Чем отличается служебная поездка от командировки

Опубликовано: 17.09.2024

Множество профессий требует проведение бизнес встреч и сопряжено с постоянными командировками и служебными поездками. Некоторые профессии и должности могут быть связаны с временным переездом в другую местность. Урегулированию вопросов, связанных с данными отношениями работника и работодателя посвящена глава 24 Трудового Кодекса РФ.

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ).

Направление работника для выполнения производственного задания в организацию, которая находится в другой или той же местности, что и основное место работы, называется служебная командировка.

Основное место работы – это организация или структурное подразделение организации, в которой работник выполняет функцию, закрепленную за ним трудовым договором на постоянной основе.

Что не является служебной командировкой?

Курсы повышения квалификации и переподготовка работника не являются служебной командировкой. Также к служебной командировке не относится перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение, если оно находиться в той же местности, что и основное место работы. Работа должна соответствовать квалификации, специальности или должности работника, а условие перевода обусловлено трудовым договором.

Работа, связанная с постоянным нахождением в пути или имеющая разъездной характер, не предусматривает понятия служебная командировка, в таких профессиях, как машинист, проводник и другие существует понятие служебной поездки.

Порядок оформления служебной командировки и компенсация расходов согласно ТК РФ

Служебная командировка отличается от временного перевода на другую работу тем, что при переводе необходимо письменное, предварительное согласие работника. В случае служебной командировки такого согласия не требуется, направление производиться руководителем организации и оформляется распоряжением или приказом. Приказ или распоряжение о служебной командировке оформляется с указанием профессии командируемого, структурного подразделения, цели, месте и времени командировки.

Приказ (распоряжение) - это основание для выписки командировочного удостоверения, которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке. В командировочном удостоверении отмечается время прибытия и выбытия в тот или иной пункт назначения, это необходимо для составления авансового отчета и подтверждения командировочных расходов.

Служебное задание, составленное руководителем подразделения, в котором работает командируемый, является основанием для направления работника в командировку. Именно служебное задание определяет срок командировки, ее цель и место, куда направляется работник. На основании такого задания кадровая служба предприятия издает приказ или распоряжение о направлении работника в командировку.

Прибывший из командировки работник, должен составить краткий отчет о выполненной работе. После чего с руководителем структурного подразделения согласовывается заключение о выполнении задания, которое утверждается руководителем организации. Авансовый отчет, отчет о выполнении служебного задания и командировочное удостоверение предоставляются работником в бухгалтерию. В случае если размер расходов на служебную командировку известен заранее, руководитель имеет право разрешить их оплату без предоставления подтверждающих документов. В таком случае по прибытию работника из командировки, им в бухгалтерию сдается только правильно оформленное командировочное удостоверение. При изменениях сроков командировки, производиться соответствующий перерасчет.

День выезда в служебную командировку – это день отправления самолета, автобуса, поезда или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, день приезда – день прибытия выбранного для передвижения транспортного средства на место постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно – день отъезда в командировку – текущие сутки, после 0 часов – следующие сутки. Нахождение станции, аэропорта или пристани за чертой населенного пункта, подразумевает что, в расчет принимается время, которое необходимо для проезда к месту командировки. День приезда работника из командировки в место постоянной работы рассчитывается аналогично (п. 7 Инструкция о служебных командировках).

Работа в праздничные и выходные дни в служебной командировке оплачивается с учетом компенсации за работу в выходные и праздничные дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

Направление работника в служебную командировку в выходной день дает ему возможность по прибытию взять один день для отдыха. Должен ли работник в день отбытия или прибытия из командировки явиться на работу согласовывается с работодателем.

Согласно ст. 167 ТК РФ работнику, направляемому в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы и должности, возмещение всех расходов, связанных с командировкой и средний заработок. То есть во время командировки работнику оплачивается его оклад или тарифная ставка.

Расходы, связанные со служебной командировкой:

проезд;
наем жилого помещения;
другие расходы, связанные с проживание вне места постоянного жительства;
другие расходы (производятся только с ведома и разрешения работодателя).

Служебная поездка

Данный вид поездок присущ нескольким видам профессий, таким, например, как: работники железнодорожного, речного, авиа и автотранспорта, работники учреждений Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, работники цирковых организаций, и предприятий лесной промышленности и лесного хозяйства.

Расходы, возмещаемые работнику, и связанные со служебными поездками точно такие же, как и расходы на служебную командировку. Размер возмещения таких расходов устанавливается локальными нормативными актами, коллективным договором и трудовыми соглашениями ( ст. 168 ТК РФ). За работу связанную со служебными поездками специальными Постановлениями Минтруда РФ установлены соответствующие надбавки.

Переезд на работу в другую местность

Предварительная договоренность работника с работодателем о переезде на работу в другое место дает первому возможность получить возмещение расходов на переезд и обустройство на новом месте жительства. Расходы на переезд могут быть заменены предприятием на предоставление работнику соответствующего средства передвижения. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

Урегулирование трудовых вопросов между работником и работодателем это прерогатива адвоката по трудовым делам. Благодаря помощи адвоката по трудовым делам, работник, чья работа связана со служебными командировками, поездками или переездом в другую местность, может рассчитывать на компенсацию своих расходов и выплату соответствующих надбавок. Помощь адвоката по трудовым делам – это Ваш шанс выполнять свои трудовые обязанности за достойную оплату с возмещением расходов.

В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения — в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически — недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей — водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться — например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника — отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Сравнение

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.

Все, что касается командировок, описано в ст. 166 ТК РФ. Согласно ей, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка становится командировкой в следующих случаях:

Сотрудник оформлен по трудовому договору, а не по договору ГПХ.
Поездка носит служебный характер. Нельзя командировать работника за подарком для собственного ребенка, зато за корпоративными подарками для детей всех сотрудников к Новому году — можно.
Работник отправляется не в место постоянной работы. Например, командировкой считается поездка бухгалтера на склад для инвентаризации, даже если склад находится в том же городе.
У сотрудника не разъездной характер работы.
Длительность поездки соответствует цели. На деле минимальный срок поездки — сутки. Максимальная продолжительность законом не определена.

При определении командировки важно понятие места основной работы. В соответствии со ст. 209 ТК РФ, это место, определенное в трудовом договоре.

Программист большую часть года запускает проект в другой стране, что прописано в трудовом договоре. В этом случае проживание за рубежом не считается командировкой, говорит Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, и командировочные программисту не положены.

Для дистанционного сотрудника местом постоянной работы, как правило, указывается домашний адрес. Поэтому поездка в офис может стать для них командировкой, как объясняет Письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733. Правда, она должна быть оформлена соответственно — через письменное решение начальства.

В командировке сотрудникам выплачиваются суточные — за все время, проведенное в дороге. Количество дней подтверждается:

Проездными документами.
Служебной запиской, если сотрудник ездил в командировку на личном или служебном транспорте. В качестве доказательства принимаются квитанции, чеки с АЗС, путевой лист. Подробнее о командировках на личном автомобиле рассказываем в этой статье.

Компания компенсирует все расходы, связанные с командировкой: на проезд, проживание, питание и другие.

В зависимости от корпоративной политики сотрудник может сам купить билеты и забронировать жилье, а потом сдать отчетные документы в бухгалтерию. При оформлении билетов и бронировании жилья на Ozon.Travel, вы получите все документы в электронном виде и бумажном (оригиналы высылаем почтой).

Все вопросы, связанные с документами, билетами и в целом поездкой, можно задать в чате или по телефону. Для корпоративных клиентов Ozon.Travel действутет выделенная линия, так что не придется тратить время на ожидание.

Сервис Ozon.Travel анализирует предложения 800 авиакомпаний и 1 000 000 отелей, подбирая оптимальный по стоимости и комфорту вариант. Так что заказ в Ozon.Travel может оказаться выгоднее сотрудничества с отдельной авиакомпанией или сетью отелей. Кроме наших индивидуальных спецпредложений вы пользуетесь программами лояльности авиакомпаний: накапливаются бонусные баллы, при расчете стоимости учитываются промокоды.

Можно оплатить заказ сразу — авансовым платежом, безналичным переводом по счету, через онлайн-банк — или оформить рассрочку.

Что такое служебная поездка

Служебные поездки не оплачиваются как командировки, так как в трудовом договоре закреплен разъездной характер работы сотрудника.

Перечень профессий и специальностей разъездного характера работодатель определяет сам. Обычно это курьеры, экспедиторы, водители. Но работодатель может включить в список и бухгалтера, который дважды в месяц инвентаризирует запасы на складе и отвозит документы в налоговую.

Документы в офис в другом городе может отвезти курьер. Для него это будет служебной поездкой.

Если те же документы повезет маркетолог, поездку можно оформить как командировку.

Современные средства связи значительно упростили и ускорили взаимодействие между руководителями и подчиненными, позволив решать многие вопросы дистанционно. Но даже сегодня пока нет возможности полностью отказаться от командирования работников для выполнения служебных заданий или должностных обязанностей вне территории работодателя либо стационарного места работы. А значит, актуальным остается вопрос о возмещении сотрудникам расходов, связанных с выполнением такого рода служебных заданий или обязанностей. Многое зависит здесь от характера работы.

Характер работы относится к условиям, которые согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) являются обязательными для включения в трудовой договор. Речь идет, в частности, о разъездной, подвижной работе, осуществляемой в пути. Что означает, каждая из этих характеристик в Кодексе не уточняется. Их определения можно найти в некоторых отраслевых документах.

ПРИМЕР

Что касается разъездного характера работы, то его определяют как осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утв. приказом МЧС России от 10.01.2008 № 3; абз. 2 п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 15.11.2011 № 1150).

Статья 166 ТК РФ содержит определение понятия «служебная командировка», а также уточняет, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. На это указывает и ч. 3 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).

При этом статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть обычно сотрудник выполняет свои обязанности на стационарном месте, а при необходимости выполнить задание работодателя вне этого места направляется командировку. Если же сотрудник постоянно выполняет служебные обязанности вне стационарного рабочего места, ему может быть установлен разъездной характер работы, что необходимо указать в трудовом договоре. Такая точка зрения приведена в письме Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ.

Кроме того, согласно ч. 2 ст. 1681 ТК РФ в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах работодателя должен быть установлен перечень работ, должностей и профессий сотрудников, которым может быть установлен разъездной характер работы. То что сотрудник будет работать в «полях», можно указать и в приказе о приеме на работу.

В противном случае каждой раз, направляя сотрудника в служебную командировку, придется оформлять весь пакет документов и производить соответствующие выплаты.

В большинстве случаев разъездной характер работы устанавливается курьерам и водителям, труд которых очевидно связан с поездками. Однако бывает, что из названия должности однозначно не следует, что сотрудник выполняет работу разъездного характера (например, менеджер по продажам, страховой агент).

В нашем случае, если для выполнения служебных обязанностей работнику действительно необходимо постоянно совершать поездки, то в должностной инструкции или перечне функций в трудовом договоре необходимо так описать его обязанности, чтобы из этой формулировки напрямую следовал вывод о разъездном характере работы. Вкупе непосредственным указанием на разъездной характер работы в трудовом договоре и включением должности в соответствующий перечень в локальных нормативных актах это должно убедить проверяющие органы в правомерности действий работодателя.

Если говорить об отличиях служебных командировок от поездок сотрудников с разъездным характером работы, то в первую очередь следует упомянуть о разнице в их оплате.

Что же касается возмещаемых расходов на служебные поездки и командировки, они практически ничем не отличаются.

Так, перечень расходов на служебные поездки сотрудника, возмещаемые работодателем, регламентирует ч. 1 ст. 1681 ТК РФ. Это расходы:

на проезд;
на наем жилого помещения;
дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В этой же статье указано, что размеры и порядок возмещения данных расходов должны быть установлены локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором.

Перечень компенсируемых расходов на командировки приведен в ст. 168 ТК РФ, и он полностью повторяет предыдущий список.

Однако порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Различаются не только регламентирующие документы, но и бумаги, необходимые для оформления служебных поездок и командировок.

Для служебных поездок работодатель может составить маршрутный лист или служебное задание, утвердив их форму локальным нормативным актом. При этом издавать приказ о служебной поездке не требуется, а маршрутный лист (служебное задание) с отметками о перемещениях работника по окончании поездки передается ответственному лицу.

СПРАВКА

С 8 января 2015 г. изменились правила оформления командировки. Теперь достаточно издать соответствующий приказ, а служебное задание и командировочное удостоверение оформлять необязательно. Однако работодатель для собственного удобства может разработать форму служебного задания на командировку и утвердить ее локальным нормативным актом. Документами, подтверждающими фактические сроки нахождения в командировке, являются проездные документы, а в случае использования личного транспорта – в соответствии с п. 7 Положения о командировках – служебная записка, которая представляется сотрудником работодателю по возвращении из поездки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Необходимо зарегистрировать такого сотрудника в журнале учета работников, выбывающих в командировку, а также проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

При разъездном характере работы в табеле учета рабочего времени отражаются только выходные по графику, а также периоды освобождения от работы.

Как правило, расчеты, связанные с расходами на служебные командировки, производятся «под отчет». По итогам месяца сотрудник заполняет авансовый отчет и представляет оправдательные документы (счета, путевые листы, чеки и проч.). Остаток неиспользованного аванса возвращается работодателю, перерасход – компенсируется.

Иногда работодатель в конце месяца компенсирует все затраты. Но поскольку законодатель, введя в Трудовой кодекс РФ статью 1681, в некотором роде приравнял служебные поездки к командировкам, лучше действовать по аналогии.

В своем письме от 18.08.2008 № 03-03-05/87 Минфин России отметил, что возмещение сотрудникам расходов в соответствии со ст. 1681 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов на производство и реализацию на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Но здесь опять же необходимо, чтобы:

условие о разъездном характере работы было включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт;
имелись документы, подтверждающие расходы;
размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, были оговорены в коллективном или трудовом договоре, локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Характер работы: разъездной. Работодатель возмещает работнику следующие расходы, связанные со служебными поездками:

на проезд в общественном транспорте;
на наем помещения для проживания (в случае выполнения работ вне местности, где постоянно проживает работник);
суточные в размере руб. за каждый день служебной поездки кроме случаев, когда служебная поездка длилась менее двух дней;
иные расходы, согласованные с работодателем.

Для удобства основные признаки командировок и разъездного характера работы мы свели в таблицу.

Отличия разъездного характера работы и командировок

Характеристики

Разъездной характер работы

Командировка

Место работы

Выполнение служебных обязанностей вне стационарного места работы

Выполнение служебных обязанностей на своем стационарном место работы, установленном трудовым договором

Время выполнения трудовой функции вне стационарного места работ

Временно (на период, определенный командировочными документами)

Как устанавливается

1.Указанием в трудовом договоре;

2. Установлением в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером

3. Приказом о приеме на работу

Командировочными документами (служебным заданием, приказом на командировку и пр.)

Возмещаемые расходы

1. расходы по проезду;

2. расходы по найму жилого помещения;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

4. иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

1. расходы по проезду;

2. расходы по найму жилого помещения;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Документы, устанавливающие порядок и размеры возмещаемых расходов

1. коллективный договор;

2. локальные нормативные акты работодателя

3. трудовой договор.

1. коллективный договор;

2. локальный нормативный акт работодателя;

3. Положение о порядке направления работников в служебные командировки

4. другие федеральные законы и нормативные акты РФ.

Документы для оформления

1. Маршрутный лист / служебное задание (форма разрабатывается работодателем и утверждается локальным нормативным актом).

1. Приказ на командировку (с 08.01.2015 других документов не требуется);

2. Служебное задание (разрабатывается по желанию работодателя и утверждается локальным нормативным актом);

3. Проездные документы или служебная записка с приложенными оправдательными документами

Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает компенсацию затрат на бензин и мелкий ремонт во время поездки.

Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности.

Личный автомобиль

Если работник едет к месту командировки и обратно на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Но самое главное: оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место использование личного имущества в служебных целях . А компенсации в этом случае выплачиваются в особом порядке.

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ, то есть отдельно оплачивать расходы на топливо во время командировки не следует.

В бухучете эти расходы принимаются в фактическом размере, а в налоговом – только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. При этом неважно, какой автомобиль используется — отечественный или иностранный.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 руб., а более 2000 кубических сантиметров — 1500 руб. в месяц.

Превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включают, и налогооблагаемая прибыль фирмы при этом не уменьшается. Других выплат за использование личного автомобиля в служебных целях не предусмотрено.

На период командировки следует приказом руководителя установить сотруднику указанную компенсацию в размере пропорционально количеству дней командировки. Бывают ситуации, когда при поездках в командировки супруг использует автомобиль, зарегистрированный на другого супруга.

На что обратить внимание в этой ситуации?

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Список документов

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

приказ об отправке сотрудника;
путевой лист;
копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Документальное оформление командировки на автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Необходимые документы

Проезд на автомобиле

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.

Как составить путевой лист

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

Название и порядковый номер.
Срок действия (срок служебной поездки).
Личные данные работника.
Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Образец

Основные образцы документов:

Типовая межотраслевая форма №3 для составления путевого листа.
Пример заполнения путевого листа.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
чеки на ГСМ;
путевой лист;
служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Возмещение затрат

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

проезда к месту назначения и обратно;
съема жилья для временного проживания;
прочих расходов при согласовании с работодателем.

Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

Как подтвердить расходы

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
чеки на ГСМ;
маршрутный лист;
служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

Если потребовался ремонт в поездке

При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

гарантии работнику при направлении его в командировку;
порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках».

Процедура оформления командировки на собственном транспорте

Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке. Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите

об этом нашего дежурного
юриста онлайн
. Это быстро, удобно и
бесплатно
или по телефону:

Москва и область:+7

Санкт-Петербург и область:+7

Федеральный номер:+7

Особенности оформления командировки на своем автомобиле

При направлении работника в командировку на личном автомобиле рекомендуется оформлять путевой лист. Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Однако письмом Министерства финансов № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года работодателям разрешено разрабатывать свою форму данного документа при условии, что в путевом листе обязательно будут присутствовать реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 года.

А именно те, которые указаны в разделе 2 данного приказа Минтранса:

название документа и номер путевого листа;
на какой срок выдан путевой лист;
сведения о собственнике автомобиля;
данные о марке, модели транспортного средства, государственном номере;
полная информация о водителе.

Особенности возмещения затрат при командировке на личном автомобиле

Порой в поездках случаются непредвиденные обстоятельства, которые связаны с поломкой транспортного средства или же аварией на дороге. Любое из происшествий должно быть доказано соответствующей документацией, которую в дальнейшем следует предъявить работодателю. Так, в случае неожиданного выхода из строя машины, стоит сохранить чеки, полученные в момент приобретения необходимых запчастей, автомасел или иных компонентов. Однако на практике, некоторые работодатели выказывают сомнения в том, что автомобильные покупки, приобретенные сотрудником, потребовались для устранения повреждения, которое возникло непосредственно в период командировки. Довольно часто на этой почве возникают конфликтные ситуации между сторонами трудовых отношений.

Читайте также: