Как назначить встречу с генеральным директором

Опубликовано: 02.05.2024

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

Данные организации.
Номер и дату документа.
Наименование адресата.
Обращение.
Представление.
Аргументацию обращения.
Назначение встречи.
Цель.
Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

Благодарность за возможность пригласить на встречу.
Кто еще приглашен принять участие во встрече.
Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Персональный помощник руководителя уже давно перестал быть кем-то, кто заваривает чай и заказывает авиабилеты. Уровень бизнеса в нашей стране растет, а вместе с ним растут и требования, предъявляемые к секретарям и личным ассистентам. Теперь занять такую должность скорее смогут люди, знающие саму суть бизнес-процессов, а помимо этого несколько иностранных языков и основы психологии, чтобы суметь договориться с любым начальником и его потенциальными партнерами.

Кроме ведения расписания руководителя и приема его звонков и корреспонденции, персональные помощники должны уметь готовить презентации, при случае выполнять функции переводчика, оформлять договоры, вести деловую переписку, взаимодействовать с партнерами руководителя и сотрудников государственных служб любого уровня и, естественно, знать все о бизнес-переговорах и их сопровождении.

Последние — неотъемлемая составляющая успеха деятельности практически любой компании, их целью всегда является некий торг, достижение соглашения между двумя сторонами, изначально непременно друг с другом несогласными. Это менеджмент в действии, и, чтобы руководитель и родная компания могли одержать верх в переговорах, долг каждого секретаря уделить необходимое внимание как подготовительному процессу: сбору нужной информации, подготовке документов, выбору подходящего места для переговоров, подарков, помощи в обеспечении гостей всем необходимым, организации перевода (по необходимости), протоколирования и т. п., так и проведению переговоров.
Мы опросили нескольких ассистентов и персональных помощников, имеющих солидный опыт в организации процесса бизнес-переговоров. Надеемся, что некоторые ноу-хау обязательно окажутся полезными.

Елена, персональный помощник генерального директора инвестиционного холдинга: К бизнес-переговорам обязательно нужно готовиться заранее. На своем опыте я столкнулась с тем, что даже какая-то мелочь вроде неудачно расположенного в переговорной комнатного растения может сразу недружелюбно настроить гостей — так, что они готовы принимать в штыки все, что предложит босс. Общение со столь придирчивыми посетителями не было самым приятным моментом в моей профессиональной карьере, однако навсегда приучило меня тому, что перед любой встречей следует тщательно подготовить место проведения переговоров. Необходимо очистить столы и все поверхности от любых отвлекающих предметов. Никаких лишних документов, бумаг, статуэток, растений или претенциозных картин. Только блокноты и пишущие принадлежности. Разве что благоприятно действует угощение — без изысков, вода, может быть, какое-то печенье. Все-таки люди собираются в первую очередь по делу.

Важно не забыть и о документах, которые могут понадобиться как руководителю, так и гостям. Соберите все необходимое заранее. В зависимости от повода переговоров это могут быть предварительные шаблоны договоров, копии электронных писем, ранее подписанные документы и т. п. Если предстоит встреча с иностранцами — все бумаги должны быть переведены на понятный гостям язык. Для себя и для босса можно собрать дополнительные материалы, которые могут понадобиться для аргументирования позиций компании. Сведения о партнере, сводки новостей, цифры, аналитика — все, что сочтете нужным, и все, что потенциально может помочь вывести переговоры на позицию win-win.

Ну а самое простое, но при этом главное правило сопровождения бизнес-переговоров: нужно обязательно захватить с собой ежедневник, чтобы составить протокол мероприятия. Мне удобнее всего это делать в блокноте формата А4 или на простых листах такого же размера. Я обязательно беру несколько ручек — на случай если какая-нибудь из них перестанет писать. А после переговоров спокойно перепечатываю все, оформляя должным образом. Сейчас эта моя функция заметно упростилась: во время встреч все чаще пользуются компьютерными презентациями. Если что-то записать не успею, всегда можно попросить файл выступления, чтобы сверить факты.

Екатерина, ассистент директора сети розничных магазинов: Мой начальник очень любит организовывать всевозможные встречи на разных уровнях. Как у нас, так и в партнерских офисах или где-то еще. И предпочитает, чтобы я всегда была при нем. Поэтому на переговорах я в своей жизни побывала не один раз. Самая важная часть, на мой взгляд, начало встречи — когда происходит знакомство всех присутствующих. Оно задает настроение для дальнейшего общения, появляется шанс расположить к себе какой-то шуткой, личным замечанием не по бизнесу, чтобы все присутствующие расслабились. Обычно я собираю всех участников переговоров в месте встречи и представляю по очереди присутствующим. Рассказываю, кто какую позицию занимает, предлагаю обменяться визитками. Сразу спрашиваю о напитках или закусках и организовываю их подачу в соответствии с заявленными пожеланиями. И тихонько объясняю интересующимся местонахождение туалета.

Алкоголь, вопреки стереотипам о русских переговорах с водкой и селедкой, предлагаю редко. Хотя мой предшественник каждый раз во время важных встреч считал своим долгом организовать настоящий бар для гостей. Однажды, во время плановой встречи по пересмотру условий работы с одним из поставщиков, наши гости так напились, что один из них потерял сознание. Разумеется, ни о чем тогда договориться не удалось. Ассистента, который организовывал ту встречу, уволили. А наш директор с тех пор очень строго относится к алкоголю во время переговоров. Максимум, что допускается, — бокал шампанского или бутылочка пива. И то, по дополнительному согласованию — если встреча очень уж затягивается.

О чем еще я всегда стараюсь помнить: важно, чтобы говорили только главы двух сторон. Не допускается никакого вмешательства, перебивать нельзя. Групповое обсуждение возможно только по приглашению. За этим тоже нужно следить. Завершение переговоров или объявление о перерыве — тоже на мне. Тут важно следить за реакцией гостей — если стороны явно утомились, самое время объявить небольшой «антракт», наполнить чашки новыми напитками и т. п.

Ольга, личный секретарь руководителя издательского дома: Для меня самое сложное в переговорах — организовать прием иностранцев. Постоянно нужно держать в голове миллион мелочей и четко соблюдать последовательность определенных действий, только тогда все останутся довольны.

Задолго до проведения встречи необходимо продумать план и утвердить его как с боссом, так и с дорогими гостями. Как и кто их будет встречать, на каком транспорте, где их разместить и в каких условиях, чем кормить, как организовать передвижение по городу, где провести встречу, сколько гости будут пребывать в офисе и какая должна быть развлекательная программа, проводы и многое другое.

А в случае если иностранцы прибывают по нашему приглашению, еще нужно разобраться с бюджетом, выделенным на их визит. В условиях, когда средств не очень много, а требования у гостей заоблачные, приходится здорово поломать себе голову.

Но именно эти, казалось бы, не имеющие отношения к бизнесу вопросы: необходимость встретить, проводить, заселить гостей, поулыбаться им и неформально пообщаться с ними, в тоже время выражая глубочайшее почтение, — способны максимально расположить гостей и настроить на дальнейшие переговоры.
Кстати, знаю, что в таких случаях иностранные коллеги очень любят, чтобы в аэропорту их встречал сам руководитель.

При работе с иностранными деловыми партнерами очень важно помнить о таком моменте, как выбор и утверждение языка, на котором будут вестись переговоры.
На важных переговорах имеет смысл дополнительно к моим переводческим навыкам иметь на случай необходимости профессионального переводчика.

Тогда руководитель имеет возможность сосредоточиться на деловых моментах, не тратить дополнительные усилия на интерпретацию и обдумывание услышанного. Кроме того, приглашая специалиста-переводчика, фирма негласно выражает гостям дополнительное внимание и заинтересованность в совместных проектах.

Но я сталкивалась с тем, что, если приглашенные гости так же серьезно настроены на сотрудничество, как правило, они имеют своего собственного переводчика. Хотя на крайний случай важно иметь под рукой телефон проверенного и компетентного специалиста.

Чтобы в процессе переговоров не возникало неразберихи в понимании полномочий всех присутствующих, в том числе переводчика, особенно когда численность гостей высокая, я стараюсь расставлять на столе для переговоров соответствующие таблички с указанием фамилий, имен и должностей каждого из участников встречи.

По обоюдной договоренности необходимо заранее согласовать время, место, регламент переговоров. При всем этом финальное слово за приглашенными гостями. В качестве места переговоров может быть выбран как наш офис, так и нейтральное место. Если мы обсуждаем необходимость встречи вне стен компании, я стараюсь выбирать заведение чистое, аккуратное, тихое. С походящими по размеру столами, чтобы всех можно было рассадить.

Отдельная тема для разговора в случае с иностранцами — необходимость получения ими въездной визы в Россию. В этом случае в мои задачи входит также подготовка письменного приглашения от нашей компании для российского консульства страны наших гостей. В таком приглашении обязательно указывается фамилия, возраст, место рождения и проживания нашего гостя, название представляемой им компании и ее адрес, цель приезда в нашу компанию, продолжительность визита, дата приезда и отъезда, способ передвижения и любая другая значимая информация. Помню, когда занималась этим впервые, это казалось темным лесом. Но со временем привыкла, теперь для меня организовать визит иностранца — пара пустяков.

Анжела, помощник вице-президента компании по производству молочных продуктов: Все деловые переговоры моего руководителя, как правило, проходят на территории партнера. И по большей части они выездные. Поэтому основные мои функции по сопровождению таких бизнес-встреч — это оформление необходимых документов и сама организация поездки.

Когда мне дают соответствующее задание, в первую очередь я занимаюсь сбором информации для подготовки командировки — как данных, необходимых для покупки билетов и бронирования отелей, так и данных, которые помогут подготовить начальнику всю необходимую для встречи документацию.

Я всегда предварительно распечатываю программу командировки с указанием организаций и лиц, с коими предстоит встретиться начальству, а еще времени, на которое назначены встречи и прочие важные события. Копию такой программы я храню у себя на протяжении всей поездки, чтобы в случае чего дополнительно консультировать начальника по телефону и вообще иметь представление о том, где он и чем занят.

В этой программе я дополнительно указываю такую информацию:

дату отправления, прибытия, длительность путешествия, информацию о билетах, о бронировании места в отеле, все необходимые адреса и т. п.
Помимо этого, перед поездкой я обязательно слежу, чтобы начальник захватил с собой паспорт, командировочное удостоверение, не забыл про билеты, взял запас корпоративных ручек и сувениры для партнеров.

Для оформления командировки нужно заполнить форму № Т-10а, впоследствии она прикладывается к отчету о поездке. Эта форма утверждается руководителем и передается в кадровую службу для издания указа о направлении в командировку.

Согласно новым учетным формам бумага указа о направлении работника в командировку оформляется по форме № Т-9 (а для направления нескольких работников в некую компанию — № Т-9а).

После подписания указ непременно регистрируется. Для этого наиболее часто применяются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер указа, его содержание и должность подписавшего документ. Командировочное удостоверение считается документом, подтверждающим время присутствия в командировке, в любом пункте назначения. В командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации, в которой это лицо работает.

Напомнить о необходимости проставлять все эти печати при организации выездных переговоров — тоже моя прямая обязанность.

Новая работа — всегда стресс, даже для руководителя. И если вы знаете часть команды, многое всё равно остаётся неизвестным и новым: нет чёткого понимания, как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Поделюсь простыми и важными шагами, которые помогут понять обстановку, в которой предстоит работать, и организовать рабочие процессы в новой команде.

Сергей Шульга

Ex-HRD ВКонтакте, бизнес-консультант

Шаг 1. Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Шаг 2. Познакомьтесь с командой

Это один из важнейших шагов, — ведь вы будете проводить большую часть дня с этими людьми.

На новом месте важно провести первую встречу с командой для знакомства. Если команда очень большая, состоящая из нескольких групп, то можно провести несколько встреч с разными группами.

Кратко расскажите о себе: как пришли к этой должности и какие ближайшие мероприятия ожидают сотрудников. По возможности проведите ещё и личные встречи с каждым членом команды: если структура большая, можно ограничиться руководителями и лидами небольших команд.

Узнайте у каждого сотрудника:

какие задачи решает;
что нравится и не нравится в текущей работе;
что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
какие проблемы видит в команде;
какие сложности видит в компании в целом;
чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.

Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, — и то, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.

Если такие встречи не проводить, то команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и в целом демотивацией команды.

Коллеги поделились кейсом: новый руководитель не уделил должного внимания знакомству с командой, — начал раздавать задачи на своё усмотрение. Упала эффективность и мотивация сотрудников. Большая часть команды просто уволилась.

Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов

Разберитесь в структуре компании, — важно понять основные бизнес-процессы, которые будут происходить под вашим руководством или при вашем участии. Эту информацию компании обычно хранят на корпоративных порталах и других базах знаний. При этом изучение документов не даст такой глубокой картины, как личные встречи с руководителями других отделов. Благодаря таким встречам вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.

Встречи можно и не проводить, но тогда есть риск, что вы не получите важную информацию, — а в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.

Проводя такие встречи на моём прошлом месте работы в iConText Group, удалось на старте найти натянутые — и неочевидные на первый взгляд — отношения между командами, дублирование части процессов. Что помогло оперативно решить проблемы.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Так ваша команда почувствует причастность к общему делу, увидит зоны роста и понимание целей компании. Непонимание целей компании, общей стратегии и целесообразности задач демотивирует сотрудников.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Шаг 5. Создайте новую структуру отдела

На основе новой сформированной стратегии у вас и вашей команды есть детальный план с задачами. Вы должны понимать,какими ресурсами можно его реализовать и какова будет новая структура отдела:

какие задачи необходимо распределить между текущими сотрудниками;
кого из команды перевести на другую роль, если нужно назначить лидов команд (на основе их пожеланий и возможностей);
каких специалистов нужно ещё найти.

Тем самым вы перераспределяете нагрузку и даёте членам команды шанс проявить себя. Новые задачи и назначения вдохнут энергию в команду.

Если же вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риски, что перегрузите сотрудника или получите человека-оркестр. Такие сотрудники могут быстро перегореть и уйти.

Шаг 6. Организуйте регулярные встречи

Рекомендую два эффективных формата встреч: еженедельный статус команды и встречи один на один. Далее по ходу работы можете уже изменять, пробовать другие форматы, в зависимости от предпочтения команды и эффективности таких встреч.

Еженедельный статус

Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с лидами команд, где каждый делится статусом по текущим задачам: что в работе, что сделано, что нет, что мешает в работе.

Отличный инструмент для того, чтобы все понимали общую картину задач по отделу и кто чем сейчас занимается.

Встречи один на один

Раз в две недели руководитель и сотрудник общаются один на один, где обсуждается всё, что накипело; какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться. Такие встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.

К сожалению, новые руководители не всегда использую эти инструменты коммуникации с командой и, в результате, теряют ценных сотрудников. Кто-то начинает перегорать, кого-то может что-то не устраивать, а выяснить это не удавалось.

Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами

Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.

Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.

Так вы и вся команда сможете видеть весь процесс и зафиксированные договорённости, а также любые изменения по проектам или задачам. CRM-системы полезны при масштабировании задач и погружении новых сотрудников из других команд или отделов.

Курс

Soft Skills для руководителя

Узнать больше

Научитесь управлять командой и мотивировать подчинённых
Узнаете, как договариваться со своими подчинёнными и коллегами
Сможете проводить конструктивные встречи и оптимизировать их количество

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше. Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды.

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки.

В небольших компаниях гендиректору проще поддерживать общение с командой, потому что пока она немногочисленна и даже может работать в одном помещении. Однако с ростом бизнеса дистанция увеличивается, и сотрудники это ощущают.

Вот какие сложности вызывает отдаление руководства компании от сотрудников.

Команда теряет уверенность. Если обещанные события долго не происходят, то люди могут подумать, что они не произойдут никогда.
Команда не видит общую картину. Многим сотрудникам не хватает информации, чтобы понять, почему принимаются определенные решения, или узнать, над чем работают другие.
Команда плохо представляет план действий. Ожиданиями трудно управлять, особенно когда ситуация регулярно меняется.
Команда не получает обратную связь. Если отзывы о работе не предоставляются, то у всех начинает накапливаться эмоциональный багаж, влияющий на ход мыслей.
Команда не чувствует признания. Повседневная работа воспринимается как должное — точно так же, как и жертвы, которых она требует.

1. Встреча руководителей (для контроля)

Ее также можно назвать планеркой, совещанием руководителей или просто «утренней встречей в понедельник». Независимо от названия, на этой встрече группа руководителей анализирует прошлые события, утверждает план на неделю и делится проблемами.

В небольшой компании на нее можно приглашать всех сотрудников, но при масштабировании имеет смысл разделить это совещание на два мероприятия: встречу руководителей и встречу всей команды (об этом речь пойдет ниже). Дело в том, что в большом коллективе действия отдельного сотрудника могут быть менее важными для остальных.

Такая планерка стоит потраченного на нее времени, так как при правильном подходе избавит гендиректора от встреч с каждым отделом, которые могли бы наводнить его расписание. Совещание можно проводить и в конце неделе, но опыт показывает, что в ходе разговора обычно обнаруживаются срочные задачи, а поэтому лучше назначать его на начало недели.

Ключ к успеху здесь — подготовка. Когда руководители приходят с актуальными цифрами и кратким отчетом по ключевым вопросам в своей области (а не делают его на месте), то остается время на дополнительные обсуждения и коллективное решение проблем.

2. Встреча всей команды (для прозрачности)

Как следует из названия, на ней собираются все сотрудники, дистанционно или лично. Руководители дают обновленную информацию по каждому подразделению, делают объявления, а также согласовывают миссию и стратегию компании.

Это отличный шанс еженедельно отмечать ключевые шаги в развитии бизнеса и оценивать усилия команды. Кроме того, на таких встречах сотрудники могут задавать вопросы руководителям и формировать более полное представление о текущем положении дел.

Вопросы также заставляют руководителей чувствовать ответственность перед командой, что ведет к улучшению результатов. Тем не менее, у них совсем не обязательно должны быть ответы на все вопросы, и это лучше сразу признавать, говоря: «Это отличный вопрос, но у меня нет ответа на него. Вот что мы можем сделать, чтобы его получить».

Ключом к успеху общей встречи является понимание сути наставничества. Спросите себя: «Что действительно важно знать каждому человеку в компании?»

3. Встреча один на один (для обсуждения ожиданий)

Цель встреч один на один — обсудить с отдельными членами команды их развитие, проблемы в работе и взаимные ожидания. Если вы используете их для проверки текущих задач, это может быть признаком того, что вы слишком вовлечены в деятельность руководителей отделов. Вместо это спросите себя: «Какие вопросы я бы задал себе, если бы был на месте своих сотрудников?»

Именно их вы и должны задать. Сохраняйте любопытство, чтобы понять мотивацию членов команды — именно это знание поможет повысить продуктивность.

В конце встречи нужно согласовать ряд конкретных последующих шагов. Если сотрудник может сделать это без вашей помощи, то остановитесь на этом варианте, иначе ваш список дел будет заполнен планами других людей (проблема всех руководителей).

Ключ к успеху такой встречи — удерживать себя от желания взяться за чужие задачи. Научив команду самостоятельно находить ответы на вопросы, вы получите более впечатляющие результаты в долгосрочной перспективе. Как однажды сказал мой наставник: «Работайте с человеком, а не с проблемой».

4. Ретроспективная встреча (для обратной связи)

Классическая ретроспективная встреча состоит из трех частей.

Что прошло хорошо?
Что прошло плохо?
Как мы можем улучшить ситуацию?

Чтобы члены команды высказывались честнее, подчеркните, что это собрание предназначено не для решения проблем, а для их обсуждения. Перечисление позитивных результатов в начале встречи поднимет общее настроение. Кроме того, оно позволит понять, что вдохновляет людей и заставляет их гордиться собой. Когда вы перейдете к тому, что пошло не так, то услышите, что их тяготит. В растущем стартапе каждому члену команды важно регулярно озвучивать свои разочарования, чтобы они не увеличивались до опасных размеров.

В конце разговора коллективу нужно выбрать одну или две области, на которых следует сосредоточиться, чтобы улучшить ситуацию. Учитывая, что два изменения в неделю равняются примерно ста изменениям в год, со временем эффект станет ощутимым.

Ключ к успеху ретроспективных встреч — сопереживание. Все мы люди и всем нам нужна обратная связь. Признание успехов, учет разочарований и исправление ситуации делают команду счастливее

5. «Победная пятница» (для празднований)

На эту встречу сотрудники могут собираться каждую пятницу. Каждый отдел рассказывает — или, что еще лучше, показывает — что-то позитивное, что произошло за эту неделю.

Выход стартапа на безубыточность иногда занимает годы. Хотя многие гендиректора понимают ценность празднования маленьких побед, на практике это оказывается довольно сложно сделать.

Когда компания далека от поставленных целей, есть страх, что празднование приведет к самоуспокоению. В таких случаях становится привычной мантра: «Не оглядываться назад, сосредоточиться на том, куда мы пытаемся добраться». К сожалению, недооценка усердной работы может перерасти в обиду: «Я так много тружусь, а это воспринимается как должное».

Если позволить себе и своей команде регулярно отмечать небольшие победы, то можно удовлетворить потребность людей в признании и усилить чувство связи с компаний. Это скорее повысит мотивацию, чем понизит ее.

Ключ к успеху «победных пятниц» — благодарность. Она позволяет противостоять множеству негативных эмоций. Наоми Уильямс однажды сказала: «Невозможно быть благодарным и подавленным одновременно».

Может показаться, что все эти встречи отнимут слишком много времени и сил. Однако вот что важно: они действительно могут занять до 20% времени, но при этом обеспечат 80% ваших возможностей как гендиректора. В конце концов, ваши результаты зависят от других людей.

Вы прошли секретаря и вас соединяют с ЛПР. Ваша цель - назначить встречу. Это ваш первый звонок, читайте подробнее о базовых правилах ведения переговоров с ЛПР по телефону.

С первых минут назначить встречу не удастся. Первой задачей стоит вовлечь ЛПРа в себя, в свою экспертность. Вам Необходимо привлечь внимание ЛПРа.

КАК НАЧАТЬ РАЗГОВОР

Как привлечь внимание сегодняшних вечно-занятых ЛПРов? Это непростая задача. От того, насколько правильно вы проведете первые 3 минуты разговора, зависит ваш успех не только в назначении встречи, но и всей дальнейшей продажи по циклу сделки.

Вначале разговора применяйте 4 приема:

1. Представиться по алгоритму 5-ти секунд

В первые 5 секунд скажите, что займете не более 5-ти минут времени ЛПРа:

Говорите по схеме: "Добрый день" - "Фамилия" (свою фамилию называйте первой) - "Имя" (имя называйте полностью) - "Должность" ("менеджер проектов", но не "менеджер по продажам") - "Компания" - "Не более 5-ти минут займу у Вас".

- Добрый день, Иванов Дмитрий, менеджер по проектам, Вымпелком, не более 5-ти минут займу у Вас.

2. Звучать сухо и по-деловому

Включите свои эмоциональный интеллект и эмпатию: слушайте в каком состоянии находится ЛПР на том конце провода. Чаще всего он целиком погружен в свои дела и находится в страшной спешке.

Чтобы ЛПР не бросил трубку, первое, что ему необходимо понять - вы не займете много времени и не создадите ему проблем. На то, что вы можете быть полезны он совсем не рассчитывает.

Потому что сегодня 99% холодных звонков не имеют никакой ценности для ЛПРов.

Не забывайте про раппорт. В случае, если вы понимаете, что на том конце провода не деловой ЛПР в спешке, а спокойный и размеренный Управленец, снижайте градус и разговаривайте спокойно, размеренно и уверенно.

ЛПР не рассчитывает на то, что вы можете быть ему полезны

3. Уточнить полномочия ЛПР

Ваша цель начать переговоры и назначить встречу с лицом, которое действительно уполномочено рассматривать ваши предложения.

Просто спросите: -Я правильно понимаю, вы контролируете вопросы маркетинга в компании?

4. Использовать прием "Крюк"

Прием связывает занимаемую должность с темой разговора, помогает получить первое "да" и продвинуть беседу дальше:

-[Имя], так как вы управляете маркетингом в компании, у вас наверняка бывают задачи по увеличению обращений через сайт, верно?

Дождитесь положительного ответа, и, далее используйте прием активного слушания: либо "ясно", "угу, ясно", либо "да, спасибо".

Сразу же после этого приступайте к выявлению или формированию потребности по методу SPIN - задавайте вопросы о существующих проблемах и связывайте их с выгодами, которые дает ваш продукт/товар/решение/услуга.

МЕТОДЫ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

1. Фокусируйтесь на проблемах Клиента
Сегодня вечно-занятым ЛПРам неинтересно слушать о ваших товарах-сервисе-решениях. Они озабочены только своими проблемами. Покажите в первом общении ЛПРу что вы понимаете ключевые проблемы, которыми он ежедневно озабочен. Каждый первый ЛПР решает оперативные проблемы различного качества и свойства, волнуется за свой бизнес или за свое положение в Компании, в которой работает. Концентрируйте свое внимание на решении проблем ЛПР.

2. Гордитесь результатами
Упомяните тех своих Клиентов, которые добились результата благодаря вашему товару-сервису-решению. Скажите, что и как они делали до начала деловых отношений с вами, и каких результатов они добились после начала работы с вами. Например: “Мы недавно работали с «Универсальными Системами». Их представители не могли дойти до ЛПР, всё, чего они добивались – это согласие секретаря на получение от них КП, не более. После работы с нами 87% продавцов назначают встречи всего через 1 неделю после первого контакта”.

3. Вовлекайте в разговор
Запланируйте все свои вопросы загодя. Вы никогда их не придумаете в ходе беседы по телефону или встрече. Сделайте их провокационными. Такими, чтобы ЛПР задумываться и начал анализировать ситуацию. “Насколько большой проблемой для вас является улучшение продаж? Какие действия принимаются Вами сегодня в этой области? Насколько Вы уверены, что они приведут Вас к результату, к которому Вы хотели бы придти?”

КАК НАЗНАЧИТЬ ВСТРЕЧУ

Назначение встречи это предложение следующего шага-обязательства. Действуйте по алгоритму:

1.Внимание: Удостоверьтесь, что рекомендуете логическое продолжение первого контакта: клиент вовлечен в разговор и держит с вами связь более 5-ти минут.

Убедитесь, что клиент вовлечен и держит с вами связь более 5-ти минут

2. Время: Примените тот же прием, что и в начале первого звонка. Сообщите, что встреча займет не более чем 15-30 минут. Обязательно уточните, какое минимальное время готов предоставить вам клиент для первой встречи-презентации.

4. Сбор ГПР: Сегодня в В2В как правило решения принимает не один сотрудник. Предложите собрать ГПР (Группу Принимающую Решения). Пригласите на встречу технического специалиста, сотрудника, который будет непосредственно использовать ваш продукт.

Скажите: “Так как то, что мы затронули действительно является для Вас актуальным, давайте назначим встречу, чтобы обсудить это более детально. Давайте также пригласим на встречу технического Директора, потому что эта проблема затрагивает оба подразделения вашей Компнии”.

5. Опасения: В первую встречу с ЛПР менеджер как правило стремиться совершить продажу. Это категорически неверно.

Снимайте опасения ЛПР и озвучьте:

"Мы выходим на новые рынки и проводим исследование. Я не буду ничего Вам навязывать и тем более продавать. Уделите мне, пожалуйста, 10 минут Вашего времени и я . [сделаю/покажу/продемонстрирую, лишь уточню/исследую, подарю/отдам вам бесплатно/предоставлю и проч.], и мы решим [насколько вам интересно/выгодно/полезно, составит пользу/принесет пользу, даст реальную выгоду/улучшит и проч.). Вам будет удобно в . [дата/время]?"

6. Обязательство: В В2В продажах необходимо планировать следующее обязательство. Оно продвинет вас и клиента по циклам продажи и покупки.

Это и будет вашей главной победой и прогрессом в продаже. Уточните время, место и кто будет присутствовать на переговорах кроме вас и возьмите обязательство подтвердить дату встречи за сутки.

Оцените эффективность вашей системы продаж

Скачайте чек-лист и за 20 минут оцените эффективность работы вашей системы продаж

Читайте также: