Как списать гсм на личный автомобиль директора

Опубликовано: 24.04.2024

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

25 * 41 = 1025,00 руб.
120 * 39 = 4680,00 руб.
1025 + 4680 = 5705,00 руб.
25 + 120 = 145 л.
5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Списание бензина на предприятии – обязательная процедура, независимо от использования личного или служебного транспорта. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают к работе транспортные средства, должны утверждать правоотношения документально.

Арендованные транспортные средства

Не редки случаи, когда работодатель привлекает к трудовой деятельности служащих с личными транспортными средствами. На практике такие отношения могут быть оформлены разными видами соглашений. Чаще всего, это договор аренды автомобиля без экипажа. Документально все оформлено таким образом, что предприятие отдельно принимает по трудовому договору водителя, а отдельно – арендует транспортное средство во временное пользование.

Такой договор аренды содержит следующие условия:

продолжительность аренды;
перечень служащих, которые могут пользоваться конкретной машиной;
размер вознаграждения за использование машины;
периодичность начисления денежных средств;
порядок покрытия расходов на ГСМ (таким же образом предстоит списать бензин на личный автомобиль директора);
компенсация технического обслуживания;
порядок покрытия ремонта.

Действующим законодательством установлено, что за аренду транспортного средства каждому работнику положена амортизация. И это та сумма выплат, которая не облагается подоходным налогом в 13%.

Недостаток этого варианта в том, что транспортное средство используется служащим всегда, в том числе в нерабочее время. Таким образом, сложно установить, какой объем бензина подлежит списанию на рабочие нужды с последующей компенсацией.

С целью установления универсальных правил компенсации, на каждом предприятии фиксируется свой порядок контроля расхода топлива, который универсален при аренде личного автомобиля директором предприятия и другими работниками.

Использование путевого листа

Это официальный документ, который содержит количество бензина, используемое конкретным транспортным средством. Такой документ – веское основание для денежной компенсации или предоставления талонов на ГСМ.

Путевой лист готовится в установленной форме. В том числе, для каждого вида транспортного средства предусмотрена своя форма путевого листа. Путевые листы подлежат обязательному учету и регистрируются в специальном журнале. Надлежащий контроль необходим для формирования налоговых отчетностей и учета расходов компании.

Нарушение формы или порядка составления документа может стать основанием для привлечения к юридической ответственности за несоблюдение налогового законодательства.

Путевой лист состоит из следующих разделов:

норма расхода;
продолжительность рабочего времени;
пробег.

Нормы расхода

Министерством транспорта России установлены нормативы для различных транспортных средств, что отображается в технических документах на автомобиль. При оформлении путевого листа администрация предприятия может воспользоваться универсальными нормативами или же допускается самостоятельный расчет.

Самостоятельный расчет:

назначение комиссии, которая уполномочена выполнить замеры;
полное опустошение бака машины;
заполнение бака конкретным объемом бензина – например, 100 литров;
фиксация показаний спидометра перед началом движения транспортного средства и после окончания бензина в баке.

Для более точного расчета лучше использовать несколько замеров в различных условиях. Например, пустого автомобиля и груженного транспортного средства, едущей машины и, работающей на холостом ходу, в летнее и зимнее время.

Завершается процедура самостоятельных замеров составлением соответствующего Акта, скрепленного подписями всех членов комиссии.

Рабочее время

После начала рабочего времени или же после начала рабочей поездки, в путевом листе ставится отметка. Такая же отметка вносится в содержание документа при завершении командировки. Если работник отлучается на обед не по пути движения транспортного средства, то это отмечается в содержании путевого листа.

Если машина используется постоянно, то лучше всего оформить отдельный Приказ от имени руководства, устанавливающий трудовой график конкретного служащего. Например, с понедельника по пятницу с 8 до 18 часов.

Пробег

Расчет пробега осуществляется через регулярные замеры показаний одометра. Замеры делаются утром перед началом рабочего дня, а также вечером перед завершением трудового дня.

Путевой лист может оформляться ежедневно или же один на весь период времени, но только в рамках одного календарного месяца. Так бухгалтеру будет комфортнее готовить финансовые документы на оплату. Задача бухгалтера – использовать следующую формулу:

Компенсация = показания одометра (сделанные в рабочие часы) = рабочие часы * норму расхода.

Если отсутствует маршрут следования

Не всегда использование автомобиля связано с конкретным маршрутом движения транспортного средства, но отсутствие маршрута не означает, что компания не может рассчитывать на компенсацию. Анализ судебных решений позволяет понять, что компания не может привлекаться к ответственности за компенсацию расходов при отсутствии строгого маршрута движения.

Так, индивидуальные предприниматели и юридические лица могут вносить в налоговую документацию информацию обо всех приобретенных видах и объемах топлива, не подтверждая их конкретными пройденными маршрутами движения, но нельзя забывать о документальном подтверждении расходов на топливо.

Использование лимитов

Способ заключается в том, что на предприятии установлено конкретное ограничение потребления топлива. В начале каждого месяца служащие получают талоны на бензин, соответствующие лимитам или же одну карточку, выданную заправочной станцией. При осуществлении трудовой деятельности работник пользуется карточкой так, как считает нужным. Это значит, что при финансовых трудностях можно воспользоваться карточкой даже для личных нужд.

Недостаток – когда заканчивается баланс на предоставленной карте, дальнейшие расходы придется погашать самостоятельно. Эти условия внесены в содержание трудового договора и соглашения аренды, если таковые были составлены.

Допускается запрос дополнительных средств с баланса компании, но только для этого необходимо подтвердить обоснованность лимитов. Превышение платежей возможно через приказ администрации предприятия, а также через бухгалтерские документы.

Порядок денежной компенсации

Второй вариант законного привлечения к официальной работе транспортного средства работников – в том числе, использование директором личного автомобиля в служебных целях – утверждение в порядке статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, порядок привлечения к работе утверждается следующими способами:

служащий, желающий использовать автомобиль, пишет заявление на имя руководителя;
подписывается соглашение с уточнением суммы и периодичности компенсации;
дополнительная подача необходимых документов (технический паспорт, водительское удостоверение собственника);
выдача приказа руководителем, который передается в бухгалтерию для начисления ежемесячной компенсации (амортизация).

Преимущество этого способа в том, что соглашения подписываются в индивидуальном порядке, а значит можно установить разные размеры компенсации для каждого отдельного служащего.

Размеры компенсаций

Автомобиль директора, как правило, используется для езды по городу и редких командировок за пределы населенного пункта. От загруженности и типа поездок будет зависеть сумма компенсации. Например, если одинаково к работе привлекаются транспортные средства легкового и грузового типа, то и размер выплат будет различным для каждого вида транспортного средства.

Законом установлено, что размер компенсации устанавливается индивидуально, но с учетом установленных нормативов.

Статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает, что размер компенсации будет следующим для различных видов транспорта (в рублях в месяц):

600 – мотоциклы;
1200 – машины с объемом двигателя до 2000 кубов;
1500 – автомобили с объемом двигателя свыше 2000 кубов.

Это фиксированные суммы, которые не зависят от количества поездок или от пройденного пробега. Указанные суммы должны быть отображены в налоговых декларациях, поэтому работодатель не может документально отобразить различные размеры отчислений для разных служащих.

На практике есть одна хитрость, позволяющая установить разные суммы компенсаций для отдельных работников, в зависимости от степени загруженности. Для этого отдельно составляется документ на компенсацию по НК РФ, а отдельно оформляется новый приказ на вознаграждение за выполненную работу. Это не совсем легально, но не противоречит действующему законодательству. Но категорически запрещено передавать денежные средства «в конверте».

Затраты на топливо

Когда речь идет о компенсации, то необходимо понимать, что в ее расчет входят следующие расходы:

ремонт;
устранение износа;
стоимость технического осмотра;
замена резины и других частей машины;
стоимость человеческой силы – услуги водителя.

Оплата топлива осуществляется отдельно, в соответствии с формулой, включающей расчет рабочего времени и нормативов расхода.

Транспортные средства ИП

Для индивидуальных предпринимателей применимы другие варианты и способы оформления используемого личного транспорта. А именно:

Подписание соглашения аренды без экипажа. В таком случае, ИП одновременно выступает и арендатором и арендодателем. Предприниматель самостоятельно использует свое транспортное средство, но имеет возможность на законных основаниях облагать налогом компенсацию, удерживая ее из доходов организации индивидуального предпринимателя.
Выдача приказа, оригинал которого направляется в бухгалтерию. Приказ подразумевает перевод денежных средств на счет директора фирмы с баланса компании, которые считаются как амортизация за использованный автомобиль.
При регистрации индивидуального предпринимателя формируется перечень собственности, которая используется ИП для работы. В этот список можно включить транспортные средства. В таком случае, автомобиль числится на балансе компании, а поэтому все расходы, связанные с его эксплуатацией, компенсируются из баланса компании.

Бензин и командировки

Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки. В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами. Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации.

Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании. Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего.

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

Личный автомобиль в служебных целях

В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:

Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Аренда автомобиля

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.

Но в использовании аренды личного автомобиля директора отмечают и недостатки. К таковым относятся следующие:

Придется платить НДФЛ с платы за аренду.
Необходимо снова оформлять страховой договор.
Дополнительно нужно заключить договор аренды.

Подробно данный вопрос раскрывается в ст. 643 Гражданского кодекса.

Личный автомобиль директора

Могут применяться и иные способы, позволяющие списать бензин на личный автомобиль директора. Он не освобождается от обязанности выписывать ПЛ, а также оформлять командировки и иные служебные поездки должным образом. Но на практике это требование исполняется не всегда.

При возникновении тех или иных проблем директор всегда может объяснить поездки личными целями, а не рабочими. Тогда, чтобы обвинить его в нарушении закона, следственным органам придется доказывать, что в поездке исполнялись непосредственно рабочие функции.

Директор ООО, являясь одновременно учредителем, вправе использовать для оформления автомобиля все те способы, которые прописаны выше. Это возможно за счет того, что он также выступает и в качестве физлица – то есть является и директором, и работником, и представителем юрлица.

Рассмотрим подробно, как списать бензин на личный автомобиль директора. При этом будем считать, что он находится на балансе предприятия.

Понятие путевого листа

К нему (коротко - ПЛ) относится первичный документ, где фиксируется пробег. На его основании определяется расход топлива. Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Компании нередко применяют ПЛ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 78 еще в 1997 г. В нем содержатся разные формы ПЛ исходя из вида автомобиля, к примеру, форма 3 предназначена для легкового авто, а форма 4 – для грузовика.

ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц. Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Если имеет место использование директором личного автомобиля в служебных целях или, наоборот, служебного авто – в личных целях, то особенно важно правильно оформить ПЛ. От этого зависит, будет ли осуществляться учет расходов на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль. Чтобы подстраховаться на случай проведения проверок и не допустить ошибок, нужно учитывать разные нюансы.

Удобный вариант документа

Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.

В нем должна содержаться следующая информация:

Название и номер.
Данные о периоде действия.
Данные о собственнике ТС.
Данные об автомобиле.
Данные о водителе.

Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.

Как списывать бензин по путевым листам? В них необязательно вписывать маршрут следования транспортного средства. Это особенно важно в случаях использования автомобиля как для служебных, так и для личных целей. Данные выводы подтверждаются практикой в суде.

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.

Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.

В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.

При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.

Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.

Недостатки унифицированного ПЛ

При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.

Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.

Списание топлива по норме

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Списание бензина при командировках

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.

Заключение

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

Списание бензина на личный автомобиль директора может осуществляться разными способами. К наиболее распространенному относится компенсация и аренда. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому в конкретных случаях делают выбор в пользу того или иного способа с учетом имеющихся обстоятельств.

О сновная проблема заключается в том, что компании считают: нормы расхода ГСМ распространяются только на бюджетные организации и на автотранспортные предприятия. Так и было в период действия «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)», утвержденных Минтрансом РФ от 29.04.2003 г. Однако в настоящее время данные вопросы регулируют новые «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23р)). Новые нормы охватывают более широкий аспект автотранспорта – не только автомобили, но и технику на их базе, – и обязательны для организаций всех форм собственности. Правда, ряд арбитражных судов считает, что эти нормы носят лишь рекомендательный характер и не обязательны для исполнения коммерческими организациями или индивидуальными предпринимателями. Хотя данная позиция является довольно спорной.

Согласно постановлению ФАС СЗО от 01.06.2005 г. № А05-26242/04-10 в случаях, когда законодатель предусматривает применение для целей налогообложения (исчисления конкретного налога) нормативов, установленных для иных целей, то он использует такой прием юридической техники, как прямая отсылка к документам, которыми установлены соответствующие нормативы, а в главе 25 НК РФ таких отсылок нет. Следовательно, «Нормы расхода топлива и смазочных материалов», установленные Минтрансом, носят рекомендательный характер.

Хотя ряд организаций в спорах с налоговыми органами и ссылается на аргументы, приводимые в данном постановлении, оно не может служить основой защитной базы, поскольку принято до вступления в силу Распоряжения № АМ-23-р. С этой точки зрения стоит обратить внимание на позицию ВАС РФ.

ВАС РФ в определении от 14.08.2008 г. № 9586/08 указывает: в НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли.

Данное определение, по сути, подтверждает мнение, что утвержденные Минтрансом РФ нормы расходов ГСМ носят только рекомендательный характер. Однако Минфин РФ в письме от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/6 настаивает, что затраты на ГСМ для служебных автомобилей должны определяться с учетом этих норм. Поэтому отстаивать свою позицию налогоплательщику придется в суде.

Как выбрать метод учета?

Для целей налогообложения налогом на прибыль затраты на приобретение ГСМ и содержание служебного автотранспорта относятся к категории прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ гласит, что затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам в случаях их использования для производственных нужд. Поэтому возникает вопрос – какой из способов учета выбрать?

В данном случае следует руководствоваться принципом производственной направленности расходов: издержки на ГСМ включаются в состав материальных расходов только в том случае, если они использовались для обеспечения работы ТС, непосредственного участвующего в процессе производства. Но такой подход не всегда оправдан, потому что с точностью разделить автотранспорт на производственный и непроизводственный не представляется возможным. Кроме того, по нашему мнению, расходы на ГСМ могут быть отнесены к материальным только в том случае, если ТС непосредственно участвует в процессе производства, что возможно лишь для транспортных организаций.

В транспортной организации имеется 15 ТС, из которых 12 непосредственно заняты в перевозках, а три остальных – автомашина техпомощи, автобус и легковой автомобиль для обслуживания аппарата правления. По мнению бухгалтерии, все расходы на ГСМ для автомашин относятся к категории материальных, так как все ТС участвуют в процессе производства. Однако в ходе камеральной проверки инспекторы указали, что к материальным можно отнести только расходы на ГСМ для тех 12 автомашин, которые непосредственно заняты перевозками, а для остальных – к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так как в исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не допущено ошибок, то к организации штрафные санкции не применялись.

Арбитражные суды расходы на приобретение ГСМ также не считают затратами, непосредственно связанными с производственным процессом.

В определении ВАС РФ от 31.01.2008 г. № 54/08 указано, что затраты на ГСМ относятся к косвенным расходам, так как не составляют основу готовой продукции и не являются необходимыми для производства.

Упрощенцы расходы на приобретение ГСМ учитывают в общей суме расходов, уменьшающих доход (подп. 12.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем затраты должны соответствовать общим критериям расходов, указанным в статье 252 НК РФ.

В соответствии с требованиями ПБУ 10/99 1 в бухгалтерском учете организаций издержки на ГСМ признаются расходами по обычным видам деятельности и относятся к категории управленческих. Согласно ПБУ 5/01 2 учет и движение затрат на ГСМ ведется в разрезе видов топлива на субсчете 10-3 «Топливо».

Нормы расхода: как не ошибиться

Согласно пункту 4 Распоряжения № АМ-23-р базовые нормы расхода ГСМ устанавливаются исходя из числа литров на 100 км пробега. Базовая норма расхода зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и двигателя, а также от вида используемого топлива. Нормы расхода масел и смазочных материалов устанавливаются в килограммах (литрах) на 100 литров расхода топлива.

Однако в Распоряжении № АМ-23-р указаны не все модели, а применять нормы расхода исходя из аналогии нельзя. Минфин рекомендует в отношении служебных автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не определены в Распоряжении Минтранса, руководствоваться технической документацией и/или информацией, предоставленной изготовителем ТС (письма от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/6, № 03-03-06/1/15 и от 04.09.2007 г. № 03-03-06/1/640). В данном случае организация должна утвердить приказом по организации или включить в учетную политику в качестве приложения нормы расхода на основании прилагаемого к автомобилю при покупке руководства по эксплуатации.

На практике встречаются ситуации, когда расход ГСМ превышает установленные нормы. Согласно пункту 5 Распоряжения № АМ-23-р нормы расхода топлива в зимнее время повышаются на 5–20% от базовой нормы, а в летнее время (из-за работы кондиционера) – на 8%. Однако в Распоряжении № АМ0-23-р не указаны нормы расхода, связанные с особыми событиями, например, пробками на улицах города.

При проведении проверок налоговые органы тщательно изучают все случаи перерасхода ГСМ по служебному автотранспорту. По мнению ряда инспекций, в качестве расходов для целей налогообложения налогом на прибыль признаются только экономически обоснованные перерасходы (к примеру, если компания докажет, что стояние в пробке или дальние объезды были связаны с производственной необходимостью).

В судебной практике нет единого подхода к данному вопросу.

ФАС МО в постановлении от 25.09.2007 г. № КА-А41/9866-07 указывает, что расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ при расчете налога на прибыль могут быть учтены в размере фактически понесенных затрат, так как НК РФ не содержит ограничений на этот счет.

Примечательно, что все положительные для налогоплательщика судебные решения приняты до введения в действие Распоряжения № АМ-23-р, то есть касались ранее действовавших норм расхода, которые носили необязательный характер.

ФАС УО в постановлении от 08.02.2005 г. № Ф09-103/05-АК указал, что нормы расхода топлива не могут применяться для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, так как документ, утверждающий их, не зарегистрирован в Минюсте в установленном порядке и не опубликован в официальных источниках печати.

Выводы ФАС УО актуальны и в отношении Распоряжения № АМ-23-р, но могут быть оспорены налоговыми органами в судебном порядке, поскольку с момента публикации оно неоднократно размещалось и в печатных, и в электронных СМИ.

Одновременно имеется и отрицательная для налогоплательщиков судебная практика.

В постановлении ФАС ЗСО от 01.12.2008 г. № Ф04-7500/2008(16942-А27-37) указано, что списание организацией затрат на приобретение ГСМ в части, превышающей установленные нормы расхода, для целей исчисления и уплаты налога на прибыль является неправомерным.

Данное постановление стало первым пресечением возможности «перекладывания экономии»: если по одному ТС сэкономлено топливо, то допускается его перерасход по другому. Многие организации таким образом «перебрасывали расход», аргументируя свою позицию тем, что в целом они укладывались в норматив расходов.

Издержи на ГСМ для автомобиля, используемого сверхурочно, могут учитываться в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, в том случае, если внутренними документами организации предусмотрена работа сверх продолжительности рабочего дня (письмо УФНС по г. Москве от 19.06.2006 г. № 20-12/54213@).

Предъявите документы

Форма путевого листа

В бухгалтерском учете хозяйственные операции оформляются первичными учетными документами, составленными по унифицированной форме (ст. 5 и 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ)). Согласно статье 313 НК РФ это же требование распространяется и на документы, принимаемые для целей налогового учета. Основным документом, служащим для контроля и учета работы водителя и автомобиля, является путевой лист. Его унифицированная форма № 3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 и является обязательной для организаций всех форм собственности (письмо Росстата от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257). Индивидуальные предприниматели же используют форму, утвержденную приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 г. № 68.

Однако Минфин РФ в письме от 03.02.2006 г. № 03-03-04/2/23 указывает, что типовая форма путевого листа обязательна только для автотранспортных предприятий, а все остальные организации могут разработать такую форму самостоятельно, соблюдая при этом требования статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Форма самостоятельно разработанного организацией путевого листа должна быть утверждена приказом по организации (желательно в качестве приложения к учетной политике).

В постановлении ФАС МО от 28.09.2007 г. № КА-А41/9866-07 указано, что из нормативных актов прямо не следует обязанность налогоплательщика вести путевые листы по форме, изложенной в постановлении Росстата от 28.11.1997 г. № 78.

ФАС МО в постановлении от 19.12.2008 г. № КА-А40/11889-08 обращает внимание, что утверждение в учетной политике общества форм первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, в частности, путевые листы, не свидетельствует о ненадлежащем подтверждении факта и размера затрат. Совокупность представленных обществом документов позволяет установить и целевую направленность, и размер понесенных расходов, уменьшающих доходы при налогообложении прибыли.

Исходя из статьи 9 Закона 129-ФЗ самостоятельно разработанные формы путевых листов, по нашему мнению, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

номер и дату выдачи путевого листа;
марку и номер служебного автомобиля, на который выписан путевой лист;
время выезда на маршрут и время возвращения автомобиля с маршрута;
описание маршрута с указанием всех пунктов следования;
количество горючего на начало и на конец рабочего дня/смены. Отдельной графой указывается факт дозаправки (в литрах);
километраж пробега за рабочий день/смену.

Адресный маршрут служебного ТС должен указываться в обязательном порядке, иначе не будет подтвержден факт его использования в служебных целях (письмо Минфина РФ от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129).

Сроки действия ПЛ

Согласно письму Росстата от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257 путевой лист составляется на один день. На более длительный срок он выдается в том случае, если водитель работает больше одной смены, то есть более 8 часов. Поэтому только многосменный режим может быть основанием для выдачи путевого листа на месяц. Но выдача путевого листа на месяц должна сопровождаться организацией работы по учету как расходов на ГСМ, так и рабочего времени водителя. Для этого необходимо утвердить Журнал учета рабочего времени водителей и маршрутов автотранспорта, содержащий графы время выезда и время возвращения автомобиля, количество бензина на начало и на конец рабочего дня, километраж пробега, пункты поездок или номер маршрута согласно внутренним документам, и назначить должностных лиц, ответственных за его ведение и заполнение.

Водители служебных автомобилей обязаны ежедневно представлять сведения, необходимые для заполнения вышеуказанных журналов, и расписываться в них, а в конце месяца – все документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ. Правда, в постановлении от 04.04.2008 г. № 09-3658/08-29 ФАС ЦО указывает на отсутствие обязанности налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ в целях налогообложения налогом на прибыль и ежедневно оформлять путевые листы. Но оно принято до введения в действие Распоряжения № АМ-23р и распространяется только на Центральный арбитражный округ.

Покупая ГСМ, получите документы

Наличный расчет

Представляется авансовый отчет по унифицированной форме № КАО-1, утвержденной постановлением Росстата от 01.08.2001 г. № 55, или же составленный по самостоятельно разработанной компанией форме. К авансовому отчету прилагаются чеки ККТ АЗС, на которых приобретались ГСМ. Чеки ККТ в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

наименование и форму юридического лица, осуществляющего продажу ГСМ;
ИНН вышеуказанного юридического лица;
номер кассового чека и дату его выдачи;
номер кассового аппарата;
номер бензоколонки;
количество литров бензина, марку бензина и его стоимость.

Если помимо ГСМ приобретался еще какой-либо товар (например, омыватель для стекол), то его стоимость будет приходоваться отдельно и вычитаться из общей стоимости приобретенного горючего.

Безналичный расчет

Существуют два способа приобретения ГСМ за безналичный расчет: по топливным картам и по талонам.

В первом случае основанием для приобретения ГСМ будет договор с продавцом. Приказом по организации назначается должностное лицо, ответственное за ведение учета и выдачу талонов водителям на основании предъявляемого путевого листа.

В втором случае основанием является договор, согласно которому организация приобретает топливные карты. В конце месяца продавец ГСМ составляет Акт приобретения топлива, в нем указываются номер топливной карты, дата заправки, количество приобретенного горючего, стоимость приобретенного горючего.

Учетные тонкости

Бухгалтерский учет и списание ГСМ должно производиться в порядке, установленном разделом III ПБУ 5/01 «Учет МПЗ» 3 и учетной политикой организации.

По мнению налоговых органов, основным документом, подтверждающим расход ГСМ, часы работы водителя и километраж пробега автомобиля, является путевой лист, а все остальные документы – кассовые чеки, топливные карты, приказы и т.п. – только подтверждают факт работы и использования служебного автомобиля в производственных целях. Арбитры же при отсутствии путевых листов или их оформлении по самостоятельно разработанной и утвержденной организацией форме разрешают включать затраты на ГСМ в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при наличии документов, подтверждающих факт приобретения ГСМ. Причем суды разделяют путевой лист как документ, связанный только с эксплуатацией служебного автомобиля и начислением заработной платы водителю, и документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ (постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 г. № А56-22408/03). При покупке ГСМ за наличные, но отсутствии кассового чека суды поддержат налогоплательщиков.

Согласно постановлению ФАС УО от 18.10.2007 г. № Ф09-8532/07-С3 отсутствие кассовых чеков не опровергает наличие расходов по эксплуатации служебных автомобилей и не препятствует признанию расходов, связанных с приобретением ГСМ. На основании путевого листа, в котором указаны дата и номер выдачи, серия и госномер ТС, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего на конец и на начало дня, определяется фактический расход ГСМ по каждому конкретному автомобилю. Кроме того, действующее законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом, подтверждающим расходы организации при осуществлении наличных денежных расчетов.

Вы подписаны на журнал Делай Свое Дело. Мы рассказываем о полезных фишках для руководителей, наших мастер-классах и важных новостях.

Узнать стоимость

Из статьи вы узнаете:

как оформить автомобиль на организацию,
как узнать и установить нормы расхода топлива,
как приобрести топливо для организации,
как списать топливо на затраты,
как контролировать остатки топлива.

Автомобиль на организацию можно оформить 4 способами:

купить,
взять в аренду,
взять в безвозмездное пользование,
использовать автомобиль сотрудника в служебных целях.

Купить.

Покупку надо оформить договором купли-продажи. Один экземпляр - продавцу, второй - покупателю.

Третий экземпляр договора нужен, если Вы покупаете автомобиль у физического лица, потому что договор нужно зарегистрировать в ГАИ. Это делают бесплатно. Договор вступает в силу со дня регистрации.

Если Вы покупаете автомобиль у юридического лица, то регистрировать договор не надо.

После покупки Вы обязаны поставить автомобиль на государственный учет в течение 10 дней, а затем ввести автомобиль в эксплуатацию у себя в учете (сделать акт о приеме-передаче основных средств).

Взять в аренду.

Аренду надо оформить договором аренды и актом приема-передачи транспортного средства. Акт составляется как при передаче автомобиля арендатору, так и при его возврате арендодателю.

Как разновидность аренды выделяют лизинг. Лизингодатель покупает автомобиль, а затем предоставляет Вам автомобиль в аренду с условиями в зависимости от вида лизинга.

Взять в безвозмездное пользование.

Вам надо оформить договор безвозмездного пользования имуществом. В безвозмездное пользование можно взять любой автомобиль: сотрудника, директора, другой организации, физического лица и т.д. В договоре надо указать назначение использования автомобиля, например “для производственных нужд”. По истечении срока договора Вы должны вернуть автомобиль в том же состоянии с учетом износа. Факт передачи и возврата надо оформить актом приема-передачи.

При оформлении автомобиля в безвозмездное пользование возникают нюансы, из-за которых у ИМНС могут быть к Вам вопросы. Пожалуйста, проконсультируйтесь с бухгалтерией, прежде чем брать автомобиль в безвозмездное пользование.

Использовать автомобиль сотрудника в служебных целях.

Вам надо оформить договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. В договоре обязательно надо прописать:

размер компенсации, порядок и сроки ее выплаты,
режим использования автомобиля,
распределение обязанностей по несению расходов, связанных с эксплуатацией авто.

Как вариант, эту информацию можно прописать в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к нему.

После оформления автомобиля для него необходимо установить нормы расхода топлива. Топливо можно списать на затраты, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах установленных законодательством норм. Стоимость топлива, израсходованного сверх нормы, при налогообложении прибыли не учитывается.

Способы установления норм для поездок по территории Беларуси и международных перевозок различаются. Главная цель – установить норму расхода, максимально близкую к фактическому расходу.

Нормы расхода топлива с 01.01.2020 г. устанавливаются приказом руководителя.

Для определения нормы расхода топлива руководитель может руководствоваться нормами, установленными Минтрансом, обратиться в аккредитованную испытательную лабораторию (БелНИИТ «Транстехника») или определить самостоятельно исходя из технической документации на автомобиль.

Существует несколько способов. Самые распространенные из них:

электронная топливная карта АЗС,
через подотчетное лицо.

Электронная топливная карта АЗС.

Для приобретения топлива по электронным картам организация должна:

заключить договор с АЗС,
перечислить ей авансовый платеж,
получить электронную карту.

Каждый раз при заправке АЗС выдает чек и периодически (обычно раз в месяц) предоставляет в организацию отчет по отпуску топлива.

Через подотчетное лицо.

После покупки топлива работник предоставляет в организацию авансовый отчет с оригиналами документов, подтверждающих покупку. Обычно это чек и карт-чек (при безналичной оплате).

Законодательно установленного документа для списания топлива нет. Его организация устанавливает сама с помощью приказа и закрепляет в учетной политике.

Примеры документов, с помощью которых можно списать топливо:

(периодичность организация устанавливает самостоятельно). либо его упрощенный вариант.

Путевого листа или отчета не достаточно, так как они не являются первичными учетными документами и не содержат сведений о стоимости израсходованного топлива.

Организации должны вести накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе топлива или карточки учета расхода топлива за отчетный период. После сверки с вышеприведенными документами топливо списывается с помощью акта. Формы этих документов так же законодательно не утверждены, организации разрабатывают и утверждают их самостоятельно.

Наличие топлива надо периодически проверять, чтобы фактические остатки совпадали с остатками в бухгалтерском учете. Если они не совпадают, надо искать причины и виновников, чтобы организация не понесла непредвиденные расходы.

Для проверки наличия топлива в баке автомобиля надо ежемесячно делать замер остатков. Замеры оформляются актом снятия остатков. Акт составляется в произвольной форме за подписью членов комиссии. Так можно выявить недостачу или излишек.

Излишек приходуется в бухгалтерском учете с помощью приказа руководителя и относится на доходы, учитываемые при налогообложении.

Если у Вас недостача, то действия зависят от ситуации.

Ситуация 1: недостача связана с особенностью эксплуатации автомобиля или его технической неисправностью.

Возникает, если организация не учитывает особенности эксплуатации автомобиля в определенных условиях (зима, загрузка автомобиля грузом и др.). В такой ситуации виновника нет. Всю недостачу списывают на расходы организации. Эти расходы не уменьшают налог на прибыль.

Ситуация 2: недостача связана с хищением топлива водителем или другим материально ответственным лицом.

В такой ситуации работник, при его согласии, может возместить недостачу. Если он отказывается, организация может возместить недостачу только через суд, либо же списать недостачу на собственные расходы. Эти расходы не уменьшают налог на прибыль.

Читайте также: