового договора с умершим работником можно издать исключительно на основании полученного ответа с указанием даты смерти.

А куда трудовую?

Согласно ч. 4 п. 7.1 Инструкции №58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Поскольку в рассматриваемой ситуации получить подпись работника в личной карточке невозможно, лицо, отвечающее за ведение и учет трудовых книжек, может на нижнем поле личной карточки сделать, к примеру, такую запись: "Вдова умершего работника получила его трудовую книжку 10.06.2012 под расписку".

Трудовая книжка умершего работника выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается почтой по их требованию. Законодательство не дает четкого определения "ближайшие родственники". По мнению юристов, к ним относятся, прежде всего, члены семьи умершего. Чтобы решить, кто должен получить трудовую книжку умершего работника, работодатель должен, прежде всего, определить лиц, которые до смерти работника проживали с ним, пребывали в браке (муж, жена) или были кровными родственниками (дети, родители, внуки, братья, сестры). Делается это на основании предъявленных родственниками документов.

Если умерший работник проживал (был зарегистрирован) один, трудовая книжка должна передаваться его жене, детям или родителям независимо от места их проживания. Если у умерших жены или мужа есть взрослые (совершеннолетние) дети, которые проживали отдельно, трудовая книжка должна передаваться жене (мужу), поскольку, согласно ч. 2 п. 2 ст. 3 Семейного кодекса Украины, супруги считаются семьей даже при условии раздельного проживания, а совершеннолетние дети, проживающие отдельно, членами семьи не считаются. Если у умершего работника есть несовершеннолетние дети (в случае учебы на дневном отделении в возрасте до 23 лет) от предыдущего брака, трудовая книжка умершего работника беспрекословно должна отдаваться детям умершего или их законному представителю (матери, отцу, опекуну), чтобы можно было беспрепятственно обратиться в органы ПФУ за назначением пенсии в связи с потерей кормильца.

Для получения трудовой книжки умершего работника родственники должны предоставить паспорт, документ, подтверждающий родственную связь с умершим (свидетельство о браке и пр.), письменное заявление с копиями документов (заверенные в установленном законодательством порядке), подтверждающих родственную связь и место регистрации заявителя.

Помощь на погребение

Согласно ч. 1 п. 4 ст. 51 Закона Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением" №2240-III от 18.01.2001 (далее - Закон №2240-III), помощь на погребение застрахованного лица назначается семье умершего или лицу, которое осуществляло погребение, на основании свидетельства о смерти, выданного органом РАГС. Однако п. 15 Правил №52/5 предусмотрено, что после регистрации смерти отдел РАГС выдает выдержку (!) из Государственного реестра РАГС о смерти для получения помощи на погребение. Этим же пунктом Правил №52/5 предусмотрено, что в случае регистрации смерти исполнительным органом сельского, местного, городского (кроме городов областного значения) совета выдается справка для получения помощи на захоронение, в которой отмечается ФИО умершего лица, дата смерти, номер актовой записи о смерти в соответствующей книге РАГС, дата составления актовой записи о смерти, наименование органа, который осуществил регистрацию актов гражданского состояния, место смерти. Таким образом, документами, на основании которых назначается помощь на погребение, в соответствии с Законом №2240-III, являются свидетельство о смерти и справка, выданная отделом РАГС или исполнительным органом сельского, городского совета.

Назначение помощи на погребение за счет средств Фонда социального страхования в связи с временной утратой работоспособности относится к полномочиям комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию предприятия. Решение о назначении такой помощи или об отказе в ее выдаче комиссия принимает на своем заседании (на основании заявления лица, хоронившего умершего работника, нотариально заверенной копии свидетельства о смерти и справки, выданной отделом РАГС или исполнительным органом сельского, местного, городского совета). Свое решение комиссия оформляет протоколом, который потом передается в бухгалтерию предприятия для начисления и выплаты помощи на погребение.

Читайте также: