Нужно ли подавать сзв тд при временном переводе на другую должность

Опубликовано: 04.07.2024

ОПФР подготовило обзор вопросов работодателей, поступающих в ходе семинаров и вебинаров по теме электронных трудовых книжек.

1) Как работодатель узнает стаж для расчета больничного по новому работнику, который до этого выбрал электронную трудовую книжку?

В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Таким образом, новый работник предоставит два документа, последний ему должны выдать в день увольнения по прежнему месту работы (с 01.01.2020), также он вправе получить сведения о трудовой деятельности в ПФР, в МФЦ либо через портал государственных услуг в электронном виде.

2) Если у работника 20.01.2020 истек срок трудового договора, а 27.01.2020 заключен новый срочный договор, то как заполнять отчет?

СЗВ-ТД о работнике за январь в данном случае будут состоять из трех строк: № 1- сведений о последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020; № 2 — сведения об увольнении 20.01.2020 г.; № 3- сведения о приеме на работу 27.01.2020 года.

3) Сотрудник принят в 2013г., переименование организации произошло в 2015 г. Он уже выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки. Какие записи мы должны сделать в СЗВ-ТД за январь?

СЗВ-ТД за январь в данном случае должна содержать отметку о дате поданного работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки, а также сведения о трудовой функции работника у данного работодателя на 01.01.2020 г. (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (п.2.1. ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). По этому, в таблице сведений о трудовой деятельности должно быть отражено две строки с данными о кадровых мероприятиях на 01.01.2020 г.: № 1- сведения о приеме на работу в 2013 г., содержащие информацию о трудовой функции (должности) и т.д. по форме; № 2 — о переименовании Вашей организации в 2015 году. Это правило позволит обеспечить преемственность сведений о трудовой деятельности в переходный период.

4) Как работодатель узнает, что на предыдущем месте работника уволили по статье, если он выбрал трудовую книжку в электронном виде и выписку из нее при трудоустройстве не предоставил?

СМ. ответ на вопрос № 1.

5) Работник работал по срочному трудовому договору. В январе его перевели на постоянное место работы в той же должности. Отчет СЗВ-ТД на него не заполняем?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ в сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.

В соответствии с п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу. Перевод на другую работу (перемещение) — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). Из вопроса следует, что трудовая функция работника (должность, структурное подразделение) не изменилась, следовательно, внесение какой-либо записи в трудовую книжку не требуется, также не требуется представление СЗВ-ТД (см. письмо Роструда от 20.11.2006 №

6) У сотрудника последняя запись в трудовой книжке перевод 01.07.2018. При подаче первичных данных до 17.02.2020, нужно указать только перевод или дополнительно указать дату приема сотрудника?

Первую форму СЗВ-ТД подаем только в отношении тех, кого в январе 2020 г. принимали, увольняли, переводили на другую постоянную работу, присвоили новую квалификацию, организация в январе т.г. изменила свое наименование, либо тех, кто подал заявление о выборе формата трудовой книжки. В первой форме всегда должна быть заполнена строка № 1 сведений - о последнем по трудовой книжке кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г. (из вышеназванных) у данного работодателя (п. 1.4; 1.6; 1.7; 2.9 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 №730п). В примере, последнее кадровое мероприятие у данного работодателя, подающего сведения, – перевод 01.07.2018 на другую должность (запись в СЗВ-ТД №1), в январе 2020 - другое из названных мероприятий (запись №2) или дата заявления.

7) Нужно ли в связи с введением электронных трудовых книжек привести в соответствие с единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС) должности в штатном расписании?

Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать указанным в утвержденных квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ст. 57 ТК РФ, п. 2.5.4 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 №730п).

8) Если работники написали заявление в декабре 2020 г. оставить трудовые на бумаге, то данные по СТД надо на всех них подать единоразово до 15.01.2021? В последующем на них перемещение и увольнение не надо подавать?

Да, СЗВ-ТД не позднее 15.01.2021 в отношении подавших заявление в декабре 2020 г., если по работникам в течение всего 2020 г. не было кадровых мероприятий (п. 1.7 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 №730п).

9) Если временный перевод сотрудника с одной должности на другую, например, на период декретного, необходимо ли подавать СЗВ-ТД?

В СЗВ-ТД включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом информация (ст. 66.1. ТК РФ, п.1.4; 2.5.3. Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 №730п). Таким образом, сведения о временном переводе в СЗВ-ТД не вносятся.

10) Предусмотрены ли «нулевые» отчеты СЗВ-ТД в 2020 году?

В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника (ст. 66.1. ТК РФ, п.1.2 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 №730п). Трудовые отношения возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома (по поручению) работодателя или представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен, а так же в связи с избранием (назначением) на должность (ст. 16, 67 ТК РФ). Из указанного следует, что «нулевые» СЗВ-ТД не формируются.

11) ИП без работников, у него на руках трудовая книжка. Каким образом он уведомляет ПФ о способе ведения трудовой книжки? Ведь в будущем он может стать вновь наемным работником.

Лица, объективно не имевшие возможности по 31.12.2020 подать работодателю заявлений, о формате трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся граждане, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 г. не состоявшие в трудовых отношениях (часть 6 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

12) Как в отчете СЗВ-ТД провести работника который уволился 22.01.2020г., а 23.01.2020г. снова принят на работу?

Форма СЗИ-ТД будет содержать, как минимум, сведения о трех кадровых мероприятиях (п. 1.4; 1.7; 2.5. Постановления Правления ПФР № 730п):

№1 / дата до 01.01.2020/ 1 – прием/ должность…/ приказ/дата/ номер;

№2 / 22.01.2020/ 5 – увольнение/ Расторжение трудового договора по …./ приказ/дата/ номер;

№3 / 23.01.2020/ 1 – прием/ должность …./ приказ/дата/ номер.

13) Можем ли мы уведомить работниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, о выборе вида трудовой книжки после того, как они выдут на работу? Это будет 2021-2022 годы. И потом внести запись о выборе вида трудовой книжки.

Работодатель обязан уведомить не позднее 30.06.2020 г. каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В законе не указан способ вручения работнику такого уведомления, следовательно, возможен любой вариант, позволяющий подтвердить вручение: лично под роспись, заказным письмом, электронным сообщением с электронной подписью работодателя.

Лица, объективно не имевшие возможности по 31.12.2020 подать работодателю заявлений о формате трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. К таким работникам в т.ч. относятся находящиеся в отпуске или временно нетрудоспособные (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

14) Внутренних совместителей тоже нужно вносить в СЗВ-ТД? Есть продавцы, выполняющие функцию уборщиков помещений и грузчиков.

Согласно ст. 60.1 ТК РФ совместительство бывает внутреннее (один работодатель по месту основной работы и по совместительству) и внешнее (у других работодателей, кроме основного места работы). В соответствии с п. 1.4 Постановления Правления ПФР № 730п форма СЗВ-ТД представляется в т.ч на лиц, работающих по совместительству. Выделение информации о приеме на работу по совместительству (увольнении совместителя) также предусмотрено форматом сведений, утвержденным вышеназванным Постановлением (приложение № 3; Таблицы 6, п. 1.6; Таблица 9, п. 1.5). Таким образом, СЗВ-ТД необходимо предоставлять в случае кадрового мероприятия по основной должности и (или) кадрового мероприятия по должности, замещаемой по совместительству.

Некоторые кадровики на заполнение отчета за январь 2021 потратили больше месяца. Кто-то до сих пор считает СЗВ-ТД одним из самых «мутных» отчетов в Пенсионный фонд. Но это можно изменить, если при подготовке отчета использовать кое-какие лайфхаки.

В статье узнаете

Кто и когда сдает СЗВ-ТД

Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.

Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках. Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.

прием,
увольнение.

перевод на другую постоянную работу,
присвоение нового разряда, квалификации,
переименование работодателя, по решению суда,
заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.

Отчеты сдаем электронно с квалифицированной подписью работодателя в Пенсионный фонд по месту регистрации фирмы, ИП или обособленного подразделения. Если работников меньше 25, отчет можно сдать на бумаге.

Какие штрафы

С 2021 года штрафы уменьшили и юрлиц не привлекают. Теперь штрафуют должностных лиц на 300-500 рублей, если отчет не сдать, сдать не вовремя или с ошибками.

Ошибки в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ не так опасны, протоколы по ним составляет Пенсионный фонд, а привлекает суд.

Сдавать ли на совместителей и дистанционных

Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.

Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.

Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.

Вносить ли иностранцев

Вносить. Постоянно или временно проживающих (пребывающих) иностранцев и высококвалифицированных иностранных специалистов, если заключили с ним трудовой договор.

Въедливые кадровики удивляются. Мы же не сдаем СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на высококвалифицированных иностранных специалистов, а почему СЗВ-ТД должны? Хитрость вот в чем. СЗВ-ТД мы обязаны сдавать на зарегистрированных лиц (со СНИЛС), а остальные отчеты на застрахованных (за кого платим взносы). Выскококвалифицированные специалисты не застрахованы по ОПС. Поэтому сдаем по ним только СЗВ-ТД.

Важно. Если у иностранца нет СНИЛС, отчет СЗВ-ТД по нему не сдать. Регистрировать иностранца в ПФ обязанность работодателя. Для регистрации отправьте в Пенсионный фонд форму АДВ-1 и АДВ-6-1. Используйте последнюю редакцию форм от 23 января 2021, иначе их не примут и опоздаете с СЗВ-ТД. Не хотите «заморачиваться», используйте СБИС, там всегда актуальные формы. Оформить СНИЛС в СБИС.

Заполнять ли код выполняемой функции

Чаще всего не заполнять. Большинство частных фирм не обязаны писать код. Но графа обязательна к заполнению, если работодатель принял решение о применении профстандартов и профстандарт есть для должности работника. Обычно это государственные и бюджетные организации.

Еще графу лучше заполнить, если:

за работу по этой должности предусмотрены льготы, компенсации или ограничения. Например, педагог, тренер, которые потом пойдут в ПФ за досрочной пенсией;
если на этой должности могут работать только сотрудники с определенным образованием, опытом работы.

Где взять цифры для кода выполняемой функции

В коде 7 знаков. Ищем их в профстандарте должности. Список действующих профстандартов выкладывает Минтруд на сайте http://profstandart.rosmintrud.ru.

Первые 5 знаков берем из первого раздела профстандарта «Общие сведения», остальные из раздела II «Описание трудовых функций». Для работников-универсалов часто пишут наивысший уровень квалификации. Например, единственный в организации «Специалист по персоналу» выполняет и подбор, и делопроизводство, и управление персоналом. Тогда его код 07.003-H-7.

С 1 июля 2021 графу 5 заполняем по-новому, по кодам Общероссийского классификатора занятий. Плюс появится строка для отметок о работе в районах Крайнего севера и раздел о правопреемниках работодателя.

Как сдать СЗВ-ТД за январь 2021

Отчет за январь 2021 особенный. Укажите в нем работников, по которым не было кадровых событий в 2020. Например, это сотрудник, который работает у нас с 2016, но в 2020 мы его не переводили, не присваивали квалификацию и он так и не подал нам заявление о выборе формата ТК.

Некоторые кадровики до сих пор «крыжат» по 150 отчетов за прошлый год и выискивают таких работников.

А можно это автоматизировать. СБИС соберет такой отчет за минуты, если в 2020 вы вели учет в СБИС. Выберите кнопку заполнить СЗВ-ТД «без кадровых документов в 2020 году». И потратьте время на чашку кофе с подругой.

Если Пенсионный фонд найдет ошибку в СЗВ-ТД, он пришлет

Как же действовать?

Понять ошибку. Она написана в Протоколе проверки, но часто «абракадаброй». Например: «ошибка 30.ВСЗЛ.ОП.1.1». Если отправляете отчетность в СБИС, то сразу увидите перевод на человеческий: «неправильно указан СНИЛС».

В СЗВ-ТД также. Делаем 2 записи:

полностью дублируем ошибку и ставим «Х» в графе Признак отмены записи,
следующей строкой заносим правильную информацию.

Как сдавать СЗВ-ТД без ошибок

Можно 4 часа руками перепроверять, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитались ли второй раз за уволенного. А можно проверку автоматизировать.

Используйте СБИС, он до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть «человеческим» языком.

Хочу сдавать СЗВ-ТД с первого раза

Частые вопросы

В 2020 сотрудник не подавал заявления ни о сохранении бумажной трудовой книжки, ни о выборе электронной. Надо ли по нему сдавать СЗВ-ТД?

Специально «отчет про молчуна» не сдавайте.

Но нужно указать его в отчете за январь 2021, если за 2020 вы ни разу не отправляли по работнику СЗВ-ТД. Он мог не попасть ни в один отчет 2020, если по нему не было кадровых мероприятий. Его в 2020 не принимали, не переводили, не увольняли, не присваивали квалификацию, не лишали права занимать должность по решению суда, работодатель не менял наименование и сам работник не подавал заявления о выборе формата трудовой книжки. Отчет за январь 2021 подайте до 15 февраля.

Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком или находится в отпуске. Cдавать ли по ней отчет СЗВ-ТД?

Сдавайте отчет, только когда у работницы будут кадровые события. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или она подаст заявление о выборе формата трудовой книжки.

А вот когда работница уходит или выходит из декретного отпуска, подавать СЗВ-ТД не нужно. Это не является кадровыми мероприятиями. Вы не указывали их и в бумажной трудовой книжке.

Работника восстановили на работе по решению суда. Нужно ли подавать СЗВ-ТД?

Нужно. Но восстановление – это не новое кадровое событие, а отмена ошибочной записи об увольнении.

Помним, СЗВ-ТД – это аналог бумажной трудовой книжки, с некоторыми особенностями. В бумажной ТК мы бы написали «Запись за №10 недействительна, восстановлен на прежней работе. Приказ от 00.00.2021 №0-к». А для СЗВ-ТД действуем так:

формируем отчет,
дублируем ранее поданные сведения об увольнении, но ставим «Х» в графе «Признак отмены записи».

Перевод на должность работницы в декрете. Включать ли в отчет?

Не нужно сдавать СЗВ-ТД по временному переводу на место работницы в декрете.

В отчетах отражают только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

На зимний сезон мы переводим мастеров на должность разнорабочего. Указывать ли переводы в отчете?

Не сдают СЗВ-ТД по временным переводам.

В отчетах отражайте только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

Был «отдел», стало «управление». Как отразить в СЗВ-ТД переименование отдела?

Пишите новое название отдела или структурного подразделения в графе «Трудовая функция». Пенсионный фонд советует отразить в отчете это, как кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Но обратите внимание. В СЗВ-ТД вообще не надо указывать переименование, если в трудовом договоре сотрудника вы не писали конкретный отдел или структурное подразделение.

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Сдавать ли СЗВ-ТД о смене фамилии?

Не нужно. Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Работник сменил пол. Указывать ли это в отчете?

Не нужно сдавать форму при смене работником фамилии имени отчества из-за смены пола.

Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Когда в СЗВ-ТД писать информацию о профессиональной подготовке и высшем образовании?

И по разъяснениям Минтруда: запись вносится, когда непосредственно работодатель установил, присвоил этот разряд, класс, категорию, классный чин.

perevod_sotrudnika_na_druguyu_dolzhnost_v_szv-td.jpg

Условия перевода

Напомним, что перевод сотрудника на другую должность без письменного согласия работника не допускается (ст. 72.1 ТК РФ). Исключением признаются случаи (ст. 72.2 ТК РФ):

предотвращения или устранения последствий техногенных или природных катастроф (включая пожары, наводнения, землетрясения);
несчастных случаев, произошедших на производстве, или производственных аварий;
простоя, предотвращения нанесения ущерба имуществу, замещение временно отсутствующего сотрудника – из-за обстоятельств, возникших по чрезвычайным причинам.

Период такого временного перевода, оформленного без согласия сотрудника, ограничен 1 месяцем. По соглашению между сторонами срок может быть увеличен до 1 года или до момента возвращения отсутствующего сотрудника.

Осуществляется перевод письменным распоряжением руководства компании. Работник должен быть ознакомлен под подпись с приказом или иным документом, в котором прописаны условия перевода.

В каких случаях отражается перевод сотрудника на другую должность в СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД в ПФР нужно подавать не во всех случаях перевода. Сообщать об изменениях работодатель должен только, если сотрудник переводится на постоянное место работы, а именно:

переходит на работу в другое подразделение той же организации;
меняет одну постоянную должность на другую у того же работодателя.

О временных переводах и перемещениях уведомлять ПФР не следует. Подтверждает такую позицию и Пенсионный фонд на своем официальном ]]> сайте ]]> , отвечая на вопросы работодателей.

Если работник переводится из одного филиала компании в другой филиал той же компании (или иное обособленное подразделение), подать форму СЗВ-ТД должен тот филиал, из которого переводится сотрудник. Принимающему подразделению отчитываться не нужно, поскольку приема на работу в данном случае не возникает.

Заполнение отчета СЗВ-ТД: перевод на другую должность

Форма отчета приведена в Приложении 1 к Постановлению № 730п. Порядок заполнения бланка будет зависеть от того, представлялись ли ранее сведения на этого сотрудника или нет.

В первой части бланка указываются регистрационные данные работодателя - ИП или компании:

регистрационный номер в ПФР;
наименование;
ИНН и КПП.

Во второй – сведения о сотруднике:

фамилия, имя, отчество;
дата рождения;
СНИЛС.

Даты подачи заявлений (о продолжении ведения трудовой книжки, или о предоставлении «Сведений о трудовой деятельности» взамен бумажного документа) указываются, если сотрудник подал заявление о судьбе своей трудовой книжки в месяце перевода.

Важно учесть, что отчетным периодом является месяц перевода сотрудника, а не дата оформления документов об этом. Например, если 31.07.2020 издан приказ о переводе на другую должность с 03.08.2020 г., отчетным периодом будет август 2020.

Заполнение табличной части СЗВ-ТД

Если компания в 2020 году уже отчитывалась по сотруднику, к примеру, подавала данные о приеме его на работу или о подаче заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки, то в табличной части отчета будет заполнена только одна строка – о переводе.

Если до момента перевода форма СВЗ-ТД на этого работника не представлялась, то записей в таблице будет не менее 2- х:

о последнем кадровом событии по состоянию на 01.01.2020 (например, о приеме на работу);
о переводе на другую должность;

Возможно указание дополнительных сведений за прошедший месяц при наличии таковых (смена названия организации, повышение квалификации и т.д.).

Пример

ООО «Аграрий» согласовало с менеджером по рекламе Смирновой Натальей Алексеевной ее перевод на освободившееся место заместителя начальника по рекламе. 28.07.2020 г. был оформлен приказ за № 37-к о постоянном переводе сотрудницы на указанную должность. Так как в 2020 году отдел кадров не передавал на Смирнову сведения в ПФР для электронной трудовой книжки, в табличной части отчета будут заполнены 2 строки с кадровыми сведениями – о приеме на работу в 2017 году и о переводе в 2020 году. Как инспектор ОК отразит в СЗВ-ТД перевод на другую должность – образец:

szv-td_perevod.jpg

Форма подписывается руководителем, с указанием его должности и расшифровки фамилии. На бумажном экземпляре отчета при наличии печати ставится ее оттиск.

Перевод на другую должность - СЗВ-ТД: сроки

Отчитаться о переводе сотрудника необходимо до 15 числа следующего месяца включительно (пп. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Однако стоит учитывать следующее: срок для подачи сведений об увольнении – не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении. Поэтому, если работник увольняется в месяце перевода, данные стоит отразить в одной форме: в одной строке указав информацию о переводе, в другой – об увольнении. Иначе в электронной книжке сотрудника может возникнуть путаница с датами, ведь сведения о расторжении трудового договора попадут в базу ПФР раньше, чем информация о переводе на другую должность.

СЗВ-ТД представляется в ПФР в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 человек и более. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет в бумажном варианте.

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

В 2020 году у работодателей появилась новая обязанность — сдавать в ПФР ещё один вид отчётности. Форма СЗВ-ТД совсем новая, и не всегда понятно, на кого её сдавать и что в ней нужно отражать. Разберём самые сложные случаи заполнения.

Сотрудник занимает в компании две должности

Вопрос: В марте 2012 года Ольга Ларина устроилась тестировщиком в IT-компанию. Летом 2019 года она решила, что хочет попробовать себя в разработке, поэтому в сентябре 2019 года Ольга заключила с компанией новое соглашение о работе совместителем. Однако это стало отнимать слишком много времени от основной деятельности, и 31 июля 2020 года она уволилась с должности совместителя по собственному желанию. За день до этого, 30 июля, она подала заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Как оформить СЗВ-ТД, если с начала года никаких сведений на Ольгу работодатель в ПФР не представлял?

Ответ: В этой ситуации в форме СЗВ-ТД за июль нужно указать дату подачи заявления в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Так как сведения подаются на Ольгу впервые, то в СЗВ-ТД нужно включить запись по состоянию на 1 января 2020 года. Поскольку на указанную дату Ольга занимала в компании две должности, то в СЗВ-ТД нужно отразить две последние записи: о приёме на основное место работы в 2012 году и о приёме на работу по совместительству в 2019 году. В записи о расторжении договора в 2020 году (мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ) укажите, что увольнение произошло именно с рабочего места по совместительству.

Сотрудник устроился по совместительству

Вопрос: Анна Кузнецова устроилась на работу по совместительству в компанию «Вернисаж» 17 февраля 2020 года. Что работодатель должен указать в форме СЗВ-ТД?

Ответ: В графе 4 нужно указать, что Анна — совместитель. На тот момент, когда она пришла на новую работу, все записи в её трудовой были сделаны другим работодателем. Это значит, что «Вернисаж» в форме СЗВ-ТД на Анну должен указать информацию только о февральском мероприятии — ПРИЁМ.

Работодатель ошибся в форме СЗВ-ТД

Сотрудник повысил квалификацию

Вопрос: В декабре 2018 года Владимир Сидоров повысил квалификацию, но кадровых мероприятий с начала 2020 года у него не было. 10 июля 2020 года он решил, что не хочет отказываться от ведения бумажной трудовой и подал соответствующее заявление. Что нужно указать в форме СЗВ-ТД?

Ответ: В этом случае в форме СЗВ-ТД за июль нужно указать дату подачи заявления в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Также в форме нужно отразить присвоение новой квалификации, так как эти сведения о Владимире представляются впервые. Для этого заполните строку о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года и укажите там УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ). Однако Минтруд разъясняет, что в СЗВ-ТД нужно отражать только ту квалификацию, которую присвоил сам работодатель. Это значит, что если бы Владимир Сидоров получил дополнительное образование не на своём месте работы, то в отчёт СЗВ-ТД эта информация бы не попала (Письмо Минтруда России от от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703).

Изменилось название организации

Вопрос: В апреле 2020 года изменилось название организации. Какие сведения и на каких сотрудников нужно представить в СЗВ-ТД?

Ответ: Следует представить сведения о мероприятии ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ на всех сотрудников организации. При этом в сведения тех сотрудников, на кого СЗВ-ТД подаётся впервые, нужно включить последнюю запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Сотрудник не может заниматься своей деятельностью по решению суда

Вопрос: По приговору суда от 19 мая 2020 года водителя Илью Иванова на полтора года лишили права заниматься этим видом деятельности. На время запрета работодатель временно перевёл его на другую должность. Что нужно отразить в форме СЗВ-ТД?

Ответ: Раньше работодателю не нужно было отражать временный перевод на другую должность, указывали только мероприятие (ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)) и период запрета. Однако недавно Минтруд выпустил пояснения (Письмо Минтруда России от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704). Так, теперь информацию о запрете занимать должность нужно включать в СЗВ-ТД только если работник увольняется (п. 4 ч. 1 ст. 84 ТК РФ). То есть, в форму СЗВ-ТД за май информацию об Илье Иванове включать не нужно.

Указали одну дату подачи для двух заявлений

Вопрос: 17 июля 2020 года Дмитрий Белозёрский решил, что будет вести трудовую книжку на бумаге, и утром написал соответствующее заявление. Но ближе к обеду он передумал и подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Как это нужно оформить?

Ответ: В одной форме СЗВ-ТД указывать одну дату подачи для двух разных заявлений нельзя. В нашем случае заявление о ведении бумажной трудовой Дмитрий подал утром, а об отказе от неё — вечером. Однако у заявлений такого типа в форме СЗВ-ТД должны быть разные даты. Это значит, что в отчёте нужно указать, что первое заявление Дмитрий подал 17 июля, а второе — 18 июля. Кроме того, запись о сохранении бумажной трудовой в любом случае должна идти раньше, чем о переходе на электронную: после отказа от бумажной трудовой вернуться к ней будет уже нельзя.

Причину увольнения указали в произвольной форме

Вопрос: Евгения Миронова — молодой специалист, она только что пришла на работу в отдел кадров вместо прежнего специалиста, который ушёл на пенсию. И уже на следующий день на новой работе один из сотрудников решил уволиться по собственному желанию. Что Евгения должна учесть при заполнении формы СЗВ-ТД?

Ответ: Во-первых, в графах 2 и 3 нужно указать дату кадрового мероприятия и его вид — УВОЛЬНЕНИЕ. Во-вторых, очень важно избегать произвольных формулировок в графе 6, чтобы потом не возникло проблем. Название причины увольнения должно совпадать с формулировкой в ТК РФ. Это значит, что вместо «По собственному желанию» в графе 6 нужно указать «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Изменилось штатное расписание

Вопрос: Татьяну Смирнову приняли на работу 15 августа 2016 года. Однако 10 марта 2020 года штатное расписание изменилось: должность Татьяны и её структурное подразделение теперь называются по-другому. Что нужно отразить в форме СЗВ-ТД?

Ответ: Поскольку для Татьяны это первое кадровое мероприятие в 2020 году, в форме следует отразить последнюю запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 (это приём на работу от 15 августа 2016 года). Изменение названий должности и подразделения нужно оформить как ПЕРЕВОД.

Разобрались? Проверьте себя — ответьте за 6 коварных вопросов от наших экспертов.

Елена Кулакова, эксперт Контур.Экстерна

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ф орма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п 1 . В связи с тем, что этот документ опубликован недавно, но его уже надо применять на практике, разберем подробно возникающие вопросы.

См. статью «Как работодателю подготовиться к электронным трудовым книжкам» в № 2' 2020

Кто, куда и на кого должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, у которых есть наемные работники (в т.ч. индивидуальные предприниматели 2 ). В отчете СЗВ-ТД надо указывать всех работников, включая совместителей и тех, кто работает дистанционно (п. 1.4 Порядка заполнения).

О внесении изменений в должностную инструкцию при изменении обязанностей сотрудника см. статью «Трудовая функция и изменение обязанностей работника: как не ошибиться» в № 7' 2017

О внесении изменений в трудовой договор см. статью «Учитываем нюансы при оформлении изменения трудового договора» в № 6' 2014

Кто в организации должен заниматься подачей этого нового отчета? Логичным было бы возложить это на того же человека, что ведет бумажные трудовые книжки, т.к. они окончательно еще не исчезли из нашей жизни и в этих «двух видах» трудовой книжки надо отражать аналогичные сведения. Поэтому лучше, чтобы это было в одних руках. Рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за заполнение и сдачу отчетов по форме СЗВ-ТД. В должностную инструкцию или трудовой договор тоже нужно внести соответствующее изменение, если ранее в них не содержались общие формулировки о сдаче отчетности по персоналу в уполномоченные органы и иные организации.

СЗВ-ТД необходимо сдавать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту учета организации (или ИП) 3 :

Проясним еще ряд вопросов по сдаче СЗВ-ТД, которые сейчас возникают у большинства работодателей.

Сотрудник написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Нужно ли тогда формировать для него «электронную трудовую книжку» путем подачи СЗВ-ТД? Да, нужно. Это прямо сказано в п. 1.4 Порядка заполнения.

Нужно ли заполнять форму СЗВ-ТД за предыдущего работодателя? Правила заполнения этого не предусматривают. Когда заполняете форму в первый раз по работнику в 2020 г. (если были какие-то кадровые изменения либо он написал соответствующее заявление – подробнее о нем смотрите далее), то в СЗВ-ТД нужно отразить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Следует ли включать в форму СЗВ-ТД совместителей? Они такие же наемные работники, как и сотрудники на основной работе. Поэтому их в отчет по форме СЗВ-ТД включать надо – как внешних, так и внутренних. Это прямо указано в п. 1.4 Порядка заполнения (см. Пример 5).

Относится ли перевод работника на временную работу к случаю, когда нужно подать СЗВ-ТД? Временный перевод работника на другую работу не предусмотрен в списках кадровых мероприятий, в отношении которых подают сведения работодатели (п. 1.4 Порядка заполнения). Поэтому ответ отрицательный.

Когда сдавать СЗВ-ТД

были кадровые изменения по работнику в отчетном месяце;
работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
работник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

В первый раз отчет по форме СЗВ-ТД работодатели подавали не позднее понедельника 17.02.2020 (при условии, что произошли указанные выше события). Ведь 15 февраля – это суббота 4 .

Подавая впервые данные по работающему у вас человеку по форме СЗВ-ТД в 2020 г., укажите сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении него 5 по состоянию на 01.01.2020. Это необходимо, чтобы сохранить историю трудовой деятельности в информационной базе ПФР. То есть внесите в отчет последнюю запись, которая содержит информацию о трудовой функции (должности, профессии) в вашей организации на 01.01.2020 (прием на работу, перевод и т.д.). Сведения о работе у предыдущих работодателей вносить не нужно, они уже есть в базе данных ПФР из отчетов по форме СЗВ-К 6 . Теперь посмотрите Примеры 1 и 2.

Сначала разберем самый распространенный случай. Иванов Иван Иванович был принят на работу в организацию несколько лет назад, и на начало 2020 года продолжает у вас работать все в той же должности старшего экономиста. В январе 2020 года он не подал зявление с выбором бумажной или электронной трудовой книжки. Значит, в январе 2020 г. у него не было изменений, поэтому за январь 2020 г. (отчетный период) в срок по 17.02.2020 СЗВ-ТД подавать по нему не надо.

Продолжение Примера 1

Организация приняла на должность начальника производственного цеха работника 18.05.2020. С предыдущего места работы он уволился 27.12.2019.

Продолжение Примера 2

Если у работника в 2020 г. не было никаких кадровых изменений, он не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки и не просил предоставить сведения о трудовой деятельности, то отчет по форме СЗВ-ТД по нему в течение 2020 года не подавайте. Первый раз нужно будет сдать по нему СЗВ-ТД в срок не позднее 15.02.2021 по состоянию на 01.01.2020 8 (см. Пример 3).

Сотрудница весь 2020 г. находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. В 2020 г. никаких кадровых изменений по ней не было, заявления о форме ведения трудовой книжки она не подавала.

Тогда отчет по форме СЗВ-ТД по ней можно будет сдать в ПФР в срок по 15.02.2021, указав одной строчкой данные о последней записи в трудовой книжке на 01.01.2020. Больше никаких данных не вносите (пример заполнения СЗВ-ТД в этом случае см. далее).

Продолжение Примера 3

рабочего дня, следующего за днем издания приказа (или другого документа) о приеме или увольнении работника;
15 числа месяца, следующего за тем, в котором были остальные кадровые мероприятия кроме перечисленных выше (приема и увольнения).

Если кадровых изменений в организации не будет, то отчет по форме СЗВ-ТД в следующем году подавать не нужно (п. 1.8 Порядка заполнения).

Цена ошибки

На сегодняшний день штраф за задержку, несдачу или ошибку в отчете по форме СЗВ-ТД не предусмотрен. Но в Госдуму России уже поступил законопроект с поправками в КоАП РФ 9 , который должен изменить ситуацию.

А пока в Пенсионном фонде РФ будут сверять отчет по форме СЗВ-ТД с данными форм СЗВ-СТАЖ 10 и СЗВ-М 11 . При регулярных расхождениях информация о них будет передана в трудинспекцию, в которой будет принято решение о назначении внеплановой проверки.

Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.

Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).

Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).

Далее переходим к заполнению таблицы сведениями о трудовой деятельности работника. В графе 1 укажите номер записи по порядку, а в графе 2 – дату кадрового мероприятия. В графе 3 – его наименование в соответствии с п. 2.5.3 Правил заполнения (см. Таблицу из Фрагмента документа ниже), при этом код мероприятия указывать не нужно.

Как видите, запись о запрете занимать должность (вид деятельности) все-таки будет вноситься в базу ПФР, также как и установление (присвоение) работнику второй профессии, специальности, квалификации. Поэтому можно не волноваться, что вы упустите данную информацию о человеке при приеме его на работу.

Читайте также: