Если сотрудник уехал в командировку после рабочего дня

Опубликовано: 17.09.2024

Сотрудник отработал рабочий день и в 22.00 вылетел в командировку. Как правильно произвести оплату за этот день и как отразить это в табеле учета рабочего времени?

Порядок направления работников в служебные командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций в связи с командировками установлены нормами Трудового кодекса РФ и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

В силу п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом по смыслу п. 7 Положения время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени нахождения командированного работника в пути, так как согласно указанной норме фактическое время нахождения работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В соответствии с п. 4 Положения вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. По смыслу Положения работник может, но не обязан трудиться по месту своей постоянной работы в день отъезда в командировку и в день приезда из командировки. Однако в любом случае, независимо от того, работал он или нет, ему выплачиваются средний заработок и суточные за такие дни, как за дни нахождения в пути (п.п. 9 и 11 Положения). Ведь дополнительные расходы в виде суточных возникают в связи с самим фактом нахождения в пути, а средний заработок сохраняется, если день нахождения в пути совпадает с рабочим днем по графику командирующей организации (смотрите письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).

Вместе с тем общие нормы Трудового кодекса РФ (ст.ст. 2, 3, 15, 21, 22, 132 и другие) требуют, чтобы любой труд был оплачен. На наш взгляд, это означает, что за факт исполнения трудовых обязанностей в день отъезда или возвращения из командировки работнику должна быть выплачена дополнительная сумма, помимо среднего заработка и суточных. Поскольку привлечение сотрудника к работе в день выезда и приезда из командировки возможно только по соглашению сторон трудовых отношений, то и вопрос об оплате труда в эти дни должен решаться по договоренности работника и работодателя. При этом условие о том, что работнику, помимо среднего заработка, выплачивается вознаграждение за работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки, рекомендуем закрепить в трудовом договоре с работником, локальном нормативном акте работодателя, определяющем систему оплаты труда и премирования работников, либо в коллективном договоре (часть вторая ст. 135 ТК РФ).

Что же касается правильного отражения ситуации, изложенной в вопросе, в табеле учета рабочего времени, отметим, что в силу части четвертой ст. 91 ТК РФ в случае, когда в день выезда в командировку работник трудился, в табеле должны быть отражены фактически отработанные им часы.

Государственными учреждениями для учета использования рабочего времени применяется табель формы 0504421 (далее также - Табель), утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н). Согласно Методическим указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов. утвержденным этим же приказом (приложение N 5 к Приказу N 52н), в Табеле регистрируются также случаи направления работника в командировку.

В связи с этим следует иметь в виду, что Методические указания предусматривают право субъекта учета включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Это означает, что работодатель для отражения в Табеле и часов работы сотрудника, и факта направления его в командировку в один и тот же день может увеличить содержащееся в нем количество граф.

аким образом, если работник в день отъезда в командировку привлекался к работе в командирующей организации, в первой графе табеля рабочего времени, как обычно, проставляется код командировки без указания количества часов в нижней строке, а во второй - код "Ф" и продолжительность работы в день отъезда в командировку в часах.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

16 декабря 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Если сотрудник вернулся из командировки в два часа ночи и этот день является его нерабочим днем, то необходимо оплатить этот день полностью или только фактически отработанное время?
Как подтвердить время (для оплаты), затраченное на получение багажа, и путь от аэропорта до дома?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Необходимо оплатить только фактически затраченное работником время в пути; за каждый час ночного времени работнику также полагается доплата в размере не менее 20% оклада. Время в пути увеличивается на время, затраченное на путь от аэропорта до места жительства работника, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Документами подтверждающими такое время, могут быть: квитанция, выданная водителем такси, с указанием времени вызова такси и прибытия в пункт назначения; проездной документ на общественный транспорт и служебная записка с указанием затраченного времени исходя из расстояния и средней скорости транспортного средства.

Обоснование позиции:
При решении вопроса об оплате выходных дней, приходящихся на время командировки, следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).
Из п. 5 и п. 9 Положения следует, что за выходные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, производится оплата не в виде среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ. В соответствии с п. 4 Положения дни нахождения в пути к месту командировки и обратно включаются в период командировки. При этом вопрос об оплате выходных дней, которые работник провел в пути, в том числе дня отъезда и дня возвращения в выходной, Положением специально не урегулирован. Тем не менее сложилась практика, что по правилам ст. 153 ТК РФ оплачиваются не только выпадающие на выходные дни командировки, когда работник выполнял служебное поручение в месте командирования, но и другие выходные дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (день отъезда, день приезда, дни нахождения в пути)*(1).
Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом законодательство не содержит указания о том, сколько часов, приходящихся на исполнение служебного поручения в выходной, следует оплатить в повышенном размере - только фактически затраченные часы или весь день, независимо от количества часов, которые работник затратил на исполнение служебного поручения. Вместе с тем заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда (ст. 132 ТК РФ). За выходные и праздники выплачивается, как мы уже выяснили, не средний заработок, а заработная плата в двойном размере. Когда речь идет о выплате заработной платы за исполнение работником трудовых обязанностей, оплачивать необходимо только фактически отработанные сотрудником часы. Поэтому полагаем, что в двойном размере надо оплачивать каждый час в пути. Такой подход, на наш взгляд, в полной мере соответствует и положениям части третьей ст. 153 ТК РФ, согласно которой оплата в повышенном размере производится только за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной приходится часть рабочего дня, в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной день (от 0 часов до 24 часов)*(2). Таким образом, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации по правилам ст. 153 ТК РФ необходимо оплатить только фактически затраченное работником время в пути*(3).
Согласно части первой ст. 96 ТК РФ ночным считается время с 22 до 6 часов. Порядок оплаты ночного времени, используемого работником при прибытии из командировки в его выходной день, законодательством специально не урегулирован. Из буквального толкования части первой ст. 154 ТК РФ повышенной оплате подлежит именно работа в ночное время. Представляется, что, находясь в пути к месту командирования и обратно, работник как таковой работы не выполняет. В то же время для целей предоставления гарантий командированному работнику за время нахождения в пути понятие "работа" в правоприменительной практике толкуется расширительно. Подтверждением этому является приведенная позиция судов и Минтруда России, в соответствии с которой время нахождения работника в пути, пришедшееся на его выходной день, должно быть оплачено по правилам ст. 153 ТК РФ, хотя данная статья формально также устанавливает необходимость компенсации работникам именно работы в выходной день. Полагаем, что аналогичный подход следует применять и при решении вопроса о необходимости выплаты работнику за время нахождения в пути компенсации, предусмотренной ст. 154 ТК РФ. Соответственно, за каждый час ночного времени, используемого работником при возвращении из командировки в его выходной день, ему полагается доплата в размере не менее 20% часовой тарифной ставки (оклада)*(4). С порядком расчета часовой ставки исходя из оклада можно ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Доплата за работу в ночное время.
Из п. 4 Положения следует, что при определении продолжительности командировки дополнительно ко времени отправления и прибытия транспортного средства, на котором работник отправляется в командировку, следует присоединить время, необходимое для того, чтобы добраться до (от) аэропорта, но только если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Норм, предусматривающих учет затраченного на получение багажа времени при определении продолжительности командировки, законодательство в любом случае не содержит.
Перечень документов, подтверждающих, в частности, время, затраченное на дорогу от находящегося за чертой населенного пункта аэропорта до места жительства работника, на законодательном уровне не установлен. Соответствующих разъяснений компетентных органов нами, к сожалению, не обнаружено. Полагаем, что если, например, работник добирался на такси, то в этом случае таким документом может быть квитанция, выданная водителем такси, с указанием времени вызова такси и прибытия в пункт назначения. Если работник добирался на общественном транспорте, таким документом может быть билет и служебная записка с указанием затраченного на дорогу времени. Если работник добирался на личном транспорте, на наш взгляд, он также может предоставить служебную записку с указанием затраченного времени исходя из расстояния и средней скорости транспортного средства. Так, например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.02.2017 N 09АП-65616/16 суд исходил из примерной продолжительности времени, необходимого для прибытия к месту назначения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

10 октября 2018 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите решение Верховного Суда РФ в от 20.06.2002 N ГКПИ02-663, апелляционное определение Верховного Суда Республики Дагестан от 12.04.2017 по делу N 33-1728/2017, определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 N 33-5998/2015, а также письма Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 N 14-2-337.
*(2) В правоприменительной практике существует позиция, согласно которой время пути, приходящееся на выходные дни, нужно оплачивать по двойной дневной ставке от оклада за каждый выходной без учета проведенных часов в дороге (кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 N 33-3776/11, апелляционное определение Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу N 33-7832).
*(3) Аналогичное мнение встречается и в консультациях с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"(смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 и вопрос-ответ 3).
*(4) Подчеркнем, такая позиция является нашим экспертным мнением. В профессиональной литературе встречается противоположная точка зрения по данному вопросу (смотрите, например, следующие материалы: журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2017 г.; журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2016 г.; вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Бывают ситуации, когда сотрудники вынуждены уезжать в командировку прямо с работы, а в день возвращения - идти на службу. Расскажем, как оформить и оплатить такие дни.

Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с работодателем. Вопрос о том, каким числом следует оформить командировочные документы и какой код поставить в табеле учета рабочего времени, законодательством не урегулирован.

День отъезда, день приезда

День отъезда. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы (п. 4 Положения).

День приезда. При отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (возвращения) в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учесть время, необходимое для проезда до пункта отправления (п. 4 Положения). В таких случаях день отъезда (приезда) может не совпадать с датой, указанной в проездном билете.

Нюансы документального оформления

Если сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку, в приказе о направлении в командировку (форма N Т-9) датой ее начала логично указать полностью отработанный день. Эта же дата должна стоять в командировочном удостоверении (форма N Т-10) и служебном задании (форма N Т-10а).

Чтобы не допустить расхождений, в табеле учета рабочего времени (формы N N Т-12 и Т-13) этот день также рекомендуется отметить как день нахождения в командировке (код К или 06).

Как оплатить день отъезда

Посмотрим, как нужно оплатить этот день, чтобы у работодателя в дальнейшем не возникало споров с трудовой инспекцией о неполной оплате труда или налоговиками о правомерности учета выплат в расходах.

Что положено работнику

Командировочные расходы. Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Как видим, суточные за полностью отработанный день отъезда в командировку работнику выплатить нужно.

Более того, трудовое законодательство не содержит условия, согласно которому суточные не выплачиваются за тот день, который сотрудник полностью или частично отработал по месту постоянной работы.

Суточные работнику нужно выплатить в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Зарплата. И если уж в первичных документах мы отразили такой день как день нахождения в командировке, то и зарплату за него нужно рассчитать исходя из среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок в данном случае определяется в соответствии с п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Как учесть средний заработок

Бухучет. Начисление зарплаты в размере среднего заработка за отработанный день отъезда в командировку отражается проводкой: Дебет 20 (26, 25, 44. ) Кредит 70. А суммы заработка и начисленных на него страховых взносов признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Налоговый учет. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, - это гарантия, установленная законодательством. Такие выплаты признаются расходами на оплату труда на основании п. 6 ст. 255 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Суммы среднего заработка облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) и взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний").

Суммы страховых взносов признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Доплата до фактического заработка за дни командировки

В некоторых случаях средний заработок за время командировки оказывается ниже заработной платы. Поэтому было бы справедливо оплатить полностью отработанный день не по среднему заработку, а в размере установленной сотруднику заработной платы, то есть произвести доплату до фактического заработка. Этим мы компенсируем разницу между зарплатой сотрудника за фактически отработанное время и средним заработком, сохраняемым на время командировки.

Как оформить доплату

В локальном нормативном акте, например в положении о командировках, необходимо предусмотреть, что за время нахождения работника в командировке производится доплата среднего заработка до уровня фактической зарплаты, а если размер среднего заработка окажется выше оклада, оплата производится из среднего заработка.

Доплата за отдельные дни

Условия для назначения доплаты. Предусмотреть доплату до фактического заработка можно как за все дни командировки, так и за конкретные дни, например дни отъезда и возвращения из командировки, которые сотрудник отработал полностью или частично. Это условие следует прописать в локальном нормативном акте.

Дополнительная строка в табеле. Если в организации предусмотрена доплата за частично отработанные дни отъезда, в табель учета рабочего времени можно ввести дополнительные реквизиты, которые бы подтверждали время присутствия сотрудника на работе в день отъезда (приезда).

Например, дополнительную строку, в которой в верхней ячейке будут проставляться условные обозначения (коды) рабочего времени (код Я или 01), в нижней - количество отработанных сотрудником в день отъезда часов (минут). Вносить дополнительные реквизиты в документ позволяет Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Вносимые в форму табеля изменения следует оформить приказом руководителя, составленным в произвольной форме.

. или специальное указание в приказе о командировке. Проще предусмотреть выход на работу в день отъезда или возвращения в приказе о командировании сотрудника.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочной доплаты

Бухгалтерский учет. Разница между средним заработком, сохраняемым за день отъезда в командировку, и фактическим заработком за этот период отражается в бухучете в том же порядке, что и средний заработок, начисленный за отработанный день отъезда в командировку.

Когда доплата уменьшает налог на прибыль. Доплату можно включить в состав расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, только если она предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Эту точку зрения разделяют и финансисты, и налоговики (Письма Минфина России от 03.12.2010 N 03-03-06/1/756 и УФНС России по г. Москве от 15.01.2009 N 19-12/001854.1).

Когда доплата не будет признана расходом. Если же доплата назначена только приказом руководителя (без внесения изменения в коллективный или трудовой договор), уменьшить налогооблагаемую базу на сумму доплаты не получится.

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Командировки – не редкость. Хорошо, когда работник уезжает на неделе, то есть в рабочий день. А как быть, если он отправляется в другой город (страну) в выходной, например в воскресенье, чтобы в понедельник приступить к работе в организации, куда командирован? Вопрос о компенсации за такой выходной встает достаточно часто: обязан ли работодатель оплатить время в пути? Надо ли запрашивать согласие на работу в выходной? Как все это оформить? Читайте в статье.

Несколько слов о выходных

Общим выходным днем является воскресенье. Второй выходной при пятидневной рабочей неделе устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.

У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям, выходные предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно правилам внутреннего трудового распорядка.

Согласно ст. 107, 108 ТК РФ выходные дни относятся к времени отдыха, а значит, работник в это время свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению.

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается (ч. 1 ст. 113 ТК РФ). Если у работодателя возникла потребность в выполнении заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, привлечь сотрудника к работе в выходной день разрешается, но только с его письменного согласия.

получено письменное согласие на командировку или работу в выходной;
такой труд не противопоказан работницам в соответствии с медицинским заключением;
работницы ознакомлены под роспись со своим правом отказаться как от командировки, так и от работы в выходной.

Нужно ли оформлять привлечение к работе в выходной?

Практически в каждой компании возникают ситуации, когда необходимо работать в выходной день. И, возможно, приходилось в командировку выезжать, например, в воскресенье, чтобы в понедельник приступить к работе. Однако следует помнить, что, направляя работника в служебную командировку в выходной день, работодатель не только поручает ему выполнение служебного задания, преследуя цели своего бизнеса, но и лишает его заслуженного отдыха.

Соответственно, вне всякого сомнения, нужно оформлять привлечение к работе в выходной день, если день выезда в командировку пришелся на выходной сотрудника. Напомним, что в силу ч. 8 ст. 113 ТК РФ привлечение к работе в выходной день во всех ситуациях производится по письменному распоряжению работодателя.

Некоторые работодатели полагают, что, издав приказ о направлении в командировку и ознакомив с ним сотрудника под роспись, исполнили требования трудового законодательства о привлечении к работе в выходной день. Это мнение ошибочно: приказа о направлении в командировку недостаточно. Необходим дополнительно приказ о привлечении к работе в выходной день.

Нужно ли компенсировать?

Пунктом 5 Положения определено, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Значит, день отъезда работника в командировку в выходной день необходимо должным образом компенсировать.

Как компенсируется работа в выходной день, разъясняет ст. 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере. А вот сотрудникам, получающим оклад, оплата производится следующим образом:

если работа в выходной производилась в пределах месячной нормы рабочего времени – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада);
если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени – не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада).

В день отъезда в командировку или возвращения из нее, пришедшийся на выходной день сотрудника, учитываются часы с момента отправления (прибытия) транспорта до окончания суток. Иными словами, выходной, приходящийся на отъезд в командировку, подлежит оплате в двойном размере пропорционально времени нахождения в командировке.

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. В то же время по желанию сотрудника за работу в выходной ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Вылет самолета сотрудника назначен на 21.30. Мы оплатили ему 2,5 часа в двойном размере как работу в выходной день. Но он требует, чтобы мы оплатили ему еще 2 часа, в которые он добирался до аэропорта. Прав ли он?

На основании п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Соответственно, если аэропорт находится за пределами того населенного пункта, где работает сотрудник, оплачивать в двойном размере необходимо не только те 2,5 часа, которые работник провел непосредственно в самолете, но и то время, пока он добирался до аэропорта. Если же аэропорт находится в том же населенном пункте, то оплате в повышенном размере подлежат лишь 2,5 часа.

Оформляем документы

Документы по привлечению к работе в выходной

1. Получаем согласие сотрудника на работу в выходной день. Напомним, что в соответствии с ч. 2 ст. 113 ТК РФ работодателю необходимо согласие сотрудника на привлечение к работе в выходной день, приходящийся на период командировки. Приведем пример согласия.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

О привлечении к работе в выходной день

Уважаемый Алексей Иванович!

Просим Вас дать согласие на привлечение к работе в выходной день с оплатой в двойном размере в соответствии с положением об оплате труда ООО «Ромашка». В случае Вашего согласия на отъезд в выходной день Вы можете использовать другой день отдыха. Тогда работа в выходной день будет оплачена в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

После ознакомления прошу сделать отметку о согласии/несогласии на привлечение к работе в выходной день, а также указать форму компенсации при согласии.

На привлечение к работе в выходной день 17.04.2016 согласен. Прошу предоставить другой день отдыха. 12.04.2016, Шматов

Если к работе в выходной привлекается женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет, или работники иных категорий, на которых распространяется действие ст. 259 ТК РФ, дополнительно их нужно ознакомить с правом на отказ от работы в выходной день под роспись – либо в уведомление внести соответствующую строчку, например «Дополнительно сообщаем, что как мать, воспитывающая ребенка в возрасте до трех лет, вы имеете право отказаться от привлечения к работе в выходной день», либо оформить отдельный документ и вручить его работнику, оставив у себя второй экземпляр с подписью работника, подтверждающей получение.

2. Издаем приказ о привлечении к работе в выходной. После получения согласия работника издается приказ. Некоторые работодатели пропускают первый шаг и сразу издают приказ, считая, что подпись сотрудника в нем означает согласие на работу в выходной день. Это не так. Подпись в приказе означает лишь ознакомление работника с ним, но не согласие на работу.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

13.04.2016 г. Ярославль

В связи с необходимостью представления интересов ООО «Ромашка» на заседании суда, который состоится в г. Владимире 18.04.2016 в 9.00,

Документы по командировке

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

о направлении работника в командировку

15 апреля 2016 г. г. Ярославль

С приказом ознакомлен.Шматов, 15.04.2016

Как определить фактический срок пребывания в командировке – разъяснено в п. 7 Положения. В частности, он определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте (на основании письменного распоряжения работодателя), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из поездки. К такой записке должны прилагаться документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. А если нет и последнего документа, то срок пребывания в командировке определяется по служебной записке работника, содержащей подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке его прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

А поскольку день отъезда в командировку приходится на выходной день, в табеле необходимо отразить и это – буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Лучше всего это сделать через дробь, например «К/РВ».

Л.М. Золина,
автор ответа, Золина консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Сотрудника направляют в однодневную командировку в другой город в пятницу (перед выходным днем). Оплата билетов в город командировки за счет предприятия. Сотрудник решил остаться по своим личным делам на выходные в городе командировки.

За чей счет приобретается обратный билет?
Налогообложение обратного билета.

ОТВЕТ

Направление работника в командировку оформляется приказом. Работник должен выполнять указания работодателя, в том числе даты выезда в командировку и возвращения. Следовательно, работник был обязан вернуться из командировки в пятницу. Выходные дни в вашей ситуации не входят во время командировки.

Однако, если по режиму работы суббота и воскресенье являются для сотрудника выходными днями, то с согласия работодателя работник может вернуться из командировки не в пятницу, а в выходной день. Время командировки в этом случае не изменится, это будет однодневная командировка, но обратный билет организация приобретает за свой счет как для возвращения из командировки.

Но даже при согласовании с руководителем даты возвращения из командировки в выходной день нельзя исключить вероятность того, что при проведении мероприятий налогового контроля оплата стоимости обратного билета может быть квалифицирована проверяющими как оплата организацией билета не в связи с командированием, а в интересах работника. Как следствие стоимость билета будет признана подлежащим обложению НДФЛ доходом работника в натуральной форме, полученным от организации, но не как возмещение расходов на проезд от места командирования до места постоянной работы.

Если вопрос о возвращении из командировки не был согласован с руководителем, стоимость обратного билета после окончания командировки не может быть признана обоснованным расходом и учтена для целей налогообложения. Обратный билет сотрудник должен приобрести за свой счет.

Работник вправе написать заявление руководителю с просьбой оплатить проезд после выходных, а руководитель вправе ему отказать на законных основаниях.

Если руководитель примет решение оплатить проезд работнику обратно после окончания командировки, то эти расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, а сумма выплаты (возмещения стоимости билетов) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

ОБОСНОВАНИЕ

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, указано, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику, в частности, расходы на проезд.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включается в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вопрос о правомерности признания в составе расходов стоимости проезда из места командирования до места постоянной работы (обратный проезд) в случае, когда по соглашению с работодателем командированный работник после окончания срока командировки на выходные дни остается в месте командирования, законодательно не урегулирован.

На текущий момент специалистами Минфина России сформирован следующий подход по указанной проблеме (Письма Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246): при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Если сотрудник организации после окончания командировки использует выходные дни по своему усмотрению без согласования с руководителем, расходы по оплате проезда сотрудника не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным статьей 252 НК РФ, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника не из служебной командировки.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

При этом согласно ст. 41 НК РФ доходом в рассматриваемых целях признается экономическая выгода, полученная налогоплательщиком в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с положениями гл. 23 НК РФ и учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

В письме от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244 Минфин РФ высказал мнение, что оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Вместе с тем следует отметить, что существует и иная, не столь категоричная точка зрения по вопросу об обложении НДФЛ стоимости обратного проезда в ситуации, когда работник задержался в месте командирования с разрешения работодателя по личным обстоятельствам. Так, в Письме Минфина России от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234 сказано: если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Л.М. Золина,
автор ответа, Золина консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Читайте также: