Нужна ли анкета в личном деле работника

Опубликовано: 06.07.2024

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

первичное заведение личного дела;
внесение в него новых записей и документов;
изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
при необходимости заверение копий;
внутренняя опись входящих в дело документов;
плановая проверка состояния личных дел;
ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
хранение дел;
помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.

Обязательно ли работодателю заводить личные дела на своих работников, какие документы входят в его состав, как оформляется, ведется и хранится соответствующая документация.

Когда на работника нужно заводить личное дело?

Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.

Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.

Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.

Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.

Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.

В личном (персональном) деле трудящегося гражданина отражаются все важные сведения:

Характеристика личности сотрудника.
Трудовые заслуги данного работника.
Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).

Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.

Личное дело открывается работодателем на работника при его трудоустройстве – после надлежащего оформления сторонами трудовых отношений.

В дальнейшем досье сотрудника пополняется новыми сведениями и дополнительными документами, если, конечно, возникает такая необходимость.

Какие документы входят в состав?

Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.

В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:

Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
Трудовая книжка физлица-работника.
Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
Автобиография трудящегося.
Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
Личное фото трудящегося.
Прочая информация, подтвержденная документами.

Документация для личного дела обычно передается работником в виде копий, подлежащих заверению. Все оригиналы представленных бумаг возвращаются сотруднику (после надлежащего подтверждения у работодателя).

Нельзя вносить в личное (персональное) дело работника документы, не относящиеся к его трудовой деятельности, имеющие противоправное содержание или несущие личные сведения физлица.

Порядок формирования и ведения

Формирование личного дела трудящегося гражданина осуществляется на предприятии в соответствии с приказом директора.

Обязанности по ведению и хранению такого досье возлагаются обычно на специалиста кадровой службы компании-работодателя (как вариант, бухгалтерского отдела организации).

За сохранность отвечает его работодатель (уполномоченный специалист работодателя).

Персональное дело сотрудника представляет собой комплект документов, скомпонованных в одной папке (или в одном файле). Оно ведется работодателем по следующим правилам:

Папка имеет обложку – титульный лист, на котором отображаются номер папки (согласно номенклатуре, установленной работодателем), ФИО работника, название компании и место её нахождения (город), а также год, с которого началось ведение этого дела. Ошибки и неточности не допускаются.
Все листы персонального дела обязательно нумеруются (в том числе обложка).
Вкладываются листы (документы) в порядке, установленном по усмотрению лица, отвечающего за ведение дела. Как правило, сначала вкладывается анкета, собственноручно заполненная работником (это первый лист), а затем – все остальные бумаги. Рекомендуется следовать хронологическому порядку – от ранних к новым.
Завершенное дело всегда прошивается шнуровкой, дополняется описью, а затем скрепляется подтверждающим документальным актом с подписью директора.

Предпочтительный подход к хранению дел – алфавитный порядок. Это облегчает поиск нужной папки.

Что делать при увольнении сотрудника?

Если сотрудник увольняется, его личное дело завершается кадровым специалистом предприятия-работодателя.

При этом нужно проверить наличие всех документов, убедиться в соблюдении хронологии листов, сверить нумерацию страниц.

После этого составляются опись листов дела, которая подшивается первой страницей, и так называемый лист-заверитель, который содержит описание данного дела и подшивается последней страницей.

На обложке – титульном листе – прописываются дата завершения данного дела (согласно приказу директора) и срок его дальнейшего хранения.

Порядок и сроки хранения

Персональное дело трудящегося хранится у его работодателя в особом месте. Таким местом может стать сейф или, как вариант, специально отведенное помещение, доступ в которое тщательно контролируется.

Если дело завершено до 01.01.2003, его следует хранить минимум 75 лет. Если дело завершено после 01.01.2003, оно хранится минимум 50 лет.

Выводы

Принимая сотрудника на работу, работодатель запрашивает у него определенные сведения. Достоверность и правдивость получаемой информации должны подтверждаться пакетом конкретных документов, в обязательном порядке предоставляемых трудоустраиваемым лицом.

Данные сведения нужны работодателю не только при трудоустройстве гражданина, но и на протяжении всего времени работы этого человека в организации.

По факту подписания трудового договора документация, предоставленная работодателю, передается в кадровую службу организации с целью оформления и хранения личного дела трудоустроенного работника.

Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.

Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).

В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.

Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.

Что включают персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

Что делать с персональными данными кандидата

Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.

В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.

Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:

если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
при самостоятельном размещении резюме в интернете.

В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.

Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.

Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты

Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

в анкете должны быть сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, ФИО и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых работодателем способов обработки данных;
в анкете должно быть поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку;
анкета должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими данными, не нарушая прав и законных интересов других;
в анкете не должно быть предусмотрено объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.

Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

Направление запросов на прежние места работы

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу

Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
при необходимости: документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Оформление зарплатной карты и персональные данные работника

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:

договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте прямо предусмотрены положения о передаче данных работника;
у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и её обслуживание;
соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.

В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.

Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Размещение «черных списков» сотрудников на сайте

Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.

Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.

В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.

Каким должно быть согласие на обработку персональных данных

Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:

Содержание согласия должно быть конкретным и информированным. То есть по информации можно сделать однозначный вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых данных.
Допускается оформление согласия в виде отдельного документа или в виде части текста трудового договора.
Согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым к его содержанию, согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Оформление доски почета

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Персональные данные для пропуска

В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требует оформление пропуска.

В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:

компания самостоятельно осуществляет пропускной режим;
если обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.

Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные

Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

Что делать с персональными данными уволенных сотрудников

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Среди задач специалистов по кадрам есть одна очень важная — это сведение, систематизация и аккуратное содержание личных данных сотрудников предприятия. Сведения о специалистах, в том числе и персональные данные, не подлежащие разглашению, обычно хранятся в личных делах, в бумажном или электронном виде. Название «личное дело», конечно, немного напоминает лучшие традиции НКВД, но тем не менее его своевременное корректирование и изменение очень важно.

Личное дело сотрудника (ЛДС) — это обычно папка с документами, которая содержит максимально полную информацию о сотруднике, о его личных качествах, деятельности и рабочих навыках.

Оформление и состав личного дела сотрудника не являются формализованными, так как кадровый учет регламентируется на уровне компаний, а не государственных законов. Кадровики сами могут выбирать правила и порядок ведения документации по сотрудникам, исходя из задач и требований руководства. Например, можно в ЛДС учитывать не всех сотрудников, не записывать личную информацию о сотрудниках или собирать только определенные, самые важные данные. Образец личного дела можно легко найти, примеров в сети предостаточно.

Документы, которые формируют личное дело сотрудника

Часть документов сотрудник представляет при приеме на работу. Они в большинстве случаев являются обязательными:

копия паспорта РФ или другого документа, который подтверждает личность сотрудника;
копия диплома и других документов о высшем и ином образовании: сотрудник должен подтвердить квалификацию;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для военнообязанных, которые подпадают под армейский призыв);
копия свидетельства о постановке на учет в налоговую;
копия трудовой книжки;
медсправка, если суть работы предполагает определенные физические ограничения и требования;
документы о наличии/отсутствии судимости или уголовного преследования.

Часть документов появляется уже в процессе работы:

подписанный договор о неразглашении коммерческой тайны или договор о материальной ответственности;
документы о вступлении в брак или о разводе;
свидетельство о рождении ребенка/детей;
копия водительских прав;
подписанные должностные инструкции;
различные дополнения к рабочему договору, справки, награды и штрафы;
итоги медицинских осмотров, проводимых уже после трудоустройства;
приказы по сотруднику;
заявления на отпуска и т.п.

После того как сотрудник увольняется, его личное дело обычно сохраняется, но к нему добавляются заявление работника об увольнении и копия приказа о том, что должность освобождена.

Поговорим о заполнении личной карточки сотрудника

Оформляется карточка в отделе кадров в момент приема на работу по форме Т-2 и соединяет в себе все собранные документы и данные. Карточка корректируется, пока работник является сотрудником. Заполняется вручную под роспись. Опишем внутреннюю структуру документа.

Первый раздел

В нем хранится общая информация о сотруднике (паспортные данные, копии дипломов об образовании и т.п.) и о его трудовом договоре. Ведется учет рабочего стажа из трудовой книжки. Нужно высчитать и записать сумму — количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Второй раздел

Здесь хранится информация о воинской обязанности, и заполняется она на основании данных из военного билета.

Третий раздел

Это раздел для внесения данных аттестаций сотрудников, например, при приеме на работу, или результатов тестов по определению их профпригодности.

Четвертый, пятый и шестой разделы

Эта часть содержит информацию по заполнению карточки Т-2 при повышении квалификации сотрудника.

Седьмой раздел

Наградная страничка: здесь фиксируются все разовые премии работника, которые он получил в процессе работы, кроме стандартных ежемесячных.

Восьмой раздел

Здесь содержится информация об отпусках сотрудника, которая заполняется по мере необходимости.

Кроме того, в личной карточке есть разделы, содержащие информацию о льготах сотрудника или другие данные, которые не попадают в предыдущие разделы. Когда сотрудник увольняется, кадровику нужно внести последнюю запись о работе. Уволившийся работник должен ознакомиться с информацией и расписаться.

Ведите учет по сотрудникам в облачном веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе вместе с коллегами.

В личном деле каждого сотрудника организации собраны все документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности, а также персональные данные. Одним из таких документов является анкета работника для личного дела, бланк которой можно найти в конце статьи. Как ее правильно составить и есть ли установленные законом требования к ее оформлению? Об этом далее.

Анкета работника для личного дела

Данный документ представляет собой опросный лист, который заполняется соискателем при приеме на работу. В нем он должен указать сведения о себе. После ознакомления с анкетой работодатель сможет составить определенное впечатление о кандидате и принять соответствующее решение. Кроме того, информация из анкеты используется сотрудниками отдела кадров для составления личного дела и заполнения личной карточки принятого работника. Необходимость заполнения такого документа каждый работодатель определяет сам, поскольку он не является обязательным при приеме на работу, кроме оформления на государственную или муниципальную службу (ст. 65 ТК РФ).

Анкета для личного дела работника организации не имеет унифицированной формы. Работодатели могут взять за основу анкету, утвержденную для госструктур распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 г. № 667-р или самостоятельно разработать бланк документа. Разработка собственного варианта анкеты более предпочтительна, так как организация сможет включить в нее перечень вопросов, которые нужны определенному подразделению (отделу кадров, юридической службе и др.).

Документ имеет четкую структуру, позволяющую быстро оценить ее содержание. Он состоит из нескольких разделов. Чаще всего в анкету включают наиболее значимые вопросы социального характера: место жительства, образование, профессиональный опыт, сведения о близких родственниках и др.

При составлении вопросов, которые будут включены в анкету, работодатель и уполномоченные должностные лица не должны забывать о некоторых правовых аспектах. Так, в ст. 86 Трудового кодекса РФ указано, что недопустимо требовать у граждан сведения, касающиеся их политических, религиозных и прочих убеждений.

Соискатель работы должен заполнить все строки анкеты собственноручно. Заполнять документ следует разборчиво и аккуратно. Соответствие сведений, внесенных в анкету, данным, указанным в предоставленных документах, проверяется и подтверждается работником кадровой службы предприятия.

Структура анкеты

Бланк анкеты в личное дело, скачать который можно далее, состоит из следующих разделов:

Персональная информация о кандидате (Ф.И.О., место жительства, возраст, гражданство, семейное положение и др.).
Сведения об образовании. Здесь надо указать, какие учебные заведения и когда закончил соискатель работы, направление подготовки, специальность и квалификацию по диплому, информацию о дополнительном образовании, номер и серию диплома. В этот же раздел может быть включен вопрос о знании иностранных языков и степени владения ими.
Сведения об опыте работы и профессиональных навыках. Здесь соискатель указывает должности, на которых он прежде работал, адрес и название организации, дату приема на работу и дату увольнения. Данный раздел часто оформляют в виде таблицы, что облегчает восприятие информации.
Сведения о близких родственниках.
Сведения об отношении к воинской обязанности.
Сведения о документах, удостоверяющих личность (номер и серия паспорта, загранпаспорта, ИНН, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования — СНИЛС.
Иные дополнительные сведения о претенденте на должность.

В верхней части первой страницы анкеты необходимо оставить место для вклейки фотографии.

Дополнение к анкете

В дополнение к анкете в личное дело обычно вносится следующая информация:

о перемещении по службе;
о награждениях, присвоении почетных званий;
о наложении взысканий;
о повышении квалификации;
о прохождении аттестации;
о присвоении профессиональных классов, разрядов и т.п.

Все записи в дополнение к анкете в личное дело, бланк которого должен храниться не менее 75 лет, вносятся на основании документов. Ссылка на соответствующие приказы и распоряжения – обязательна.

Дополнение к анкете может состоять из двух основных разделов:

В 1-м содержится информация о занимаемой должности, дате приема на работу, переводе на другую должность и увольнении.
Во 2-м разделе указываются данные об изменениях в учетных сведениях о сотруднике после заполнения анкеты.

Дополнение к анкете можно составить в виде таблицы на основе типового бланка дополнения к личному листку кадрового учета. В верхней части необходимо указать Ф.И.О. работника. В конце документа отводится место для проставления отметок о проверках личного дела, где необходимо указать дату проведения проверки и подпись проверяющего.

Читайте также: