Может ли директор филиала издавать приказы по филиалу

Опубликовано: 17.09.2024

Филиалы, представительства и другие виды обособленных подразделений выполняют часть функций организации, не считаясь при этом самостоятельными юридическими лицами. Необходимо понимать, что из-за неудачных решений руководителей этих структурных единиц может понести убытки вся компания.

Можно ли требовать от директора обособленного подразделения возмещения потерь — рассказываем в этом материале.

Что такое обособленное подразделение

Для начала давайте разберемся в понятиях «обособленное подразделение», «филиал», «представительство» и научимся не путать их.

Так, обособленное подразделение, согласно п.2 ст. 11 Налогового кодекса РФ , имеет характерные признаки:

его местоположение отдельно от головного офиса;
в обособленном подразделении есть стационарные рабочие места, созданные на срок больше 1 месяца.

Этих двух фактов достаточно для того, чтобы налоговая признала обособленное подразделение таковым, даже если в Уставе ООО о нем ничего не сказано, и поставила его на учет.

Важно!

Филиал и представительство всегда являются обособленным подразделениями, но не все обособленные подразделения — это представительства и филиалы.

Филиал — это обособленное подразделение компании, которое наделено полномочиями осуществлять такие же функции (или их часть), как и головной офис, в том числе функции представительства.

Представительство — это обособленное подразделение компании, которое представляет ее интересы и осуществляет их защиту.

Для филиалов и представительств Гражданским кодексом РФ установлены требования:

юридическое лицо обязано разработать положения о деятельности филиала/представительства;
о факте создания филиала должна быть внесена запись в ЕГРЮЛ;
директора филиала/представительства назначают руководители головной организации.

Абзац второй статьи 19 НК РФ говорит о том, что обособленные подразделения компаний, являясь их частью, обязаны уплачивать налоги и сборы по месту своего нахождения. Вместе с тем, они не являются самостоятельными налогоплательщиками.

Обособленные подразделения могут как вести отдельный баланс, так и не вести. Из балансов всех обособленных подразделений и головной компании составляется консолидированный баланс организации.

Важно!

Полномочия руководителя обособленного подразделения не могут основываться лишь на указаниях в учредительных документах юрлица или положении о представительстве, а должны быть подтверждены соответствующей доверенностью.

Обязанности директора обособленного подразделения

На должность руководителя обособленного подразделения назначают физическое лицо. К слову, заключать с индивидуальным предпринимателем договор оказания услуг по управлению обособленным подразделением закон не запрещает. В таких случаях ИП придется регулярно отчитываться об оказанных им услугах, а головному офису — подписывать акты сдачи-приемки оказанных услуг, оплачивать их.

В должностной инструкции директора обособленного подразделения обычно указывают такие обязанности, как:

обеспечение хозяйственной деятельности;
проведение обучение, инструктажа и проверки знаний по охране труда работников;
обеспечение выполнения обособленным подразделением поставленных задач, функций, обязательств, возложенных головной организацией;
контроль соблюдения санитарно-эпидемиологических норм, требований пожарной безопасности;
контроль за трудовой дисциплиной и т.д.

Виды ответственности руководителя обособленного подразделения

Напомним, что юридическое лицо несет полную ответственность за деятельность своих обособленных подразделений. Ответственность генерального директора (как должностного лица) за деятельность филиала может быть гражданской, административной и уголовной.

Остановимся подробнее на видах ответственности руководителя обособленного подразделения:

Дисциплинарная. Руководитель обособленного подразделения отвечает за то, что входит в его прямые обязанности. То есть от него можно требовать лишь то, что указано в трудовом договоре и должностной инструкции. Соответственно, руководителя можно привлечь к дисциплинарной ответственности за некачественное исполнение своих должностных обязанностей, если он не делает то, что изложено в должностной инструкции и трудовом договоре.

Материальная. Полную материальную ответственность директор филиала нести не может, поскольку эта должность не включена в Перечень . Но возместить ущерб в полном размере придется, если руководитель обособки:
- умышленно испортил вещь,
- сломал что-то в состоянии алкогольного/наркотического опьянения,
- разгласил коммерческую тайну, потерял вверенные специальным договором ему ценности.

Административная. Так, на руководителя обособленного подразделения (на отдельном балансе) может быть наложена административная ответственность за намеренное сокрытие дохода, нарушение порядка бухгалтерского учета (или же его отсутствие), искажение отчетов, непредставление в налоговый орган информации (деклараций, отчетов, балансов, расчетов и пр.). Напомним, организовать бухгалтерский учет можно тремя способами — штатная бухгалтерия, бухгалтер по договору оказания услуг, аутсорсинг. Как передать бухгалтерию на аутсорсинг, мы рассказывали здесь.
Уголовная. Привлечь к уголовной ответственности руководителя филиала организации (да и любого обособленного подразделения), можно за уклонение от уплаты налогов и страховых взносов путем искажения в документах учетных сведений, только в случае, когда обособленное подразделение ведет самостоятельный баланс. Понятно, что если такие действия были совершены группой лиц, то меры будут суровее. Кроме того, директору обособки, согласно ст. 201 УК РФ , придется отвечать и за использование своих полномочий вопреки интересам компании для личной выгоды или в интересах других лиц, в результате чего организации нанесен существенный ущерб.

Вывод

Руководитель обособленного подразделения несет дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность за свои действия или бездействие.

Уголовная ответственность руководителя филиала ООО наступает за уклонение от уплаты налогов и взносов в государственные внебюджетные фонды.

Возможность привлечь к ответственности руководителя филиала зависит от того, что написано в должностной инструкции и трудовом договоре.

Отсутствие должностной инструкции или некорректное ее составление приводит к большим сложностям в случае увольнения заместителя по причине недобросовестного исполнения обязанностей. Оценить состояние кадрового делопроизводства может специализированная компания, она проведет кадровый аудит , выявит проблемные точки и даст рекомендации.

По вопросу возможности увольнения главы представительства (филиала) по пункту 2 статьи 278 ТК РФ ("в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора") споры не ведутся уже довольно давно: суды практически единогласно встали на позицию формального толкования положений как главы 43 ТК РФ в целом, так и статьи 278 ТК в частности. По мнению правоприменителей, они распространяются только на трудовые отношения с руководителем организации, и не могут применяться к трудовым отношениям с главой филиала.

12 марта 2015 года в Государственную Думу РФ был внесен законопроект о приравнивании статуса руководителя филиала/ представительства организации и руководителя. Российское трудовое право в очередной раз доказывает свою нацеленность на защиту интересов работника. Но как быть работодателю, который, будучи собственником, не может реализовать свое право решать, кто и каким образом будет руководить его обособленным подразделением и распоряжаться его имуществом?

Российское трудовое право, как, пожалуй, больше никакое в мире, неизменно стоит на позиции защиты прав работника и исчерпывающем перечне оснований для его увольнения, не подлежащему расширительному толкованию (принципе "каждый должен знать, за что его увольняют"). Тем самым законодатель подчеркивает необходимость формулировать основания увольнения в строгом соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Любое отступление работодателя от норм, предусмотренных ТК РФ, может закончиться для него восстановлением на работе незаконно уволенного работника с оплатой ему времени вынужденного прогула. ТК РФ не содержит прямого указания на возможность (или невозможность) увольнения глав филиалов и представительств по статье 278 ТК РФ. Также как не дает он и однозначного ответа на вопрос, являются ли главы филиалов и представительств руководителями организаций и распространяются ли на них нормы главы 43 ТК РФ.

Существующий пробел - как может - восполняет судебная практика, в соответствии с которой увольнение главы филиала (представительства) по пункту 2 статьи 278 ТК РФ во всех случаях признается незаконным. Мотивируя свои решения, суды указывают на различия как в правовом статусе организации и филиала/ представительства, так и в полномочиях их руководителей.

Аргумент 1 - проблемы терминологии. Глава 43 ТК РФ предусматривает особенности регулирования труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организаций. При этом положения этой главы не распространяются на случаи, когда руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества, либо управление организацией осуществляется по договору с управляющей организацией (управляющим). Перечень таких случаев закрыт, и судебная практика не склонна расширительно толковать понятие "руководитель организации". Трудности в правоприменении возникают, в частности, оттого, что ТК РФ не дает понятие термину "организация". Несмотря на это, ТК РФ разделяет понятия "организация" и "филиал"/"представительство", приближая термин "организация" к термину "юридическое лицо", а зачастую и отождествляя их. Согласно позиции судов, руководители филиалов и представительств, которые в соответствии с гражданским законодательством не являются юридическими лицами, формально не могут быть приравнены по статусу к руководителям организаций и к ним не могут применяться положения главы 43 ТК РФ. По общему правилу, в тех статьях ТК РФ, в которых законодатель распространяет их положения как на руководителя организации, так и на руководителей филиалов/представительств, указываются и руководитель организации, и руководители филиалов/представительств (например, статьи 70, 81 ТК РФ). Положения же главы 43 ТК РФ распространяются исключительно на руководителя организации и, соответственно, не могут применяться к руководителям филиалов и представительств.

Аргумент 2 - полномочия руководителей организаций. Согласно ТК РФ руководитель организации – физическое лицо, которое осуществляет руководство организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. ТК РФ не дает определения термину "руководитель филиала (представительства)". Основным аргументом судов в определении разницы между руководителями организаций и филиалов/представительств является наличие доверенности у последних и необходимость осуществлять руководство филиалом/представительством в строгом соответствии с ней. Круг полномочий руководителя филиала/представительства определен выданной доверенностью, соответственно его место и роль в механизме управления существенно ограничены, он не вправе осуществлять руководство организацией в целом и исполнять функции ее единоличного исполнительного органа, совершать юридически значимые действия вне пределов выданной доверенности.

Действительно, формально любой генеральный директор, в отличие от главы филиала или представительства, вправе без доверенности действовать от имени компании, в том числе представлять ее интересы и совершать сделки. Но достаточно ли работодателям такого формального аргумента, как наличие доверенности, чтобы окончательно смириться с мыслью о том, что передавая свой бизнес главе филиала/представительства, при необходимости его увольнения они не смогут воспользоваться теми же правами, которые предоставлены ТК РФ работодателям при увольнении генерального директора?

Функциональный подход. Необходимо отметить, что предлагая распространить на законодательном уровне положения статьи 278 ТК РФ на глав филиалов (представительств), мы не предлагаем нарушать права глав представительств (филиалов) и увольнять их незаконно. Ведь увольнение генерального директора по решению уполномоченного органа юридического лица без указания причин и мотивов еще не означает, что собственник вправе действовать вопреки целям предоставления указанного правомочия, не принимая во внимание интересы филиала/представительства и самой компании. Права, обязанности, специфика деятельности, место и роль в механизме управления организацией, а также ответственность руководителя организации значительно выделяют его среди других работников.

Законодатель предусмотрел такие основания для расторжения трудового договора с руководителем организации, которые не подпадают под конкретные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, с учетом прав и законных интересов работодателей. Представляется, что закрепленное в статье 278 ТК РФ правомочие собственника расторгнуть договор с руководителем организации, не обосновывая при этом необходимость принятия такого решения, направлено на реализацию и защиту прав собственника распоряжаться своим имуществом по собственному усмотрению, в том числе решать, кто и каким образом будет им управлять в соответствии с положениями Конституции РФ.

Таким образом, возможность увольнения главы филиала (представительства) по статье 278 ТК РФ не может рассматриваться как чрезмерное ущемление прав работника, а как необходимая мера защиты прав и законных интересов собственника, обусловленная особым статусом руководителя.

Позиция Конституционного суда РФ. Целесообразность установления в трудовом законодательстве особого правового статуса руководителей организаций была регламентирована Конституционным Судом РФ , который указал, что правовой статус руководителя организации (права, обязанности, ответственность) значительно отличается от статуса иных работников, что обусловлено (1) спецификой трудовой деятельности данной категории работников, (2) местом и ролью в механизме управления организацией. Кроме того, в качестве одного из необходимых условий успешного сотрудничества собственника с лицом, управляющим его имуществом, является (3) наличие доверительности в отношениях между ними. Все три этих критерия присущи как руководителю организации, так и главе филиала/представительства в силу их особого статуса и вне зависимости от того, каковы формы собственности руководимых ими организаций. Конституционный суд РФ закрепляет право законодателя предусматривать особые правила расторжения трудового договора с руководителем организации, что, при этом, не может расцениваться как нарушение гарантированного ст. 19 Конституции РФ равенства, т.к. вводимые при этом ограничения трудовых прав руководителя организации необходимы и соразмерны конституционно значимым целям (в частности, защите интересов и прав собственника).

В соответствии с этой позицией, ограничение круга лиц, которых ТК РФ относит к руководителям, исключительно руководителями юридических лиц ставит в зависимость трудовые отношения работника и работодателя от статуса руководимого хозяйствующего субъекта, что не может быть допустимо.

Статус руководителя филиала (представительства). Стремление к достижению максимальной эффективности экономической деятельности и рациональному использованию имущества, в том числе путем назначения подходящего и увольнения неподходящего руководителя, безусловно, в полной мере отнесится к филиалам и представительствам. Тем более, что различия в статусе генерального директора общества и главы филиала/представительства значительно нивелируются за счет выданной последнему доверенности, которая может содержать неограниченно широкий круг его полномочий. К компетенции руководителя филиала (представительства) на практике относят те же должностные обязанности, которыми обладает руководитель компании. Так, руководители филиалов (представительств) зачастую обязаны нанимать на работу и увольнять сотрудников, организовывать ведение и подачу бухгалтерской отчетности в уполномоченные органы, руководить кадровой политикой, издавать приказы, обеспечивать выполнение договорных обязательств.

Более того, следующие аспекты правового статуса руководителя организации и главы филиала/представительства являются идентичными: 1. Порядок заключения трудового договора; 2. Продолжительность испытательного срока; 3. Возможность возложения на себя иных неруководящих обязанностей (в т. ч. по ведению бухгалтерского учета); 4. Некоторые основания для расторжения трудового договора (например, п. 9 и 10 ст. 81 ТК РФ).

Практика формального подхода судов к применению гл. 43 ТК РФ в отношении глав филиалов/представительств, на наш взгляд, в скором времени изживет себя. Определенные предпосылки уже намечаются, в частности, в том, что суды стали обращать внимание, в первую очередь, на статус руководителя, его должностные обязанности и круг его полномочий.

В частности, такой позиции придерживается Санкт-Петербургский городской суд , который заявляет о том, что при принятии решения об определении статуса руководителя необходимо найти соответствия по следующим критериям: А. Процедура назначения работника на должность (соответствие ее требованиям статьи 275 ТК РФ); Б. Статус руководителя (сюда относятся как выполнение руководящих функций, несение ответственности за принимаемые решения и действия и т.п.). Соблюдение указанных выше критериев дает основания применять положения главы 43 ТК РФ в отношении руководителей вне зависимости от того, управляют они деятельностью самостоятельного юридического лица или его структурного подразделения. Такая практика применения функционального подхода представляется более обоснованной и соответствующей реалиям современного экономического оборота и отношениям на рынке труда.

Вместе с тем, безопасное, с точки зрения юридических последствий, применение статьи 278 ТК РФ в отношении глав филиалов (представительств) будет возможным только после внесения в ТК РФ соответствующих изменений. До внесения соответствующих изменений в законодательство для увольнения главы филиала (представительства) работодателями может использоваться стандартный набор способов увольнений, перечисленных в ТК РФ, среди которых: 1. Соглашение сторон – наименее рискованный и наиболее комфортный для сторон способ увольнения при наличии согласия на это главы филиала (представительства). 2. Дисциплинарные увольнения (п. 5, 6, 9, 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), требующие проведения большого количества организационных мероприятий, а также затрат материальных, человеческих и временных ресурсов, известные на практике как наиболее сложные и представляющие высокий риск их дальнейшего обжалования в суде.

Увольнения по п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ потребуют от работодателя строгого соблюдения формальной процедуры увольнения, практического опыта либо затрат на привлечение внешних консультантов. Равно как и увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, для которого работодателю необходимо будет доказывать грубый характер проступка, совершенного работником, причем в конечном итоге отнесение дисциплинарного проступка к таковым отнесено законодателем к компетенции суда, что представляется дополнительным риском для работодателя. Увольнение по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, вероятно, потребует проведения аудита для установления факта нарушения сохранности имущества, его неправомерного использования или иного ущерба. 3. Увольнение по п. 1 ч. 1 ст. 81 в связи с ликвидацией филиала (представительства) как наиболее радикальное и требующее принятия непростого решения руководством головной компании, однако, в некоторых случаях единственно возможное.

Следует отметить, что поскольку трудовые обязанности главы филиала (представительства) определяются трудовым договором и (или) должностной инструкцией работника, отзыв доверенности у главы филиала (представительства) не повлияет на статус его трудовых отношений и не будет являться основанием для их прекращения. Более того, работодатель будет обязан продолжать выплачивать работнику заработную плату и соблюдать иные условия трудового договора с ним при фактической невозможности работника полноценно исполнять свои трудовые обязанности, в то время как сами филиал или представительство де-факто останутся без руководителя.

В этой связи законодательно предусмотренная возможность увольнения главы филиала (представительства) по п. 2 ст. 278 могла бы восполнить соответствующий пробел. Законопроект был внесен в Государственную Думу РФ

Чтобы сэкономить налог на упрощенной системе налогообложения, компании часто используют так называемые внутренние офшоры – особые зоны, резидентство в которых дает право пользоваться значительными налоговыми льготами. В частности, Налоговый кодекс позволяет местным властям снижать налоговую ставку для «упрощенцев» с объектом «доходы минус расходы» с 15 до 5 процентов (п. 2 ст. 346.20 НК РФ).

Большинство регионов в той или иной форме воспользовались этим правом и ввели послабления в зависимости от категорий налогоплательщиков и видов деятельности. А некоторые снизили ставку до 5 процентов вообще для всех «упрощенцев». Например, Липецкая область (ст. 2 Закона Липецкой области от 24.12.08 № 233-ОЗ «Об установлении налоговой ставки для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения»).

Однако при формальной регистрации в регионе, где ставки снижены до 5 процентов, фактически компания ведет деятельность в другом месте. Часто это входит в противоречие с пунктом 3 статьи 346.12 НК РФ, который называет наличие у налогоплательщика филиалов и представительств препятствием для применения спецрежима. Впрочем, на практике многим компаниям удается доказать, что обособленное подразделение, ведущее деятельность в другом регионе, не является ни филиалом, ни представительством (см. врезку в конце статьи). И сохранить право на льготную «упрощенку».

Простое обособленное подразделение не лишает права на «упрощенку»

Если у организации имеются работники в других регионах, которые находятся там на постоянной основе или даже имеют рабочие места, этого еще недостаточно для того, чтобы признать налогоплательщика утратившим право на применение спецрежима. Таким образом, организация может фактически вести деятельность на территории других субъектов, не образуя там филиалов и представительств, не оформляя их в своих учредительных документах и не регистрируя.

Дело в том, что понятие «обособленное подразделение» организации, приведенное в статье 11 НК РФ, является более широким и включает любые виды подразделений организаций, в том числе филиалы и представительства. Обособленным подразделением является не любое структурное подразделение организации в случае, если оно территориально удалено от нее. Более того, по его местонахождению должны быть оборудованы стационарные рабочие места (ст. 11 НК РФ). Причем совсем не важно, отражено ли его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации и какими полномочиями оно наделено. Такого же мнения придерживается и Минфин России (письмо от 10.12.10 № 03-11-06/2/186).

Чтобы исключить спор, разумно исключить формальные признаки существования филиала или представительства

В первую очередь необходимо позаботиться об отсутствии документальных свидетельств существования у компании филиалов и представительств. Для этого в любых документах, которые описывают деятельность общества, необходимо прямо указывать, что структурное подразделение не является филиалом и представительством, а выполняет какие-либо вспомогательные функции. Например, такое уточнение можно внести в договор аренды офиса или склада в регионе, где фактически ведется деятельность.

При этом заметим, что Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 03.07.07 № КА-А41/5937-07-П указал, что для признания обособленного подразделения филиалом или представительством обязательно единовременное соблюдение всех условий, перечисленных в статье 55 ГК РФ. Отсутствие хотя бы одного из них означает, что структурное подразделение юридического лица не может быть признано филиалом. Другие суды при рассмотрении вопроса о наличии филиалов и представительств также оценивают указанные признаки (постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного от 11.04.11 № А05-9537/2010, Северо-Кавказского от 11.08.10 № А32-4638/2010, Дальневосточного от 19.02.09 № Ф03-206/2009 округов).

Не стоит вносить лишние сведения в учредительные документы. Так как компания, использующая льготный регион для оптимизации налогов, не стремится к созданию филиалов или представительств, сознательно она вряд ли будет вносить сведения об их наличии в устав. А отсутствие такой информации в учредительных документах является хорошим аргументом в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.04.11 № А05-9537/2010).

При этом сами налоговики не вправе обратиться в арбитражный суд с требованием обязать юридическое лицо внести изменения в учредительные документы. Так как это не предусмотрено ни Федеральным законом от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ни нормами Налогового кодекса, ни другими законодательными и нормативными актами (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 16.09.09 № А53-22572/2008).

Интересно, что некоторые суды приходят к выводам, что даже если в учредительных документах есть упоминание о филиалах, это автоматически не лишает компанию права на спецрежим (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.09 № А56-40765/2008). Логика судей такова, что по смыслу статьи 55 ГК РФ указанный в учредительных документах филиал не может считаться фактически созданным, если общество не утвердило положение о филиале, не назначило его руководителя, не передало никакого имущества для функционирования, не оборудовало рабочих мест и не встало на налоговый учет по местонахождению филиала. Ведь из положений подпункта 1 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ следует, что права на «упрощенку» лишаются только те организации, которые имеют фактически функционирующие филиалы или представительства.

К аналогичным выводам пришел и Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 19.08.09 № А32-9663/2008-70/25. Судьи отметили, что зарегистрированное обособленное подразделение фактически является местом исполнения охранных функций одним охранником. Налоговый орган не представил в материалы дела доказательств ведения деятельности представительства – наличия помещения для представительства, заключенных договоров обеспечения деятельности с энергоснабжающими и водоснабжающими организациями, штатной структуры представительства и т.д.

Имущество подразделения должно числиться на балансе головной организации. Один из признаков, которые Гражданский кодекс приписывает филиалам, – это имущество, которое материнская компания передала для ведения какой-либо деятельности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В связи с этим любое имущество, которое использует обособленное подразделение, желательно ставить на баланс головной организации. Судьи также согласны, что наделение филиала имуществом свидетельствует о наличии у организации не просто структурного подразделения, а уже филиала (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.09 № А56-40765/2008).

Причем при решении арбитражными судами вопроса о квалификации структурного подразделения решающим оказывается наличие или же отсутствие признаков филиала, зафиксированных в статье 55 ГК РФ. Например, судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.04.11 № А05-9537/2010 пришли к неожиданному и очень приятному для компаний выводу. Организация вела деятельность через подразделение, которое в ряде не только внутренних, но и вполне официальных документов компании называлось филиалом. Его реквизиты были отражены в некоторых договорах, которые были подписаны должностным лицом как начальником этого филиала. Все работники проживали в городе, где он располагался, при этом для них были созданы рабочие места. Также у подразделения имелась своя печать с надписью «Филиал».

Несмотря на это, суд посчитал, что филиала фактически не существует. Ведь не совершен ряд значимых действий: не утверждено положение о филиале, он не наделен имуществом, нет официального приказа о назначении руководителя филиала, в учредительных документах отсутствуют сведения о созданных филиалах. Поэтому такое обособленное подразделение филиалом не является и его наличие само по себе не препятствует применению упрощенной системы налогообложения.

Руководство подразделением и учет должны осуществляться непосредственно головным офисом. Такая мера обезопасит компанию от претензий в создании филиала, так как подчеркнет, что основной структурой является головная компания. Именно она осуществляет управленческую функцию, а обособленное подразделение работает лишь на основании распоряжений генерального директора. Например, в постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 23.03.10 № Ф09-1712/10-С2 судьи пришли к выводу, что раз нет доказательств того, что подразделение самостоятельно представляло налоговую отчетность и сведения в социальные фонды и имело расчетные счета, его нельзя считать филиалом.

Также, вставая на сторону компаний, суды отмечают, что обособленное подразделение нельзя считать филиалом или представительством, если у руководителя подразделения отсутствует доверенность, подтверждающая его полномочия (постановления Федерального арбитражного суда Уральского от 23.03.10 № Ф09-1712/10-С2, Северо-Западного от 14.07.09 № А56-40765/2008, Московского от 18.06.09 № КА-А40/5444-09, Дальневосточного от 19.02.09 № Ф03-206/2009 округов).

Подтверждение реальности деятельности в льготном регионе повысит безопасность схемы

При проверке налоговики могут заявить, что регистрация в регионе с пониженными ставками имеет единственную цель – налоговая выгода. Ведь деятельность в месте регистрации компанией не ведется, соответственно, это лишь прикрытие. Поэтому необходимо, чтобы в регионе официального местонахождения организации была активность (транспортировалась часть груза, проводились встречи и т.п.). А также льготный регион упоминался в документах, в том числе и маркетинговых, в качестве фактического адреса или адреса почтовой корреспонденции.

Арбитражная практика по этому поводу немногочисленна. Однако есть примеры, где суд решил дело в пользу налоговиков как раз из-за того, что деятельность в регионе регистрации вообще не велась либо ее доля была значительно меньше, чем по обособленному подразделению (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.06.06 № А40-1711/05-75-136 и от 30.06.05 № КА-А40/3222-05).

Наем сотрудников в льготном регионе. Сотрудников, которые имеют отношение к деятельности обособленного подразделения, желательно нанимать в льготном регионе. И в трудовых договорах указывать на возможность временного или периодического исполнения функций в других регионах при возникновении необходимости. Если сотрудники фактически прописаны или зарегистрированы в месте ведения реальной деятельности, то это может являться доказательством того, что они являются работниками именно обособленного подразделения. Такого мнения придерживаются суды (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.03.11 № А56-93666/2009).

Основные документы составляются материнской компанией в регионе регистрации. Любые договоры, которые заключаются организацией, должны иметь отношение к «головному» региону. Это исключит признак самостоятельности структурного подразделения. И проверяющим будет достаточно сложно доказать, что подразделением выполнялись какие-либо функции головной организации. Поэтому в качестве меры предосторожности в договорах можно указывать юридический адрес как место его составления. А при возможности и реквизиты расчетного счета, обслуживаемого в местном банке.

Также подтвердить то, что компания действительно ведет деятельность по месту регистрации, поможет наличие реально функционирующего офиса или какого-либо другого арендованного имущества.

Обособленное подразделение не осуществляет функций основной компании. Чтобы проверяющие не признали подразделение филиалом, нужно полностью отделить его функции от обязанностей головной организации. Так как один из признаков филиала – полное или частичное дублирование действий основного офиса (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Подобное разделение функционала может помочь в суде. Так, инспекция при проверке посчитала, что налогоплательщик неправомерно применял спецрежим, поскольку имел обособленное подразделение – базу отдыха. Однако суд признал позицию налоговиков необоснованной (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.10 № А32-4638/2010), так как учредители не наделили базу отдыха функциями и полномочиями, аналогичными имеющимся у головной организации.

Как видит гражданское законодательство филиал и представительство

Понятий филиала и представительства нет в Налоговом кодексе. Поэтому они берутся из гражданского законодательства. Статья 55 Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает несколько обязательных характерных признаков.

Во-первых, подразделение должно быть обособлено и находиться вне места расположения головной организации. Во-вторых, представительство должно представлять и защищать интересы юридического лица (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал должен выполнять часть или все функции компании, в том числе и функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

В-третьих, и представительство, и филиал не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшей их компании и действуют на основании утвержденных ею положений. Руководители таких подразделений назначаются головной организацией и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

В своей деятельности некоммерческие организации, как и другие организации, независимо от организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

В данной статье будет рассмотрены: какие виды приказов бывают, как они оформляются, какие нормативно-правовые акты регулируют их оформление, сколько времени данные приказы должны храниться в организации, а в случае ликвидации – передаваться в центральный архив.

Виды приказов. Сроки хранения.

Основным назначением приказа является решение основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

Существует 3 вида приказов (распоряжений):

Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов. В обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. В зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

К регистрационным номерам приказов по личному составу, могут добавляться буквенные индексы:

Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

Приказы по основной деятельности.

Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

Вопросы, в приказах с основной деятельностью, определяются уставом организации.

Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы (например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок, экологической экспертизы и другие).

В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам издаются руководством организации (ответственными и уполномоченными лицами) по следующим направлениям деятельности:

Приказы (распоряжения), содержащие вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия).

Приказы (распоряжения) по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «75 лет»)

Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

Приказами(распоряжениями) по личному составу оформляются:

(образцы можно найти на официальных сайтах управлений и ведомств)

1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

2. по уходу за ребенком;

3. без сохранения содержания (заработной платы) (например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством);

Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «5 лет»)

Данными приказами (распоряжениями) по личному составу (срок хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником:

Передача и последующее хранение приказов (распоряжений) по личному составу, при ликвидации организации. Где искать свои документы, если организации уже не существует.

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.

Передавать документы, при ликвидации организации, независимо от их организационно-правовой формы, должны все организации, включая некоммерческие.

Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом».

Сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Порядок передачи документов.

Если имеется компания, являющаяся правопреемником, то документы должны быть переданы в ее «добрые руки»

Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все «бумажное наследство».

Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив»

Если в субъекте такие центры отсутствуют, придется обратиться в государственный или муниципальный архив.

При подготовке материалов к статье были использованы материалы следующих сервисов:

Н еобходимое условие для создания любого обособленного подразделения юридического лица – расположение вне места нахождения самого юридического лица. А раз так, то любой филиал (представительство) будут территориально удалены от головной компании. И хотим мы того или нет, но порядок документооборота между головной компанией и ее удаленными подразделениями будет организовать сложнее, чем между отделами, располагающимися в едином здании. Несмотря на то, что договор в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации относится к организационно-распорядительной документации, основные требования к этому виду документа определены Гражданским кодексом РФ (далее – ГК РФ).

В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Филиал, представительство и юридическое лицо – в чем разница?

Следует помнить, что в соответствии со статьей 55 ГК РФ филиалы и представительства не являются юридическими лицами. А это значит, что заключение договоров имеет ряд особенностей, которые накладывают свой отпечаток на документооборот договоров филиалов (представительств). Попробуем в этом разобраться.

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Обратим ваше внимание на отличие филиала от представительства, которые заключаются в круге выполняемых задач. Если филиал может выполнять любые виды деятельности, осуществляемые юрлицом на основании его учредительных документов (в т.ч. производственные), то задачи представительства ограничены – оно организуется только для защиты интересов юридического лица в рамках института представительства.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Что может руководитель филиала / представительства?

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами (см. ст. 55 ГК РФ). Значит, сами по себе они не могут заключить договор, это может сделать только юридическое лицо. А вот подписывать абсолютно все договоры первому лицу организации совсем необязательно. Главе территориально обособленного подразделения тоже может быть предоставлено такое право, правда, частенько его ограничивают определенным кругом сделок или суммой контракта. Итак, запомним: договор может быть заключен от имени юридического лица и подписан директором филиала (представительства), который назначается юридическим лицом и действует на основании его доверенности.

Оформление доверенности юридическим лицом

В доверенности определяется круг полномочий руководителя обособленного подразделения. Помимо остальных полномочий в ней обычно закрепляется его право на решение всех вопросов текущей и оперативной деятельности обособленного подразделения в порядке и в пределах, предусмотренных Положением и решением органов управления юридического лица. Право руководителя филиала на совершение сделок можно ограничить:

Чаще всего устанавливается некая предельная сумма для одной или нескольких взаимосвязанных сделок. Например, можно написать, что руководитель филиала вправе «заключать сделки (взаимосвязанные сделки) на сумму не более 2 000 000 (Двух миллионов) рублей».
Возможны запреты на совершение определенных видов сделок. Обычно это касается заключения договоров, влекущих отчуждение имущества компании, а также сделок, связанных с предоставлением займов и получением кредитов.
Доверенность может содержать как прямые ограничения полномочий, так и оговорку о том, что определенные сделки руководитель может совершать только при условии их предварительного одобрения определенными органами компании – единоличным исполнительным органом, советом директоров, общим собранием участников (акционеров) и др.

В соответствии с 55 статьей ГК РФ необходимо оформить и положение о филиале / представительстве, и доверенность его руководителю 1 .

Читайте также: