Что входит в обязанности офисного работника

Опубликовано: 17.09.2024

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

    построение организационной структуры офиса;

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Должностные обязанности

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

  • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
  • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
  • материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Требования

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Образование

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Заработная плата

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый — 7500 руб. (около 250 $).

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 1

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 2

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 3

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 4

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 5

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

Безопасности труда работников, которые выполняют обязанности в офисе, работодатели часто уделяют недостаточное внимание. Вероятно, это обосновано тем, что по сравнению с опасными производственными предприятиями, например, транспортными или строительными, офисные сотрудники подвержены меньшему риску. Однако при этом обязанности работодателя по части гарантий безопасности их работы, установленные на законодательном уровне, необходимо исполнять вне связи с какими бы то ни было характеристиками организации, включая профиль ее работы, масштаб или другие параметры. Для «офисных» работников придется выполнить длинный ряд мер по охране труда, а если уклониться от этой обязанности – на компанию и лично работника, который отвечает за ее осуществление, могут наложить серьезные санкции.

Охрана труда для работников офиса: правовая база

Основным нормативным документом, который определят необходимые действия работодателя по вопросам охраны труда персонала, остается Трудовой кодекс. Он содержит базовые принципы гарантии безопасности работ и отдельные конкретные механизмы их реализации. Однако порядок выполнения необходимых действий обычно раскрывается дополнительными правовыми актами. К их числу принадлежат:

  • федеральный закон от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ, устанавливающий правила выполнения спецоценки условий труда;
  • приказ Минтруда от 24.01.2014 N 33н, определяющий принципы выполнения спецоценки и методику ее выполнения;
  • совместный приказ Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29, которым установлен порядок организации обязательной подготовки работников по охране труда;
  • приказ Минздрава № 302н от 12 апреля 2011 г., утверждающий порядок организации обязательных медицинских осмотров работников и обстоятельства, при которых их выполнение становится необходимым;
  • КоАП РФ;
  • другие правовые документы.

Для отдельных отраслей, которые сопряжены с повышенным риском для сотрудников, применяются особые требования охраны труда персонала. Они могут формулироваться Федеральными нормами и правилами выполнения профильных типов работ или иными нормативными актами, в том числе разработанными профильными государственными органами. Например, требования к безопасности работников, которые выполняют свои обязанности на высотных объектах, определены приказом Минтруда от 28 марта 2014 г. № 155н.

Риски по охране труда для офисных работников

Необходимость реализации особых мер для безопасности офисного персонала – не только формальное требование. Охрана труда на рабочем месте в офисе – действительно полезное мероприятие, поскольку деятельность интересующей нас категории работников продуцирует риски, способные причинить заметный вред их здоровью и работоспособности в длительной перспективе. К основным из них относятся:

  • недостаточная освещенность основных рабочих поверхностей, которая создает повышенную нагрузку на органы зрения;
  • присутствие вредоносных химических веществ и соединений в воздухе рабочей зоны, а также недостаточное содержание кислорода в атмосфере рабочего помещения;
  • присутствие шумового и вибрационного воздействия, генерируемого офисной техникой, а также посторонние шумы, например, с улицы или из соседних помещений;
  • содержание пыли и механических примесей в воздухе, которое может быть следствием неудовлетворительной организации работы по уборке помещений;
  • присутствие высокочастотного электромагнитого излучения в рабочем помещении;
  • высокий уровень эмоциональных и психических нагрузок, связанных с характером выполняемых должностных обязанностей;
  • другие факторы.

В совокупности перечисленные обстоятельства могут создавать серьезную нагрузку на физическое состояние сотрудника и его эмоционально-психическое состояние. Поэтому работодателю необходимо вовремя позаботиться о том, чтобы минимизировать воздействие этих факторов, обеспечив специалистам сохранение их здоровья и работоспособности.

Основные меры по ОТ

Действующее трудовое законодательство содержит ряд обязательных мер, которые подлежат реализации в «офисных» компаниях. Основными из них становятся:

  • проведение спецоценки условий труда согласно нормативам, определенным 426-ФЗ;
  • организация инструктажа работников согласно приказу № 1/29;
  • организация работы специалиста или службы по охране труда согласно нормам статьи 217 ТК РФ;
  • дополнительные меры для особых категорий работников, включая выполнение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований;
  • дополнительные меры обеспечения охраны здоровья при особых эпидемиологических обстоятельствах. Например, сейчас актуальной стала охрана труда при коронавирусе в офисе: работодателям вменяется в обязанность обеспечить сотрудникам возможность гигиенической обработки рук, применения защитных масок, а также организовать контроль состояния их здоровья на рабочих местах.

В дополнение к обязательным мерам в этой сфере работодатель вправе самостоятельно предпринимать действия, ориентиованные на улучшение условий труда работников. При этом принимаемые меры не могут противоречить положениям Трудового кодекса и иных действующих нормативных актов в сфере охраны труда. Список действий и задач в этом направлении следует утвердить локальным нормативным документом за подписью руководителя. Обычно для этого используется положение об охране труда для офисных работников. Все сотрудники компании обязаны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.

Организация работ по ОТ

Ответ на вопрос о том, нужна ли охрана труда в офисе, содержит статья 217 ТК РФ. Этот раздел нормативного документа указывает, что на предприятиях, где работает более 50 человек, должна быть обязательно сформирована штатная единица специалиста по ОТ или создано соответствующее подразделение. Это требование применяется вне зависимости от области работы компании или характера основной части рабочих мест. Следовательно, оно в полной мере распространяется и на офисные предприятия: в каждой крупной организации должен быть отдельный специалист по охране труда в офисе.

В компаниях меньшего масштаба решение о введении такой должности или формировании подразделения принимается руководителем организации. В большинстве ситуаций этот вопрос решается одним из следующих способов:

  • заключение договора на выполнение соответствующих обязанностей со сторонней компанией, прошедшей процедуру аккредитации на выполнение работ по ОТ, то есть использование услуг аутсорсинга. Такой способ позволяет компании выполнить правила охраны труда в офисе, не вводя собственную штатную единицу;
  • привлечение действующего сотрудника смежного профиля к выполнению обязанностей специалиста по ОТ на условиях совмещения или совместительства;
  • привлечение к выполнению таких обязанностей сотрудника другой компании на условиях совместительства с заключением договора гражданско-правового характера;
  • выполнение таких обязанностей самим руководителем организации. Этот способ особенно хорошо подходит для микропредприятий, где директор часто выполняет не только функции специалиста по ОТ, но и другие важные задачи.

Вне зависимости от того, какой вариант решения этой проблемы выбирает руководитель компании, он обязан проследить за тем, чтобы соответствующий сотрудник имел необходимые знания и навыки, то есть прошел спецподготовку и знал требования охраны труда к офисным помещениям. Также он должен следить, чтобы на предприятии был в наличии перечень документов по охране труда в офисе, которые необходимы сотрудникам при ежедневной работе. Если таких знаний недостаточно, директор компании должен организовать обучение работника прежде, чем допустить его к выполнению соответствующих обязанностей.

Проведение спецоценки

Согласно нормативам 426-ФЗ выполнение спецоценки условий труда обязательно для всех работодателей, включая руководителей офисных предприятий. Единственным исключением из этого правила становится ситуация, когда компания сотрудничает только с надомными или удаленными сотрудниками: при таких обстоятельствах проводить СОУТ не требуется. В остальных случаях директор предприятия должен заключить договор на выполнение таких работ с уполномоченной организацией, внесенной в реестр Минтруда, поскольку самостоятельно выполнять СОУТ компания не имеет права. Выбранная компания проделает следующие работы:

  • проведет проверку присутствия вредоносных факторов на рабочих местах сотрудников, таких как повышенная температура офисного помещения по охране труда и другие;
  • в случае обнаружения таких факторов проверит интенсивность их воздействия на работников, например, замерит температуру и уровень освещенности на рабочих поверхностях;
  • определит класс вредности и составит карты СОУТ для каждого рабочего места;
  • подготовит отчет по СОУТ, который представит на утверждение работодателю и направит в Федеральную государственную систему учета результатов спецоценки, как того требует закон.

Обучение по охране труда офисных сотрудников

Еще одна важная обязанность работодателя – организовать инструктаж по охране труда для офисных работников. При этом основные обязанности офисных сотрудников по охране труда включают прохождение такого инструктажа и усвоение предоставляемой информации с тем, чтобы они могли оперативно применить ее на практике при возникновении соответствующих обстоятельств.

Порядок выполнения такой подготовки урегулирован положениями приказа № 1/29. Он предполагает организацию пяти разных видов инструктажей в зависимости от стажа работника на предприятии и других обстоятельств:

  • вводный инструктаж по охране труда в офисе – проводится при поступлении сотрудника на предприятие для ознакомления его с общими требованиям по ОТ, которые действуют в конкретной организации;
  • первичный инструктаж – проводится на конкретном рабочем месте для знакомства с его особенностями и порядком действий в случае экстренной ситуации;
  • повторный инструктаж – выполняется по истечении шести месяцев с даты предварительного обучения;
  • целевой инструктаж – организуется при необходимости привлечения сотрудника к другой работе, которая требует дополнительных навыков в сфере ОТ;
  • внеплановый инструктаж – проводится при наступлении особых обстоятельств, например, принятии новых требований законодательства к по части безопасности труда работников.

Инструкция по ОТ для офисных работников

Такая инструкция обычно также составляется специалистом по ОТ и утверждается руководителем организации. Типовой документ согласно рекомендациям Минтруда содержит следующие разделы:

  • общие требования ОТ на предприятии, включая порядок субординации между сотрудниками, требования к специалисту и его основные обязанности, порядок применения ответственности за невыполнение установленных правил;
  • требования перед началом работ, которые содержат описание подготовительных операций, обеспечивающих сохранение здоровья и работоспособности сотрудника, а также исправность и долговременную работу офисного оборудования;
  • правила выполнения задач, включая список запретов на выполнение конкретных действий, которые потенциально могут причинить вред самому сотруднику или оборудованию, которое он использует при выполнении должностных обязанностей;
  • порядок действий при наступлении аварийных обстоятельств. Этот блок обычно разбивается на две основных части: порядок действий самого работника по устранению источника проблемы или хотя бы минимизации последствий форс-мажорной ситуации и правила информирования непосредственного руководителя о сбое;
  • требования после окончания работ, которые включают приведение в порядок рабочего места и перевод техники в спящее либо нерабочее состояние, в котором она будет оставаться до начала следующей смены.

Утвержденная работодателем инструкция по ОТ вводится в действие приказом за подписью руководителя. После этого она представляется для ознакомления всем работникам организации и становится обязательной к выполнению. Факт такого ознакомления сотрудники подтверждают личной подписью в ведомости, журнале или акте.


Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности офис-менеджера: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности) без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Офис-менеджер должен знать:
• Устав компании;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
• законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• правила организации пассажирских перевозок;
• рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников;
• системы классификации гостиниц;
• рынок гостиничных услуг;
• порядок и алгоритм оформления заказов на проживание;
• основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания;
• порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
• рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг;
• основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структура и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в компании;
• типовые сроки исполнения документов;
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности компании;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• особенности оформления документов компании и способы их обработки;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
• внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов;
• базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• основы трудового законодательства.
1.8. Офис-менеджер должен уметь:
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения для билетов на различные виды транспорта;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации;
• оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения от гостиниц, отелей и т.д.;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания;
• оформлять заявления и анкеты на получение визы;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз;
• подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
• подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников;
• обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия;
• выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей;
• распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами;
• работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
• разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств;
• организовывать питание сотрудников компании;
• применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании.
1.9. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;
2.2. организация питания сотрудников;
2.3. контроль работы курьерской службы, технического персонала;
2.4. прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
2.5. ведение делопроизводства;
2.6. обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
2.7. организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;
2.8. организация встреч, совещаний, переговоров;
2.9. участие в организации корпоративных мероприятий;
2.10. формирование бюджета расходов на офисные нужды;
2.11. выполнение поручений руководства.

III. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению обеспечения функционирования офиса.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.


V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Офис-менеджер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами административно-хозяйственного отдела в целях повышения эффективности обеспечения функционирования офиса.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.


VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.


С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Читайте также: