Что такое система учета рабочего времени

Опубликовано: 24.04.2024

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
значительная финансовая экономия.

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

автоматизированное временное протоколирование;
пространственная фиксация;
информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

соблюдение графика приходов и уходов;
преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
фиксация переработок;
формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
может восстановить картину нужного временного промежутка;
позволяет отслеживать контакты персонала;
дает относительную безопасность от воровства;
оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
практически невозможно подменить пользователя;
почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

ограниченная сфера применения;
неприменима для мобильного персонала;
легко осуществить подмену пользователя;
при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
высокая точность определения местоположения;
работает и с большими человеческими массивами;
работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

достаточно дорогое оборудование;
необходимость постоянного технического обслуживания;
в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Система учета рабочего времени (в англ. варианте Employee Monitoring Software) – программное обеспечение, позволяющее анализировать активность пользователей за рабочими ПК.

Наряду с камерами видеонаблюдения, колл-трекингом, GPS-трекингом, СКУДами и DLP-системами, системы учета рабочего времени (сокращенно СУРВ) позволяют автоматизировать функцию контроля сотрудников в организации.

Популярность данного класса ПО растет с каждым годом. Согласно экспертному мнению Gartner, в 2020 году 80% компаний в США будут использовать системы учета рабочего времени для повышения эффективности работы сотрудников. В РФ ситуация немного отличается, но не сильно.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени: защита корпоративной информации от утечек, анализ поведения пользователей, удаленный доступ к рабочим станциям.

По данным ресурса Capterra.com, основными и наиболее востребованными функциями систем учета рабочего времени являются:

· Мониторинг активности пользователей

· Запись видео с экранов

· Учет рабочего времени

· Учет приходов и уходов

· Кейлоггер (запись нажатий клавиш)

Согласно опросу пользователей, основными приоритетами при выборе систем учета рабочего времени являются:

· Удобство установки и использования (75%)

· Наличие необходимого функционала (71%)

· Мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) (42%)

· Стоимость лицензий (35%)

· Хорошие отзывы от других пользователей (31%)

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Данный продукт акцентирован на мониторинге активности пользователей, а также крайне прост в использовании в отличие от многих своих конкурентов.

Преимущества программы Kickidler:

- Онлайн-мониторинг неограниченного числа компьютеров. Программа позволяет руководителю видеть в реальном времени сетку экранов всех компьютеров в сети с частотой обновления 1 кадр в секунду. Иногда этого достаточно для контроля сотрудников.

- Запись видео с экранов. Программа фиксирует все действия пользователя на рабочем компьютере, что особенно важно при расследовании инцидентов. Есть возможность поиска нужного фрагмента видео по ключевым событиям.

- Кроссплатформенность. Программа полноценно работает с Windows, Linux и MacOS, причем даже с последней 15 версией Mac.

- Простота в установке и настройке. Многие пользователи отмечают юзер френдли интерфейс программы и интуитивность ее использования.

- Возможность скрытой и открытой установки агента программы.

- Полноценная оффлайн-версия программы.

- Относительно небольшая цена и гибкая ценовая политика. Покупая лицензию на 3 года, вы будете платить 3$ за юзера в месяц.

- Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

- Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Помимо перечисленных уникальных функций, программа обладает инструментарием по учету рабочего времени, анализу продуктивности сотрудников, а также функциями кейлоггера и удаленного управления.

Как работает программа Kickidler?

Система Kickidler состоит из 4-х компонентов: Вьюера, Граббера, Сервера и Веб-интерфейса. Вьюер устанавливается на ПК наблюдающего, Граббер – на ПК того, за кем будут наблюдать, на Сервере хранятся все данные, а в Веб-интерфейсе производятся настройки программы.

К минусам программы можно отнести отсутствие облачной и мобильной версий. Однако в Road map разработчики обещают устранить эти недостатки уже в 2020 году. Также программа ни с чем не интегрирована, что печально.

Кому подойдет?

Для Интернет-магазинов и компаний, работающих с денежными операциями. Запись видео с экранов – незаменимая фича для отслеживания всех действий за ПК. Также программа хороша для малого бизнеса, поскольку не имеет нижнего порога по количеству проданных лицензий.

Activtrak – это облачный сервис для мониторинга сотрудников, позволяющий анализировать ежедневную активность и поведение персонала за компьютерами. Программа ActivTrak развивается стремительными темпами. По информации из разных источников, в 2019 году на ее развитие было выделено 20 млн. долларов.

Преимущества программы ActivTrak

- Мониторинг активности сотрудников. Скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд.

- Видеозапись экранов, экспорт видео.

- Автоматические уведомления о тревогах.

- Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.

- Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.

- Множество отчетов по рабочему времени.

- Полностью облачная версия.

- Есть приложения для iOS и Android

- Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Как работает программа ActivTrak?

Для установки программы ActivTrak необходимо просто создать аккаунт и установить агенты на компьютеры, которые вы собираетесь мониторить. Серверная часть программы автоматически устанавливается на облако.

- Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов

- Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов

- Невозможность установки агента программы на Mac

- Сложный процесс деинсталляции программы

Кому подойдет?

Программа подойдет для любого вида среднего и крупного бизнеса, но более всего – из финтех отрасли.

Teramind – мощный программный комплекс для мониторинга сотрудников, обнаружения внутренних угроз и оптимизации производительности на рабочем месте. Программа Teramind сочетает в себе функции системы учета рабочего времени (EMS) и системы предотвращения утечек информации (DLP).

Преимущества программы Teramind

- Гибкость тарифного плана. В зависимости от потребностей, можно выбрать тариф Стартер, UAM или DLP. - Мониторинг активности пользователей, дружелюбный интерфейс, выполненный в виде дашборда. - Запись видео с мониторов сотрудников. Возможность просмотра мониторов, исходя из действий пользователей. - Возможность записи звука с микрофона. - Удобный инструментарий для E-mail-мониторинга. - Поведенческий анализ пользователей. Возможность гибких настроек рисков. - Функции DLP-системы. - Удобная и информативная Демо-версия программы.

Как работает программа Teramind?

Процесс установки программы на облако – стандартный. Создается аккаунт, грузится агент и устанавливается на ПК сотрудников. После этого, данные появляются на дашборде. Установка On-Premise – процесс более трудоемкий и потребует много времени и специальных навыков.

- Достаточно трудоемкий процесс установки On-Premise версии программы. - Минимальный пакет для покупки – 5 лицензий. Это может не подойти малым предприятиям. А также компаниям, желающим мониторить небольшое число сотрудников. - Программа не поддерживает платформу Linux.

Кому подойдет?

Программа ориентирована на крупные компании, в чьи задачи входит не только анализ продуктивности сотрудников, но и защита корпоративной информации.

Программа для отслеживания рабочих часов сотрудников Hubstaff немного отличается от представленных выше конкурентов своей демократичностью и ориентирована на контроль удаленных сотрудников.

Преимущества программы Hubstaff

- Интеграция с более чем 30 приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal. - Возможность выплаты сотрудникам заработной платы за отработанные часы. - Программа также позволяет искать фрилансеров по всему миру, благодаря встроенному сервису. - Периодические скриншоты экрана занимают меньше пространства на диске, чем запись видео. - Возможность отслеживания работы над проектом, интеграция с CRM-системами. - Функция GPS-трекинга, программа работает с iOS и Android

Как работает программа Hubstaff?

Программа устанавливается на облако, аналогично Activtrak и Teramind.

Минусы: - Отсутствуют функции онлайн-мониторинга пользователей и видеозаписи экрана. - Программа не работает с Linux, для кого-то это может быть важным упущением. - Очень запутанный пользовательский интерфейс, нужно время, чтобы научиться использовать все функции программы.

Кому подойдет?

Однозначно – небольшим компаниям, работающим с удаленными сотрудниками. Функция почасового начисления заработной платы позволит полностью автоматизировать процесс сотрудничества с удаленщиками.

Повышение эффективности персонала – важный вопрос, который волнует большинство руководителей. Улучшить дисциплину, поднять производительность и не испортить при этом отношения с подчиненными помогают системы автоматизированного учета рабочего времени.

Автоматизация процессов учета способна упростить жизнь руководителям, бухгалтерам и HR-специалистам, улучшить рабочие показатели сотрудников и сохранить комфортный климат в коллективе. Благодаря системам учета рабочего времени руководители могут проверять время прихода и ухода сотрудников даже дистанционно, бухгалтерия получает возможность начислять зарплату в соответствии с отработанным временем, оставаясь в рамках трудового законодательства, а сами сотрудники становятся более дисциплинированными, осознавая факт контроля.

Как это работает?

Для учета рабочего времени могут использоваться как турникеты на проходной, так и терминалы учета рабочего времени, которые устанавливают непосредственно у дверей кабинетов. Второй вариант актуален для небольших организаций, где нет необходимости в установке турникетов или, напротив, на крупных предприятиях, где дорога от проходной до рабочего места занимает определенное время.

Сотрудники предъявляют свои идентификаторы считывателю, а система формирует табель учета рабочего времени, поддерживая при этом гибкие и скользящие рабочие графики. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть закрыто с помощью оправдательного документа, который система позволяет создавать и редактировать.

Следить за тем, чтобы сотрудники не увлекались нецелевым использованием рабочего времени, помогает система прозрачного здания. В рабочих помещениях устанавливаются камеры, изображение с которых передается на компьютер руководителя.

Согласно данным PERCo, после внедрения автоматизированного учета рабочего времени в Морском Торговом порту Санкт-Петербурга и на Таганрогском металлургическом заводе нарушения трудовой дисциплины сократились в пять раз, а трудозатраты ответственных за учет рабочего времени сотрудников – в два раза.

Таким образом, первая цель достигнута – прибыль компании возросла, затраты трудовых ресурсов снизились. Теперь коснемся второй цели – контроля без конфликта.

Когда учет рабочего времени не автоматизирован, следить за дисциплиной все равно кому-то приходится: это может быть непосредственный руководитель, секретарь, менеджер по персоналу. Скорее всего, отношение коллектива к ответственному лицу будет достаточно настороженным, именно его сотрудники будут винить, например, в урезанной из-за опозданий зарплате или невыплаченной премии.

Использование систем учета рабочего времени позволяет этого избежать: все явки и неявки фиксируются автоматически, так же рассчитывается и заработная плата. Так что винить, кроме собственной неорганизованности, некого.

Как правильно ввести систему автоматизированного учета рабочего времени?

Часто сотрудники воспринимают идею учета рабочего времени негативно, что приводит к противостоянию с руководством. Такая атмосфера на пользу рабочему процессу не идет. Поэтому при внедрении таких систем важно выбрать правильную стратегию. Несколько советов:

· При выборе системы отдавайте предпочтение той, что поддерживает гибкий график. В таком случае сотрудник сможет прийти попозже или уйти пораньше, но это время он должен будет отработать. При интеграции системы с 1С бухгалтер сможет рассчитать заработную плату исходя из отработанного времени. Сотрудники же буду чувствовать себя комфортнее, самостоятельно распоряжаясь своим временем.

· Проведите общее собрание и расскажите о нововведении, соберите обратную связь. Так вы поймете, чего боятся ваши сотрудники, и сможете найти для них контраргументы.

· Говоря о системе, делайте акцент не на штрафах и санкциях в отношении сотрудников, а на оптимизации их труда. Например, можно рассказать о том, что система фиксирует не только опоздания и прогулы, но и согласованные с руководством переработки, которые в дальнейшем будут оплачены.

· Пункт о том, что контроль учета рабочего времени автоматизирован, необходимо внести в трудовой договор или издать специальный приказ и ознакомить с ним сотрудников. Это поможет избежать споров и конфликтных ситуаций.

Система учета рабочего времени – программно-аппаратный комплекс, позволяющий определять время пребывания лиц на заданной территории.

Принцип работы

Система учета рабочего времени, как правило, является частью системы контроля и управления доступом. Иногда она строится в упрощенном варианте – без использования преграждающих устройств (дверей, турникетов).
Система учета рабочего времени состоит из следующих элементов:

Для регистрации лиц необходимо соответствующее оборудование (контроллер, считыватели).

Запись данных может выполняться как аппаратно (на контроллере), так и программно (на компьютере), для чего необходима связь между контроллером и компьютером.

Программное обеспечение устанавливается на компьютере.

Аппаратная часть системы учета рабочего времени

Если Система учета рабочего времени является частью СКУД, то непосредственный учет рабочего времени осуществляется посредством специального программного обеспечения, которое использует данные о проходах СКУД.

Если же речь идет только о необходимости рассчитывать рабочее время сотрудников, то достаточно обеспечить регистрацию лиц. При этом, за счет отсутствия преграждающих устройств, может применяться более простое (а значит и более дешевое) оборудование.

Считывание их уникального кода.
Запись (или передача) информации в базу данных:
- Код.
- Дата и время регистрации.
- Место регистрации (вход или выход).
Для считывания кода используются считыватели (ридеры) любого типа. Все они делятся на две группы. Считыватели первой группы имеют дело с носителями кода – картами, брелоками, «таблетками» с чипами, штриходами. Вторая группа основана на биометрических характеристиках самого человека – узоров пальцев, линий ладони, лица, радужки.

Считанный код принимается управляющим блоком – контроллером. Для систем регистрации функции считывателя и контроллера часто совмещаются в одном устройстве (дверной контроллер, сетевой считыватель).

Считанный код (с отметками о месте и времени регистрации) записывается в память контроллера и (или) передается на компьютер для последующей обработки (создание отчетов).

Связь «считыватель – контроллер – компьютер» можем выполняться по выделенным (т.е. специально проложенным) линиям или с использованием локальной сети организации.

Программное обеспечение системы учета рабочего времени

Основная задача системы – расчет рабочего времени – реализуется формированием специальных отчетов.

В общем случае, рабочее время равно или меньше общего времени пребывания на территории объекта. Общее время – это время между первым входом на территорию и последним выходом с нее. Рабочее время – сумма интервалов времени между регистрацией сотрудника на вход и регистрацией на выход. Или, что тоже самое, общее время за вычетом времени, проведенным вне объекта.

Точный расчет рабочего времени зависит от дополнительных данных: графиков работ, продолжительности рабочего дня, категорий работников, санкционированных или несанкционированных отсутствий на рабочем месте.

Таким образом, на временные отметки регистрации на входе и выходе накладываются графики работы и особенности учета времени в конкретной организации.

Программное обеспечение позволяет вести базу данных сотрудников, с занесением следующей информации:
- Кадровые данные – фамилия, должность, отдел…
- Уникальный код – код электронной карты или биометрические данные.
- Графики работы – границы рабочего дня, перерывов на обед.
- Отсутствия – начало и конец отпусков, больничных листов, командировочных.
Также задается дополнительная информация:
- Непосредственно графики рабочего времени (понедельные, сменные, индивидуальные).
- Алгоритмы расчета рабочего времени – например, необходимость учета переработок, трактовка нарушений правил прохода (два входа без выхода) и прочие.
Многие системы учета позволяют экспортировать рассчитанные данные во внешние бухгалтерские программы, например, в 1С.

Особенности построения системы учета рабочего времени

Итогом работы системы учета рабочего времени является, в конечном счете, расчет заработной платы сотрудников. Проблемы, связанные с неправильной регистрацией, приводят к неверным денежным расчетам, что воспринимается работниками гораздо болезненнее, чем проблемы СКУД, приводящее к запрету доступа.

Поэтому важно, чтобы система отображала результат регистрации – положительный при корректном распознавании лица и отрицательный в противном случае. Только тогда сотрудник может быть уверен, что данные о его присутствии на работе будут учтены при начислении зарплаты.

Индикация результата возможна только при предварительном занесении кодов в память контроллера, так, как это всегда делается в СКУД.

Визуализация результата регистрации достигается несколькими способами:
- Индикацией на самом считывателе (зеленый цвет светодиода).
- Индикацией на специальном световом табло.
- Установка преграждающих устройств (турникетов).
Во избежание ошибок регистрации рекомендуется использовать пару считывателей – один на вход, один на выход.

Система учета рабочего времени марки ТСС

Компания Семь печатей предлагает собственную систему учета рабочего времени, построенную на базе оборудования и программного обеспечения СКУД TSS2000 Profi.

Система является частью СКУД и в базовом варианте включена в ее состав. Расчет рабочего времени выполняется специальными отчетами. Возможен экспорт данных во внешние бухгалтерские или кадровые программы.

Расширенный вариант системы учета рабочего времени представлен программным продуктом компании TimeKeeper, в состав которого входят модули:
- Система настраиваемых отчетов.
- Ведение списка причин отсутствий на рабочем месте (больничные, отпуска, командировки).
Возможна организация распределенной системы учета: данные из удаленных офисов компании будут передаваться на центральный сервер посредством ЛВС или Интернет соединения.

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

Видеонаблюдение – установка оборудования, которое фиксирует происходящее. Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.
Минусов у этого способа немало: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

Аудиоконтроль – запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

Отчеты о проделанной работе – сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

Система контроля доступа – это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

Мониторинг передвижений – контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов – эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.

Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.

1. Kickidler записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.

Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.

В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.

Цена зависит от предполагаемой длительности использования. Есть предложение от $2,78 в месяц (пакет на три года) до $170 (длительность использования не ограничена) для одного компьютера. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней, но в ней сильно ограничен функционал: можно наблюдать только за 6 сотрудниками, нет записи экрана и дистанционного управления компьютерами.

2. Crocotime учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.

Цена за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.

3. StaffCop анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.

Цена рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.

4. ManicTime автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.

Цена за бессрочное использование для одного пользователя $67. Есть возможность использовать программу бесплатно, в этом случае будут доступны только автоматическое отслеживание времени и статистика.

5. Yaware.TimeTracker ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.

Цена зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.

6. Hubstuff проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.

Цена за версию с максимальным количеством функций – $20 в месяц, но можно использовать программу и бесплатно. В бесплатной версии есть возможность вести учет времени и делать ограниченное количество скриншотов.

7. TimeCamp ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.

Цена с максимальным набором функций – $10 в месяц, урезанный функционал (без возможности бюджетирования, составления расписания и сохранения скриншотов) для одного пользователя бесплатен.

8. Toggl – предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.

Цена за премиум-версию на месяц – $20, за стандартную – $10. Если покупать доступ на год, то цена составит $18 и $9 соответственно. Есть бесплатная версия для команд, в которых меньше 5 сотрудников. В ней нет возможности проводить аудит рабочего времени, сохранять отчеты, разбивать проекты на более детальные списки.

Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:

Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.

Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.

Система учета рабочего времени: за и против

Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.

Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.

Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.

Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

Читайте также: