Как контролировать сотрудников на удаленке

Опубликовано: 17.09.2024

Вторая волна пандемии заставила бизнес снова подумать об удаленке. Удаленные сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару часов в день в общественном транспорте, а потом - в очереди на КТ. Такая работа идеальна с точки зрения заботы о здоровье. А вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.

Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, есть два метода контроля: постоянное слежение и проверка на контрольных точках. Рассказываем, как их организовать.

Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать

Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.

Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.

Организовать такой контроль можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты и даже запись экрана.

Сервисы для контроля сотрудников на удаленке

Kickidler. Эта программа совмещает в себе несколько функций. Она может собирать информацию о нажатии пользователем клавиш, записывать экран все рабочее время, отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты. Еще в ней есть функция «Автокик»: это когда софт отслеживает, чем занят сотрудник, и высылает ему оповещения, когда его производительность снижается.

Так выглядит отчет о рабочем дне — видно, кто выключает ПК раньше, а кто работает дольше

Стоимость сервиса Kickidler зависит от количества сотрудников и срока пользования. Минимальная цена — 183 руб. за одного сотрудника в месяц. Есть бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функционал ограничен: софт может только вести онлайн-трансляции с ПК сотрудников и записывать нажатия клавиш.

CrocoTime. Проводит мониторинг работы сотрудников за компьютерами, собирает информацию об используемых сайтах и программах. Формирует отчеты о том, чем работники занимались весь день, и ведет табели учета. А еще программа может анализировать бизнес-процессы компании и находить в них слабые места, подсчитывать, сколько сил и времени сотрудники вкладывают в отдельные проекты.

Отчет по посещению сторонних сайтов сотрудниками

У CrocoTime две версии: облачная и локальная. Стоимость облачной — 250 руб. в месяц за одного сотрудника. Цена на локальную обсуждается индивидуально. Есть бесплатный пробный период.

Bitcop. Эта программа полностью контролирует рабочее время сотрудников — ведет записи посещенных сайтов, делает скриншоты экрана с определенной периодичностью, мониторит использование программ и поисковые запросы, составляет отчеты. Кроме того, она может вообще блокировать нежелательные сайты типа социальных сетей и предотвращать утечки информации. А еще сервис может быть невидим для конечного пользователя — ваших сотрудников на удаленке.

Хронометраж рабочего дня: можно посмотреть, какие программы запускал сотрудник

Bitcop предоставляет две версии. Облачная стоит 210 руб. за одного сотрудника в месяц. Локальная — 3 300 руб. за одного сотрудника, а лицензия действует бессрочно. Есть бесплатная облачная версия, но она поддерживает контроль только одного сотрудника.

StaffCop. Программа автоматически заполняет табель рабочего времени на каждого сотрудника, делает скриншоты рабочего экрана, ведет учет посещений разных сайтов. Вы можете получать уведомления о нарушениях прямо на email и в любой момент подключаться к ПК сотрудников, чтобы в режиме онлайн смотреть, чем они занимаются.

Стоимость сервиса рассчитывается индивидуально. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых функций. Чтобы узнать точную сумму, отправьте запрос на коммерческое предложение на сайте StaffCop.

Подобных сервисов много — попробуйте и выберите самчй удобный для себя. В 2020 году их популярность выросла, и в условиях повышенного спроса они развиваются быстрее. Комментирует Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery:

Проверка на контрольных точках

Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы: в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».

Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.

Как все-таки организовать контроль сотрудников на удаленке

Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.

Если штат большой, следить за всеми сотрудниками сложнее. Можно построить систему контроля по-другому, например:

по утрам проводить планерки по видеозвонкам в Skype или Zoom;
использовать таск-менеджер, чтобы проверять контрольные точки проектов;
отвечать на срочные вопросы в мессенджерах, там же дополнительно контролировать ход работ;
получать ежемесячные и еженедельные отчеты.

Пока вы не попробуете какой-то метод, не узнаете, подходит ли он вам. Внедряйте понравившуюся схему контроля небольшими «порциями» и отслеживайте результаты — удобно ли вам и сотрудникам работать по ней и повышается ли производительность труда.

Опыт реальных предпринимателей

Мы опросити предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:

Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:

Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:

Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона. Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда. Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет! Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

Релевантный опыт
Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
Традиционные методы контроля качества продукта не работают
Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

Интеграция в компанию

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

Баланс работы / жизни

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег. Например, когда офис уже закрыт. Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей. Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

Как и когда отвечать на электронные письма?
Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype,Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Удаленный формат работы становится испытанием в первую очередь для менеджера. В офисе мотивация сотрудников очевидна — сразу становится заметно, что подчиненный выгорел, устал, можно попытаться выяснить причину его состояния. На удаленке с коммуникациями дела обстоят сложнее.

В этой статье предприниматели и управленцы делятся методами и советами по мотивации, которые они применяли в период удаленки из-за пандемии.

Начинайте рабочий день с общения

Один из серьезных минусов удаленки, о котором говорят как сами сотрудники, так и руководители, — недостаток живого общения и, как следствие, сложности с поддержанием командного настроя в коллективе.

Основатель и гендиректор «Научно-производственного центра “НовАТранс”» Рафаил Валиев признается, что до пандемии его команда собиралась в офисе не только для работы и совещаний, но и для регулярных тренингов, мастер-классов и тимбилдинговых активностей. Так компания развивала корпоративную культуру, вовлеченность и мотивацию сотрудников. В удаленном формате во время пандемии бизнес ввел практику коротких утренних встреч в сервисе Zoom.

Ежедневно за 10 минут до начала рабочего дня устраивали созвон, чтобы узнать о самочувствии друг друга, настроении, чтобы подбодрить. Это была программа-минимум для каждой такой планерки. Дальше экспериментировали: проводили минизарядки, ввели практику благодарности — каждый сотрудник рассказывал, кому из команды и за что он благодарен по итогам прошедшего рабочего дня.
Эти «пятиминутки» нашли отклик у всей команды, поэтому мы решили продолжить проводить такие собрания и после окончания карантина. Компания перешла на гибридный формат, большая часть сотрудников осталась на удаленке, часть вернулась в офис.

Помогите сотрудникам познакомиться поближе

В офисе сотрудники контактируют, чувствуют общность и командный дух. При дистанционном формате над этим нужно специально работать, считают опрошенные нами руководители. Например, можно организовать совместные созвоны в формате лотереи.

Мы в компании запустили проект Tea Happens. Программа-рандомайзер выбирает трех случайных сотрудников из списка тех, кто согласился участвовать. Ребята договариваются об удобном для всех времени и созваниваются по видео. Есть условие: на этой встрече нельзя говорить о работе. Вместо этого можно обсудить новости, поделиться мыслями, рассказать о себе. Для удаленных сотрудников — это отличный способ пообщаться с коллегами. Как будто вы встретились в комнате отдыха попить чай.

По мнению коллег, такие чаепития снижают уровень тревожности. Потому что пережить сложное время легче, когда ты не одинок.

Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO

Активно развивайте корпоративную культуру

В офисе сотрудники не просто работают, но и участвуют в корпоративной культуре. Неформальное общение позволяет им знакомиться, лучше узнавать друг друга, расширять кругозор, приятно проводить время.

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», для мотивации персонала рекомендует переносить в дистанционный формат всю офисную жизнь: шутки и мемы, пятничные роллы, общие корпоративные традиции и мероприятия.

На наши общие созвоны в Zoom мы приглашаем интересных экспертов с лекциями, причем без акцента на рабочие вопросы. У нас уже были фитнес-тренер, диетолог, дизайнер интерьеров, фотограф, преподаватель английского и даже тату-мастер.

Практикуем клубы по интересам, например, есть внутренний чат для любителей поиграть в CS. Запускаем челленджи и внутренние конкурсы — иногда поднять настроение можно даже с помощью обмена забавными фото.

Еще мы оплачиваем обучение, участие в вебинарах или конференциях. Наконец, есть совместные активности, вплоть до йоги и зарядки с утра в прямом эфире.

Помогите сотрудникам оборудовать рабочее место

Большинство советов по продуктивности в дистанционном формате касаются организации рабочего пространства. Сотрудникам рекомендуют выделить в квартире специальное место, обустроить его в офисном стиле. Однако не у всех есть дополнительные средства на покупку стола, стеллажа, большого монитора и хорошего офисного кресла. Поэтому часто сотрудники работают с ноутбуком на диване или за кухонным столом.

Для сотрудников будет хорошей мотивацией, если бизнес возьмет на себя хотя бы часть расходов по обустройству рабочего места. Вот что можно сделать:

компенсировать расходы на электроэнергию, интернет и мобильную связь;
выдать работнику во временное пользование офисную технику — принтер и хороший монитор;
обеспечить канцелярией или компенсировать расходы на нее.

Работайте спринтами

Один из вариантов поддержки продуктивности сотрудников на удаленной работе — использование методологий проектной работы. Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io, рекомендует внедрить практику Scrum — для каждого сотрудника подготовить список задач, которые он должен выполнить за ближайшие 14–15 дней. Специалисты самостоятельно распределяют нагрузку, ориентируясь на собственные возможности и предпочтения.

В такой системе важно верно оценивать трудозатраты. Должно быть понимание, сколько примерно времени потребуется на решение какой-то задачи. Считает время не только управленец, но и сам сотрудник, причем за ним остается последнее слово.

Это прозрачная система, которая одновременно и дисциплинирует, и мотивирует. Я против тотального контроля над временем, главное — результат. Ежедневно мы проводим небольшие совещания, где каждый участник команды в формате нескольких минут может рассказать о достижениях или о сложностях в работе.

Всего у нас в команде 15 человек. И такая система помогает нам выполнять работу в нужные сроки.

Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io

Предоставьте сотрудникам личное время

При удаленном формате работы сотрудникам сложно переключаться с режима «дом» на режим «работа». В итоге одни начинают лениться и пропускать сроки, другие же, наоборот, постоянно увеличивают время на работу и в итоге сидят за компьютером с утра до ночи. Чтобы решить эту проблему, определите график работы и четкие временные рамки для конкретных процессов.

Определите распорядок рабочего дня. Например, Skype-совещания проводятся в 10:30, текущие дела обсуждаются в мессенджерах с 9:00 до 20:00. Все остальные рабочие вопросы переносятся, кроме крайне важных сообщений.

Сотрудники почувствуют заботу: их личное время по-прежнему принадлежит им. И в то же время расписание дисциплинирует отдел, позволяет понять, что руководитель на связи, готов поддержать, ответить, отреагировать.

Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Предложите коллегам гибридный формат работы

Не обязательно работать либо только в офисе, либо только на дистанционке. Пусть сотрудники сами решают, где и когда им удобно решать текущие задачи.

До пандемии и всеобщей удаленной работы мы практиковали строгий график — один день сотрудник мог работать дома, остальные дни только в офисе. После снятия изоляции мы ввели гибкий график, причем не только во времени, но и в формате работы — можно работать в офисе, удаленно или в гибридном варианте.

Мы проводили опрос среди сотрудников: мае 2020 года 25,4 % рассказали, что хотели бы смешанный график, и почти половина коллектива хотела работать в офисе. В марте 2021 года все поменялось: 50,6% хотят работать в офисе и дома по необходимости, четверть сотрудников предпочитает только офис.

Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO

Регламентируйте процессы

При удаленном формате сотрудникам не хватает неформального общения, но в процессе рабочих встреч его лучше избегать. Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», ввел в компании правило: на созвонах придерживаться повестки, вопросы обсуждать максимально быстро и эффективно. Организатор совещания должен протоколировать основные моменты и позже разослать итог встречи участникам.

Негласно были приняты и другие правила онлайн-этикета: выключать микрофон во время выступления коллег, стараться выглядеть опрятно, исключать из кадра других членов семьи и домашних животных.

Попробуйте для упрощения процессов использовать онлайн-календари, например, от Google — фиксируйте там все встречи и созвоны, добавляйте туда ссылку на конференцию в Zoom. Тогда сотрудникам не придется искать, как подключиться ко встрече. Плюс они получат напоминание о ней.

Выбирайте для работы максимально простые и удобные программы. Будьте готовы ответить на любые вопросы, касающиеся функционала и использования. Мы создали небольшой гайд по удаленной работе, где подробно расписали все возможности Zoom, алгоритм использования, процесс передачи организаторских прав. Это помогло избежать множества вопросов и упростило коммуникации.

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум»

Руководите активно и профессионально

Удаленный формат работы требует от управленца большего профессионализма и внимания к потребностям сотрудников. Менеджеру нужно контролировать сотрудников, понимать, на какой стадии находятся поставленные задачи, насколько сотрудник продуктивен и лоялен к компании.

Поддерживайте общее информационное пространство. Сотрудники должны владеть достоверной и актуальной информацией. Иначе в общении появляются проблемы, сотрудники жалуются: «мне не сказали», «а я не в курсе». Когда люди находятся в одном офисе, они автоматически передают друг другу новости и информацию — то же самое должно быть и на удаленке.

Для этого создайте документы с общим доступом, сделайте чаты и проводите виртуальные собрания для обсуждений.

Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Еще один совет менеджерам: больше общайтесь с людьми, поддерживайте их, фокусируйте на нужных целях. Чаще давайте обратную связь: если недовольны, скажите об этом корректно, но сразу. Если есть повод, похвалите сотрудников.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Мониторинг экранов компьютеров — мера, к которой прибегают многие компании, чтобы обеспечить продуктивную деятельность. Но некоторые работники по-прежнему негативно относятся к этому и считают проявлением недоверия со стороны руководства.

Александр Процюк, основатель и CEO платформы по управлению удаленной компанией Teamon.live, расскажет, как комфортно для сотрудников ввести систему мониторинга, и поделится собственным опытом.

Почему программы мониторинга набирают популярность

2020 год оказался переломным для бизнеса. Многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, чтобы воспрепятствовать распространению коронавирусной инфекции.

По исследованиям Microsoft, полностью или частично удаленную работу внедрили 76% компаний, тогда как до пандемии этот показатель равнялся 14%. Опрос проводили среди организаций, где работает свыше 250 человек.

Внезапный переход на удаленку ставит много новых задач и трудностей для компаний. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

финансовые последствия;
глобальный спад производства и экономического роста;
снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы. Например, кто-то может заниматься личными делами в это время.

Сейчас руководители понимают, что удаленка будет еще долгое время, поэтому вводят инструменты, позволяющие продолжать продуктивную работу в таких условиях. Один из них — программное обеспечение для мониторинга экранов сотрудников.

Как выбрать программу для мониторинга

Стоит помнить, что сотрудники обязаны знать о введении мониторинга экранов компьютеров в компании. Их необходимо уведомить об этом заранее, а также заключить с ними дополнительное соглашение о согласии на обработку данных.

Все программы для мониторинга сотрудников работают по одному принципу. Пользователь устанавливает на свое устройство программное обеспечение, при включении которого происходит запись действий на экране.

Смогут ли работники сами включать и выключать мониторинг?

Этот вопрос особенно актуален, если программа мониторинга будет установлена на личное устройство сотрудника. В данном случае лучше обратить внимание на те платформы, которые предоставляют возможность включать и выключать мониторинг экрана в любое время.

Таким образом подчиненный, использующий личную технику, сможет отключать программу в завершение рабочего дня или в перерывах, чтобы его личные данные не передавались компании.

Какие именно действия будут фиксироваться программой?

Сейчас существует достаточное количество программ, позволяющих мониторить сотрудников, и все они обладают разным функционалом.

Если для компании важно знать, какие именно сайты посещает сотрудник в рабочее время, то можно присмотреться к таким сервисам как Bitcop, ActivTrak. Если руководитель хочет видеть, чем занимаются работники на рабочем месте в режиме онлайн, то ему подойдут Kickidler и Teamon.live.

Если в компании используются также сторонние сервисы для постановки задач или контроля рабочего времени, то настроить интеграцию с ними для проведения более детального мониторинга (например, отслеживание выполнения задач сотрудниками на экранах) можно с помощью платформ Hubstaff и Teamon.live.

Если начальство хочет знать, на какие клавиши и как часто нажимает сотрудник, то стоит выбрать программы, где существует решение «кейлоггер», например, это Kickidler и ActivTrak.

Также программы для мониторинга способны выводить отчеты по продуктивности сотрудников и по количеству отработанного времени, производить скриншоты экранов, предоставлять информацию о нарушениях и выполнять еще множество различных функций.

Для подбора программы мониторинга компьютеров необходимо изучить каждую и выбрать ту, которая покажется наиболее комфортной как для руководителей, так и для сотрудников.

Как подготовить сотрудников к введению мониторинга

Для начала необходимо объяснить сотрудникам цель введения мониторинга. Они должны понимать, что это делается в первую очередь для повышения продуктивности, а не из-за недоверия к подчиненным. Так сотрудники будут более расположены к внедрению систем мониторинга и не заподозрят руководителя в постоянной слежке за своим рабочим экраном.

Во-вторых, нужно ознакомить сотрудников с программой, которую выбрали для мониторинга. Стоит показать работникам процесс и рассказать обо всех особенностях и возможностях программы. Кроме того, сотрудников необходимо уведомить о новых правилах, которые им необходимо соблюдать, и о преимуществах, которые могут открыть для себя после введения мониторинга

Также советуем вводить системы слежения именно на устройствах компании. Так сотрудник будет спокоен, что его личные данные не тронут. Если в работе используется личная техника, то правильным будет показать сотруднику как программа выключается, и убедить, что его личные данные просматриваться компанией не будут.

И последнее — правильным будет заключить с сотрудником дополнительное соглашение о введении мониторинга. Там должны быть прописаны пункты о согласии на сбор данных и о целях использования мониторинга в компании.

Как сотрудники реагируют на мониторинг

Автор опросил своих сотрудников, работающих в компании удаленно. Вот что они ответили.

Андрей, использует личную технику в работе: «Мониторинг компьютера во время использования его в рабочих целях считаю нормальной практикой».

Алексей, использует технику компании в работе: «На мониторинг компьютера отреагировал нейтрально. Если бы он осуществлялся на личной технике, то отнесся бы скорее негативно. Думаю, у многих от этого будет паранойя, что забыл включить или что это вообще не отключается».

Олег, использует технику компании в работе: «Я лично отношусь к этому весьма положительно, если это техника работодателя. А что касается моей личной техники, то мне перед тем, как давать доступ к своему личному компьютеру, нужно удостовериться, что я могу доверять программе и человеку, который будет следить за этим компьютером».

Иван, использует свою технику на жестком диске компании: «К мониторингу компьютеров отношусь нейтрально. Если бы использовал только личную технику, то создал бы отдельную учетку для работы. Считаю, что разница с работой в офисе здесь в том, что не знаешь, когда руководитель посмотрит в твой монитор».

Дарья, использует технику компании в работе: «Считаю нормальным проводить мониторинг сотрудников. Ранее в работе использовала личную технику, и единственным минусом было то, что поначалу забывала выходить из приложения по окончании рабочего дня, в остальном дискомфорта не испытывала».

Вывод

Удаленная работа будет присутствовать в деятельности многих компаний как минимум ближайшие несколько лет. Несмотря на все трудности, организации должны научиться выстраивать работу в новом режиме и вести продуктивную деятельность.

В этом помогают различные инструменты и сервисы, направленные на контроль рабочего времени, управление задачами и мониторинг сотрудников.

Если вы не хотите, чтобы сотрудников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании всех этих инструментов и в особенности мониторинга, вы должны действовать следующим образом:

Как управлять эффективностью сотрудников на удаленке

Работа в офисе позволяет держать ряд процессов на ручном управлении, устной постановке задач в связке с почтой. При распределенной работе эти механизмы перестают работать. Если до этого момента у вас не было средства управления задачами, самое время начать внедрение.

иконка-цитата
Чек-лист перехода на удаленку мы давали в предыдущем посте, если вы не видели, обязательно сходите прочесть и скопировать.

Управлять удаленными сотрудниками не просто — это факт. Исследования показывают, что 39% сотрудников, которые работают удаленно, ищут способы избежать выполнения поручений. В этом посте советы, как организовать работу на расстоянии так, чтобы результаты не пострадали.

Как поддерживать удаленную работу

1. Удаленка ≠ оплачиваемый отпуск

Начать надо с разъяснений. Большинство сотрудников, для которых вы меняете в эти дни трудовой статус на дистанционный, не знают, что значит работать в режиме удаленки. Одно дело — написать отчет за два дня, пока отпросилась поработать дома на время болезни ребенка. Другое — вставать каждое утро, не спеша принимать душ, после неторопливого полноценного завтрака подойти к ноутбуку и приступить к обязанностям. При этом можно подольше поспать, ведь теперь не надо тратить час на дорогу. А еще не обязательно надевать костюм, завязывать галстук, укладывать волосы и надевать неудобные туфли. Чем не отпуск?

Многие работники именно так и воспринимают нежданно свалившееся на них счастье в виде удаленки. Счастье, слегка омраченное отчетами, докладами, анализом, сортировкой, процессами и цифрами. Но все это можно сделать потом. Попозже. Никуда не денется. Разошлите сотрудникам инструкцию о том, как все организовать для продуктивной удаленной работы. А лучше проведите онлайн-встречу, на которой проговорите все сложные моменты голосом и ответите на вопросы.

2. Встречи 1:1

Руководителю стоит регулярно общаться с удаленными сотрудниками один на один — просто чтобы понять, как у них идут дела, не изменилось ли их отношение к работе. Назначьте такие звонки каждому сотруднику раз в неделю. Так люди будут знать, что в назначенный день они выходят с вами на связь и обсуждают рабочие моменты. К такому формату они привыкнут быстро, если это будет на регулярной основе. Более того, это будет мотивировать их делать свою работу лучше и качественнее.

3. Максимальная открытость

Выстраивайте систему удаленной работы так, чтобы информация по проекту была открыта всем и можно было без труда подключать к нему новых сотрудников. Игра в уровни доступа сотрудников к информации — это пережиток, который создает у руководителей иллюзию контроля над подчиненными.

4. Планируйте, планируйте и ещё раз планируйте

При удаленной работе особенно важно тщательное планирование на разные отчетные периоды — месяц, неделю, день. Обязателен общий созвон коллектива в начале отчетного периода. В общедоступный план — пусть это будет хотя бы табличка в Google Docs — нужно записать задачи, ответственных и сроки. Для этих целей также отлично подходят продвинутые Jira, Asana, Trello. Мы советуем Trello или Asana. Оба инструмента имеют бесплатные планы. Приложения доступны как для компьютеров, так и для мобильных устройств. Но сновная трудность лежит не в инструменте и обучении владения им, а в вовлеченности сотрудников, дисциплине и ответственности.

Каждый день нужно устраивать короткие планерки — в каждой компании они называются по-своему: дэйли скрам, митап, стендап, дэйли митинг — одним словом, «летучки».

Очень важно, чтобы это было одно и то же время каждый день — это дисциплинирует команду. На таких планерках мы узнаем, кто и что делал вчера, какие есть проблемы и что планируется делать сегодня. Это создает ощущение, что все работают, все сплочены общим делом — коллеги работают, значит, я тоже должен. Это то, чего не хватает, когда мы работаем на удаленке.

5. Позаботьтесь о прозрачности

Также потребуется общий облачный календарь или доступ к календарям коллег. Если в компании нет корпоративных планингов, «зашитых» в корпоративную почту, можно пользоваться теми, что есть в каждом телефоне. Наша доступность или недоступность должна быть прозрачной. Если вы звоните сотруднику, а он не берет трубку, вы должны видеть в календаре — у него общение с клиентом, к примеру, а не домашние дела или занятия спортом. В реальной жизни мы можем поднять голову и увидеть: ага, Вася разговаривает по телефону. Значит, я могу ему написать: подойди, как освободишься или просто помахать и привлечь внимание. Аналогично мы делаем здесь. Только вместо того, чтобы поднять голову и посмотреть на Васю, вы заходите в его календарь и видите все его активности.

Если ваш стиль руководства — тотальный контроль, установите на компьютеры сотрудников программы, которые отслеживают активность — сколько времени сотрудник пользовался тем или иным приложением, какие сайты посещал и прочее. Однако это подрывает доверие в команде, не рекомендуем так делать.

Любая активность, которая подразумевает участие более двух человек, должна быть в календаре. Это делается не для тотального контроля, а для того, чтобы остальному коллективу было легче выстроить отношения с каждым его членом. И если нужно отлучиться по личному делу, то следует поступить также, как это было при работе в офисе: просто отпроситься. И не забыть пометить это в календаре, конечно. Даже обед стоит отметить.

При заполнении календаря не нужно жалеть букв. Вместо скупого «Планерка» стоит написать ее тему, цель и прикрепить ссылку для быстрого подсоединения к видеоконференции. Один из удобных и при этом бесплатных вариантов календарей предлагает Google. Такая же функция есть и у продуктов Microsoft.

6. Оценивайте качество работы вместо количества отработанного времени

Ставьте задачи и отслеживайте их выполнение. Сделанная работа измеряется по результату, а не по затраченному времени. Впрочем это не отменяет необходимости обозначить рамки рабочего времени, желательно — единые для всех . Так людям будет проще планировать свое время.

7. Быстро реагируйте на падение производительности

Если вы заметили, что удаленный сотрудник не продвигается в своих проектах или избегает делиться информацией, значит пришло время реагировать. Поговорите с глазу на глаз и дайте понять, что он не оправдывает ожиданий. Реагируйте в режиме реального времени, не откладывайте действия.

8. Начинайте с начальников

Всё вышесказанное в первую очередь касается руководителей. Именно он задает тон всей удаленной работе. Все те действия, которые начальник требует от сотрудников, он должен в первую очередь выполнять сам. Вы сами и ваши руководители должны всегда рассказывать своим сотрудникам о выполненных или заваленных задачах, делиться проблемами и не бояться спрашивать совета.

Читайте также: