Работа с закупками в бюджетной организации что это

Опубликовано: 17.09.2024

эксперт в области антимонопольного права и законодательства о закупках 44-ФЗ и 223-ФЗ, к.э.н.

Узнайте об основных обязанностях специалиста по закупкам, требованиях к кандидатам и стандартам профессии

Принцип профессионализма и требование к профессии

Статьёй 9 Закона № 44-ФЗ закреплён принцип профессионализма заказчика. Данный принцип предполагает, что закупочная деятельность должна осуществляться на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Поддержание и повышение уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, занятых в сфере закупок достигается, в том числе путём повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важно! За несоблюдение принципа профессионализма и неприменение профессиональных стандартов в контрактной системе контрольные органы в сфере закупок вправе осуществлять контроль и применять меры административной ответственности.

Административная ответственность устанавливается в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ в части нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Управление государственными и муниципальными закупками ( 144 , 120 , 40 ак. часов) – дополнительная профессиональная программа повышения квалификации для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий. Обязанность работодателей соблюдать требования к квалификации сотрудников, если таковые установлены нормативными актами, профессиональными стандартами установлена статьёй 195.3 Трудового кодекса РФ.

Закон № 44-ФЗ подобные требования к квалификации сотрудников содержит, в связи с чем заказчик обязан следить за соответствием квалификации своих специалистов по закупкам установленным нормам и профессиональным стандартам.

Контрактная служба: понятие, состав, требования к сотрудникам

К специалистам по закупкам, обеспечивающим планирование и осуществление закупок товаров, работ, услуг, Закон № 44-ФЗ относит контрактную службу или контрактного управляющего.

Под контрактной службой понимается группа должностных лиц заказчика, на которую возлагается функционал осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд. Действует контрактная служба в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631.

Создание контрактной службы заказчика предусмотрено в случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика в соответствии с планом-графиком превышает 100 миллионов рублей.

Контрактная служба создается одним из следующих способов:

создание отдельного структурного подразделения;
утверждение Заказчиком постоянного состава работников Заказчика, выполняющих функции контрактной службы без образования отдельного структурного подразделения.

Если годовой объем закупок заказчика не превышает 100 миллионов рублей и у него отсутствует контрактная служба заказчик назначает контрактного управляющего — должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта. Контрактным управляющим может быть только работник заказчика.

Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (часть 6 статьи 38 Закона № 44-ФЗ).

В силу Закона № 44-ФЗ (часть 5 статьи 39 Закона № 44-ФЗ) при создании закупочной комиссии Заказчик отдаёт преимущество лицам, прошедшим профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лицам, обладающим специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.

Профстандарты в сфере закупок

Обеспечить принцип профессионализма заказчика, предусмотренный положениями статьи 9 Закона № 44-ФЗ призваны профессиональные стандарты, разработанные во исполнение статьи 195.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Профессиональный стандарт — это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Приказами Минтруда России от 10.09.2015 № 625н, № 626н в сфере закупок утверждены следующие профессиональные стандарты:

«Специалист в сфере закупок»;
«Эксперт в сфере закупок».

Важно! Данные профессиональные стандарты обязательны в части требований к квалификации работника. То есть нынешняя ситуация обязывает соблюдать профессиональные стандарты специалиста по закупкам с наличием документов об образовании в сфере закупок.

Применение иных положений профессиональных стандартов в отношении квалификации носит добровольный характер.

Стандарты в сфере закупок применяются при осуществлении закупок для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд, из чего следует, что профессиональный стандарт распространяется не только на заказчиков, действующих в рамках Закона № 44-ФЗ, но и на заказчиков, работающих по Закону № 223-ФЗ.

Положения Закона № 223-ФЗ обязательных требований к квалификации работников не содержат. Однако, заказчики вправе самостоятельно устанавливать требования к квалификации работников, в том числе путём применения профессиональных стандартов.

Остановимся подробнее на стандартах № 625н, № 626н.

Профстандарт «Специалист в сфере закупок»

Стандартом «Специалист в сфере закупок» установлены единые требования к уровню квалификации специалиста в сфере закупок, определено содержание трудовых функций специалиста в сфере закупок.

Всего в рамках системы профессиональных стандартов установлено девять уровней квалификации с 1-го (низший) по 9-ый (высший).

Профессиональный стандарт специалиста в сфере закупок предусматривает четыре уровня квалификации — с 5-го по 8-й.

Каждому уровняю квалификации соответствует свой набор трудовых функций, требований к образованию, обучению и опыту работы в сфере закупок:

Наименование обобщённой трудовой функции

Требования к образованию и обучению

Требования к опыту практической работы

- предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;

- подготовка закупочной документации;

- обработка результатов закупки и заключение контракта

Среднее профессиональное образование.

ДПО (дополнительное профессиональное образование) - программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

- составление планов и обоснование закупок;

- осуществление процедур закупок

ВО (высшее образование) – бакалавриат.

ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

Не менее 3-х лет в сфере закупок

Экспертиза результатов закупок, приемка контракта

- проверка соблюдений условий контракта;

- проверка качества представленных товаров, работ, услуг

ВО - специалитет, магистратура.

ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

Не менее 4-х лет в сфере закупок

Контроль в сфере закупок

- мониторинг в сфере закупок;

- аудит и контроль в сфере закупок

ВО - специалитет, магистратура.

ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

Не менее 5-ти лет в сфере закупок, в том числе на руководящих должностях не менее 2-х лет

Профстандарт «Эксперт в сфере закупок»

Стандарт «Эксперт в сфере закупок» в практической деятельности касается заказчика преимущественно при выполнении им обобщённой трудовой функции по экспертизе исполнения и результатов исполнения контракта.

Так, в силу статьи 94 Закона № 44-ФЗ заказчик обязан провести экспертизу для проверки предоставленных поставщиком результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта.

В тех случаях, когда привлечение экспертов, экспертных организаций к проведению экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, не является обязанностью заказчик, он проводит экспертизу своими силами.

Для обобщённой трудовой функции «Экспертиза в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд» установлен 7-ой уровень квалификации, для соответствия которому предъявлены следующие требования:

Требования к образованию и обучению

Требования к опыту практической работы

экспертиза закупочной процедуры; экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта

ВО - специалитет, магистратура.

ДПО — программы повышения квалификации /или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

Не менее четырех лет в сфере закупок

С учётом рассмотренных стандартов заказчикам следует выбирать программы и курсы повышения квалификации для своих специалистов.

Дополнительное профессиональное образование в сфере госзакупок предполагает прохождение курсов повышения квалификации с получением удостоверения о повышении квалификации.

Подводя итог, ещё раз отметим важность поддержания и повышения уровня квалификации и профессионального образования специалистов в сфере закупок.

Важность заключается не только в обязательности требований по поддержанию профессионализма заказчика, но и, прежде всего, в снижении риска допущения ошибок при проведении закупок, влекущих за собой дополнительные временные и материальные затраты, а также последующие взыскания со стороны контрольных органов при выявлении допущенных нарушений.

Для одних закупок заказчики создают контрактные службы, а для других – назначают контрактного управляющего. Данный выбор зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ), осуществляемого в бюджетной организации.

В своей работе участники подразделения руководствуются:

Рассказываем о функционале, полномочиях и ответственности за нарушение законодательства в сфере закупок для должностных лиц.

Вопросам создания контрактной службы, ее полномочиям, требованиям к ее участникам посвящена статья 38 Закона № 44-ФЗ. Это главный норматив, который разъясняет, в каких случаях создается подразделение, какие обязанности должно выполнять, какое образование должны иметь сотрудники, входящие в ее состав.

Важно! Контрактная служба формируется на основании утвержденного положения компании о необходимости создания данного объединения работников. Исходя из этого положения, будут разработаны правила и порядок работы контрактной службы, назначенной в бюджетной организации.

Положение должно быть максимально сопряжено с нормами контрактного законодательства, и для грамотной его подготовки Минэкономразвития разработало Типовое положение о контрактной службе, утвержденное Приказом ведомства № 631 от 29.10.2013 года. На эту типовую инструкцию должны опираться заказчики при формировании подразделения.

Осуществляя свои функции и полномочия, работники контрактной службы действуют согласно нормам законодательства о закупках, Гражданским Кодексом по той их части, где они вправе регулировать проведение государственных и муниципальных процедур.

Контрактная служба – это группа лиц (работников бюджетной организации), объединенных на основании приказа компании с целью осуществления регулирования закупочных мероприятий. В рамках их полномочий происходит полное удовлетворение потребностей бюджетной организации и ее полноценная работа.

Являясь внутренним структурным образованием, контрактная служба присутствует на всех этапах осуществления закупок, начиная с момента планирования и заканчивая контролем за исполнением обязательств поставщика, расчетами с ним. А при необходимости – готовит жалобы в ФАС, подает иски и претензии в суды, участвует в правовых разбирательствах.

Согласно ч.1 ст.38 44-ФЗ заказчики не обязаны создавать закупочное подразделение. Необходимость возникает в том случае, когда совокупный годовой объем закупок учреждения превышает 100 млн. руб.

Если СГОЗ не дотягивает до этой суммы, то заказчик может ввести должность контрактного управляющего из числа компетентных сотрудников, который будет выполнять функции по контролю закупок, исполнению контрактов (ч.2 ст.38 44-ФЗ).

Опять же, основываясь на ч.1 ст.38, заказчик может не создавать отдельное структурное объединение, достаточно будет сформировать группу из специалистов различных отделов, имеющих необходимый уровень квалификации и способных вести полноценную работу по регулированию закупочных процедур в рамках своей компетенции.

Если государственному или муниципальному заказчику необходимо сформировать контрактную службу или назначить контрактного управляющего, то он готовит соответствующий приказ.

Должность управляющего обязательно должна быть включена в штатное расписание компании. Это должен быть отдельный человек из числа специалистов, который будет выполнять обязанности в рамках своей должности. Заказчики не могут нагружать этим дополнительным функционалом других сотрудников, у которых есть своя работа, иначе произойдет наложение задач и не будет обеспечено полноценное осуществление процедур.

Алгоритм действий заказчика при создании контрактной службы и управляющего будет аналогичным:

готовится приказ о создании закупочного подразделения или назначении управляющего. На этом шаге решается вопрос о необходимости введения отдельных должностей или формирования объединения специалистов, исходя из показателей СГОЗ бюджетной организации;
вносятся корректировки в действующий штатный график с обоснованием. Изменения вносятся с целью соблюдения норм закона в области закупок – это и будет обоснованием;
издается положение о структурном подразделении, которое будет заниматься закупками. Если будут назначаться отдельные должностные единицы, то нужно будет разработать для них должностные инструкции.

Отдел по регулированию закупок начинает свою работу на основании приказа компании о необходимости его формирования. Подписывать данный нормативный акт вправе только руководитель учреждения, потому что вводится новая рабочая единица.

Какие пункты обязательно должны быть включены в текст приказа:

В Типовом положении Минфина говорится, что контрактная служба должна состоять из двух и более специалистов. Точное количество участников определяет лично заказчик, исходя из совокупного годового объема закупок и объема предстоящих задач.

Участниками структурного подразделения могут быть только должностные лица заказчика, которые входят в состав группы на основании официально заключенных трудовых взаимоотношений.

Если в состав контрактной службы войдут специалисты, у которых более развернутый круг функций и полномочий, то с ними нужно будет заключить отдельное допсоглашение к трудовому договору и прописать пункты о расширенном функционале, финансовых доплатах.

В состав отдела закупок входят:

руководитель. Если объединение не является самостоятельной единицей, то во главе может стать только руководитель компании заказчика или кто-то из его заместителей. Если отдел формируется в качестве самостоятельной единицы, то руководитель назначается отдельно;
заместители руководителя или старшие специалисты. Эти лица должны будут контролировать работу подразделения во время отсутствия непосредственного руководителя и выполнять свои основные функции, если руководитель на месте;
специалисты контрактной службы. Они непосредственно решают задачи, направленные на обеспечение интересов компании в рамках проведения закупок.

Состав специалистов отдела закупок утверждается заказчиком на основании пп.2 п.6 Типового норматива.

Требования к образованию членов подразделения изложены в ч.6 ст.38 44-ФЗ: и специалисты службы, и контрактные управляющие должны иметь профильное или высшее образование в области закупочных мероприятий.

Заинтересованные заказчики могут отправлять своих работников на курсы профессиональной подготовки или повышения квалификации по 44-ФЗ. Если будут назначены сотрудники без соответствующей компетенции, то это будет считаться несоблюдением норм контрактного законодательства.

По итогу обучения специалисты получают документ, подтверждающий их квалификацию, и являющийся основанием для назначения их управляющими или участниками подразделения организации закупок.

В совместном письме Минэконома № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12.03.2015 г. «О направлении методических рекомендаций» в пункте 2.3 говорится о минимальном периоде профильной подготовки специалистов – не меньше 108 часов.

В должностной инструкции контрактной службы описываются обязанности, полномочия и задачи, которые необходимо выполнять по части осуществления закупок. Документ состоит из первоочередных вопросов, которые должно решать подразделение.

В тексте положения приводятся главные обязанности каждого участника группы, и указывается ответственность за нарушение данных пунктов.

Основные функции контрактной службы:

выявлять и формулировать нужды заказчика и фиксировать их в плане-графике к мероприятию;
заполнять планы-графики, вносить правки, если потребности будут меняться;
определяться со способом выбора исполнителей при осуществлении закупок, проверять сформированное обоснование НМЦК;
составлять извещения и закупочную документацию и размещать их на портале ЕИС;
разрабатывать проекты контрактов и типовую документацию;
обеспечивать предоставление льгот и преференций соответствующим категориям участников;
организовывать деятельность комиссий по закупкам, осуществлять техническое обеспечение их деятельности;
хранить все поступающие заявки до момента вскрытия, а затем – до момента подписания итоговых протоколов по процедурам;
вести отчетную деятельность по проведенным торгам, исполненным обязательствам, неисполненным договорам, включению неисполнителей в РНП;
взаимодействовать с будущими подрядчиками, отвечать на их вопросы, касающиеся исполнения контрактов до момента заключения с помощью функционала ЕИС и электронных торговых площадок;
осуществлять контроль обеспечительных мер по контрактам, которые поступают на расчетный счет заказчика в виде прямых переводов от поставщика или банковской гарантии (соблюдение норм законодательства в части получения БГ, а также проверки финансовых учреждений, предоставивших участнику банковскую гарантию);
вести приемку товаров, работ, услуг; организовывать проведение экспертизы; контролировать финансовые переводы исполнителям;
контролировать возврат обеспечительных мер поставщикам.

Это далеко не весь круг обязанностей структурного подразделения. Помимо названных функций, служба решает разнообразные задачи, вытекающие из целей реализации 44-ФЗ и сопутствующих подзаконных актов.

Каждый специалист контрактной службы имеет свой круг обязанностей по исполнению закупочного законодательства. И в случае несоблюдения этих норм должностное лицо понесет персональную ответственность.

Штрафные меры, направленные в адрес виновников, делятся на три категории:

дисциплинарные взыскания назначаются за нарушение положений трудового законодательства и применяемого в учреждении коллективного договора. Применять такие санкции или нет в отношении сотрудника, решает лично работодатель по результатам внутренней проверки в части несоблюдения норм контрактного законодательства;
административныесанкции назначаются за несоблюдение КоАП. Выносить решение об использовании данных мер могут только уполномоченные надзорные ведомства;
уголовная ответственность предусмотрена в случае нанесения государству существенного ущерба. Наказание может выноситься только в отношении физических лиц, чьи неправомерные действия были доказаны в ходе проверки, и было выявлено умышленное причинение ущерба с целью получения личной выгоды. Назначать наказания виновным лицам вправе только суд после детальных разбирательств по делу на основании предоставленных материалов и доказательств.

Названные меры ответственности могут выноситься как по отдельности, так и одновременно. Однако в каждой определенной ситуации необходим индивидуальный подход к делу, чтобы можно было правильно назначить меру наказания.

Последний раздел статьи мы решили посвятить созданию заказчиком закупочной комиссии при проведении процедур, чтобы разграничить это понятие с понятием контрактной службы. Не стоит путать два этих термина.

Закупочная комиссия вводится в работу бюджетного учреждения для определения исполнителей в случае проведения конкурентных мероприятий. Если закупка проводится у единственного поставщика, то комиссию создавать не нужно согласно ч.1 ст.39 44-ФЗ.

Контрактное законодательство разрешает закупщикам создавать комиссию для регулирования конкретной процедуры, для определения исполнителя одним из способов, либо создать единую комиссионную группу независимо от способа выбора исполнителя.

Согласно 44-ФЗ комиссия должна состоять не менее чем из 5 человек в рамках проведения конкурсов, аукционов, и от 3-х специалистов и более – в иных случаях. В законодательстве не говорится о максимальном количестве состава комиссии.

Участниками группы могут быть не только лица, прошедшие профессиональную подготовку или переобучение (как в случае с контрактной службой), но и лица, обладающие специальными знаниями и опытом по предмету мероприятия.

В отличие от контрактной службы закупочная комиссия выполняет более мелкие задачи, связанные с обработкой заявок в рамках определения исполнителя:

распечатывает конверты с заявками участников конкурсов;
фиксирует вскрытие конвертов в протоколе;
подписывает протоколы вскрытия конвертов;
изучает обе части заявок и принимает решение о допуске того или иного претендента;
подписывает протоколы обработки заявок и итоговые протоколы, готовит протокол изучения заявок.

Если запланированные торги не имеют специфики проведения и не требуется привлечение конкретных специалистов, то лучше собрать единую комиссию, независимо от предмета торгов и способа выбора подрядчика.

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

законченное высшее образование по экономическому профилю;
хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

Специалист по закупкам руководствуется:

нормативно-правовыми актами РФ;
внутренними документами компании;
разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
Мониторинг своевременной оплаты закупок.
Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Общий раздел.
Функции.
Права.
Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Бюджетные учреждения в настоящее время делятся на две большие группы:

организации, которые получают средства только из бюджета государства, субъекта федерации или муниципального образования. Иных средств такие организации не получают на осуществление своего функционирования. Кроме того, других источников для финансирования своих нужд у таких организаций нет;
организации, которые осуществляют закупки не только за счет средств, полученных из бюджета, но и за счет средств, которые такие организации получают в качестве оплаты своей деятельности, то есть на основании своего собственного дохода.

Проведение закупок в бюджетных учреждениях

Регламентация деятельности первого типа организаций при осуществлении закупок для обеспечения собственных нужд происходит только на основании Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Это связано с тем, что в момент принятия данного закона в 2013 году он был определен, как ключевой нормативный акт, который должен использоваться всеми государственными и бюджетными учреждениями, получающими финансирование только из различных уровней государственного бюджета.

Если говорить о правовом регулировании закупочной деятельности второго типа организаций, то они имеют право выбирать, на основании каких нормативных актов осуществлять свою закупочную деятельность. При этом в качестве регламентирующих федеральных правовых актов для такой группы бюджетных учреждений следует рассматривать не только указанный выше Федеральный закон, но также и Федеральный закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Использование второй группой бюджетных учреждений норм Федерального закона №223-ФЗ для проведения закупочной деятельности не является обязанностью таких учреждений – это право таких организаций. При этом не является нарушением действующего законодательства в соответствии с решением УФАС РФ №04-05/3989, принятым в 2015 году, использование организацией, которая получает финансирование не только из средств бюджета, но и от своей деятельности, положений Федерального закона №44-ФЗ для проведения своей закупочной деятельности.

Однако следует помнить, что в том случае, если организация начала работать в соответствии с положениями одного закона, в течение года изменить нормативный акт, выступающий правовым основанием проводимых закупок, будет невозможно до момента начала следующего планового и закупочного года вне зависимости от того, идет ли речь о строгом регулировании с помощью Федерального закона №44-ФЗ либо о более лояльном использовании Федерального закона №223-ФЗ.

Контрактный управляющий и контрактная служба, как основные представители заказчика

Если Федеральный закон №223-ФЗ не говорит о том, кто именно должен проводить все мероприятия, относимые к закупочной деятельности, в рамках обеспечения нужд бюджетного учреждения, то для Федерального закона №44-ФЗ характерно четкое определение того лица или группы лиц, которые должны выполнять все действия, входящие в процедуру закупочной деятельности.

В том случае, если контрактной службы внутри организации нет, а совокупный годовой объем закупок достаточно велик, но не превышает указанного предела в сто миллионов рублей, внутри организации может быть сформирована контрактная служба численностью не менее двух человек, либо назначено несколько контрактных управляющих, объединение в одно структурное подразделение которых может не производиться.

Численность сотрудников контрактной службы или количество штатных единиц, выделенных под контрактных управляющих, в каждом конкретном случае государственный или муниципальный заказчик определяет самостоятельно исходя из своих потребностей и объема тех закупок, которые он проводит.

В случае создания контрактной службы ее должен возглавить специально назначенный руководитель. При этом необязательно, чтобы такой руководитель был назначен исключительно на эту должность.

Права и обязанности руководителя контрактной службы могут быть возложены на любое должностное лицо в организации при условии наличия у последнего достаточного уровня квалификации и пройденного обучения на специалиста по закупкам в соответствии с утвержденными федеральными стандартами профессиональной подготовки.

Порядок создания

Если говорить о порядке создания контрактной службы или должности контрактного управляющего, то вся процедура будет выглядеть следующим образом:

сначала необходимо внести изменения в штатное расписание организации, в котором будут либо созданы новые должности, либо введено новое структурное подразделение;
следующим шагом становится практическое изменение структуры организации путем создания нового структурного подразделения или новых должностей. При этом следует помнить о том, что фактически можно не создавать новое подразделение, возложив обязанности сотрудников контрактной службы на тех лиц, которые работают в других подразделениях, путем издания специального приказа, корректирующего штатную нагрузку таких сотрудников;
после того как все сотрудники получили свои должности, их необходимо обучить в соответствии с требованиями действующего законодательства. Обучение происходит на основании специально разработанных федеральных стандартов профессиональной подготовки и повышения квалификации для специалистов, работающих в области государственных и муниципальных закупок;
параллельно с обучением сотрудников происходит разработка положений о единой комиссии, а также об экспертной комиссии с целью реализации норм Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе». В случае если заказчиком принято соответствующее решение, речь может идти не о единой комиссии, а о нескольких комиссиях, каждая из которых будет отвечать за свой вид закупочных процедур (например, конкурсная комиссия, аукционная и т. д.).

Должностные обязанности контрактной службы и контрактного управляющего при проведении закупок в бюджетных учреждениях

Вне зависимости от того, идет ли речь о контрактном управляющем или сотрудниках контрактной службы в качестве самостоятельных штатных единиц, или о сотрудниках других подразделений, назначенных на данные должности приказом руководителя организации, в соответствии с действующим законодательством у таких лиц имеются определенные должностные обязанности (полный их перечень фиксируется в должностной инструкции, а также в положении о контрактной службе). К числу основных функций относятся:

осуществление плановой деятельности по подготовке закупочных мероприятий заказчика путем составления и размещения в Единой информационной системе в сфере закупок плана-графика;
публикация всех требуемых законом сведений о проводимых закупочных процедурах в Единой информационной системе в установленные сроки;
собственно проведение закупочных процедур с целью определения исполнителя по заключаемому контракту либо публикация сведений о том, что процедура не состоялась, и требуется либо повторная процедура, либо согласование с контролирующим органом в сфере закупок на заключение контракта или договора с единственным вышедшим потенциальным исполнителем;
проведение мероприятий по заключению контрактов по итогам осуществленных закупочных процедур, а также контроль за исполнением таких контрактов с последующим принятием результатов такого исполнения;
проведение в случае возникновения такой необходимости претензионно-исковой работы, направленной на урегулирование сложившихся конфликтных ситуаций с имеющимся исполнителем по контрактам. Осуществление данного вида деятельности происходит в тесном взаимодействии контрактной службы (контрактного управляющего) с правовым или юридическим подразделением заказчика;
реализация иных направлений действий, которые предусмотрены действующим законодательством (например, организация в пределах своей компетенции деятельности закупочных и экспертных комиссий, в том числе посредством привлечения сторонних экспертов из специально аккредитованных компаний для получения достоверной и объективной информации о результатах исполнения того или иного контракта).

Когда человек впервые сталкивается с закупками, у него может возникнуть множество вопросов. Что из себя представляет закупочная деятельность, что такое ЕИС, ЭТП и контрактная система, какие виды закупок бывают и т.д. И для участия в государственных и коммерческих закупках, ему необходимо, в первую очередь, разобраться в том, что из себя представляют тендеры, чем они различаются и как стать их участником. Во всем этом попробуем разобраться.

Содержание:
1. Закупочная деятельность
2. Различия между закупками по 223 ФЗ и 44 ФЗ
3. ЕИС и ЭТП
4. Какие формы закупок существуют?

Закупочная деятельность

Что такое закупка и закупочная деятельность?

Закупка – процедура получения товаров, работ или услуг, которая заключается в том, чтобы установить необходимость этих товаров, работ и услуг, найти поставщиков, заключить и привести в исполнение договор о поставке товара (выполнению работ или услуг).

Как правило, понятия «закупка» и «тендер» являются синонимами, и означают процесс по организации мероприятия для выбора поставщика. Понятие тендер прочно закрепилось в сфере закупок, но не упоминается в российском законодательстве. «Tender» переводится с английского как «предложение» и означает «предложение о поставке товаров/работ по заранее оговоренной цене».

Закупочная деятельность позволяет приобретать товары, работы и услуги нужного качества в требующемся количестве в определенные даты и по оптимальной цене. Проведение закупок является важным процессом для организации, так как благодаря этому можно минимизировать затраты финансов и сил, и в срок получить всё то, в чем нуждалась организация.

Также следует дать определение понятиям «заказчик» и «поставщик», чтобы внести ясность в вопрос, кто выступает организатором закупочной деятельности.

Заказчик (по 44-ФЗ) – это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, казенное или бюджетное учреждение, проводящее тендеры. Причем госорганы, органы управления государственным внебюджетным фондом и государственные казенные учреждения действуют от имени России или субъектов РФ, органы муниципальной власти и муниципальные казенные учреждения – от имени муниципального образования, а бюджетные учреждения – от своего имени.

Заказчик (по 223-ФЗ) – это организация, уставной капитал которой состоит не только из собственных средств, но и включает в себя от 50% доли государства. Это естественные монополии, госкорпорации, госкомпании, организации газо-, электро-, водо- и теплоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод, утилизации твердых отходов бытового уровня, хозяйственные общества дочернего типа, заказчики, попадающие под это определение по трактовке 44-ФЗ, у которых финансирование закупок проходит из негосударственных источников.

Поставщиком может выступать любое лицо, способное поставить товар, либо оказать услуги, необходимые заказчику. Особых требований к организационно-правовой форме или форме собственности поставщиков, обычно, не бывает, поэтому в тендерах могут участвовать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Регулируется закупочная деятельность законодательством. Сфере закупок посвящены Гражданский кодекс и Закон «О защите конкуренции», 44-ФЗ и 223-ФЗ, федеральные и региональные нормативно-правовые акты, корпоративный закупочный стандарт, корпоративные регламенты работы структурных подразделений при проведении закупок и регламенты отдельных элементов закупочной работы, план закупок, извещение о закупках, закупочная документация, итоговый протокол закупки.

Различия между закупками по 223 ФЗ и 44 ФЗ

Основные законы, регулирующие закупочную деятельность – 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также КоАП РФ. Первый закон регламентирует закупки бюджетных организаций, второй – закупки компаний, которые наполовину и более принадлежат государству, а Кодекс об административных правонарушениях регулирует общественные отношения по привлечению к ответственности за совершения правонарушений в сфере закупок (ст. 7.30).

Федеральный закон 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок имеет гораздо более серьезные требования к участникам. Он регулирует закупки государственных организаций, федеральных и муниципальных структур. То есть, торгово-закупочная деятельность бюджетных предприятий называется контрактной системой. В 44-ФЗ детально прописано, как должны закупаться товары, работы и услуги в больницы, школы, администрации и т.д. Также указаны сроки, документы для оформления, штрафы за нарушения. Госзакупки размещаются на федеральных электронных площадках.

223-ФЗ регулирует тендеры для госкорпораций, субъектов естественных монополий. В нем прописаны только основные правила проведения тендеров. В остальном, намного больший простор для участия. Детали проведения не указаны в законе, каждый заказчик волен самостоятельно их разрабатывать и каждый год заново утверждать в Положении о закупках. Поэтому, его необходимо тщательно изучать. Оно находится в ЕИС и на сайте заказчика. Тендеры по 223-ФЗ размещают на федеральных и коммерческих площадках.

ЕИС и ЭТП

Вся закупочная деятельность в Российской Федерации осуществляется через Единую информационную систему в сфере закупок.

Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) – совокупность всей информации о закупках, которая формируется, обрабатывается и хранится в одном месте. ЕИС обеспечивает доступ к сведениям о тендерах на официальном сайте. Доступ к нему свободный и бесплатный, поэтому вся информация о контрактной системе в сфере закупок, о закупках товаров, работ и услуг открыта всем. Из-за публичности всех закупочных процессов, от планирования до завершения исполнения контрактов, тендеры стали более прозрачными.

Чтобы участвовать в закупках, необходимо зарегистрироваться в ЕИС. Для этого, необходимо пройти идентификацию, аутентификацию и авторизацию. Для осуществления этих процедур, необходимо воспользоваться сертификатом ключа проверки электронной подписи. С 1.01.2020 года все участники закупок должны проходить обязательную регистрацию в ЕИС. После этого, они получают аккредитацию на всех федеральных площадках. Госучреждения могут создавать свои интернет-порталы для публикации сведений о закупках. Вся информация с этих площадок обязательно попадает в ЕИС.

Электронная торговая площадка (ЭТП) – это платформа, на которой государственные и коммерческие организации публикуют информацию о закупках, после чего участники могут подать заявки, сделать ценовое предложение и заключить контракт. Электронные торговые площадки обеспечивают взаимодействие между участниками закупок — заказчиками и поставщиками.

Какие формы закупок существуют?

Различают несколько видов организации закупок. Закупки бывают конкурентные и неконкурентные. В конкурентных участвуют много поставщиков, они соревнуются за победу и заключение контракта с заказчиком. Неконкурентными считаются всего один вид закупок – у единственного поставщика. Заказчик быстро и просто приобретает товар у конкретного продавца. Регулируются неконкурентные закупки по 93 статье 44-ФЗ. Там указаны все основания для такого рода закупок. Наиболее часто они проводятся по причине подписания контракта с естественными монополиями, в случае закупки до 300 тысяч рублей, и также тендеры, которые проводились другими способами, но не состоялись из-за отклонения всех заявок кроме одной. Чтобы неконкурентная закупка считалась действительной, заказчику необходимо обосновать, почему нельзя организовать конкурентную.

Теперь вернёмся к конкурентным закупкам, как наиболее распространенным формам тендеров. Они могут проводиться с организацией торгов и без торгов. Тендеры, в которых участники могут торговаться, проводятся в виде аукциона или конкурса.

Аукцион организуют когда основной конкурентной величиной является цена. Побеждает тот, кто поставит самую низкую цену на свой товар, или услуги. При этом, цену участник может менять, видя предложения своих конкурентов. Если при проведении аукциона, цена снизилась до нулевого уровня (менее 0,5 % от начальной), то проводится аукцион на повышение. Выиграет тот, кто поставит наибольшую цену, и платит их не заказчик поставщику, а наоборот.

Конкурс организуется с учетом не только критериев цены, но и не менее двух других требований к поставщику. Заказчик устанавливает требования, под каждое определяя количество баллов и механизмы подсчета. Преимущества в конкурсах получают поставщики, имеющие большой опыт работы, или лучшее качество техники и другие подобные параметры, которые влияют на количество полученных баллов.

Не менее распространены тендеры без торгов, когда участники один раз предлагают свою цену контракта. Изменить ее после анализа предложенных цен конкурентов невозможно. К таким закупкам относятся запрос котировок и запрос предложений. Они проводятся намного быстрее аукционов и конкурсов, так как требуют меньше документации. Такой вид тендеров организуется, когда закупка стандартная и провести её надо в короткий срок. Из всех способов закупочной деятельности, запрос котировок является самым быстрым.

Запрос котировок по форме напоминает аукцион, но проводится без торга. «Котировка» означает «цена». Заказчик выставляет требования в извещении к нужному товару и запрашивает цену у участников, по которой они готовы поставлять этот товар. Поставщики выдвигают свое ценовое предложение и изменить его в ходе тендера уже не могут. Заказчик выбирает победителя, которым окажется тот, кто больше всего соответствует условиям извещения, и чья заявка не противоречит закону и чья цена минимальна. Если подходящих кандидатов оказывается несколько, то побеждает тот, кто первым подал заявку. Этот способ закупок самый популярный, так как проще, быстрее и меньше усилий требуется от заказчика, в виде заполнения критериев в извещении.

Запрос предложений представляет собой что-то вроде конкурса, который проводится без торгов. Здесь учитывается не одна цена как в запросе котировок, а совокупность факторов, из которых складывается предложение поставщиков (срок, качество и т.д.). У кого в заявке будет содержаться больше преимуществ, тот и победил.

Конкурентные переговоры — один из самых свободных видов закупок из всех перечисленных выше. Заказчик выбирает среди двух или более участников того поставщика, который для него предпочтительней. Независимо от способа проведения конкурентных переговоров, заказчик до их начала должен определить для себя минимум оценочных критериев, ниже которых закупка будет невыгодной.

Помимо этого, есть и другие формы организации закупок: запрос оферт, мониторинг цен, конкурс с ограниченным участием и т.д.

Читайте также: