Как перейти на удаленную работу бухгалтеру

Опубликовано: 17.09.2024

Не всякий специалист справится с обслуживанием даже очень маленькой фирмы или ИП. Ведение бухгалтерии предприятия требует знаний разных участков бухгалтерского учета, умения работать с налоговой, фондами и многих других навыков. Предпринимателю при выборе удаленного учетного специалиста следует внимательно оценивать его опыт, чтобы избежать ошибок в бухгалтерии и связанных с ними проблем: штрафов, блокировок расчетного счета и нареканий со стороны контролирующих органов.

Бухгалтер может претендовать на удаленное обслуживание компании, если он имеет положительный опыт ведения бухучета и сдачи отчетности, если он знаком с работой на том налоговом режиме, который выбран компанией, и умеет применять налоговые вычеты. Он также должен представлять варианты взаимодействия с директором по ряду вопросов: передача первички, подписывание документов, оплата счетов.

Рабочие инструменты и навыки бухгалтера

Рабочее место бухгалтера должно быть оснащено необходимой техникой: телефон, ПК, принтер, сканер, доступ в интернет, папки и ящики для хранения бумажных документов. Учетный специалист должен иметь навыки работы в бухгалтерской программе или онлайн-сервисе, который отвечает потребностям фирмы-нанимателя. Важно умение отправлять отчетность через интернет.

Бухгалтер должен следить за нововведениями и актуальной информацией в сфере налогов, отчетности и бухучета, иметь доступ к действующим формам документов. Для работы будут ценны контакты экспертов, к которым можно обратиться за консультацией в сложной ситуации.

Договор между бухгалтером и фирмой

Неофициальная устная договоренность между бухгалтером-фрилансером и директором компании до сих пор остается популярным способом оформить сотрудничество. Несмотря на кажущееся удобство, это подвергает риску обе стороны: директор самостоятельно несет всю финансовую и юридическую ответственность за действия бухгалтера, а бухгалтер не сможет защитить себя в случае конфликта. Поэтому сторонам следует заключить трудовой договор либо гражданско-правовой договор, в котором будут прописаны обязанности бухгалтера, размер вознаграждения, конфиденциальность и ответственность сторон.

Формат взаимодействия между бухгалтером и фирмой

Между бухгалтером и директором компании-нанимателя необходимо установить удобный алгоритм общения и продумать способ связи. Директор должен ставить задачи бухгалтеру, а бухгалтер — отчитываться о проделанной работе. Это может происходить в электронной почте, по телефону или иными способами. Важно определиться с форматом передачи первичных документов: будет ли это пересылка по почте, доставка курьером или предоставление сканов. Также важно понимать, как и с какой периодичностью директор будет подписывать и заверять печатью подготовленные документы.

Если бухгалтер работает в онлайн-сервисе, который позволяет вести электронный документооборот и поддерживать связь между сторонами через интернет, то директор и бухгалтер могут даже не встречаться. Если же работа ведется в более консервативном формате, то придется решить вопрос с доставкой документов от директора бухгалтеру и в обратном направлении.

Обслуживающая бухгалтерская компания

Заметную часть рынка бухгалтерского обслуживания занимают организованные бухгалтерские компании, которые занимаются удаленным обслуживанием предприятий. Взаимодействие с такой организацией выгодно предпринимателям, так как это дает им ряд гарантий:

Даже если удаленный бухгалтер уйдет на больничный или в отпуск, его заменят коллеги, и дела фирмы не пострадают.
В штате бухгалтерской организации, как правило, есть эксперты из разных сфер бухгалтерского и налогового учета, так что в сложных ситуациях компании могут находить решение в короткие сроки.
Бухгалтерская организация дорожит своей репутацией и занимается проверкой компетенций при найме сотрудников, обучает их и контролирует работу.

Бухгалтеру, со своей стороны, также выгодно сотрудничать с обслуживающей бухгалтерской фирмой. Это обеспечивает поддержку со стороны более опытных коллег и постоянный поток клиентов. При этом и бухгалтеру, и директору одинаково важно выбрать добросовестную обслуживающую фирму для сотрудничества. Как выбрать надежную компанию?

Прежде всего, обратить внимание на отзывы о компании. Серьезные фирмы следят за своей репутацией и уровнем сервиса, отзывы об их работе чаще всего легко найти в интернете.
Оцените качество общения и компетенцию сотрудников при вашем обращении в компанию.
Уточните, в какой бухгалтерской программе или сервисе работает компания, в каком виде она принимает первичку, есть ли в штате курьер для доставки документов.
Узнайте, какую ответственность несет компания за ошибки своих специалистов, есть ли у компании связь с юристами и бизнес-экспертами.

Удаленный бухгалтер — это отличное решение для малого бизнеса, если сотрудник имеет достаточную компетенцию и опыт, чтобы ответственно вести бухгалтерию фирмы.

Распространение коронавирусной инфекции и, как следствие этого, – введение режима карантина, нерабочих дней и иных ограничительных мер подтолкнули многих работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – одна из тех служб, деятельность которой вполне успешно может вестись дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить требования нормативных актов.

Чтобы после возвращения к привычному рабочему ритму не пришлось столкнуться с претензиями органов финконтроля или трудовой инспекции, при переходе на "удаленку" обратите внимание на несколько важных моментов:

Формы

Переход на удаленный формат работы – дело добровольное!

Прежде всего, следует помнить, что заставить сотрудника работать дистанционно работодатель не вправе. От сотрудника нужно получить заявление о переводе на дистанционную работу и лишь затем издать соответствующий приказ.

Обязательным в этом случае является и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, поскольку переход на дистанционную работу является изменением условий о характере работы. Важно, чтобы прописанные в допсоглашении изменения формата работы корреспондировали с новым регламентом взаимодействия структурных подразделений учреждения или отдельных должностных лиц, а также с порядком документооборота в дистанционном режиме. Об этом мы расскажем далее. А подробнее о том, как оформить удаленную работу, смотрите здесь.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Сотрудник на "удаленке" должен быть обеспечен оргтехникой, и это нужно оформить

Формы

Чтобы иметь возможность полноценно работать и взаимодействовать друг с другом, с руководителем, с контрагентами, сотрудник на дому должен быть обеспечен компьютером, иной оргтехникой, средствами коммуникации. Если нет возможности использовать личное имущество работника, обеспечить его необходимой техникой придется работодателю. Передача сотруднику имущества, принадлежащего учреждению, – факт хозяйственной жизни, а значит, должен быть оформлен первичным документом. Поскольку унифицированной формы для таких случаев не предусмотрено, учреждение вправе разработать ее самостоятельно или воспользоваться приведенной формой, разработанной специалистами Компании "Гарант".

Что касается порядка учета передаваемого сотруднику имущества, то здесь вполне достаточно предусмотреть внутреннее перемещение объекта между субконто счета учета основных средств или материальных запасов. Например, при передаче бухгалтеру его рабочего компьютера будет оформлена корреспонденция:

Дебет 0 101 24 310 субконто "Основные средства в пользовании сотрудников при дистанционной работе"

Кредит 0 101 24 310 субконто "Основные средства в эксплуатации".

Обратите внимание, что применение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" в данном случае не вполне обосновано.

Удаленный режим работы влечет необходимость изменений в учетной политике

Формы

Конечно, работа бухгалтера на дому подразумевает во многом иной порядок взаимодействия с другими сотрудниками и службами учреждения, другие правила документооборота и сроки выполнения учетных процедур. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике. Нужно определиться, с применением каких программных ресурсов и сервисов будет осуществляться передача электронных документов. Целесообразно ввести новый (временный) или скорректировать под ситуацию действующий график документооборота с указанием, в частности:

формы документа, принимаемого к учету, – электронный с ЭЦП, "бумажный", скан-копия и т.д.;
новых сроков оформления, согласования, подписания документов;
порядок передачи документов – по электронной почте, по специальной системе электронного документооборота, почтовой связью, курьерской службой и т.д.

Важно выстроить документооборот так, чтобы исключить "потери" документов дома у кого-то из сотрудников или в пути, если возникает необходимость везти оригиналы.

Кардинально меняется порядок согласования и подписания документов

При дистанционной работе вряд ли удастся сохранить и действовавший до этого порядок согласования и подписания документов. На "удаленке" должен быть выстроен предельно четкий порядок взаимодействия с руководителем, его заместителями, иными должностными лицами, кто визирует те или иные документы.

На первый план здесь выходит электронная подпись (ЭЦП), как основной инструмент удаленной работы. Кстати, в планах Минфина – повсеместное применение со следующего года электронных документов и регистров, подписанных электронной подписью. Подробнее об этом читайте здесь.

Сейчас применению и хранению ключа ЭЦП стоит уделить особе внимание. Нередко ключ ЭЦП, например, руководителя хранится без соблюдения должных мер безопасности. А в удаленном режиме работы, когда роль ЭЦП возрастает, доступ к ключу подписи тем более должен быть ограничен во избежание злоупотреблений.

В электронный формат возможно перевести и процедуру согласования документов. Вам поможет в этом сервис системы ГАРАНТ "Экспресс Согласование".

Правильно организовать рабочий график с использованием специальных ресурсов

Если учреждение продолжает работу, то даже на "удаленке" никуда не исчезает необходимость проведения совещаний, планёрок и тому подобных служебных мероприятий. Конечно, придется изменить и их формат. В рабочий график могут быть включены видеоконференции с применением таких инструментов, как Skype, Zoom и т.п. Такая организация совещания гораздо эффективнее множества перекрестных звонков по телефону и менее затратна по времени.

Кстати, внутреннюю связь с рабочих телефонов целесообразно переадресовать на сотовые телефоны сотрудников – это позволит не пропустить важный звонок от вышестоящих органов, контрагентов и пр.

Удаленная работа может повлечь ранее не предусмотренные расходы

Переход на дистанционную работу неизбежно приводит к увеличению расходов сотрудника на сотовую связь и интернет. Возможно локальным актом установить компенсационные выплаты на возмещение части стоимости телефонных переговоров и потребленного интернет-трафика.

Еще одна статья расходов может возникнуть в случае необходимости привлечения курьеров для передачи оригиналов документов в тех случаях, когда требуется документ с "живой" подписью и/или печатью. Убедитесь, что подобные расходы предусмотрены плановыми документами.

Контроль в сети – элемент оценки эффективности работы сотрудника на "удаленке"

Переход на дистанционный формат работы не позволяет как раньше оценивать работу сотрудников на предмет достижения показателей, являющихся основанием для выплаты премии, иных стимулирующих выплат. Но и безосновательно назначать премии тоже нельзя. Поэтому к процедурам контроля эффективности дистанционной работы сотрудников нужно отнестись особенно внимательно. Во-первых, сами критерии оценки эффективности работы стоит пересмотреть, ведь на "удаленке", как минимум, изменились временные затраты на обработку учетной информации. Во-вторых, стоит обратить внимание на специальные ресурсы – помощники в осуществлении контроля за использованием рабочего времени. Такие программы позволяют определять не только активность работника в сети, но и чем конкретно и в какое время он занимается.

Безопасность и сохранность передачи данных придется усилить

Периодичность создания резервных копий без данных, установленную в учреждении, при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных. Ведь архивировать теперь нужно и новые массивы информации – видеоконференции, совещания, электронные согласования, переписку и т.д.

Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного использования.

Конечно, все это следует осуществлять во взаимодействии с IT-специалистами.

Надомная работа не должна препятствовать повышению уровня квалификации!

От бухгалтера всегда требуется высокий уровень профессионализма вне зависимости от того, работает ли он в офисе или на дому. Не зря ведь профессиональный стандарт "Бухгалтер" предусматривает регулярное повышение квалификации.

В период надомной работы сделать это дистанционно позволит просмотр бесплатных интернет-семинаров и видеоуроков. Кроме того, быть в курсе всех самых важных новшеств поможет новостная лента портала ГАРАНТ.РУ и системы ГАРАНТ.

27 апреля 2020 года

Учет резервов и долгосрочных договоров в 2020 году по новым федеральным стандартам Принять участие бесплатно

Учет по стандарту "Аренда": новшества 2020 года, проблемные вопросы и пути их решения, опыт коллег Принять участие бесплатно

Как выбрать счет учета для отражения задолженности в формах 0503169, 0503769: перенос на счет 209 30 и другие важные проблемы Принять участие бесплатно

Под работой на дому подразумеваются два распространенных варианта:

Полностью дистанционная / надомная работа — когда все обязанности работник выполняет вне территории работодателя (об этом ст. 310 ТК РФ).
Работа со свободным графиком — когда работник появляется у работодателя в согласованное время, для решения отдельных рабочих вопросов, а в остальное время работает дома. (Заметим, что определения именно «свободный график» ТК РФ не содержит, но в нем есть уже упомянутая ст. 312 и ст. 102, в которой описан «гибкий график, когда рабочее время определяется по соглашению сторон»).
С 2021 года в ТК добавили еще 2 вида удаленной работы:

Кроме того работодателям разрешили переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях.

Подробнее об изменениях в организации работы дистанционных сотрудников читайте в Обзоре от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Отражать ли в СЗВ-ТД перевод на удаленку, читайте здесь.

В бухгалтерской среде чаще распространен второй вариант. Так называемый приходящий бухгалтер. Это связано со спецификой бухгалтерских обязанностей — работой с бумажной первичкой, подписанием документов и т. п.

Надомная работа имеет ряд преимуществ для работника. Дает возможность:

самостоятельно планировать рабочее время и не тратить ежедневно время на дорогу до работы и с работы (что весьма ценно, например, для больших городов);
сотрудничать с несколькими работодателями;
совмещать работу и решение бытовых вопросов (что особенно актуально, например, для женщин с маленькими детьми).

Работники не в офисе, а дома также достаточно выгодны для работодателя:

не нужно организовывать рабочие места, условия труда и отдыха, компенсировать расходы на проезд;
можно принимать на работу специалистов необходимого уровня даже в том случае, если они находятся в другом регионе и не могут являться в офис каждый день. А если такой специалист проживает в важном для работодателя месте (например, неподалеку от ключевого клиента в другом городе), наем удаленщика позволит значительно сэкономить на командировках или организации филиала.

Бухгалтер на дому — с чего начать?

Начинать работу дома следует с 2 вещей:

организации рабочего места;
поиска подходящего места работы.

Современная удаленная работа предусматривает широкое использование электронных коммуникаций. Поэтому, прежде чем приступать к обсуждению условий с работодателем, вам следует обеспечить себя:

хорошей оргтехникой (помимо компьютера, вам пригодится и домашнее многофункциональное устройство [МФУ] для сканирования, распечатки, копирования данных);
бесперебойным доступом в интернет;
необходимым оборудованием и ПО (гарнитурой для общения через интернет, мобильным устройством, позволяющим выполнять часть работы вне дома и т. п.).

Вместе с тем не нужно устанавливать слишком большое количество профессиональных бухгалтерских программ до того, как будет заключен договор с работодателем. На практике у работодателя может оказаться своя программа, и удобнее всего будет организовать вам в нее доступ.

Вообще подход работодателя к организации удаленной работы для бухгалтера (например, готовности обеспечить нужными программами) может служить критерием выбора в пользу того или иного места работы. Но сначала место нужно найти.

О юридических и бухгалтерских аспектах дистанционной работы читайте в статье «Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?».

Как найти работу бухгалтера на дому удаленно?

Если у вас нет знакомых, которые готовы содействовать вам в трудоустройстве — искать удаленку бухгалтером можно так же, как и другую работу:

Через «работные» сайты и издания.
Через частные объявления. Данный способ достаточно эффективен именно в решении вопроса, как найти клиентов бухгалтеру на дому. Мелкие предприниматели, ищущие кого-то, кто поможет им с учетом и отчетностью, предпочитают размещать частные объявления в местных печатных изданиях и на сайтах типа «Авито». На крупных и известных работных сайтах публикуются работодатели уже другого формата и масштаба.
Также может оказаться полезным, помимо просмотра вакансий, размещать и продвигать свое резюме и размещать частные объявления с предложением услуг.

Говоря о разделении работодателей на «мелких» и «крупных», стоит заметить, что «крупных» с удаленкой найти довольно сложно. Но все «крупные» были когда-то начинающими «мелкими». Поэтому при поисках надомной работы не отказывайтесь сразу от предложений, которые не соответствуют вашим оптимистичным ожиданиям. Вы можете найти 2-3 «мелких» предложения и обеспечить себя надомной работой, эффект от которой будет сопоставим с 1 «крупным» предложением. Кроме того, «мелким» клиентам всегда есть, куда расти, и многие, действительно, растут. А вместе с ними растет и ваш опыт, и ваши обязанности, и ваша зарплата.

И еще один довод в пользу работодателей из мелкого бизнеса: как правило, с ними будущий бухгалтер договаривается напрямую. В то время как в крупной компании, скорее всего, придется проходить многоступенчатый отбор, начиная с HR-службы. И результат далеко не всегда будет положительным.

Лайфхаки по эффективной организации

Чтобы наладить эффективную дистанционную работу, нужно:

взаимодействие между работодателем-руководителем и бухгалтером (учитывайте это, когда устраиваетесь на работу);
умение отойти от привычных шаблонов организации бухгалтерской работы и найти наиболее удобное решение.

Приведем некоторые практические находки (их сейчас модно называть лайфхаки):

Работа через программы удаленного доступа.

Существуют программы, позволяющие работать на одном компьютере, подключившись с другого. В качестве примера можно привести TeamViewer. То есть бухгалтерская программа работодателя может стоять на компьютере работодателя, который стоит в офисе работодателя. А бухгалтер с домашнего компьютера может подключаться к компьютеру работодателя и спокойно в этой программе работать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как правило, в программах удаленного управления есть 2 вида паролей — переменный и статический. Статический пароль не меняется — его целесообразно знать бухгалтеру.

Работа через сервер.

Принцип работы похож на работу через программу удаленного доступа. Только сервер позволяет работать на нем одновременно нескольким пользователям, каждому со своим доступом. Это может быть более удобно. При работе с тем же TeamViewer подключившийся бухгалтер занимает компьютер так же, как если бы он за ним сидел. И если ПК понадобится кому-то другому, то бухгалтеру придется «освободить» рабочее место. Однако установка и обслуживание сервера обойдутся дороже по сравнению с обычным ПК. Здесь и может потребоваться убедить работодателя в преимуществах такого оборудования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Все более распространенными в бухгалтерской среде становятся и облачные технологии. Когда сервер для пользователя виртуальный. Облачные ресурсы могут обойтись дешевле, чем покупка оборудования, но все равно потребуют поддержки ИТ-специалистов.

Документы электронные и сканированные.

Как уже отмечалось выше, подавляющее большинство работодателей, предлагающих удаленку, относятся к категории мелких и средних. Это обычно означает, что и документооборот у них не такой уж большой. Поэтому вполне можно организовать работу так, чтобы большая часть первички попадала к бухгалтеру в электронном виде.

С основными поставщиками можно организовать электронный документооборот с помощью оператора ЭДО (через которого сдается отчетность). А ту часть документов, что приходит в бумажном варианте, можно попросить оперативно сканировать и отправлять бухгалтеру, например, по электронной почте. Бухгалтеру понадобится только периодически сверять и наводить порядок в бумажной первичке. Но, как показывает практика, делать это приходится не чаще 2–3 раз в месяц.

При необходимости бухгалтер может и сам готовить и пересылать электронные документы. Например, сидя дома с удаленным подключением, выпускать на принтер в офисе документы из бухгалтерской программы на подпись руководителю.

Хорошее бухгалтерское ПО.

Хорошее ПО автоматизирует и упрощает очень многие аспекты деятельности бухгалтера. Есть программы, которые подключаются к ККТ и фиксируют пробивку наличной выручки (данные автоматически попадают в программу из кассы). Есть программы, которые не только автоматически приходуют выручку, но и списывают под выручку себестоимость того, что продано. Есть программы, которые взаимодействуют и с ККТ, и с «Клиент-банком»… Удобных вариантов очень много.

Данный вопрос связан со знаниями бухгалтера ПО и с умением убедить работодателя в преимуществах хорошей лицензионной программы с обслуживанием.

Если у работодателя уже есть какая-то программа, то целесообразно начинать работать в ней. А потом уже подкидывать по очереди идеи по усовершенствованию работы.

ВАЖНО! Индивидуальная «настройка» удаленки под себя требует и времени, и определенных усилий. Поначалу, скорее всего, придется и поработать в старой программе (хотя бы для того, чтобы не переносить остатки в середине года), и повозить туда-сюда бумажные документы, и поработать на месте, обучая персонал (например, продавцов или официантов) сканировать и посылать вам документы. Но если поставить цель организовать себе комфортную удаленку, первые результаты появятся уже довольно быстро.

Итоги

Ключевые моменты того, как стать бухгалтером на дому с нуля:

организация рабочего места на дому;
взвешенный подход к поиску и выбору работодателей;
планирование и эффективная организация самой работы на удаленке.

Особенно важен выбор работодателя. Эффективность и удобство сотрудничества для бухгалтера на дому часто напрямую зависят от умения договориться с работодателем по ряду рабочих вопросов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сотрудники-удаленщики не отменяют обязанности работодателя вести учет рабочего времени по всем сотрудникам.

Как закрепить режимы работы и порядок учета рабочего времени в локальных нормативных актах, смотрите в материале «Рабочее время по Трудовому кодексу - понятие и режимы».

Внештатная бухгалтерия играет все большую роль в современном бизнесе. Особенно это касается мелких и средних предприятий и предпринимателей. Удаленный бухгалтер перспективная профессия для хорошего специалиста. Если лет 20-30 назад большую часть подсчетов необходимо было вести на бумаге, то сейчас у вас есть Excel, 1С и множество других вспомогательных программ. 5-10 лет назад со всеми отчетами приходилось бегать в налоговую, сейчас во многих странах отчеты подаются через интернет.

Сфера бухгалтерии очень обширна как сама по себе, так и относительно перехода на удаленку. Я не могу обещать охватить абсолютно всю информацию о работе бухгалтера на дому, но постараюсь максимально осветить эту тему.

Преимущества и недостатки работы удаленным бухгалтером

Несмотря на то, что многие современные компании переводят множество процессов на аутсорс и удаленную работу, следует рассмотреть профессию со всех сторон. Поскольку предприятиям, директорам, да и самим специалистам старой школы преимущества удаленной работы могут быть не видны.

Преимущества для специалиста

Возможность работать в комфортных условиях
Возможность работать из любого места
Возможность работать в любое время
Возможность работать в нескольких компаниях. Например, если вы занимаетесь бухгалтерией небольшой компании или частных предпринимателей
Сокращений времени на поездку на работу
Сокращение расходов на обед и проезд

Недостатки для специалиста

Сложности в коммуникациях. На самом деле условный недостаток. При грамотном управлении своим временем и делами любые коммуникации можно свести к минимуму
Проблемы с Интернет. А это уже реальная проблема, если у вас есть срочная работа.
Отсутствие живого общения. Здесь нечего пояснять, но стоит отметить такие места как коворкинг центры, где можно арендовать рабочее место и познакомиться со множеством людей. Но на сегодня это, по большей части, молодежные заведения.

Преимущества для работодателя

Недостатки для работодателя

ВАЖНО: большинство проблем в работе возникают из-за проблем в коммуникациях, это касается не только бухгалтерии. Поэтому всегда оговаривайте период времени, в который вы будете на связи, а в случае необходимости отлучиться – всегда предупреждайте. Этот совет относится как к специалистам, так и к начальникам.

Виды занятости для удаленного бухгалтера

Как бухгалтеру, который всю жизнь работал в офисе найти себя в удаленной работе и получить больше свободного времени? Ответ не всегда может лежать не поверхности, особенно, если раньше вы об этом не задумывались. Действительно, некоторые профессии требуют постоянного присутствия на месте и физической работы с людьми и документами, например, работа с первичной документацией. Другие требуют постоянного контроля и работы с начальством, документацией, как работа главного бухгалтера.

Виды занятости, которые могут вам подойти

Полная занятость. Обычная работа на полный день, но в удаленном режиме. Как работа с налогами, так и с начислением заработной платы и другими направлениями.
Неполная занятость, подработка. Работать в большой компании в одном направлении или вести несколько небольших – дело индивидуальное. Но несложная бухгалтерская работа с одной-двумя небольшими компаниями неполный день может стать неплохим дополнительным заработком.
Консультации. Если вы решили кардинально изменить свою профессию, имеете большой опыт и уверены в своих силах, то это направление для вас. Вам не придется заниматься рядовыми проблемами бухгалтерии, а больше консультированием как других специалистов, так и компании относительно начислений, налогов и прочих бухгалтерских отчетов.
Аудит. Еще одна интересная отрасль, на которую стоит обратить внимание.
Бухгалтерские компании. Этот вид занятости стоит немного особняком. Суть таких компаний в предоставлении бухгалтерских услуг. Для вас она может быть полезна тем, что вам не придется искать работодателя самостоятельно, но нужно будет платить определенный процент бухгалтерской компании, либо же она будет платить вам фиксированную зарплату.

Специфические направления бухгалтерии

Как я уже упоминал в прошлом разделе, есть специальности, которым перейти на удаленку не так просто. Здесь мы их рассмотрим, попробуем определить проблемы и их решения.

Главный бухгалтер удаленно – возможно ли

Главный бухгалтер – это второй человек в компании по важности после директора.

В сферу его ответственности входят:

отдел бухгалтерии,
вся отчетность предприятия
подписание всех значимых финансовых документов.

Если организовать работу отдела удаленно еще можно, а проверять отчетность в специализированных программах, вроде Медок и 1С, либо получать отчеты от сотрудников на е-меил, то с третьим пунктов не всё так гладко.

Возможность для главбуха работать удаленно в этом случае зависит скорее от размера компании и интенсивности документооборота. Если ему необходимо подписывать десятки счетов ежедневно, вряд ли они смогут подождать пока он приедет из дому раз в неделю, хотя бы. А вот если подписывать приходится одну бумажку в день и та не срочная, то всё возможно.

Основные моменты, которые нужно организовать для удаленной работы главного бухгалтера:

Наладить коммуникацию с сотрудниками, в частности получение отчетов с необходимой периодичностью
Наладить процесс подписания документации. Конечно, если это возможно. Для этого можно использовать курьера, который ежедневно будет доставлять документацию и забирать уже подписанную. Или приезжать в офис, когда это необходимо. Либо использовать системы электронной подписи, если это возможно.

Бухгалтер по первичке

Работа бухгалтерии можно разделить на несколько этапов. Это:

Работа с первичной документацией. Получение счетов или чеков из точек продаж, сверка с электронными данные, либо заведение данных в бухгалтерскую систему.
Аналитика, сведение всех данных в отчеты. Обработка полученных данных, выявление несоответствий, выяснение причин их появления, формирование отчетов.
Сдача отчетов в налоговую и контролирующие органы.

Второй и третий пункт допускают удаленку без проблем, а вот с первым есть вопросы. С нынешним развитием технологий и интернета мне сложно понять, почему этой работой занимается бухгалтер-человек, когда её можно автоматизировать. В принципе большую часть бухгалтерской работы можно автоматизировать и мы к этому идем, но пока есть проблема, её нужно как-то решать.

Решение здесь может быть аналогичным с прошлым подпунктом – каким-либо способом наладить получение этой документации. В любом случае, физически эта документация собирается и доставляется на предприятие, но можно организовать процесс и доставлять туда, куда вам удобно.

Конечно, этот способ не является эталоном безопасности, ведь вся документация должна храниться в соответствующем месте и поэтому такую работу скорее всего придется делать непосредственно в офисе.

Бухгалтер без опыта работы на дому, с чего начать?

Конечно, это не та профессия, в которой можно начать с нуля практически ничего не зная. Все знакомые мне бухгалтеры – это люди, окончившие высшее экономическое образование либо бухучет и аудит. Но я также встречал немало курсов по бухучету.

В общем и целом необходимо:

На последнем пункте следует остановиться подробнее. Как и преподаватель, бухгалтер не может с университетской скамьи начать работать удаленно. Для этого необходимы навыки и немалый багаж практических знаний, без которых вы будете постоянно путаться, неправильно подавать отчеты и так далее, что приведет скорее к увольнению, чем к успешной карьере.

Переводчику достаточно знать язык и уметь строить предложения. Копирайтеру – язык, красиво и понятно излагать мысли тоже достаточно. Но бухгалтеру без практических навыков никак.

Как быть если нет опыта работы бухгалтером? Ответ здесь только один, надо устраиваться на обычную работу и поработать хотя год-полтора.

Что нужно для работы бухгалтера на дому

Это одна из профессий, которые связаны с постоянным взаимодействием, коммуникациями, а заодно и работой со множеством данных, поэтому нельзя обойтись только текстом и словарем. Бухгалтеру зачастую необходимо несколько программ.

Сфера шагнула далеко вперед даже за последние 5 лет, не говоря о 10-20 годах ранее. Например, сейчас сложно найти кого-то, кто строил бы отчеты исключительно в екселе. Либо это делают небольшие компании, которые не хотят платить за 1С, Медок или Битрикс. И с такими компаниями я связываться не советую в принципе.

Основные программы, необходимые для бухгалтера

Система учета. 1С, Битрикс или любая другая, позволяющая автоматизировать рутинную работу
Система отчетов. Медок, или аналоги, позволяет отправлять отчеты в налоговую в электронному виде
Программа для удаленной работы. В основном это TeamViewer, позволяет подключаться к компьютеру из любого места. Зачастую приведенные выше программы продаются по лицензии на компьютер и стоят немало, поэтому компании экономят, покупают одну программу на один компьютер, а каждый сотрудник может подключить к тому компьютеру удаленно со своего и свободно работать.
Программы-напоминалки и учета времени. Например, toggl.com. Это больше для личного пользования. Рутинная работа иногда выбивает из памяти важные дела, поэтому лучше их записывать в специальных программах.

ВАЖНО: стоит отметить один навык – это самодисциплина. Без нее удаленная работа не возможна в принципе.

Сколько зарабатывает бухгалтер удаленно?

Здесь все зависит от опыта и типа работы.

Если вы работаете с одним крупным клиентом, то у вас скорее всего будет обычная зарплата, но удаленная работа.

Если вы можете брать несколько клиентов, ЧП или мелкие-средние предприятия, то за одного клиента можно брать от 100$ в месяц.

Где искать удаленку бухгалтером?

В данной работе лучше и проще найти несколько местных клиентов, чем одного зарубежного.

Как перевести бухгалтера на удаленный труд в период пандемии коронавируса:

Получить заявление на удаленку.
Согласовать обязанности и оплату на этот период.
Оформить допсоглашение о переводе.
Обеспечить необходимыми доступами и инструментами. Один из основных — электронная подпись.

Необходимо не только подготовить кадровые документы и соглашения, но и определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста.

Инструкция, как перевести бухгалтера на удаленку

Перевод работника бухгалтерии на дистанционный труд ничем не отличается от алгоритма, предусмотренного для остальных категорий специалистов. Работодателю следует соблюдать инструкцию:

Получить от сотрудника заявление с просьбой трудиться из дома.
Согласовать рабочие моменты дистанционного труда.
Оформить дополнительное соглашение.
Обеспечить трудовой процесс в удаленной форме.

Ничего сложного нет. Но работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации. Проблем нет, если сотрудник — это опытный и проверенный временем работник. А если финансист — новичок, еще не заслуживший доверия? Разберем все нюансы перевода бухгалтера поэтапно.

Шаг 1. Заявление от работника бухгалтерии

Основанием для перевода работника на удаленный труд является его желание. Необходимо запросить от подчиненного письменное заявление с просьбой о временном переводе на дистанционку. Причиной для дистанционной работы могут выступать не только пандемия коронавируса, но и семейные обстоятельства. В любом случае желание работника оформляется документально.

Проверьте заявление, в документе обязательно следует указать:

волеизъявление самого работника, например, «прошу перевести»;
причину перевода на дистанционный труд;
дату, с которой сотрудник трудится из дома;
объем работы и обязанности, выполняемые дистанционно.

Образец заявления бухгалтера:

Директору ГБОУ ДОД

Викторовой Виктории Викторовны

В связи с эпидемией коронавируса в России прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с 06 апреля 2020 года.

Дата: 27 марта 2020 года

Подпись: ВИКТОРОВА / В.В. Викторова

Если сотрудник не согласен с переводом на дистанционную работу, то его допускается перевести, но порядок действий уже другой. Руководствуйтесь нормами статей 72 и 72.1 ТК РФ. Необходимо уведомить подчиненного об изменении условий работы не менее чем за 2 месяца до даты перевода. А если работодатель — физическое лицо, то срок составляет не менее 14 дней.

Если подчиненный откажется от дистанционного труда, то предложите ему другую работу. Это не только имеющиеся вакансии с учетом профессиональных навыков работника, но и нижестоящие должности и менее оплачиваемая работа.

Шаг 2. Согласуем условия сотрудничества

После получения от работника письменного заявления следует согласовать новые условия сотрудничества. Обговорите с бухгалтером, как организуется дистанционная работа в период эпидемии коронавируса.

Какие вопросы необходимо решить:

объем выполняемых обязанностей;
оплату труда, учтите, что при сохранении объема трудовых функций размер оплаты труда не уменьшается;
порядок контроля со стороны нанимателя в части выполнения трудовых обязанностей;
регламент рабочего времени;
сроки и время выхода на связь;
порядок документооборота и обмена информацией;
условия обеспечения работника программными и техническими средствами;
компенсации и доплаты за особые условия работы (например, компенсация за связь, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях и прочее);
вопросы соблюдения техники безопасности;
прочие значимые условия в работе бухгалтера на дому.

Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение

Достигнув полной договоренности по вопросам перевода счетного сотрудника на удаленную работу, составьте дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Расторгать старый договор не нужно. Перевод на удаленную работу с согласия работника не является переводом на другую работу. По сути, подчиненный выполняет все те же функции, что и на стационарном рабочем месте (офисе), но только работает он на дому или в ином месте, вне территории нанимателя.

В дополнительном соглашении с бухгалтером отразите:

условие о том, что работа выполняется дистанционно;
место работы — наименование работодателя;
обеспечение безопасных условий и охрану труда работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;
условия обмена электронными документами;
порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным. Либо рекомендации использовать указанные средства. В этом случае определите размер компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ);
условие об осуществлении контроля работодателем. Например, укажите, в какое время сотрудник выходит на связь, в каком порядке предоставляет отчеты, документы, подтверждающие расходы, и др.

Шаг 4. Настраиваем работу бухгалтера на дому

Оформив соглашение о переводе бухгалтера на дистанционный труд, работодатель обязан обеспечить сотрудника всеми необходимыми программными и техническими средствами для работы. Либо дать подробные рекомендации, как это сделать в условиях дистанционной работы.

Для организации работы бухгалтера на дому предусмотрено несколько вариантов:

Например, бухгалтерские программы и сервисы компании установлены на компьютере или ноутбуке (ОС на балансе работодателя).

Передайте подчиненному основное средство во временное распоряжение. Не забудьте оформить следующие документы:

договор с материально ответственным лицом, ответственным за сохранность ОС;
акт приема-передачи основного средства.

В крупных бухгалтериях программное обеспечение размещается на специализированных информационных серверах. Рабочее место представляет собой компьютер с доступом к серверу. В таком случае работодатель обеспечивает удаленный доступ к информационному серверу, на котором размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения.

Настроить удаленный доступ на домашнем компьютере бухгалтера возможно дистанционно. Используйте для этого бесплатные программные продукты для получения дистанционного доступа к компьютеру.

Если специализированные бухгалтерские программы размещены на серверах в сети Интернет (например, 1С:Облако), то достаточно выдать работникам логин и пароль. Этого вполне достаточно для доступа к информационной базе данных в сети Интернет.

Наниматель предоставляет логины и пароли от личных кабинетов ФНС, ФСС и ПФР, данные учетной записи на едином портале Госуслуги. Доступ к личному кабинету позволит бухгалтеру составлять и предоставлять электронную отчетность в адрес контролирующих министерств и ведомств.

Иные варианты организации работы бухгалтера на дому допускаются. Все зависит от технических, материальных и финансовых возможностей работодателя.

Электронная отчетность: важный вопрос об ЭЦП

Налоговая отчетность и платежные поручения, передаваемые в банк в электронной форме, удостоверяются усиленной цифровой подписью уполномоченного лица. Таким лицом в учреждении обычно является руководитель. Как быть при переводе бухгалтера на удаленную работу? Кто должен подписывать электронные документы усиленной ЭЦП?

В стандартном случае цифровая подпись оформляется на руководителя организации либо на иное уполномоченное физическое лицо. ЭП разрешается передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это понадобится, например, если сотруднику необходимо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать.

Почему передать ЭП руководителя ответственному бухгалтеру опасно

Электронная подпись равнозначна собственноручной подписи лица, на которого оформлена эта самая ЭП. Если передать ЭП в распоряжение другого работника, то руководитель наделяет подчиненного всеми полномочиями работодателя. Если подчиненный нарушит законодательство или совершит противоправное деяние, то ответственность все равно ложится на руководителя.

Ведь сделка или противозаконный документ подписан ЭП руководителя. Директор не сможет доказать, что подпись передана бухгалтеру временно. Например, если недобросовестный бухгалтер спишет все деньги компании со счетов, то ответственным будет директор. Так как платежное поручение, преданное в банк, удостоверено директорской ЭП.

Решение проблемы с ЭЦП

Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.

Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.

Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.

Как организовать электронные платежи на удаленке

С платежами дела обстоят иначе. По стандартным правилам платежное поручение подписывается двумя ЭП: главбуха и руководителя. Передавать обе подписи в распоряжение удаленного бухгалтера не рекомендуется. В таком случае действуйте по инструкции:

Организуйте бухгалтеру доступ к платежной системе.
Счетный работник под своей учетной записью создает платежное поручение на оплату. Например, на уплату налога на прибыль.
Бухгалтер подписывает платежный документ собственной ЭП.
Затем представитель бухгалтерии уведомляет руководителя о необходимости подписать платежку.
Руководитель входит в платежную систему под своей учетной записью и проверяет содержание платежа.
Директор удостоверяет платеж собственной ЭП.
После бухгалтер отправляет платежное поручение в банк.

Это наиболее безопасный способ распоряжения денежными средствами компании в режиме удаленной работы. Если передать обе ЭП бухгалтеру, то руководитель рискует потерять все деньги по расчетным счетам.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Читайте также: