Как повысить продуктивность сотрудников

Опубликовано: 17.09.2024

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо - вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая - прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель - душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет - вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде - это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам - тем более.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео - все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день - на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее - мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи. Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор - светлые идеалы. Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация - это желание работать. Замотивировать сотрудника - значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

деньги. Не будем лукавить - это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата - не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно - получил премию. Сдал проект раньше срока - прибавка к окладу. Вот так это работает;
карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег - вообще красота;
бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь - все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
командный дух. Если работник понимает, что коллектив - его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии - отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание - способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели - это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” - антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное. Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины. Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца - там с дисциплиной все в порядке:

внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время - с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше - все только с письменного согласия начальника;
субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему - менеджеры по продажам. Вассал моего вассала - не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник - все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло - назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте - вполне разумно.

В дисциплине главное - система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений - все это должно быть систематизировано. Главное правило - никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя - значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание - качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции - не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников - хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров - литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Часть вторая - создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче - тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество - это возвращение заказчика, а не продукции”;
проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные - это будет только плюс;
проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Начнем с ошибок, которые эту самую продуктивность и вовлеченность могут зарубить на корню.

8 причин низкой производительности

1. Хорошо выполненная работа никак не отмечается руководством или коллегами

Скажите, вы хоть раз проводили неформальные беседы со своими сотрудниками об их успехах за год? Вы чаще отмечаете достижения, пусть и небольшие, или указываете на недочеты? Мы столько сил вкладываем, чтобы получше узнать наших клиентов: собираем их контакты, поздравляем с Днем рождения, придумываем специальные акции и распродажи, которые сработают именно на нашей целевой аудиторией, но почти ничего не знаем о тех, кто работает рядом с нами. Обратная связь важна не только от клиентов, но и от сотрудников.

2. Непоследовательные цели и неконкретные задачи, поставленные руководителем

Можно понять вашего заказчика, который сначала хотел один дизайн, а потом передумал и попросил все поменять. Куда сложнее работать в обстановке, когда задачи постоянно меняются сверху без какого-либо объяснения причин. Работа делается, но не доводится до результата. Сотрудники не видят смысла вкладываться в результат, так как нет никаких гарантий, что цель не поменяется еще пару раз. Если ваш бизнес предполагает постоянные изменения, дробите задачи и формулируйте цели, которые должны быть достигнуты до конца недели, 2 недель, месяца.

3. Слишком большой объем работы

Авралы и сверхурочные возможны, но только как форс-мажор. Практика постоянных авралов неизбежно приведет к текучке.

4. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

Каждый сотрудник хочет найти баланс между работой и личной жизнью. Кому-то нужно забирать детей из сада, поэтому он может и готов начинать рабочий день раньше, кто-то по своему характеру сова, и в 9 и даже 10 часов его работу нельзя назвать эффективной. Посмотрите на работу с позиции вашего подчиненного, нужно ли ему быть с 9 до 18?

5. Непростая атмосфера на рабочем месте

Соревнования и челленджи подстегивают персонал работать эффективнее. Но если для достижения «своего» бонуса интересы коллег сталкиваются, надеяться на сотрудничество и синергетических эффект уже не приходится. Проверьте, нет ли точек пересечения интересов, которые могут порождать конфликт, и пересмотрите программу мотивации.

6. Излишний контроль

Откажитесь от микроменеджмента, когда руководитель проверяет за подчиненным каждый их шаг. Избыточные проверки, с одной стороны, заставляют работника чувствовать себя под прицелом, что особенно негативно скажется на творческой работе, а с другой стороны — снимают ответственность с работника, так как за ним и так проверят. Доверяйте сотрудникам, они могут успешно выполнить задачу без вашего постоянного вмешательства.

7. Бессмысленные совещания

Когда количество сотрудников переваливает за 15 человек, совещания становятся необходимыми для нормальной работы. Всегда формулируйте повестку дня заранее, особенно важно это делать, когда вы хотите услышать от сотрудников какие-то предложения и идеи. По итогам совещаний фиксируйте договоренности, сроки и назначайте ответственных лиц.

8. Излишняя бюрократия

Большое количество согласований обременяет крупные компании. Малому и среднему бизнесу тоже стоит пересмотреть свои процессы. Не исключено, что есть простые задачи, которые выполняет более квалифицированный сотрудник только потому, что так исторически сложилось.

Шаги по повышению продуктивности

Правильно ставим задачи подчиненным

В любом бизнесе главная ценность — опытные сотрудники, лояльные к руководству и разделяющие миссию компании.

Сотрудник работает эффективно только когда понимает:

зачем он это делает;
как он должен это делать;
какова его ответственность и полномочия;
кто отвечает за разные этапы работы;
к кому он может обратиться в случае затруднений.

Руководители, придя к какому-то соглашению в верхах, нередко забывают донести до рядовых сотрудников, почему было принято то или иное решение. Потратьте 15 минут, чтобы объяснить, почему вы сейчас должны действовать по-другому. Это пресечет ненужные обсуждения в курилках и на кухне. Всегда отвечайте на вопрос «зачем».

Чтобы избежать ситуаций, когда подчиненные сначала задачу делают как поняли, а потом — как надо, проговорите, а лучше пропишите, какой результат вам нужен. И начать здесь нужно с должностных инструкций. Их составление — дело невероятно долгое и скучное, вам придется искать примеры вакансий и детализировать, что именно должен делать сотрудник на том или ином этапе именно у вас. Многие компании пренебрегают составлением инструкций под себя и ограничиваются стандартными рекомендациями, скачанными из интернета.

Никто кроме вас не знает особенностей работы ваших сотрудников, хорошо прописанная должностная инструкция определит обязанности сотрудника в рамках его функциональных возможностей. Подчиненные перестанут быть незаменимыми.

Для новичков сделайте памятку, какой отдел чем занимается и кому можно обращаться в случае затруднений. В идеале — закрепите за новичками наставников, которые будут курировать их первые 3 месяца.

Большая часть вопросов, которые могут возникнуть у ваших клиентов, типовые. Чтобы сэкономить время, разработайте инструкции по типичным ситуациям и сделайте их доступными для всех сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами или поставщиками. Пусть у ваших подчиненных будут готовые шаблоны для сопроводительных писем и прописанные алгоритмы действий для телефонных разговоров.

Убедитесь, что у каждого сотрудника есть своя зона ответственности. Ваши подчиненные будут работать внимательнее, поскольку в случае ошибок отвечать придется им. К тому же это поможет сократить практику перекладывания ответственности на других или обвинения обстоятельств, если что-то идет не так.

Людям надо давать свободу в реализации поставленных целей. Не нужно контролировать каждый их шаг. Пусть проявят творчество и нестандартный подход. Это позволит им проявить себя, показать что они могут эффективнее решить задачу, чем по принятым в компании скриптам. Загоняя в рамки, мы лишаем их мотивации привносить в компанию новые подходы. Если положительный эффект произойдет, то это будет одним из лучших мотивирующих опытов, созданных, прежде всего, самим сотрудником.
Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Мотивируем сотрудников

Подчеркивайте значимость проделанной работы. Особенно важно это для новичков, которые могут быть не всегда уверены в принятых решениях и пределах полномочий. Как мотивировать розничных продавцов работать лучше?

Сотрудники должны знать, что во внешнем мире (с партнерами, коллегами из других отделов) их руководитель всегда защитит и прикроет, даже если они не правы. Но уже при внутреннем разборе конструктивно донесет и укажет на все возникшие ошибки.

Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Премии

Лучших, безусловно, можно и нужно премировать. При вознаграждении придерживайтесь правил:

Премия — не часть зарплаты. Если вы официально платите 10 000 руб., а остальную часть проводите как премию, причем регулярно и каждый месяц, то сотрудник справедливо воспринимает сумму в конверте как составляющую своей зарплаты. Премия — только за достижения.
Ваш подчиненный должен понимать, как его работа повлияет на возможную премию. Будут ли это столь нелюбимые некоторыми продавцами личные продажи, сумма среднего чека, количество новых покупателей, ставших постоянными, процент возвратов и т.д. Критерии выбирайте сами в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Следите за показателями и регулярно информируйте коллег, если для достижения премии им немного не хватает. Бывает обидно узнать в конце квартала, что до премии не набрали заказов на какие-то жалкие 14 000 руб.
Планы должны быть достижимыми. Если в феврале или летом традиционная просадка, не стоит ждать от сотрудников декабрьских показателей. Нереальные планы очень демотивируют даже самых лояльных.

Нематериальные поощрения

Как быть, если вы не обладаете свободными деньгами для премиальных? Многочисленные исследования показали, что деньги — важный, но далеко не исчерпывающий фактор мотивации.

Вовремя сказанное «спасибо» мотивирует и подбадривает сотрудника, сигнализирует о том, что он идет в правильном направлении и вообще молодец. И здесь особенно важно отмечать не только тех, чья работа всегда на виду, но и темных лошадок, выполняющих свои задачи честно и без лишнего шума.

Отмечайте удачные решения сотрудников и их успехи. Будет ли это портрет сотрудника у кассы «Лучший работник месяца», какие-то особые именные брендированные чашки-футболки или расширение полномочий.

Наши новички начинают работать на стульях. На обычных мягких офисных стульях. В то же время их коллеги рассекают офисное пространство на креслах с колесиками. Кресло у нас — показатель опыта и достигнутого результата. Получилось проявить себя — получай кресло. Не получилось — сиди на стуле. Как оказалось, этот простой способ мотивации очень вовлекает новых сотрудников в бурную и продуктивную деятельность и максимально быстро знакомит с корпоративной культурой.

Алексей Загумённов, управляющий группой компаний «Авира» (AviraKids)

Если у вас с подчиненными сложились партнерские отношения, то даже неожиданный приезд к ним (если они находятся на удалении, например в другом городе) и организованный ужин, замотивирует их гораздо сильнее банальных активностей, которые многие путают с мотивацией.
Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Вы сможете удержать лучших сотрудников, если коллектив будет сплоченным и в нем не будет случайных людей, не понимающих ценностей вашего продукта или услуги. Инертные коллеги, привыкшие делать все кое как, своим отношением к работе сильно демотивируют остальных сотрудников и тормозят работу тех, чья работа зависит от их оперативных решений. Определить, что человек не вписывается, можно еще на этапе собеседования. В крайнем случае у вас всегда есть испытательный срок, чтобы понять, подходит вам этот конкретный сотрудник или нет.

Создаем условия труда, необходимые для продуктивной работы

В Трудовом кодексе прописаны все требования к продолжительности рабочего дня и перерывов на обед, оплате сверхурочных, командировочных и формулировкам, которые могут быть использованы в договорах с сотрудником.

Это тот минимум, который обязаны соблюдать все организации, поскольку по жалобе обиженного работника трудовая инспекция проведет внеочередную проверку. ИП в случае нарушений заплатит от 1000 руб. до 5000 руб., юрлицу придется раскошелиться от 30 000 руб. до 50 000 руб. При подмене трудового договора гражданско-правовым риски еще выше — до 10 000 руб. на ИП, до 100 000 руб. на юрлицо. Основания.

С работниками лучше поддерживать добрые отношения и до жалоб в инстанции не доводить.

Пересмотрите график работы. Все больше компаний отказываются от жесткого расписания и переходят на гибкий график и удаленку. Ведь, по большому счету, важно, чтобы работа была выполнена качественно и в срок, а где именно она будет сделана — не имеет значения.

В нашей компании мы предоставляем возможность работать удаленно. Это возможно для всех сотрудников (исключение — склад). Это отличный мотиватор, так как сотрудники могут эффективнее совмещать работу, личную жизнь и увлечения. А также не тратят лишнее время и деньги на дорогу.
Анна Симбирцева основатель интернет-магазина косметики Perfectoria.ru

Корпоративная культура

У среднего, а особенно у малого бизнеса есть очень существенное преимущество перед гигантами. Вы небольшие, а значит вам не надо вкладывать серьезные средства в создание корпоративной культуры. Она получилась как бы сама собой, сформировалась в кругу единомышленников.

Устраивайте мероприятия, которые будут объединять людей и вовлекать новичков. Идеи могут быть самыми разными — совместные выезды летом на природу, зимой — на турбазу, походы в театр, кино, на футбольные матчи или хоккей. Праздники не должны восприниматься как обязаловка, от этого они перестают быть праздниками.

Исследования, проведенные институтом Гэллапа (Gallup Organization, американский аналог нашего ВЦИОМ), показали, что сотрудники дольше работают в компании и более лояльны к решениям руководства, если у них есть друзья внутри организации. Близкие дружеские отношения повышают удовлетворенность сотрудников на 50%, а люди, которые работают вместе с лучшим другом, в семь раз чаще отмечали вовлеченность в рабочий процесс.

Косвенным образом такие совместные вылазки тоже влияют на продуктивность — сотрудники чувствуют, что их ценят не как функцию, а как человека.

Мы давно поняли, что денежная мотивация сотрудников не является решающим фактором и положительно действует на сотрудников недолго.
Стараемся создать для штатных сотрудников максимально комфортные условия труда, начиная от эмоциональной атмосферы в коллективе, удобных и функциональных рабочих мест и заканчивая такими малозначительными, но приятными мелочами как бесплатные чай, кофе и печенье на кухне.
Более двух лет назад открыли для компании корпоративный фитнес, находящейся в соседнем от нас бизнес-центре. Это положительно оценили сотрудники, которые несколько раз в неделю посещают фитнес-центр и бассейн группами по «спортивным интересам».
А вот празднование дней рождений и других дат в офисе у нас не приветствуется, мы за здоровый образ жизни.
Андрей Штыров, коммерческий директор маркетингового агентства ZOOM MARKET

Оптимизация

Подумайте, какие процессы в вашей компании нуждаются в улучшении. С точки зрения руководителя вы видите процесс в целом и примерно понимаете, сколько нужно будет вложить в улучшения.

Мелочи помогут заметить ваши же сотрудники. Создайте анонимный «лист гнева», в котором ваши подчиненные напишут, что именно в своей работе они считают неудобным. «Лист гнева» можно разместить на сервере, если у всех сотрудников есть доступ к интернету, либо поставить обычную коробку на кухне или подсобке.

В нашем издательстве по итогам «листа гнева» тестировщику поставили дополнительный компьютер, чтобы проверка одной сборки не тормозила выполнение других задач. Эти затраты окупились повышением лояльности сотрудника (его ценят, два компа теперь!) и существенным ускорением работы. Оказалось, возросший объем работы не надо распределять на других сотрудников или оплачивать сверхурочные, все может сделать один, но на более удобной технике.
Анна Крузенштерн, главный редактор Издательства Форум Медиа

«Лист гнева» поможет увидеть узкие места глазами сотрудников. Вы поймете, что именно нуждается в автоматизации, а какие функции можно перераспределить между коллегами.

В итоге

Определитесь, насколько заинтересованным в результатах труда должен быть ваш подчиненный. Если вы держите фастфуд, и нет разницы между шеф-поваром и студентом на подработке, тогда можно позволить себе менять персонал как перчатки. Но если требуется вдумчивая работа или качественное конкурентоспособное оказание услуг, стоит задуматься о повышении лояльности.

За деньги можно потребовать от человека выполнения инструкций и формального решения задач. Для настоящей самоотдачи придется заручиться доверием и хорошим отношением со стороны работников, подтолкнуть их энтузиазм, дать им возможность проявить свои лучшие качества. Сделать это порой совсем не трудно. Как сказал Сергей Петрович Капица, руководить — это значит не мешать хорошим людям работать.

Массовый переход на удаленную работу показал: стандартный восьмичасовой рабочий день постепенно теряет актуальность. Как ни странно, повысить продуктивность сотрудников поможет сокращение рабочих часов.

До пандемии коронавируса многие офисные сотрудники работали по стандартному графику: восемь часов в день, с понедельника по пятницу. Однако такой график не приносит высоких результатов, и вот почему:

Практически никто не работает все 8 часов. По данным опроса британской компании Vouchercloud, современные офисные сотрудники продуктивны лишь около трех часов в день. Остальные пять часов уходят на просмотр новостей и социальных сетей, разговоры с коллегами, перерывы и встречи.

Качество работы и настроение резко снижаются при переработке. Попытка наверстать потерянное время дополнительными часами работы сделает только хуже — производительность резко упадет. По данным исследования ученых Стэнфордского университета, продуктивность и креативность значительно снижаются после 50 рабочих часов в неделю. И чем больше переработка, тем ниже производительность. Если люди работают по 70 часов в неделю, скорее всего, они не делают ничего важного в течение 15-20 дополнительных часов.

Способность сфокусироваться ограничена временными блоками по 20-90 минут. Человеческий мозг не способен выполнять несколько задач подряд без перерывов. Различные исследования показывают, что концентрация внимания значительно снижается через 20 минут, а большинству людей требуется перерыв каждые 50-90 минут.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Сокращаем рабочий день: с чего начать?

Сокращение рабочих часов позволяет соблюдать дедлайны, успешно выполнять работу и оставаться на связи с командой. Более того, меньшее количество рабочих часов — будь то четырехдневная рабочая неделя или сокращенный рабочий день — повышает продуктивность, вдохновляет на творческие идеи, а также помогает сохранять хорошее настроение и здоровье.

Разработать новый рабочий график не так просто, как кажется. Тем не менее есть несколько эффективных способов.

Начать стоит с определения базового уровня продуктивности в день. Для этого можно воспользоваться приложением для отслеживания рабочего времени, чтобы проанализировать источники траты времени и выявить отвлекающие факторы. Но отследить время можно и самостоятельно: надо установить таймер и каждые 10-15 минут записывать, чем вы занимаетесь.

Недели сбора информации будет достаточно. Чтобы определить базовый уровень продуктивности, понадобятся данные.

среднее количество фактических рабочих часов в день;
наиболее продуктивное время суток;
количество времени, затрачиваемого на выполнение главных рабочих задач;
количество времени, которое уходит на общение: переписки в электронной почте и чатах, а также встречи;
время суток с самой низкой концентрацией внимания.

На основе этих данных можно выстраивать новый рабочий график.

Чек-лист по разработке нового графика

Разработать новый график помогут эти шесть советов:

1. Научиться сосредотачиваться на одной задаче

Однозадачность и сосредоточенность в течение определенного периода времени приносят невероятные результаты.

Исследователи утверждают, что час сосредоточенной работы на 500% эффективнее часа, проведенного в попытке выполнить несколько задач одновременно.

Этот момент стоит учесть в новом графике. Выделите определенное количество времени для выполнения какой-либо задачи. Чтобы избежать соблазна отвлечься, можно закрыть не связанные с работой вкладки браузера и отключить уведомления в телефоне. Ежедневные прогулки также положительно влияют на продуктивность и способность сосредоточиться.

2. Четко определить приоритетные задачи

Необходимость работать полный день в том числе возникает из-за отсутствия четких приоритетов. Определите действительно важные задачи, и тогда вы найдете время для их выполнения. С другой стороны, неуверенность в приоритетах заставляет потратить большую часть дня на мелкие задачи, например переписки по электронной почте и бесконечные встречи.

Лучший способ определить приоритетные задачи — обговорить это с менеджером или командой.

3. Распланировать день с учетом пика максимальной продуктивности

Время выполнения работы не менее важно, чем количество рабочих часов. В течение дня способность выполнять задачи различна. Запланировав работу на самые продуктивные часы, будет гораздо легче сосредоточиться и достичь больших результатов.

4. Ограничить время для общения

Постоянные переписки в чате и видеозвонки значительно удлиняют рабочий день. Чтобы соответствовать новому графику, стоит ограничить время для общения или выделить для него определенные часы.

5. Организовать активный отдых

Сокращенный рабочий — не повод для отсутствия перерывов. Мозгу нужно время для отдыха, чтобы восстановиться. Однако отдых нужен и вне работы, чтобы поддерживать максимальную продуктивность. В свободное время полезно заниматься хобби или спортом.

6. Синхронизировать график с коллегами

При изменении рабочего графика не менее важно синхронизировать его с остальной частью команды. Все члены коллектива должны четко понимать свои приоритеты, согласовывать рабочие часы и время для общения. В противном случае есть огромный риск вернуться к старым привычкам и бесконечным рабочим часам.

Производительность труда показывает, насколько эффективно работают ваши сотрудники. Посмотрим, как можно повлиять на этот важный показатель даже в условиях ограниченного бюджета и вдохновить персонал на продуктивную работу.

Начнем с ошибок, которые эту самую продуктивность и вовлеченность могут зарубить на корню.

8 причин низкой производительности

1. Хорошо выполненная работа никак не отмечается руководством или коллегами

2. Непоследовательные цели и неконкретные задачи, поставленные руководителем

3. Слишком большой объем работы

4. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

5. Непростая атмосфера на рабочем месте

Соревнования и челленджи подстегивают персонал работать эффективнее. Но если для достижения “своего” бонуса интересы коллег сталкиваются, надеяться на сотрудничество и синергетических эффект уже не приходится. Проверьте, нет ли точек пересечения интересов, которые могут порождать конфликт, и пересмотрите программу мотивации.

6. Излишний контроль

7. Бессмысленные совещания

8. Излишняя бюрократия

Шаги по повышению продуктивности

Правильно ставим задачи подчиненным

Сотрудник работает эффективно только когда понимает:

зачем он это делает;
как он должен это делать;
какова его ответственность и полномочия;
кто отвечает за разные этапы работы;
к кому он может обратиться в случае затруднений.

Мотивируем сотрудников

Подчеркивайте значимость проделанной работы. Особенно важно это для новичков, которые могут быть не всегда уверены в принятых решениях и пределах полномочий.

Премии

Лучших, безусловно, можно и нужно премировать. При вознаграждении придерживайтесь правил:

Премия — не часть зарплаты. Если вы официально платите 10 000 р., а остальную часть проводите как премию, причем регулярно и каждый месяц, то сотрудник справедливо воспринимает сумму в конверте как составляющую своей зарплаты. Премия — только за достижения.
Ваш подчиненный должен понимать, как его работа повлияет на возможную премию. Будут ли это столь нелюбимые некоторыми продавцами личные продажи, сумма среднего чека, количество новых покупателей, ставших постоянными, процент возвратов и т. д. Критерии выбирайте сами в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Следите за показателями и регулярно информируйте коллег, если для достижения премии им немного не хватает. Бывает обидно узнать в конце квартала, что до премии не набрали заказов на какие-то жалкие 14 000 р.
Планы должны быть достижимыми. Если в феврале или летом традиционная просадка, не стоит ждать от сотрудников декабрьских показателей. Нереальные планы очень демотивируют даже самых лояльных.

Нематериальные поощрения

Вовремя сказанное “спасибо” мотивирует и подбадривает сотрудника, сигнализирует о том, что он идет в правильном направлении и вообще молодец. И здесь особенно важно отмечать не только тех, чья работа всегда на виду, но и темных лошадок, выполняющих свои задачи честно и без лишнего шума.

Отмечайте удачные решения сотрудников и их успехи. Будет ли это портрет сотрудника у кассы “Лучший работник месяца”, какие-то особые именные брендированные чашки-футболки или расширение полномочий.

Создаем условия труда, необходимые для продуктивной работы

Это тот минимум, который обязаны соблюдать все организации, поскольку по жалобе обиженного работника трудовая инспекция проведет внеочередную проверку. ИП в случае нарушений заплатит от 1000 р. до 5000 р., юрлицу придется раскошелиться от 30 000 р. до 50 000 р. При подмене трудового договора гражданско-правовым риски еще выше — до 10 000 р. на ИП, до 100 000 р. на юрлицо. Основания .

С работниками лучше поддерживать добрые отношения и до жалоб в инстанции не доводить.

Корпоративная культура

Исследования , проведенные институтом Гэллапа (Gallup Organization, американский аналог нашего ВЦИОМ), показали, что сотрудники дольше работают в компании и более лояльны к решениям руководства, если у них есть друзья внутри организации. Близкие дружеские отношения повышают удовлетворенность сотрудников на 50%, а люди, которые работают вместе с лучшим другом, в семь раз чаще отмечали вовлеченность в рабочий процесс.

Оптимизация

Мелочи помогут заметить ваши же сотрудники. Создайте анонимный “лист гнева”, в котором ваши подчиненные напишут, что именно в своей работе они считают неудобным. “Лист гнева” можно разместить на сервере, если у всех сотрудников есть доступ к интернету, либо поставить обычную коробку на кухне или подсобке.

“Лист гнева” поможет увидеть узкие места глазами сотрудников. Вы поймете, что именно нуждается в автоматизации, а какие функции можно перераспределить между коллегами.

В итоге

Производительность труда – это количество продукта, создаваемого работником за единицу времени. Можно измерить показатель у отдельного сотрудника, подразделения, предприятия, целой отрасли или сектора мировой экономики.

Зачем повышать производительность труда:

вы получаете больше продукта за то же время;
экономите на зарплатах (если оклады не сдельные);
экономите на других расходах – аренда, коммунальные платежи и пр., ведь раньше за, условно, 100 пар обуви вы платили два месяца аренду, а теперь укладываетесь в один.
растет ваша прибыль, т. к. менеджеры по продажам работают интенсивнее, соответственно, продают и закрывают сделки чаще.

Как повысить производительность труда: семь способов

Основные и очевидные варианты для увеличения конечного продукта вашего персонала:

Разработка эффективной системы материальной мотивации.
Стабильная и постоянная система контроля.
Современный менеджмент.
Комфортная среда для работы, нематериальное стимулирование.
Увеличение лояльности персонала.
Автоматизация.
Функциональное разделение обязанностей, проработка индивидуальных должностных инструкций.

Мотивация

Откажитесь от оклада с процентом за конечный продукт (продажи в случае отдела продаж) и переходите на систему мягкого оклада. Она формируется из зарплаты, которую вы готовы платить сотруднику при выполнении плана более чем на 80 %. Если вы готовы платить за это 50 тысяч руб., то эта сумма и будет вашей отправной точкой.

Что входит в мягкий оклад менеджера по продажам:

фиксированная часть – около 30 %, которые сотрудник получает в любом случае, т. е. от 15 тыс. до 45 тыс. руб. (зависит от региона);
мягкая часть – прибавки за выполнение KPI, промежуточных задач на пути к основной цели – выполнение плана; могут составлять около 10 % оклада, т. е. 5 тыс. руб., например, можно установить KPI – 200 холодных звонков в день и платить за это 3 тыс. руб. и заполнение карточек CRM – еще 2 тыс. руб.;
бонусы – составляют до 60 % оклада и выплачиваются при выполнении планов по объему продаж, среднему чеку и т.д., закрытии особенно выгодных сделок, привлечении крупных клиентов и другие заслуги, обязательно предусмотрите повышающий коэффициенты 1,1 и 1,2 при выполнении плана более чем на 100 % (110 % и более 120 %).

Точно так же систему мягкого оклада можно применять к маркетологам, административному персоналу и пр., добиваясь с помощью мотивации выполнения сотрудниками тех задач, которые вам нужны для достижения общих целей компании. Привяжите оклады всех сотрудников организации к выручке, и тогда весь штат у вас будет работать качественнее и активнее.

Контроль

Разработайте систему отчетов, которые руководитель каждого подразделения должен требовать от подчиненных. Что касается отдела продаж, то РОПу должны сдавать:

отчеты за день – до обеденного перерыва, в 10–11 утра, чтобы успеть обговорить возможные проблемы в работе сотрудников, и, примерно в 16.00, чтобы подкорректировать действия того или иного менеджера, чтобы он успел до конца дня закрыть еще несколько клиентов;
отчеты по итогам дня, по итогам недели, месяца и т. д.;
обновления таблицы активности отдела продаж – т. н. динамическая воронка продаж, по которой РОП может отследить, кто и сколько сделал, где у менеджера проблема, «узкое место» воронки, выяснять причины и помогать решить ее;
планы на день, на неделю.

Весьма показательна и эффективна такая форма отчета, как доска достижений. Она может быть на обычной доске в виде таблицы, где будут прописываться количество звонков, сделок по факту и в процентах каждого менеджера. Также можно подключить интерактивную доску, например, Дашборд.

Используйте принцип «светофора» – закрашивать зеленым цветом результаты сотрудников, которыми РОП доволен, и красным – тех, кто отстает. Это повышает производительность труда не только по причине контроля, но и в силу мощнейшей нематериальной мотивации и духа соревнования в коллективе.

Менеджмент

Используйте разные стили управления, в зависимости от того, чего хотите от сотрудников и на какой стадии занятости они находятся (новичок, любитель, профессионал):

императивный;
либеральный;
демократический;
комбинированный.

С новыми сотрудниками рекомендуется работать по квадрантам управления – от первого, когда новичок находится под строгим и жестким контролем, и до четвертого, когда ему предоставляется свобода, ответственность за свои действия и он становится самодостаточным работником благодаря такой системе накопления профессиональных знаний.

Также применяйте следующие принципы менеджмента:

управляемость – под руководством одного человека должно быть не более семи людей;
разделение функций;
оптимальная оргструктура;
конкуренция – между сотрудниками одной функциональной группы обеспечить здоровое соревнование;
специализация по каналам работы.

Комфортная среда

Опирайтесь на теорию потребностей Абрахама Маслоу. Первые потребности любого человека – физиологические и чувство безопасности. Создайте комфортные условия работы – место и время для отдыха (выходные, отпуск, перекуры в течение рабочего дня, корпоративные мероприятия), стабильные выплаты зарплаты.

Известно, что в компаниях, где есть теплая атмосфера, дружелюбие, развиты корпоративная культура, взаимовыручка, соответственно, выше производительность труда. А частые конфликты, негатив в отношениях, задержки заработной платы дестабилизируют и снижают активность персонала.

Дополнительные условия, как общепит (столовая), место для разогрева еды, приготовления горячих напитков, разграничение рабочих мест, зоны отдыха, приятная эстетика офиса, санузлы и пр. также влияют на скорость и качество работы людей, их энергичность и энтузиазм. Посмотрите, как обустроены офисы мировых гигантов Google, Apple – комфорт вовсе не разнежил их сотрудников, напротив, эти компании продолжают развиваться быстрыми темпами и завоевывать новые рынки.

Дополнительным фактором комфортной работы являются юмор и шутки, трудовые традиции, конкурсы и соревнования, ролевые игры, праздники в честь значимых для компании событий и другие способы поддерживать в коллективе корпоративный дух и верность миссии вашего бизнеса – нести обществу благо или др.

Лояльность сотрудников

Вовлекайте персонал в обсуждение производственных процессов, слушайте их пожелания и рекомендации, проявляйте уважение к их высказываниям.

Обязательны личные встречи с работниками, даже если они длятся несколько минут, для уточнения того, как у него идут дела, есть ли вопросы и проблемы. Также необходимы общие совещания со всем коллективом подразделения и совместное обсуждение проблем того или иного сотрудника. Положительной встряской и вдохновением являются мозговые штурмы, когда коллектив созывается для предложения новых идей и решения крупных задач.

Автоматизация

Постройте бизнес-процесс таким образом, чтобы упростить, ускорить и облегчить те задачи, которые может выполнять техника, и избегать простоев, связанных с человеческим фактором.

В отделе продаж автоматизация подразумевает подключение CRM, интеграцию каналов продаж с различными сервисами или использование готовых сервисов и маркетплейсов.

К автоматизации относятся и камеры видеонаблюдения, прослушка, которые улучшают качество контроля и анализ данных. На сегодняшний день с помощью автоматизации менеджер может мгновенно получить всю накопленную информацию о клиенте и даже рекомендации, что ему можно предложить для покупок исходя из его прошлых заказов.

Разделение на функции

Разделение труда – это один из фундаментальных способов повышения производительности труда: когда сотрудник сосредоточен на выполнении своей части общего процесса, он работает качественнее, быстрее и глубже.

В отделе продаж классическое разделение продавцов производится по конечному продукту:

фермеры – занимаются допродажами; в розничной сети их функцию выполняют маркетологи, занимающиеся программами лояльности;
хантеры – «охотятся» на новых клиентов и иногда закрывают сделки (чаще передают клиентов клоузерам);
клоузеры – закрывают сделки;
пресейлы – занимаются предварительными продажами, т. е. разработкой продукта под конкретного клиента и т. д., также ищут новых клиентов;
менеджеры по работе с ключевыми клиентами – ищут ключевых клиентов, ведут их, закрывают и сопровождают.

Дополнительно можно делить менеджеров по каналам продаж (розница, опт, онлайн, тендеры, дистрибьютеры и пр.), регионам, целевой аудитории и т. п.

Необходимо, чтобы у каждого сотрудника была должностная инструкция с отчетливо прописанным кругом обязанностей и задач, ответственностью, чтобы он знал, что должен делать, что на него возложить не могут, за что он отвечает и за что ответственность не несет (полезно при возникновении спорных ситуаций). Это уменьшает простои – работники не ждут решения сверху, они знают, чем должны заниматься, и повышает уверенность – сотрудник уверен в том, что делает.

Как повысить производительность труда – неочевидные способы

Дополнить мероприятия по увеличению КПД помогут следующие открытия:

Люди, которые счастливы и гармоничны, работают эффективнее на 15–20 %, чем остальные.
Работа с двумя мониторами вместо одного может увеличить производительность на 30 %, т. к. человек одновременно обрабатывает больше информации.
Наличие юмора и здорового общения в коллективе также увеличивают эффективность труда.
Желтый и черный цвета способствуют интенсивной деятельности и энергичности, а серый и голубой, напротив, успокаивают, вызывают сонливость и грусть.
Использование мессенджеров экономит время работников для обмена информацией, получения новых распоряжений, решения срочных задач.
Просмотр денежных знаков, согласно американскому исследованию, ускоряет работу людей и улучшает климат в компании.

В любом случае учитывайте, что производительность труда – величина не постоянная, на нее влияет множество факторов, которые не всегда зависят от вас и ваших сотрудников. Поэтому не ждите бурного роста после введения новшеств, но и не отказывайтесь от них, ведь изменения всегда ведут к развитию.

Читайте также: