Работа в офисе на кого учиться

Опубликовано: 17.09.2024

Закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса.

Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Краткое описание

На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
контроль за чистотой в офисе;
ведение табеля учета рабочего времени;
оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
административно-хозяйственная работа;
прием и регистрация почты, ее распределение;
встреча гостей;
прием звонков;
организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

Не возникают сложности с трудоустройством.
Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
Высокая ответственность и много обязанностей.
Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

Коммуникабельность.
Отличная память.
Доброжелательность.
Пунктуальность.
Грамотность и обучаемость.
Умение работать в коллективе.
Неконфликтность.
Задатки и руководителя, и организатора.
Хорошее знание иностранного языка.
Терпеливость.
Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

безупречная грамотность;
умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Эта профессия — старт для карьеры в выбранной компании. Офис-менеджер может стать старшим офис-менеджером при расширении компании или помощником руководителя.

Обязанности специалиста

Ведение первичной документации: накладных, отчетов, счетов и т.д.
Прием, регистрация и распределение писем.
Подготовка встреч, конференций, корпоративов.
Закупка товаров для офиса.
Контроль расходов на нужды офиса.
Проверка работы оргтехники, вызов специалистов для обслуживания и ремонта.
Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Хранение личной информации сотрудников.
Доведение приказов руководства до сотрудников.
Контроль выполнения приказов.

В некоторых организациях офис-менеджер выполняет функции секретаря:

принимает посетителей;
отвечает на телефонные звонки;
ведет первичную бухгалтерию;
ищет информацию по запросу руководства;
ведет протоколы деловых встреч, докладов;
выполняет небольшие поручения руководства.

Пример вакансии офис-менеджера на hh.ru

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

Минусы:

нормированный график;
возможность повышения в компании;
развитие навыков делового общения и организаторских способностей;
участие в деловых встречах, конференциях, бизнес-мероприятиях;
дополнительный заработок за обязанности секретаря, архивиста, специалиста отдела кадров.

«бумажная» рутина;
ответственность за оборудование и финансы;
эмоциональное напряжение из-за большого объема разнообразных обязанностей, срочных поручений;
невысокая заработная плата на старте;
необходимость быстро осваиваться на новом месте работы, вникать в тонкости работы компании, «вливаться» в коллектив.

Требования

Менеджер по офису должен быть:

Навыки специалиста:

коммуникабельным;
доброжелательным;
ответственным;
инициативным;
стрессоустойчивым.

грамотная устная и письменная речь;
владение офисным ПО;
умение работать с оргтехникой;
хорошая память;
знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики.

Где учиться на офис-менеджера

1. В вузе на специальностях:

«Документоведение и архивоведение» (46.03.02)
«Библиотечно-информационная деятельность» (51.03.06)
«Государственное и муниципальное управление» (38.03.04)
«Информационное обеспечение профессиональной деятельности» (51.03.06)
«Управление документами в условиях цифровой экономики» (44.03.04)

Чтобы поступить в вуз и получить высшее образование, нужно:

окончить 11 классов;
сдать ЕГЭ по профильным предметам;
набрать проходной балл вуза.

2. В колледже — после 9 или 11 класса.

Студенты АНПОО «НСПК»:

Учатся дистанционно, без выезда на сессии, трат на дорогу. Не нужно брать отпуск на работе и расставаться с семьей.

Проходят практику во время обучения, готовятся к профессиональной деятельности.

Получают диплом государственного образца о среднем профессиональном образовании и диплом установленного образца о профпереподготовке.

Получают дипломы, в которых не указывается форма обучения.

Могут сократить срок обучения: перевесить на ускоренный формат при отсутствии задолженностей по предметам и оплате или поступить с перезачетом при наличии другого образования.

Получают круглосуточный доступ к образовательной платформе с учебными материалами, пособиями, заданиями и проверочными работами.

Учатся в комфортном режиме, не подстраиваясь под расписание, сами выбирают время для чтения и просмотра лекций, выполнения работ и сдачи зачетов и экзаменов.

Общаются с преподавателями в онлайн-чате в личном кабинете и с другими студентами — в общем чате ВКонтакте.

Платят фиксированную цену от первого до последнего семестра, прописанную в договоре.

Какие предметы нужно сдавать

Чтобы стать офис-менеджером с высшим образованием, абитуриенты сдают:

русский язык;
обществознание;
историю.

Некоторые вузы требуют ЕГЭ по иностранному языку и литературе. Иногда — внутренний экзамен института.

Сколько учиться на офис-менеджера

Обучение в вузе:

4 года бакалавриата + 2 года магистратуры либо
5-6 лет специалитета.

В АНПОО «НСПК» можно пройти обучение на офис-менеджера за:

3 года 5 месяцев

2 года 5 месяцев

после 9 класса

после 11 класса

Где можно работать

на производственные предприятия;
на предприятия розничной торговли;
в интернет-магазины;
в логистические компании;
в маркетинговые агентства;
в сети ресторанов;
в медицинские клиники т. д.

Скриншот сервиса hh.ru

Востребованность профессии

На Russia.trud.com — 498 тысяч вакансий для менеджеров по офису. Из них:

15 тысяч вариантов трудоустройства — с возможностью работать из дома;
5 тысяч объявление — с частичной занятостью;
94 тысяч вакансий — для соискателей без опыта.

Профессия офис-менеджера имеет следующие возможности для карьерного роста:

стать личным помощником руководителя;
получить должность руководителя отдела;
занять позицию административного директора;
возглавить службу персонала.

Зарплата офис-менеджера

По данным Russia.trud.com, средняя зарплата специалиста в России — 35 тысяч рублей. В Москве офис-менеджер зарабатывает 50 тысяч рублей в месяц. В Салехарде — 49 тысяч, в Тюмени — 33 тысячи, в Новокузнецке — 27 тысяч.

Скриншот сервиса Russia.trud.com

Профессия офис-менеджер — старт в административной карьере. Специалист учится находить общий язык с разными людьми, управлять большим коллективом и грамотно решать конфликтные ситуации. Такая подготовка незаменима для тех, кто намерен «дорасти» до высокой руководящей должности.

Узнайте больше — свяжитесь с приемной комиссией НСПК:

8 800 707 30 78

или заполните форму на сайте!

Специалисты приемной комиссии ответят на все ваши вопросы!

*Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий.

Одна из популярных психологических классификаций делит всех людей на организаторов (лидеров), инициаторов и исполнителей. Если вы считаете себя лидером, хотите не только выполнять поручения, но и принимать самостоятельные решения, управлять кадрами и процессами, вам стоит получить образование менеджера.

Кто такой менеджер и куда пойти работать с такой специальностью?

Менеджер – это специалист по управлению производственными или бизнес-процессами. Он решает различные задачи в области организации, производства, сбыта, сервиса, и при этом самостоятельно занимается административно-хозяйственными вопросами.

С образованием по специальности «Менеджмент» можно устроиться в сферы торговли, туризма, страхования, информационных технологий, финансов, подбора кадров и управления персоналом, рекламы, маркетинга и PR, государственного и муниципального управления и т. д. По данным анализа сайтов с вакансиями, на 2019 год самыми востребованными в России считаются менеджеры по розничным и оптовым продажам, по работе с клиентами, по персоналу, по туризму, по продаже услуг и по закупкам, а также офис-менеджеры.

Какое направление работы выбрать менеджеру?

В разных сферах бизнеса менеджеры выполняют разные задачи. Самыми востребованными на рынке труда считаются:

менеджеры по продажам – занимаются расширением и сохранением клиентской базы, укреплением партнерских отношений, то есть непосредственно общаются с потенциальными и реальными заказчиками, партнерами компании;
менеджеры по закупкам – закупают по оптимальным ценам необходимые компании сырье, продукцию, услуги;
менеджеры по рекламе – продвигают товары и услуги с использованием разных инструментов маркетинга;
менеджеры по маркетингу – проводят мероприятия, направленные на выявление целевой аудитории бизнеса и ее потребностей, например, интервьюирование покупателей в магазинах;
бренд-менеджеры – продвигают товары и услуги конкретного бренда, торговой марки;
менеджеры по логистике – контролируют и координируют доставку сырья и готовой продукции предприятия собственными силами компании или с помощью привлеченных транспортных организаций;
менеджеры по работе с клиентами – ведут проекты заказчиков компании, консультируют их по разным вопросам, организуют их взаимодействие с сотрудниками предприятия;
менеджеры по развитию – анализируют состояние бизнеса и его конкурентов, ищут оптимальные пути развития;
финансовые менеджеры – отвечают за эффективное использование ресурсов предприятия;
проект-менеджеры – занимаются организацией работы по проектам заказчиков: подбором исполнителей, ведением документации, контролем за соблюдением сроков и т. д.;
менеджеры по персоналу – формируют кадровый состав компании и управляют им.

Стоит ли учиться на менеджера?

Как и в случае с другими видами деятельности, здесь важно решить, перевешивают ли для вас плюсы работы менеджером или минусы этой профессии. К основным преимуществам относятся:

Перспективы карьерного роста. Рядовые менеджеры, которые демонстрируют хорошие показатели эффективности, проявляют инициативность, лидерские качества всего за несколько лет могут вырасти до руководителей среднего звена, например, начать управлять отделом, офисом, торговой точкой. Вершина карьеры – это ТОП-менеджмент, то есть должности директоров и членов правления, непосредственно ответственных за развитие бизнеса.
Востребованность в различных сферах. Например, на март 2020 года в сервис Яндекс. Работа добавлено больше 1 миллиона вакансий для менеджеров по всей России, при этом для учителей – всего 40 тысяч, для продавцов – 247 тысяч, для врачей – 264 тысячи. Менеджер может развиваться любой интересной ему сфере – от медицины и образования до туризма и финансов.
Возможность хорошо зарабатывать. Обычно заработок менеджера складывается из оклада и премиальной части, которая зависит от принесенной специалистом прибыли. Чем больше продуктов или услуг специалист продал, клиентов обслужил, собеседований провел, тем выше его зарплата.

Главными минусами профессии менеджера считаются:

Высокий уровень конкуренции в любой из отраслей. Успешные менеджеры всегда амбициозны и нацелены на победу. Поэтому за хорошую вакансию и за повышение по карьерной лестнице придется бороться с сильными конкурентами.
Невысокая зарплата на начальном этапе. В большинстве случаев карьеру начинают с должности стажера или рядового менеджера с минимальным окладом. А так как навыков для эффективной работы у молодого специалиста еще нет, премиальная часть его заработка в первые месяцы небольшая.
Напряженный темп работы и стрессовые ситуации. Обязанности менеджера построены на постоянном общении с людьми: клиентами, партнерами, начальством, подчиненными. Поэтому специалисту нужно уметь справляться с коммуникативными перегрузками, разрешать конфликтные ситуации.
Высокий уровень ответственности. Уже на начальном этапе работы специалисту постоянно нужно принимать важные решения. Например, менеджер по продажам должен отправлять на склад заказы на поставку товаров, а для этого ему нужно понимать, какие из них пользуются наибольшим спросом на его торговой точке. С карьерным ростом уровень ответственности только растет, так как менеджер начинает отвечать не только за себя, но и за подчиненных, разрабатывать стратегию не только для своего отдела, но и для всей компании и т. д.

Куда поступить учиться на менеджера и сколько займет подготовка?

Эксперты-практики АНО ДПО «УрИПКиП» разработали программы профессиональной переподготовки менеджеров для работы в разных сферах деятельности. Например, на курсе:

620 часов (5.5 мес.)

Квалификация: Менеджер в сфере образования

Вы научитесь управлять учебными заведениями всех типов – от детского сада до вуза, медицинскими учреждениями на курсе:

620 часов (6 мес.)

Квалификация: Менеджер в здравоохранении

Дисциплины: Общепрофессиональные, специальные и дополнительные по второй специализации

Подходит для старта в профессии и для действующих специалистов

Программа познакомит Вас с планированием и организацией закупок, логистических процессов:

620 часов (5 мес.)

Квалификация: Менеджер по логистике

Программа с подбором и оформлением туров, страховок, виз, взаимодействием с потенциальными клиентами, информационным сопровождением отдыхающих:

620 часов (6 мес.)

Квалификация: Менеджер по организации и предоставлению туристских услуг

Есть курсы подготовки не только рядовых менеджеров, но и специалистов среднего и высшего звена, например руководителей ДОУ, торговых предприятий:

340 часов (3 мес.)

Подходит для действующих специалистов

Если вы сомневаетесь, на какую специальность в области менеджмента поступить, обращайтесь за консультацией к специалистам приемной комиссии.

Все курсы по специальности «Менеджмент» полностью дистанционные*. Вы изучаете дисциплины удаленно, по текстовым лекциям, вебинарам и другим учебным материалам, выполняете практические задания, консультируетесь с преподавателями в интернете. Промежуточная и итоговая аттестация проходит в формате онлайн-теста. По окончании курса вам будет выдан официальный документ об образовании, подтверждающий получение квалификации менеджера – диплом о профессиональной переподготовке.

Сколько получает менеджер?

Уровень заработка специалиста зависит от направления и сферы его деятельности, стажа, региона. Например, если проанализировать данные о вакансиях из сервиса Яндекс. Работа, в Москве менеджер по продаже услуг в области финансов, медицины или недвижимости может зарабатывать 70-150 тысяч рублей, а такой же специалист в сфере клининга или индустрии красоты – 45-60 тысяч рублей. Бренд-менеджеры и проект-менеджеры в столице могут рассчитывать на зарплату 90-120 тысяч рублей, менеджеры по рекламе – 50-80 тысяч рублей, менеджеры по персоналу – 30-80 тысяч рублей. В регионах России уровень зарплат ниже, но многие московские и международные компании сегодня готовы нанимать менеджеров удаленно. Особенно это актуально для менеджеров по продажам и рекламе.

Не стоит забывать, что зарплата менеджеров обычно состоит из оклада и премии, и в случае успешного выполнения проекта или высоких показателей продаж премиальная часть нередко превышает фиксированную.

Профессия менеджера открывает хорошие карьерные и финансовые перспективы тем, кто готов проявлять свои лидерские качества, противостоять стрессовым ситуациям, быстро принимать ответственные решения. Если вы обладаете такими качествами, попробуйте себя в этой перспективной сфере.

*Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий.

Заявка на обучение или
консультацию

Заполните форму, и специалист отдела по организации приема свяжется с Вами в ближайшее время.

Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.

На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.

Особенности работы офис-менеджера

Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.

Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.

Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.

Обязанности офис-менеджера

Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.

Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.

В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.

Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.

В перечень обязанностей офис-менеджера входит:

использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
управление движением документов;
разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
учет расходов и управление бюджетом офиса;
организация планировки офиса;

организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
организация и ведение встреч с персоналом;
подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
ответы на запросы клиентов и жалобы;
пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
посещение конференций и тренингов;
управление социальными сетями организации.

Требуемые умения, навыки и личные качества

Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:

знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
умения в области информационных технологий и печати;
навыки управления проектами;
отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.

Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.

Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:

стрессоустойчивость;
хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
отличные организаторские и управленческие навыки;
системный подход к работе;
умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
внимание к детали;
гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.

Карьерный рост

Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.

Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.

В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.

А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
первичный прием посетителей - прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.

Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?

Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:

дисциплинированность;
пунктуальность;
старательность;
развитая память и внимание;
стрессоустойчивость;
чистоплотность;
инициативность;
умение работать в коллективе;
доброжелательность;
толерантность.

Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.

Преимущества профессии офис-менеджера

Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).

Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или "пойдет" на повышение.

Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).

Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько "посторонних" должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Читайте также: