Является ли реквизит руководитель справочника структура предприятия обязательным для заполнения

Опубликовано: 17.09.2024

Вопрос клиента: Как в отчете СЗВ-ТД заполнить графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» до и после 01.07.2021 г.?

Заполнение графы 5 сейчас (до 01.07.2021 г.) является необязательным.

Сейчас графу 5 обязаны заполнять организации, у которых в должностных инструкциях есть ссылка на профстандарт и проводится аттестация персонала по требованиям стандартов.

Заполняется графа 5 комбинацией в виде ХХ.ХХХ-Х-Х, где:

Первые пять символов, разделенные точкой – это вид профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта);

Шестой символ (текстовый) – это код обобщенной трудовой функции (находится во вводной части стандарта);

Седьмой символ - квалификация специалиста (можно найти во вводной или описательной части профстандарта):

Код профессиональной деятельности специалиста по контролю качества информационно-коммуникационных систем и сервисов 06.040-А-5.

Коды профессиональной деятельности указаны в профессиональных стандартах, которые можно найти на сайте Минтруда.

Код профессиональной деятельности в программах 1С заполняется в справочнике «Трудовые функции»:

При заполнении справочника «Трудовые функции» код профессиональной деятельности, заполняется вручную. В строке «Наименование» указывается вид поручаемой работы – для заполнения СЗВ-ТД.

Для автоматического заполнения строки «Трудовая функция» в кадровых документах, ее нужно заполнить в позиции штатного расписания (если оно ведется):

или в самой должности (если не ведется штатное расписание):

При этом указанная трудовая функция будет автоматически заполняться в кадровых документах:

В итоге в отчете СЗВ-ТД будут заполнены графы 4 и 5:

Графа 5 «Код выполняемой функции» с 01.07.2021 г. станет обязательной для заполнения.

С 01.07.2021 года в форму отчета СЗВ-ТД вносятся изменения (Постановление Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п). Главное новшество – обязательное заполнение всеми работодателями графы «Код выполняемой функции»:

С 01.07.2021 в графе 5 нужно отражать код в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ).

Теперь код будет состоять из пяти символов в формате XXXX.X, где:

Первые четыре символа – код наименования группы занятий по классификатору;

Пятый символ – контрольное число:

Ранее код ОКЗ можно было заполнить в справочнике «Должности» (для заполнения статотчетности). Теперь в карточке должности коды ОКЗ и ОКПДТР не указываются. Для заполнения статистических отчетов 1-Т (проф), 57-Т теперь используются коды, указанные для трудовой функции, выбранной в должности.

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» начиная с релиза 3.1.17.94 и релиза 3.1.14.433 код ОКЗ теперь является обязательным для заполнения в справочнике «Трудовые функции»:

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» начиная с релиза 3.0.90 добавлена возможность указания кода выполняемой функции:

Код ОКЗ можно заполнить , выбрав его из соответствующего классификатора:

Также код ОКЗ можно заполнять по коду ОКПДТР:

Изменение формы отчета СЗВ-ТД и порядка заполнения в конфигурациях разработчиком планируется в ближайших обновлениях :

Статью подготовила Польникова Анастасия, специалист линии консультаций компании "ИнфоСофт"

При начале внедрения программы "1С:ERP 8", справочнику "Структура предприятия" иногда придают значение только как справочнику, описывающему организационную структуру предприятия. Основой для заполнения является документ "Положение о структуре предприятия", подготовленный сотрудниками предприятия. В справочник "Структура предприятия" один в один заносятся непроизводственные отделы и производственные подразделения, взятые из документа. При этом специалисты по внедрению 1С ЕРП 8.3 иногда упускают из вида тот факт, что при расчете себестоимости, себестоимость одного и того же наименования продукции будет зависеть от того, как в справочнике описана организационная структура производственных подразделений, в которых выпускается эта продукция.

Вопрос организации справочника "Структура предприятия" в 1С ERP 2.5 в части производственных подразделений важен для предприятий с позаказным учетом, особенно в случаях, когда для заказчика нужно обосновать плановую калькуляцию, а после выпуска продукции – и фактическую себестоимость.

Такая зависимость себестоимости от структуры предприятия объясняется распределением затрат между подразделениями выпуска. Наиболее ярко продемонстрировать вышесказанное можно на примере статьи расходов на амортизацию оборудования.

Рассмотрим условное предприятие. "Положение о структуре предприятия" содержит такую информацию о подразделениях:

- Цех механической обработки.

Это корректная, достаточная информация для руководства, для целей управления. Но перед тем как заполнять справочник "Структура предприятия", повнимательнее разберемся с цехом механической обработки (цех мехобработки).

В цехе механической обработки находятся два токарных станка:

· старый станок – "Токарный станок";

· новый станок, с числовым программным управлением – "Токарный станок с ЧПУ".

У этих станков разные ежемесячные суммы амортизации. У старого "Токарного станка" сумма ежемесячной амортизации в два раза меньше, чем у нового "Токарного станка с ЧПУ".

2. Цех механической обработки без участков

Если мы опишем в справочнике структуру точно так же, как и в "Положении", то мы создадим одно производственное подразделение "Цех механической обработки". Укажем размещение основных средств (станков) в этом цехе. Отнесение расходов по статье "Амортизация" для "Токарного станка" и "Токарного станка ЧПУ" настроим на продукцию текущего подразделения, и распределим по количеству продукции.

Выпустим две единицы продукции из цеха. В этом варианте у нас нет возможности указать с какого станка была выпущена продукция. И единица продукции, выпущенная на старом станке и на новом, будет иметь одну и ту же себестоимость (при прочих равных затратах).

Цех механической обработки без участков

3. Цех механической обработки с участками

Расширим структуру, и в подразделении "Цех механической обработки" создадим два участка: "Участок токарных станков" и "Участок токарных станков с ЧПУ". Укажем размещение основных средств (станков), старый станок на участке "Токарных станков", новый – на "Токарных станках с ЧПУ". Отнесение расходов по статье "Амортизация" для "Токарного станка" и "Токарного станка ЧПУ" останется без изменения (настроенным на продукцию текущего подразделения, и распределенным по количеству продукции).

Выпустим две единицы продукции, но уже не из цеха, а по одной, с каждого участка токарного станка. В этом варианте как раз и указываем, с какого участка (станка) была выпущена продукция. И единица продукции, выпущенная на старом станке и на новом, теперь будет иметь разную себестоимость. Себестоимость будет отличаться в части статьи амортизации (при прочих равных затратах).

Цех механической обработки с участками

4. Выполнение примера в 1С ERP 2.5

Выполним пример в 1С:ERP 8.3.

Описание структуры предприятия

Цех механической обработки 1 (соответствует рис. 1) не содержит вложенных подразделений. Продукция будет выпускаться в цехе, амортизация станков будет начисляться на продукцию, выпущенную цехом.

Цех механической обработки 2 (соответствует рис. 2) содержит участки. Продукция будет выпускаться на участках, амортизация станков будет начисляться на продукцию, выпущенную участками.

Создание объектов основных средств

Введем остатки по основным средствам по подразделениям, суммы ежемесячной амортизации составят:

· Цех механической обработки 1

- Токарный станок 1: 7 000 руб

- Токарный станок ЧПУ 1: 14 000 руб

· Цех механической обработки 2

- Участок токарных станков

v Токарный станок 2, 7 000 руб

- Участок токарных станков ЧПУ

v Токарный станок ЧПУ 2, 14 000 руб

Видим, что у старого станка что в "Цехе механической обработки 1", что в "Цехе механической обработки 2", одинаковые суммы амортизации. Аналогично и у нового станка, суммы амортизации одинаковы в разных цехах.

Создаем статью расходов:

Создание статьи расходов

По этой одной статье будут отражаться расходы на амортизацию для всех четырех станков. Обратите внимание, что у нас всего одна статья расходов, а не 4, по количеству станков.

Проверим суммы амортизации, все правильно:

Суммы амортизации в ведомости по ос

А теперь выпустим две единицы "Готовой продукции" в цехе 1, и две в цехе 2, и посмотрим, какая получится себестоимость единицы продукции в каждом цехе.

Во всех документах на выпуск продукции будет использоваться один и тот же материал, в одном и том же количестве на единицу продукции, по одной и той же себестоимости.

В документе выпуска в "Цехе механической обработки 1" выпускаем две единицы "Готовой продукции" с использованием двух единиц материала. В этом цехе мы не можем разделить выпуск по двум станкам, по двум объектам основных средств:

Цех механической обработки 1 в 1С ERP 8

В "Цехе механической обработки 2" на участке "Токарных станков" выпускаем одну единицу "Готовой продукции" с использованием одной единицы материала:

Подразделение - участок товарных станков в 1С ERP 8

В "Цехе механической обработки 2" на участке "Токарных станков с ЧПУ" также выпускаем одну единицу "Готовой продукции" с использованием одной единицы материала.

Рассчитаем и проанализируем себестоимость в "Цехе механической обработки 1":

Себестоимость в цехе механической обработки 1

Видим, что расходы по амортизации в "Цехе механической обработки 1" распределились поровну на две единицы "Готовой продукции".

Себестоимость в "Цехе механической обработки 1" составила:

· у каждой единицы продукции 11 500 рублей

· в том числе амортизация 10 500 рублей.

В "Цехе механической обработки 2", по участку "Токарных станков":

Себестоимость в "Цехе механической обработки 2", по участку "Токарных станков"

Себестоимость в "Цехе механической обработки 2" на участке "Токарных станков" составила:

· у каждой единицы продукции 8 000 рублей

· в том числе амортизация 7 000 рублей.

И в "Цехе механической обработки 2", по участку "Токарных станков с ЧПУ":

Себестоимость в "Цехе механической обработки 2" по участку "Токарных станков с ЧПУ"

Себестоимость в "Цехе механической обработки 2" на участке "Токарных станков с ЧПУ" составила:

· у каждой единицы продукции 15 000 рублей

· в том числе амортизация 14 000 рублей.

Все именно так, как мы и предполагали.

Дополнительно посмотрим отчет "Ведомость по партиям":

Отчет «Ведомость по партиям» в 1С ERP 8

Партиеобразующие документы правильно сформировали себестоимость партий.

При описании структуры предприятия необходимо учитывать потребности в управлении себестоимостью. Если мы хотим обосновывать затраты, обособлять себестоимость продукции, выпущенной на конкретном оборудовании, то нам надо управлять себестоимостью в разрезе оборудования, на котором выпускается продукция. Для этого необходимо расширять организационную структуру производственных подразделений, добавлять в справочник структуры предприятия участки, соответствующие видам оборудования или даже конкретным станкам.

Описанное выше может применяться в разных случаях: не только при управлении себестоимостью, но и при планировании продаж – можем обосновывать различную стоимость продукции для клиента, например, ее увеличение при быстром выпуске на современном оборудовании (при соответствующей настройке ресурсных спецификаций и использовании плановых калькуляций).

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

положения о документообороте;
инструкции;
правила;
регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

в целях обеспечения юридической силы документа;
для оперативной обработки документа;
для оперативного поиска документа;
для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена новая, несколько видоизмененная, типовая форма № Т-3 «Штатноерасписание», которая предназначена для документальногооформленияструктуры, штатногосостава и штатнойчисленностипредприятия в соответствии с ее Уставом (Положением).

Несмотря на то обстоятельство, что принятие изменения незначительны, но форма является новой, а потому заслуживает отдельного рассмотрения на страницах журнала, тем более, что значение данного первичного учетного документа существенное. Именно данная форма определяет тот факт, содержится та или иная должность в организации, а сам работник, ее занимающий, пользуется всеми правами, льготами и гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

Кроме того, исключение какой-либо должности из утвержденного в организации штатногорасписания означает ни что иное, как сокращение данной должности, что влечет за собой увольнение работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ «сокращение численности или штата работников организации».

Штатноерасписание содержит перечень созданных в организации структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Учитывая, что сведения о созданных организацией обособленных подразделениях (филиалах, представительствах) в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации должны быть раскрыты в уставных документах организации, включение структуры данных подразделений в основное штатноерасписание организации может и не производиться. При этом сами обособленные подразделения в установленном порядке оформляют и утверждают свои штатныерасписания.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы на практическом примере.

Условия примера

начальник отдела — 1 должность;
заместитель начальника отдела — 1 должность;
группа экономики и маркетинга — 10 должностей, в том числе начальник группы — 1; экономист 1 категории — 4 должности; экономист 2 категории — 3 должности; менеджер — 2 должности;
группа цен и ценообразования — 8 должностей, в том числе начальник группы — 1; экономист — 4 должности; менеджер — 3 должности.

Строка «Наименование организации — приводится полное или сокращенное наименование организации, принимающей работника на работу — ОАО «Стар».

Графа «Код по ОКПО» — код организации по ОКПО, присвоенный при государственной регистрации организации — 11334632.

Графа «Номер документа» — проставляется очередной номер штатного расписания согласно учета, заводимого в бухгалтерии организации — № 7.

Графа «Дата» — проставляется дата утверждения штатного расписания — 26.07.2004 г.

Строка «Штатное расписание на период» — указывается дата, с которой вводится в действие штатное расписание — 1 августа 2002 года.

Графа «Структурное подразделение» — наименование структурных подразделений организации согласно ее Устава, Положения или иного документа, определяющего структуру организации — отдел экономики и цен.

Кроме того, в данной графе рекомендуется отражать в том числе и структуру подразделений (могут подразделяться на службы, группы и т.п.)

Графа «Код» — код структурного подразделения согласно порядка, принятого в организации — 6-ой отдел(в организации принято нумеровать отдела по порядку).

Графа «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» — указываются должности служащих и профессии рабочих согласно принятой структуры в организации.

Необходимо учитывать, что наименование должности (специальности, профессии) должно указываться в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками работ, профессий и должностей работников, утвержденными в установленном порядке.

В связи с этим следует учитывать требования постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 г. № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Данным постановлением Правительства Российской Федерации определено, что Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих утверждается Минтрудом России совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики.

В настоящее время применяется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в применяется в редакции изменений и дополнений).

Количество должностей определяется решением администрации организации, в том числе с учетом действующих в настоящее время норм и нормативов (перечень применяемых в настоящее время норм и нормативов намечен к опубликованию в ближайших номерах журнала в разделе «Справочная информация» вкладки «Документы и комментарии»).

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и главным бухгалтером, и утверждается руководителем.

В реквизите «УТВЕРЖДАЮ» приводятся данные о количестве утвержденных единиц. В отличие от ранее применявшейся типовой формы в данном реквизите не указывается месячный фонд заработной платы.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может указываться в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Десятичные показатели могут иметь место и в случаях, если отдельные должности вводятся на время менее одного года. В этом случае в графе 4 рекомендуется отражать через черту два показателя — количество утвержденных должностей и среднее количество должностей (среднегодовое и т.п.). Например, если одна должность вводится на шесть месяцев, то в среднегодовом показателе она будет учтена как 0,5 (1 x 6 мес. / 12 мес.), если на 8 месяцев — 0,66 (1 x 8 мес. / 12 мес.).

Впрочем, для определения среднегодового количества утвержденных должностей рекомендуется ввести после графы «Количество штатных единиц» графу «Количество месяцев работы».

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6—8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При заполнении граф 5—8 штатного расписания организации должны учитывать положения статьи 135 ТК РФ, согласно которой системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются в следующем порядке:

работникам организаций, финансируемых из бюджета, — соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;
работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) — законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;
работникам других организаций — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

При этом бюджетные учреждения относительно самостоятельно в установлении доплат и надбавок. В любом случае принимаемое ими решение об их установлении должно учитывать объем назначенного бюджетного финансирования, а также требования действующего законодательства.

Под тарифной ставкой согласно статье 129 ТК РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

При невозможности заполнения организацией граф 5—9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Расписание утверждается отдельным приказом (распоряжением) по организации — № 113 от 26.07.2004 г. Отдельным приказом (распоряжением) также вносятся изменения в утвержденное штатное расписание.

Д ействительно, исполнителем документа могут называть:

того, кто подготовил его проект,
и того, кто будет выполнять данные в нем поручения.

Обычно это разные люди / отделы. В этом случае можно говорить об ущербности терминологии, когда одним словом обозначаются разные роли.

Но обратите внимание: результатом выполнения поручения по одному документу (например, резолюции на входящем письме о подготовке письменного ответа) может быть разработка проекта другого документа, и тогда одно и то же лицо является исполнителем в обоих этих документах, правда:

по первому документу оно выполняет поручение,
а по второму готовит проект.

Видимо, данная ситуация и стала причиной использования одного термина «исполнитель» для этих двух этапов работы.

После такого концептуального объяснения давайте рассмотрим конкретные примеры – какие ситуации могут быть и как они документируются.

См. статью «Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации» в № 6' 2020

Путаница с исполнителями

Если рассмотреть жизненный цикл документа, то можно увидеть, что на разных его этапах исполнителем могут быть самые разные работники: от руководителя организации до специалиста структурного подразделения. Это могут быть даже подразделения и организации, в т.ч. органы власти.

10.2. Департаменту здравоохранения города Москвы обеспечить возможность оформления листков нетрудоспособности без посещения медицинских организаций для граждан, обязанных соблюдать режим самоизоляции в соответствии с пунктом 10.1 настоящего указа.

10.3. Департаменту транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы совместно с Департаментом информационных технологий города Москвы, Департаментом труда и социальной защиты населения города Москвы и Департаментом образования и науки города Москвы обеспечить приостановление (с последующей записью билетов в размере не менее оплаченных периодов) в указанный период возможности использования…

10.6. Департаменту образования и науки города Москвы обеспечить выдачу продуктовых наборов обучающимся, имеющим право на обеспечение бесплатным питанием…

В приведенном документе даются поручения конкретным органам исполнительной власти города, т.е. с позиции руководства городом данные департаменты выступают в качестве исполнителей поручений. Таким образом, орган власти, подведомственный вышестоящему органу, всегда выступает в качестве исполнителя (не случайно эти органы власти называются «исполнительными»).

Тот же тип отношений мы видим и в крупных компаниях, как государственных, так и негосударственных, когда поручение дается органом управления, а исполнителями выступают подведомственные организации или территориально обособленные структурные подразделения, в т.ч. филиалы. Именно они являются исполнителями с точки зрения органа управления.

Исполнитель входящего документа

Представим жизненный цикл документа графическим образом:

В Схеме 1 два блока (этапа) имеют отношение к исполнителю документа – 4-й и 5-й.

руководителю организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
заместителям руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемым ими);
иным руководителям, главным и ведущим специалистам.

Документы могут направляться и сразу на исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

Из Схемы 2 следует, что по отношению к руководителю, вынесшему резолюцию 1, заместитель руководителя (вынесший резолюцию 2) выступает в качестве исполнителя, а по отношению к нему исполнителем является руководитель департамента. Для руководителя департамента исполнителем по документу выступает руководитель отдела, а для него исполнителем является специалист отдела, который и должен подготовить документ (в данном случае это ответ на поступившее письмо). На таком примере мы видим, что роли исполнителей различаются в зависимости от того, к какой категории работников они относятся: если это руководители (резолюции 2, 3, 4), то их роль исполнителя выражается в том, чтобы конкретизировать поручение вышестоящего руководителя и определить исполнителя из числа своих подчиненных. А если это специалист, то его роль – изучить вопрос (поступивший документ) и подготовить ответный документ.

Представим, что в поступившем документе содержалась просьба принять участие в Международном экономическом форуме 2020 и выступить с докладом на пленарном заседании, а также представить текст выступления в Оргкомитет форума к 1 августа 2020 года. Тогда текст резолюций на этом входящем письме может быть следующим:

Читайте также: