Если работник умер в командировке

Опубликовано: 17.09.2024

В марте в период нахождения в командировке работник учреждения умер. Организация на основании подтверждающих документов учла расходы умершего работника по проезду к месту командировки, проживанию в гостинице, а также суточные по день смерти работника. После принятия указанных расходов выявилась дебиторская задолженность умершего работника по выданным под отчет на командировочные расходы суммам, не возвращенным работником в связи с его смертью, а также по удержанию НДФЛ с сумм суточных сверх нормы. За март умершему работнику причитается невыплаченная заработная плата и премия по итогам работы за предшествующий год. Разъясните, законно ли наше требование о погашении указанной задолженности к наследникам умершего работника в пределах унаследованных сумм?

Рассматриваемая ситуация встречается сравнительно редко, но в тех случаях, когда она возникает, следует решать вопросы быстро и деликатно, при этом не ущемляя права наследников умершего и в рамках существующего гражданского законодательства. В Письме Минфина РФ от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87 рассмотрена аналогичная ситуация. В нем законодатель, в частности, ссылается на нормы Гражданского кодекса. Согласно ст. 1112 ГК РФ не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается указанным нормативным актом или другими законами. Так, например, не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника (ст. 418 ГК РФ). Следовательно, удержание сумм дебиторской задолженности, возникшей по подотчету умершего работника из не полученной им заработной платы, неправомерно, так же как и требование к наследникам покойного погасить долг. Долг умершего гражданина признается нереальным ко взысканию и подлежит списанию на расходы учреждения на основании копии свидетельства о смерти, заверенной нотариально.

Пунктом 233 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н, для списания дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию, определен счет 401 01 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами". В бухгалтерском учете эту операцию следует оформить в соответствии с п. 168 данной инструкции следующей записью:

Дебет счета 401 01 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами"

Кредит счета 208 00 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц"

В отношении исчисления и удержания НДФЛ с размера суточных, превышающих установленные законодательно нормы, следует исходить из положений Налогового кодекса. В силу пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физического лица - налогоплательщика или с признанием его умершим в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации. При этом наследникам вменяется обязанность погашать задолженность умершего лица либо лица, признанного умершим, только по поимущественным налогам и в пределах стоимости наследственного имущества, в порядке, установленном ГК РФ для оплаты наследниками долгов наследодателя. Таким налогом, в частности, является налог на имущество. Природа налога на доходы физических лиц несколько иная, обложению им подлежат доходы, получаемые налогоплательщиком от его трудовой, предпринимательской и иной деятельности, доходы, получаемые от использования личного имущества и в порядке наследования, и т.д.

Далее, согласно нормам, изложенным в п. 18 ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению (освобождаются от обложения) НДФЛ доходы в денежной и натуральной формах, получаемые от физических лиц в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также открытий, изобретений и промышленных образцов.

Следовательно, у бюджетной организации - налогового агента не возникает обязанности по удержанию НДФЛ с сумм денежных средств, причитающихся умершему работнику этой организации и выплачиваемых в установленном порядке физическим лицам в связи с наследованием данных сумм (ст. 1183 ГК РФ).

эксперт журнала "Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 августа 2009 г.

"Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2009 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журналы издательства "Аюдар Инфо"

На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Включается ли время нахождения работника в обсервации в связи с COVID-19 в срок командировки?

Командировка – служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если на территории, куда направляется командированный работник, еще не отменены ограничительные меры, введенные в связи с распространением COVID-19, такой работник может быть помещен в пункт временного проживания на срок до 14 календарных дней.

В это время работник не может выполнять задание работодателя, которое ему было дано при направлении в командировку.

Однако, работник находится в другом регионе не по своей воле, а в связи с тем, что его направил туда работодатель. Поэтому, срок нахождения работника в обсервации в месте командировки, включается в общий срок командировки. Никаких исключений на этот случай в законодательстве не установлено.

При направлении работника в командировку оформляется приказ. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-9. В ней, помимо данных об организации и ее сотруднике, указывается и срок командировки.

В связи с этим рекомендуем вам заранее узнавать, действуют ли ограничительные меры в регионе, куда вы направляете работника.

Если в регионе, куда отправляется работник, действуют ограничительные меры, то при направлении работника в командировку срок его нахождения в обсервации следует заранее включить в общий срок командировки.

Если о том, что работник помещен на изоляцию, стало известно уже после его прибытия на место, в таком случае, срок командировки следует продлить, оформив приказ.

Но поскольку для такого случая унифицированной формы нет, приказ можно оформить в произвольной форме, указав при этом:

фамилию, имя, отчество командированного работника;
структурное подразделение, в котором работает командированный работник;
должность командированного работника;
реквизиты приказа организации о направлении работника в командировку;
причину, в связи с которой срок командировки продлевается;
новый срок командировки.

При этом, поскольку для направления работника в командировку, необходимо его письменное согласие, рекомендуем при продлении срока командировки также его получить.

Как оплачивается время нахождения работника в обсервации в период командировки, если работнику не был выдан больничный?

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

Согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Поскольку время нахождения работника в обсервации включается в общее время командировки, за работником сохраняется средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой: суточные, расходы по проживанию, расходы по проезду и иные расходы.

Такой порядок действует в случае, если работнику на период изоляции не было выдано никаких документов, в том числе не оформлялся больничный.

А что делать, если больничный оформлялся

Лицам, которые находятся в обсервации, при необходимости выдаются листы нетрудоспособности в установленном порядке (п. 4.7 Рекомендаций по организации работы обсерватора для лиц, прибывших из эпидемически неблагополучной территории по новой коронавирусной инфекции (COVID-2019) (утв. письмом Роспотребнадзора от 22.03.2020 № 02/4708-2020-27).

В таком случае на период действия больничного листа за работником средний заработок не сохраняется, а ему выплачивается пособие по нетрудоспособности (абз. 2 п. 25 Положения о командировках).

Кроме того, расходы по найму жилого помещения за время нетрудоспособности также не возмещаются. Но только в случае, если на это время работник был помещен в стационар (абз. 1 п. 25 Положения о командировках).

Поэтому в случае, если работник, вернувшись из командировки, привез больничный лист на время его пребывания в изоляции, бухгалтеру организации следует:

В командировку работника направляют по поручению работодателя и в его интересах, поэтому все время, что сотрудник находится в поездке, относится к рабочему (ст. 166 ТК). Поэтому расследовать нужно любой несчастный случай в командировке, даже если сотрудник получил травму во время отдыха. А квалифицировать случай комиссия может как связанный или не связанный с производством.

Чтобы правильно квалифицировать несчастный случай в командировке, выясните, в чьих интересах действовал работник в момент, когда получил травму, — в своих или работодателя (ст. 227 ТК). Это основной критерий, по которому комиссия определяет, связан несчастный случай в командировке с производством или нет. Если в ходе расследования комиссия докажет, что работник действовал исключительно в своих интересах, несчастный случай признают не связанным с производством.

Пример. Во время служебной командировки работник решил заехать в гости к родственникам, которые проживали в том же городе, куда его направил работодатель. Дома у родных работник упал с лестницы и получил открытый перелом ноги. Работодатель расследовал несчастный случай с сотрудником в установленном порядке. В ходе расследования комиссия выяснила все обстоятельства травмы и доказала, что поездка к родственникам не относилась к цели служебной поездки и работник действовал исключительно в своих интересах. Поэтому несчастный случай комиссия признала не связанным с производством.

Особенность 2. Комиссия по расследованию

Комиссию по расследованию несчастного случая в командировке создает или работодатель, который направил сотрудника, или организация, на чьей территории работник получил травму. Это зависит от того, находился ли пострадавший под руководством и контролем персонала организации, в которую его командировали, или нет. Рассмотрим обе ситуации.

Сотрудник выполняет задание своего работодателя, не под руководством и контролем заказчика. Если в такой ситуации произойдет несчастный случай, комиссию по расследованию будет создавать работодатель, по поручению которого пострадавший выполнял работу (ст. 229 ТК). В этом случае организация-заказчик, на территории которой произошел несчастный случай, выделяет только одного сотрудника, который участвует в работе комиссии. Всех остальных членов комиссии работодатель командирует к заказчику.

Членами комиссии не могут быть ни пострадавший сотрудник, ни его доверенные лица, но они вправе участвовать в расследовании, например присутствовать во время опроса очевидцев и осмотре места происшествия.

Пример. Инженер автоматизированных систем управления приехал в командировку в Красноярск из Москвы настраивать БЭК-офис банка по заданию своего работодателя. Во время рабочего дня инженер пошел на перерыв, спускаясь по лестнице, оступился и сломал ногу. В Москве работодатель сообщил о несчастном случае в ФСС по месту регистрации организации. Для расследования фонд назначил сотрудника из Красноярского филиала. После чего работодатель создал комиссию по расследованию несчастного случая и направил ее в Красноярск. В состав комиссии вошли: специалист по охране труда, директор компании, член профсоюза, сотрудник ФСС из Красноярского филиала и представитель заказчика. В таком составе комиссия провела расследование в Красноярске в течение трех календарных дней.

Сотрудник выполняет работу под руководством и контролем работодателя-заказчика. В этом случае командированный работник участвует в производственном процессе другой организации. Поэтому если произойдет несчастный случай, комиссию по расследованию обязана будет создать организация, в которую направили работника (ст. 229 ТК). При этом в расследовании должен принимать участие представитель работодателя, который командировал сотрудника. Следовательно представителя включают в комиссию и направляют на место происшествия. Если он не приедет или опоздает, это не будет основанием, чтобы изменить сроки расследования.

Пример. Инженер-электрик приехал в командировку в Нижний Новгород из Ярославля, чтобы участвовать в монтаже электрической части технологического трубопровода в качестве члена бригады по наряду-допуску. Командированный сотрудник выполнял работу под руководством ответственного руководителя работ Нижегородского филиала ТЭЦ, под контролем производителя работ и наблюдающего этого филиала. Во время пусконаладочных работ произошел пробой изоляции, и инженер-электрик получил электротравму и умер. Организация, на территории которой произошел смертельный несчастный случай, создала комиссию по расследованию несчастного случая. От работодателя, который направил сотрудника в командировку, в комиссии участвовал член профсоюза. В таком составе комиссия провела расследование по месту происшествия в течение 15 календарных дней.

Особенность 3. Дополнительные обязанности при смертельном несчастном случае

Смертельный несчастный случай в командировке работодатель расследует в том же порядке, что и тот, который произошел на его территории. Если сотрудник умер в командировке, дополнительная обязанность работодателя — транспортировать тело погибшего за свой счет, в том числе и из заграничной служебной поездки (ст. 167 ТК). Также работодатель должен выплатить зарплату, которую работник не получил ко дню смерти. Выплату работодатель делает в течение недели со дня завершения расследования (ст. 141 ТК). Дополнительно членам семьи умершего сотрудника выплачивают компенсацию за неиспользованный им отпуск. Помимо зарплаты и других выплат, родственники покойного вправе получить от организации пособие на погребение.

Включается ли время нахождения работника в обсервации в связи с COVID-19 в срок командировки?

фамилию, имя, отчество командированного работника;
структурное подразделение, в котором работает командированный работник;
должность командированного работника;
реквизиты приказа организации о направлении работника в командировку;
причину, в связи с которой срок командировки продлевается;
новый срок командировки.

Как оплачивается время нахождения работника в обсервации в период командировки, если работнику не был выдан больничный?

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

А что делать, если больничный оформлялся

Читайте также: