Как называется должность на ресепшене в гостинице

Опубликовано: 02.10.2024

Сегодня отельный бизнес процветает не только за границей, но и у нас на родине. Учитывая это, будет вполне логичным рассмотреть эту среду как потенциальное место работы. Какие здесь существуют вакансии? Что за обязанности подразумевает работа в отелях? И кого вообще туда берут?

Кто нужен в гостинице?

Каждый отель по-своему уникален, а потому довольно сложно говорить о них в общих чертах. При этом их индивидуальность проявляется не только в интерьере или в изысканности номеров, но и в том, какой персонал там работает. Например, если небольшая гостиница способна обойтись администратором и двумя уборщицами, то в штат пятизвездочного отеля может входить до 50 специалистов.

И все же, несмотря на все разнообразие вакансий, среди них есть те, которые востребованы больше всего.

Администратор отеля

Администратор – это первое лицо после управляющего или главного менеджера. На нем лежит ответственность практически за все в отеле: поселение клиентов в номера, организация трудового распорядка, закупка необходимого оборудования, решение конфликтов и так далее. Откровенно говоря, это самая сложная работа в отеле, а потому и самая высокооплачиваемая.

Главная проблема в том, что устроиться на должность администратора довольно сложно. Особенно когда речь идет о крупных отелях или гостиницах. Руководство понимает, что плохо подготовленный сотрудник может оплошать в любой момент, что поставит под удар их репутацию. А потому они предпочитают назначать на должность администратора лишь тех специалистов, которые имеют опыт работы в отельном бизнесе.

Помимо этого, данный вид сотрудников обязан обладать следующими качествами:

Коммуникабельностью, так как работа в отелях подразумевает непрерывное общение с клиентами.
Организаторскими навыками, ведь большая часть обязанностей администратора связана с постановкой и корректировкой задач для обслуживающего персонала.
Сообразительностью – без нее никуда, так как нестандартные ситуации будут постоянно возникать на ровном месте.

Порой владельцы предъявляют к претендентам на должность администратора дополнительные требования. Например, они могут принимать на работу только людей с высшим образованием или отсеивать тех кандидатов, которые обладают плохой дикцией.

Ресепшен

Большинство гостиниц имеет при входе ресепшен – отдельную зону, предназначенную для встречи гостей. Именно сюда первым делом обращаются клиенты для того, чтобы забронировать номер или узнать необходимую информацию об услугах данного заведения.

Чаще всего в небольших отелях на ресепшен сидит администратор. А вот дорогостоящие гостиницы, наоборот, предпочитают нанимать на эту должность отдельный персонал. Это связано с тем, что их приемная пропускает через себя куда больше посетителей, что оправдывает дополнительные затраты.

Работа в отеле на ресепшен не требует наличия высшего образования. Однако, дабы устроиться на это место, необходимо соответствовать следующим требованиям:

Иметь превосходную дикцию и манеры.
Обладать презентабельным видом.
Знать английский язык на разговорном уровне (это связано с тем, что некоторые посетители отеля могут оказаться иностранцами).

Работа горничной в отеле

В любой гостинице есть собственные горничные. Ведь именно эти сотрудники отвечают за чистоту в номерах, а также их благоустройство. Однако следует понимать, что обязанности горничной выходят далеко за рамки простой уборщицы.

В частности, на ее плечи ложатся следующие задачи:

Поддержание порядка в номере: влажная уборка, протирание пыли, замена постельного белья, дезинфекция санузла и так далее.
Проверка материальной базы. Горничная в обязательном порядке осматривает всю мебель и предметы в комнате, дабы удостоверится в их целостности. То же касается электроприборов, душа, замков и так далее.
Контроль некоторых платных услуг. Например, чтобы гость не остался без напитков, она должна ежедневно заглядывать в мини-бар.

И это лишь небольшой список тех обязанностей, что таит в себе работа в отеле (гостинице). Следует заметить, что руководство таких заведений может внедрять собственные сервисы. Допустим, некоторые престижные дома предоставляют услуги по стирке и утюжке вещей. В этом случае горничные каждое утро заходят в номера, собирают специально оставленную одежду, а вечером, после основательной чистки, возвращают ее обратно.

Швейцар

Любой уважающий себя отель имеет в своем штате нескольких швейцаров. Эти работники прежде всего отвечают за встречу клиентов при входе в здание. Они должны поприветствовать посетителей и вежливо открыть им дверь. В случае необходимости они также обязаны ответить на все возникшие вопросы или же указать путь к ресепшену.

Помимо этого, работа в отеле может обернуться для швейцара следующими задачами:

Помощь гостям с погрузкой-разгрузкой багажа.
Вызов такси. о достопримечательностях, местах для прогулки, шопинге и так далее.
Помощь с парковкой (в дорогих отелях для этого существует отдельная категория сотрудников).
Прием писем, звонков и документов постояльцев.

Кто еще нужен в гостинице?

Работа в отеле многогранна. Поэтому, помимо всех вышеперечисленных должностей, существуют и другие, не менее востребованные специальности. Давайте бегло пройдемся по ним:

Повара. Большинство гостиниц предлагает своим клиентам возможность подкрепиться в стенах их заведения. Кухня здесь может быть как до банальности обыденной (омлет, овсянка и черный кофе), так и весьма изысканной (французские, итальянские, восточные блюда). Однако любой из вариантов предполагает наличие собственного повара и его помощников.
Работники химчистки. Престижные отели предпочитают использовать собственную прачечную, так как содержать ее гораздо дешевле, чем пользоваться услугами других компаний.
Грузчики. Они нужны как для выполнения обыденных заданий гостиницы (прием белья, продуктов питания, бытовой химии), так и для помощи гостям (доставка вещей в номер).
Экономисты. Чем престижней отель, тем больше его прибыль. Поэтому руководство зачастую набирает целый экономический отдел: менеджеры по персоналу, маркетологи, пиарщики, бухгалтеры и так далее.
Вспомогательный персонал. Для того чтобы опередить своих конкурентов, гостиницы часто внедрят в свой сервис дополнительные услуги. Поэтому не стоит удивляться тому, что некоторые из них набирают в свой штат массажистов, тренеров по фитнесу, опытных гидов, переводчиков и так далее.

Особенности работы в отельном бизнесе

Главной особенностью данной работы является то, что каждый работник отвечает не только за себя, но и за весь коллектив в целом. Ведь любая ошибка ложится темным пятном на репутацию заведения, тем самым ставя под удар всех ее сотрудников.

К тому же работа в отелях Москвы, как, в принципе, и в любом другом крупном городе, обязывает к перфекционизму. Это связано с жестокой конкуренцией, которая позволяет выжить лишь тем заведениям, чьи сотрудники исполняют свои обязанности на пять с плюсом.

Работа в отеле: отзывы и рекомендации

В целом многое зависит от конкретного места работы. Например, в одних гостиницах персонал более чем доволен условиями труда и зарплатой, в иных, наоборот, никто не задерживается подолгу. Поэтому бывалые люди советуют досконально изучить будущее место работы, прежде чем пойти туда на собеседование. Например, можно найти отзывы сотрудников, которые там уже работали, в интернете и проверить их. Но, конечно, если речь идет о презентабельной дорогой гостинице, то в большинстве своем отзывы о таких заведениях, как правило, более чем положительны.

Еще одним важным пунктом является знание английского языка. Сейчас все больше и больше работодателей указывает этот пункт при наборе персонала. Поэтому если хотите устроиться в престижный отель, то начинайте заранее изучать иностранный язык.

Контракт, страховка, проживание, коммунальные услуги, питание, встреча в аэропорту и трансфер, все за счет работодателя.
Чтобы пройти собеседование, нужно пройти анкетирование и заполнить резюме.
Требование: хорошее знание английского языка.
С вашим университетом подписан договор о сотрудничестве.
По окочании работы выдается сертификат установленного образца.

Ресепшионист (администратор гостиницы) — первый, с кем встречается посетитель, поэтому на нем лежит ответственность за создание положительного первого впечатления. Чем занимается администратор гостиницы? В его обязанности входит координирование работы отеля. Он отвечает за слаженность действий персонала и дает указания сотрудникам, консультирует постояльцев гостиницы, расселяет их, знакомит с правилами проживания, выдает и забирает ключи от номеров, отвечает за корреспонденцию.

Обязанности ресепшиониста (администратора) отеля кроме прием гостей, а также работу всех внутренних служб в отеле отвечает администратор или менеджер размещения. Должность эта относится к службе фронт-офис.

Принято считать, что специально образования, человек, претендующий на эту должность, может и не иметь. Главное, чтобы он обладал рядом необходимых качеств, таких как коммуникабельность, стрессоустойчивость, навыки организаторской работы, внутренняя дисциплина. Для того чтобы быть хорошим администратором, нужно уметь быстро составлять психоэмоциональный портрет клиента, чтобы найти к нему подход.

Обязательное требование к администратору – знание хотя бы одного иностранного языка. Отели высокого уровня требуют от персонала владения несколькими языками. Наиболее престижные отели обладают собственными школами подготовки кадров (администраторов в том числе).

Администратор отеля выполняет следующие обязанности: принимает и регистрирует гостей, контролирует исполнение просьб постояльцев, информирует остальные службы отеля о прибытии/отбытии гостей и т.д. Принимает администратор и телефонные звонки, бронируя места для будущих постояльцев.

Если отель большой, в нем может работать не один администратор, а несколько. Тогда перечисленные выше обязанности распределяются между несколькими сотрудниками.

Стандартная рабочая смена администратора составляет восемь часов. Поскольку регистрация, зачастую, работает в крупных отелях круглосуточно, существует определенное расписание смен.

Обязанности:

1.Принимает и распределяет телефонные звонки.
2.Выясняет потребности звонящих и посетителей отеля.
3.Предоставляет информацию о наличии свободных номеров, стоимости проживания в зависимости от категории номера, условиях бронирования.
4.Организует прием и размещение клиентов, доставку в номера их багажа.
5.Принимает и оформляет документы, необходимые для регистрации в отеле, в специализированных отельных программах «FIDELIO» или «receptionOPERA».
6.Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров.
7.Информирует звонящих и проживающих в отеле о предоставляемых отелем услугах, принимает заказы на их выполнение, контролирует их исполнение.
8.Информирует проживающих о расположении достопримечательностей, других объектов культуры и отдыха.
9.Контролирует своевременность оплаты за проживание в отеле и предоставляемые услуги.

ВАКАНСИЯ:
ГЕСТРЕЛЕЙШЕН - СВЯЗЬ С ГОСТЯМИ
Работа с апреля(мая) по сентябрь (октябрь) месяц.
Ставка 400$ + экстра = Зарплата до 1000$

Гестрелейшен - этот сотрудник (как правило, девушка), который работает со всеми гостями в отеле, отвечает на их вопросы, просьбы и т.п.
Гестрелейшен пользуется некоторым уважением у остального персонала отеля.

Обязательное владение несколькими языками: русский, английский или немецкий.
В обязанности гестрелейшен входит решение любым вопросов и проблемных ситуаций, возникающих у гостя отеля. Для этого требуется хороший уровень английского языка, чтобы понять, к примеру, что пытается сообщить вам иностранный турист и без промедления связаться с нужным департаментом отеля, который ответственен за то чтобы, устранить проблему, вызвавшую недовольство гостя. Умение улаживать конфликты и свободный разговорный английский – это то, без чего вы не сможете работать на данной позиции.

Это интересная и ответственная работа. Вы - лицо отеля, Вы - правая рука администрации отеля. В Ваших руках сделать отдых туристов более насыщенным, ведь именно Вы владеете информацией, столь нужной отдыхающим для незабываемого отдыха: куда лучше поехать на экскурсии, в каком ресторане поужинать, в каком клубе самая лучшая музыка, где покупать сувениры и т.п.

Рабочий день разбит на несколько частей.
Заработная плата на позиции гестрелейшен составляет 400-600$. Особо благодарные туристы оставляют чаевые.
Также можно заработать на заказах в рестораны отеля, которые принимает гестрелейшен.

Обязанности:

1.Коммуникация с гостями.
2.Работа со специальными пожеланиями и предложениям, а также жалобами гостей.
3.Ведение базы данных по клиентам и их пожеланиям.
4.Ведение базы данных по VIP клиентам и их пожеланиям.
5.Встреча гостей в лобби.
6.Предоставления гостям полной информации о гостинице и услугах.
7.Организация экскурсий по гостинице.
8.Контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей.
9.Внесение информации о гостях в систему управления гостиницей и постоянное ее обновление.
10юСоставление гостевых писем.
11.Коммуникация с корпоративными компаниями и туристическими агентствами и получение информации о качестве размещения и обслуживания.
12.Предоставление информации о жалобах и предложениях гостей FrontofficeManager.
13.Координация работы служб приема и размещения гостей.
14.Проверка гостевых номеров перед заездом.
15.Поддержание Стандартов действий гостиницы
16.Подчинение правилам, установленным Корпоративным Кодексом компании.
17.Соблюдение стандартов внешнего вида, принятых в Компании.

Ресепшен или стойка администратора можно смело назвать «лицом» отеля, гостиничного комплекса. Его оформлению, удобству и функциональности уделяют много времени и сил. От первого впечатления, которое производит ресепшен на клиентов, будет зависеть их отношение к отелю, желание снова остановиться в этом месте, рекомендовать его знакомым.

Reception – в переводе приемная, гостиная. Это место, с которого начинается гостиница или отель. Дорогие пятизвездочные отели не скупятся на оформление ресепшена дорогим материалом и декором. Недорогая, но хорошо оформленная, соответствующая дизайну отеля стойка, произведет на гостей не менее приятное впечатление. Обслуживание персонала и общение с администратором гостиницы станет для клиентов значимым фактором, который определит его отношению к отелю. К ресепшену относятся стойка администратора (регистрации) и зона ожидания.

Стойка регистрации

Рабочая зона администраторов, основная задача которых вежливо встречать гостей, отвечать на вопросы и помогать с заселением в номере. Как правило, в гостинице стойка администратора выше обычных. Это связано с тем, что работа с клиентом ведется стоя, а не сидя. В зависимости от размеров холла длина столешницы может достигать от 3 до 5 метров. Такое расположение позволяет нескольким администраторам одновременно принимать постояльцев. Конструкция стойки в гостиницах обычно двух уровневая. На нижнем ярусе располагается компьютер, оргтехника, рабочие папки для сотрудников, так чтобы посетители их не видели. Провода от техники убраны, чтобы не портить общее впечатление от обстановки холла. Верхняя часть имеет опрятный и прибранный вид без лишних предметов.

Зона ожидания

Располагается рядом со стойкой. Предназначена для комфортного отдыха клиентов и гостей. Зона ожидания обставлена удобными диванами и креслами, столиками с журналами. Мебель расставляется таким образом, чтобы отдыхающим, рабочему персоналу и вновь прибывшим гостям было удобно и комфортно перемещаться. Свежие журналы и газеты, информация об отеле помогут гостям не только скоротать время ожидания, но и провести его с пользой. Основная задача этой зоны ресепшена – удобство и комфорт посетителей гостиницы.

Основные функции ресепшен

Зависят от отеля, но есть стандартный набор функций, которые выполняются в любой гостинице:

Бронирование номеров для клиента.
Встречать и регистрировать гостей.
Оформление и размещение по номерам.
Общаться с клиентами по телефону и лично.
Помогать приезжим по возникшим вопросам, решать возможные проблемы с проживанием в номере.
Выписывать счета и вести кассовый учет.

Гости отеля обращаются к администратору по любому вопросу, и основная задача персонала вежливо общаться, помогать решить возникшие трудности.

Режим работы

Как правило, работает ресепшн круглосуточно и без выходных. Приезжие могут заселить в любое время суток, в том числе ночью, поэтому администратор должен находиться на месте. Между персоналом предусмотрены смены по количеству часов, которые установлены правилами гостиницы.

Узнав, что такое ресепшн в гостинице можно с уверенностью назвать его центром отеля, с которого начинается и которым заканчивается общение с клиентами. На ресепшене сфокусирована основная деятельность заведения. Чем лучше организована работа и функционал ресепшена, тем лучшего мнения о гостинице останется у посетителей. На персонале отеля, особенно на администраторах лежит основная обязанность быть «лицом» отеля, отзывчивым и внимательным, хорошо знать работу гостиницы, владеть минимум одним иностранным языком, уметь выполнять много задач, оставаясь приветливым с гостями.

Лицом любой гостиницы является персонал. Заходя в любой отель постояльцы обращают внимание не только на интерьер, а и на работников. Наиболее распространенными сотрудниками в данных заведениях являются администраторы, менеджеры гостиницы, горничные, повар, официант, охранник.

Если гостиница крупная, то нанимаются аниматоры, медики, крупье в казино, массажисты, парикмахеры и специалисты маникюра. В современном мире в штате должен быть PR-менеджер, а также администратор и менеджер, для поддержки веб-страницы гостиницы.

Оптимальный штат гостиниц и отелей

Количество персонала гостиницы зависит от статуса. В соответствии с рекомендациями Всемирной организации туризма в трехзвездочной гостинице должно работать минимум 8 человек, в пятизвездочной — 20, в гостинице 4 звезды от 12 профессионалов. Минимальный штат отеля должен составлять 4 человека.

Какой персонал работает в гостинице?

Директор, менеджер и управляющий отелем — это все одна и та же должность. Директор руководит всей инфраструктурой, занимается принятием решений. Самой востребованной профессией является горничная. Чистота — главный показатель, который показывает отношение к постояльцам гостиницы. Поэтому горничные, способные поддерживать достойный уровень чистоты в номерах и во всем заведении ценятся очень высоко.

Администратор — это первый человек, которого встречают посетители при входе в отель. Поэтому администратор должен всегда хорошо выглядеть, быть дружелюбно настроенным. В случае возникновения вопросов постояльцы обращаются именно к администратору, который должен оперативно решить проблему. В обязанности администратора входит прием звонков и ведение списка заехавших/выехавших постояльцев.

В четырехзвездочных и пятизвездочных гостиницах обычно есть швейцары. Портье встречает гостей на входе приоткрывая дверь. В обязанности портье входит получение почты.

Так как в отеле обязательно должен быть ресторан и бар, то в штате работают повара, бармены, официанты.

Какими качествами должен обладать сотрудник гостиницы?

Каждый специалист, работающий в туристической сфере, должен обладать рядом навыков:

стрессоустойчивость;
доброжелательность;
внимание к деталям;
владение английским, а также желательно и несколькими другими языками;
пунктуальность.

Этими качествами должны обладать все без исключения сотрудники отеля и гостиницы, и руководящий состав, и обслуживающий персонал.

Что такое ресепшн. Особенности стойки ресепшн в гостинице

Другое название ресепшн – административная зона или зона регистрации гостей.

В русском языке под ресепшн понимается как место в отеле (офисе, салоне красоты и др), так и служба, т.е. сотрудники. Во втором случае имеет смысл упомянуть также о режиме работы. Как правило, это 24/7, при этом сотрудники работают посменно с 8 или 9 утра.

В каком бы смысле мы не говорили о ресепшн, это всегда лицо, уровень и статус отеля. Соответственно, и сотрудники, и обстановка (дизайн пространства и мебели) подбираются особенно тщательно.

Другая важная функция административной стойки – создать необходимое впечатление о гостинице. Разумеется, ее внешний вид должен соответствовать стилистике и статусу средства размещения.

Выбор места для стойки ресепшн

Оно логичным образом вытекает из задач этой зоны в отеле. Итак, для удобства гостей и персонала стойка регистрации должна находиться:

на первом этаже: только здесь можно встретить гостя и произвести на него первое впечатление;
недалеко от входной и лифтовой группы: чтобы гость, после регистрации (или получения необходимой информации) мог быстро подняться к себе в номер;
рядом с зоной ожидания: гости, которые еще не зарегистрировались, могут с комфортом дождаться здесь своей очереди;
расположение ресепшн фасадной стороной к гостям.
желательна возможность расположения бэк-офиса и служебного санузла.

2. Форма и размеры стойки регистрации

В зависимости от формы помещения и дизайнерской задумки, она может быть, например, прямой, полукруглой, угловой, П-образной.

Считается, что прямые и дугообразные идеально подходят для большого и удлиненного пространства, угловые – для небольших помещений.

Популярным сейчас является также островной вариант (в виде круга, квадрата или прямоугольника). Он больше всего подойдет для просторного лобби.

Полукруглая формы ресепшн позволяет сотруднику всегда находиться лицом к посетителю.

Также удобна П-образная форма, составленная из прямых и угловых модулей. Ее размер будет варьироваться от размера лобби.

Также практикой давно выработаны определенные размеры, чтобы этот предмет интерьера был удобен как гостям, так и сотрудникам.

Высота:

Глубина

Она должна быть удобной для размещения компьютера, документов. Размеры здесь варьируются от 500 до 700 мм.

Длина

Общая ширина будет зависеть от номерного фонда и предполагаемой загрузки. При этом рабочее пространство одного сотрудника не должно быть менее 800 мм. Как правило, этот параметр варьируется от 800 до 1200 мм. Общая длина всей столешницы может составлять 2-3 метра, а в крупных отелях – 5 метров.

3. Стойка ресепшн: готовое решение или на заказ

Наиболее экономичный и быстрый вариант – приобрести готовые модели. При этом, для придания им индивидуальности, можно заказать брендирование внешних поверхностей.

Сетевые отели, несмотря на жесткие стандарты, стараются вносить разнообразие даже в рамках своего бренда путем интересных дизайнерских решений. Цель – обыграть местный колорит и преимущества здания. Также, разумеется, подчеркнуть уровень отеля и его стилистическую направленность.

Вот, к примеру, как по-разному выглядят зоны ресепшн в отелях сети Hilton:

Hilton Istanbul Bosphorus

При любом раскладе, формат стойки службы приема и размещения, а также ее дизайн должны соответствовать размеру лобби, утвержденному интерьеру, а также количеству номеров и ожидаемой загрузке. Последний критерий крайне важен, чтобы сотрудники службы приема и размещения могли оперативно оформить гостей в отеле, в том числе в периоды пиковой загрузки. Для этого за стойкой ресепшн достаточно предусмотреть дополнительные рабочие места для сотрудников.

4. Материалы для изготовления гостиничной стойки ресепшн

Итак, чаще всего для изготовления административной стойки применяются следующие материалы (и их конфигурации):

Ламинированное ДСП (древесно-стружечная плита). Производится путем спрессовывания опилок и их последующего ламинирования.
МДФ, или мелкодисперсионная фракция. Представляет собой плиты, спрессованные из древесных волокон.

Принципиальное отличие этих двух материалов – в составе клея. Во втором случае волокна склеиваются при помощи натуральных смол, что делает материал более плотным по структуре. Это делает МДФ более дорогим материалом, чем ЛДСП.

Пластик

Металл
Дерево

Как правило, дерево используется в интерьерах либо дорогих либо тематических гостиниц (например, при обыгрывании кантри-стиля). Возьмем, к примеру, роскошный, выполненный в классическом стиле отель Ritz Carlton Central Park, расположенный в центре Нью-Йорка. Стойка администратора отеля также выполнена в классическом стиле. Его благородство и вневременность подчеркнута отделкой, в которой используется инкрустированное дерево.

Стекло
Натуральный либо искусственный камень.

Пример стойки из натурального камня – отель Wall Street 4* (г. Одесса)

Вот как будет зависеть применяемый материал в зависимости от уровня гостиницы:

Эконом-класс: ламинированное ДСП или перфорированный лист
Стандарт: чтобы придать изделию благородный вид, используют молдинги (специальные декоративные планки), детали из пластика, хромированную сталь. За основу берут ДСП.
ВИП-класс: камень, нержавеющая сталь, стекло, пластик, основа из МДФ или ДСП
Элитные: по эксклюзивному заказу из добротного дерева с различными дополнениями.

Популярный дизайнерский тренд – сочетание стекла и дерева.

5. Комплектация гостиничной стойки со стороны гостя

Первую задачу решает правильное освещение (как правило, оно бывает дневным ночным), а также крючки и полки для небольших сумок и рюкзаков.

6. Оснащение рабочего места

Внутреннее оснащение стойки ресепшн в отеле – это мини-офис, скрытый от глаз посетителей. В частности, здесь расположены:

оргтехника: компьютер с системой управления отелем, два лазерных принтера, факс, ксерокс, калькулятор;
кассовый аппарат, терминал оплаты кредитных карточек; прокатная машина для банковских карточек на аварийный случай отключения энергии, детектор для купюр;
терминал для кодирования ключей (энкодер);
цифровая многоканальная телефонная станция с дисплеем;
рация для оперативной связи со службой номерного фонда и инженерной службой;
шкаф для ключей, сейф;
тумба с информационной картотекой (Bucket); место для ящиков, в которых будут храниться папки с документами, канцтовары и рекламная продукция;
розетки и включатели света во всех общественных зонах;

Также в зоне ресепшн находятся:

Зона ожидания (приемная зона)

Это пространство является частью входной группы и расположено в непосредственной близости от стойки регистрации.

Правила здесь те же, что и для стойки регистрации: с ростом звезд в отеле возрастает качество и стоимость материалов для оформления этого пространства.

Администратор на ресепшн

Так же как стойка приема и размещения гостей является визитной карточкой отеля, администратор на ресепшн является его лицом. Соответственно, к нему предъявляются достаточно высокие требования: от внешнего вида до соблюдения стандартов обслуживания и знания тонкостей общения.

Ресепшн в отелях – правила и исключения

Что такое ресепшен в гостинице

Стойка регистрации

Зона ожидания

Основные функции ресепшен

Зависят от отеля, но есть стандартный набор функций, которые выполняются в любой гостинице:

Бронирование номеров для клиента.
Встречать и регистрировать гостей.
Оформление и размещение по номерам.
Общаться с клиентами по телефону и лично.
Помогать приезжим по возникшим вопросам, решать возможные проблемы с проживанием в номере.
Выписывать счета и вести кассовый учет.

Режим работы

Должности в отелях

Во время путешествия за границу никто не застрахован от проблем. Даже в таком спокойном месте, как отель, может возникнуть какая-нибудь неприятность, либо даже просто вопрос – и в таком случае турист обычно не знает, к кому обратиться. Осложняется все еще и тем, что в аббревиатурах и непонятных английских словах сложно разобраться, а если знание иностранного языка слабое, то приходится еще тяжелее.

Чтобы разобраться, какой работник отеля за что отвечает, нужно просто знать список должностей в иностранных гостиницах – практически во всей Европе, а иногда и за ее пределами, этот список одинаков.

Топ-менеджеры

Люди этих должностей отвечают на самые серьезные вопросы, которые связаны с проживанием или путевками.

General manager

Этот человек – самый важный в отеле. Вообще он генеральный директор, но в этом лице часто совмещается учредитель, спонсор и владелец. Конечно, он может быть просто нанятым лицом, но именно этот человек ставит подписи на документы, принимает различные решения, заключает договора и вообще следит за всей деятельностью отеля.

Executive housekeeper

Человек, являющийся исполнительным директором. Он озвучивает решения и интересы владельца отеля, является посредником между ним и остальным персоналом.

Персонал, помогающий решать вопросы

Motel (hotel) manager

Travel clerk

Этот человек отвечает за все экскурсии. У него о них можно узнать подробности. Нередко у него же эти экскурсии заказывают. Разумеется, это относится только к экскурсиям, которые организует отель. С помощью этого человека можно еще заказать билет в театр или кино, он же занимает трансфером.

Cashier’s supervisor

Lodging facilities manager

Этот человек провожает посетителя до номера и следит за тем, чтобы горничные всегда убирали в комнате, а клерки качественно выполняли свою работу. К нему нужно обращаться по вопросам наличия ванных принадлежностей, уборки в комнате, а также по работе обслуживающего персонала.

Sale representative

Специалист по связям с общественностью, также занимается рекламой. Он тоже может быть полезен гостю отеля – к нему можно обратиться, если вы планируете организовать в отеле презентацию или конференцию. Конечно, если отель предполагает такую возможность.

Hotel clerk

Именно этот человек встречает туристов в холле отеля, регистрирует их и вручает ключи от номера. Он отвечает за вопросы расселения гостей и может выписывать чеки.

Parlor chaperone

Человек данной профессии занимается всей мелкой работой. Он разносчик багажа, курьер, провожатый, почтальон, а также помощник для любого другого должностного лица. Обращаться к нему можно смело – он либо сам решит вопрос, либо подскажет, к кому именно обратиться.

Другой персонал

Сюда относятся бармены, повара, аниматоры, горничные, швейцары и вообще все те, кто занимается обслуживанием гостей отеля. Эти профессии русским туристам более-менее знакомы.

Персонал, не пересекающийся с туристами

Этот персонал редко попадается туристам на глаза, однако он оказывает большое влияние на жизнь гостей и отеля в целом.

Night auditor

Как видно из названия – это ночной работник отеля. Он сводит все дневные счеты и пишет отчеты. Обычно эти люди работают поздно вечером или ночью. Обращаться к нему с какими-либо вопросами бесполезно.

Food and Beverage manager

Этот человек контролирует работу всех ресторанов, кафе, ларьков и буфетов в отеле.

На ресепшен или на ресепшене — как правильно?

Отвечает Есения Павлоцки, лингвист-морфолог, эксперт института филологии, массовой информации и психологии Новосибирского государственного педагогического университета.

Сейчас же можно сказать, что склоняемый и несклоняемый варианты равноправны: верно и на ресепшен, и на ресепшене.

Администратор на ресепшене – это, оказывается, самый важный человек в команде. Он скрупулезно отвечает на телефонные звонки, планирует и подтверждает встречи, отвечает на электронные письма, следит за наличием свежего кофе и многое другое. При этом секретарь успевает приветствовать каждого посетителя. Вы еще сомневаетесь в том, что администратор на ресепшене - это самый важный сотрудник в команде.

Вот несколько причин, которые это доказывают.

1. Создает впечатление о компании

Как вы думаете, кого встречает ваш клиент, когда переступает порог офиса? Конечно, это регистратор, который несет ответственность за то, какое первое впечатление сложится о вашем бизнесе.

Администратор вашего офиса обычно является первым человеком, с которым контактирует потенциальный клиент. Это справедливо как для личного посещения, так и для телефонного звонка. Это первый голос, который слышат потенциальные клиенты, когда звонят, и первое улыбающееся лицо, которое клиент видит, когда входит в офис.

Для некоторых предприятий первое впечатление может иметь решающее значение. Администратор, который нагрубил клиенту, навсегда испортит впечатление о вашей компании. Вот почему так важен внешний вид, индивидуальность и манеры сотрудника. Все эти критерии влияют на то, что ваши клиенты подумают не только о самом администраторе, но и обо всей вашей компании.

2. Самый организованный человек в офисе

Когда вы думаете о том, насколько организованны администраторы, вы понимаете, что во многом это зависит от их умения пользоваться современными технологиями.

Раньше это была преимущественно бумажная работа. Администраторы должны были разбирать кипы документов и наводить безупречный порядок, чтобы всегда знать, что и где находится.

Все это делалось во время приветствия клиентов и выполнения его просьб, ответа на один звонок за другим и выполнение просьб о помощи, поступающих от коллег.

Вот почему администратор по совместительству должен быть самым организованным человеком в офисе. Однако современные технологии позволяют им держать большую часть документов в электронном виде. Гораздо проще находить нужные документы, когда они хранятся в программе, а не в обычных папках.

3. Эффективнее всех остальных решает офисные проблемы

Менеджеры и другие члены команды часто полагаются на администратора, чтобы решить некоторые из самых сложных проблем, таких как отслеживание потерянных пакетов, организация больших встреч с клиентами и персоналом и устранение проблем с клиентами.

4. Администратор справляется практически с любыми задачами

Один известный бизнесмен однажды рассказал, как его очень миниатюрная секретарша однажды поменяла колесо на его машине после того, как поняла, что оно спустило. Она заметила это, когда бизнесмен был занят важным телефонным разговором, и знала, что ему нужно срочно ехать через весь город на важную встречу, как только звонок закончится.

По-видимому, она устанавливала его запасное колесо и параллельно отвечала на входящие звонки, используя Bluetooth-гарнитуру для связи с клиентами. Конечно, никто не призывает взваливать на администратора решение абсолютно всех проблем, которые возникают у сотрудников офиса. Однако хороший администратор увидит проблемы до того, как они произойдут, взаимодействуя со всеми в офисе, исправляя невозможные проблемы и в целом внося коррективы, где они необходимы в течение дня.

5. Администратор является мастером общения и ведения переговоров

Те, кто не может общаться ясно и быть столь же убедительным, как переговорщик, не должны занимать должность администратора. Эти сотрудники обладают удивительно способностью внимательно слушать собеседника и легко извлекать самые важные детали из разговора и выполнять все, что от них требуется.

Они могут читать между строк, чтобы добраться до сути любого вопроса. Ваш офисный администратор может сделать один звонок и сдвинуть горы, даже если все остальные, кто пытался до них, потерпели неудачу. Лучше всего, если администратор помимо всего вышеназванного обладает удивительной стрессоустойчивостью. Он просто продолжает выполнять свою работу, даже если внутри бушует эмоциональное пламя.

6. Администратор является офисным фаворитом

Этот сотрудник делает очень много для всех своих коллег. Вот почему все любят его. По этой причине любимец офиса становится совершенно незаменим. Администратор знает даже самых интровертных сотрудников и клиентов близко.

Когда он должен взять выходной день, уехать в отпуск или даже ненадолго отпроситься, чтобы посетить стоматолога в течение часа, все в офисе быстро начинает ломаться. Однако в ту минуту, когда администратор возвращается, все, кажется, встает на свои места, как будто ничего не произошло. Хаос возникает всякий раз, когда ваш администратор не находится в офисе.

Читайте также: